Keine Mehrwertsteuer des Bundes: stattdessen Sales Tax
In den USA gibt es weder eine bundesweite Mehrwertsteuer noch eine nationale Sales Tax. Die Regelungen für Verkaufs- und Nutzungssteuern (Sales and Use Tax) werden von Bundesstaaten und Kommunen festgelegt, weshalb es weder einen landesweiten Steuersatz noch einheitliche Freigrenzen oder bundesweite Definitionen für steuerpflichtige Umsätze gibt.
Sales Tax wird meist beim Verkauf physischer Güter an Endverbraucher erhoben; die steuerliche Behandlung von Dienstleistungen, Software und digitalen Gütern variiert jedoch stark. In Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon gibt es keine allgemeine Sales Tax auf Bundesstaatsebene, wenngleich Kommunen in Alaska eine örtliche Sales Tax erheben dürfen und andere Steuern der Bundesstaaten greifen können. Die steuerliche Einstufung hängt oft von Registrierungen, Sourcing-Regeln, Marketplace-Facilitator-Gesetzen, Produktkategorien und Steuerbefreiungsnachweisen ab - nicht allein von der Lieferadresse.
Was gehört auf eine US-Rechnung?
Da es in den USA kein bundesweites gesetzliches Standardformat gibt, haben Unternehmen viele Freiheiten. Dennoch sollte eine transparente und professionelle Rechnung standardisierte Angaben enthalten. Dies erleichtert die Zahlung, vereinfacht den Rechnungsabgleich und hilft, die Rechnung bei Rückfragen von Kunden oder Finanzbehörden zu belegen. Sie können diese Angaben manuell zusammenstellen oder einen kostenlosen Rechnungsgenerator nutzen, der alle Felder und Summen automatisch aufbereitet:
- Angaben zum Aussteller
- Ihr Firmenname, Adresse und Kontaktdaten sowie behördliche Zulassungen oder Sales-Tax-Registrierungsnummern, sofern gesetzlich vorgeschrieben. Geben Sie Steuernummern (TIN) nicht standardmäßig ohne triftigen Grund auf Rechnungen an.
- Angaben zum Empfänger
- Name und Rechnungsanschrift des Kunden sowie Liefer- oder Leistungsort, da dieser für den geltenden Steuersatz der Sales Tax maßgeblich sein kann.
- Rechnungsnummer
- Eine eindeutige, fortlaufende Nummer, damit beide Parteien die Rechnung eindeutig zuordnen und nachverfolgen können.
- Rechnungs- und Fälligkeitsdatum
- Das Ausstellungsdatum und die Zahlungsbedingungen (z. B. Net 30), aus denen hervorgeht, bis wann der Betrag beglichen sein muss.
- Rechnungsposten
- Eine genaue Beschreibung jedes Produkts bzw. jeder Leistung samt Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag der jeweiligen Zeile.
- Zwischensumme
- Die Summe aller Posten vor Berücksichtigung anfallender Steuern.
- Umsatzsteuer (Sales Tax)
- Die anfallende staatliche und lokale Sales Tax, ausgewiesen als separate Position; sie wird nur erhoben, wenn Sie einen Nexus haben und der Verkauf steuerpflichtig ist.
- Fälliger Gesamtbetrag
- Der vom Kunden endgültig geschuldete Betrag einschließlich aller Steuern und abzüglich etwaiger Rabatte oder Anzahlungen.
- Zahlungsanweisungen
- Zahlungsinformationen: akzeptierte Zahlungsmethoden, Bank- oder ACH-Daten oder ein Zahlungslink.
Wie funktionieren Sales Tax und Economic Nexus nach Wayfair?
Nexus bezeichnet die rechtliche Anknüpfung, die es einem Bundesstaat gestattet, eine Pflicht zur Steuererhebung aufzuerlegen. Physische Aktivitäten, Personal, Bestände, Niederlassungen oder sonstige geschäftliche Handlungen im Bundesstaat können einen solchen Nexus begründen. Im Fall South Dakota v. Wayfair hob der Supreme Court das bundesweite Erfordernis einer physischen Präsenz auf und bestätigte die Economic-Nexus-Regelung von South Dakota. Damit wurde jedoch kein einheitlicher Schwellenwert für sämtliche Bundesstaaten geschaffen.
Die einzelnen Bundesstaaten nutzen inzwischen unterschiedliche Umsatzschwellen, Transaktionsgrenzen, Ausnahmen, Betrachtungszeiträume und Stichtage, wobei einige Bundesstaaten reine Transaktionsanzahl-Tests wieder abgeschafft haben. Gesetze für Marketplace Facilitators können die Erhebungspflicht zudem für abgedeckte Verkäufe auf den Plattformbetreiber verlagern, ohne dabei sämtliche Pflichten des Verkäufers aufzuheben. Prüfen Sie die aktuellen Gesetze und Richtlinien jedes jeweiligen Bundesstaates, bevor Sie sich registrieren oder Steuern einziehen.
| Frage | Was zu prüfen ist | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Haben Sie einen Nexus? | Physische und wirtschaftliche Tätigkeiten gemäß den aktuellen Bestimmungen des Bundesstaates | Entscheidet über Registrierungs- und Steuererhebungspflichten |
| Ist der Verkauf steuerpflichtig? | Regelungen zu Produkten, Dienstleistungen, Kunden und Steuerbefreiungen | Entscheidet, ob Steuer erhoben wird |
| Welcher Steuersatz gilt? | Sourcing-Vorschriften des Bundesstaates und lokale Zuständigkeiten | Bestimmt den korrekten kombinierten Steuersatz |
| Wer zieht die Steuer ein? | Direktverkäufer oder Marketplace Facilitator | Verhindert doppelte oder unterbliebene Steuererhebungen |
Steuerfreie Verkäufe, Wiederverkauf und Steuerbefreiungsbescheinigungen
Nicht jeder Verkauf unterliegt der Steuer, und viele B2B-Transaktionen sind steuerfrei. Zwei typische Konstellationen führen dazu, dass kein gesonderter Sales-Tax-Posten auf der Rechnung erscheint. Erstens, der Wiederverkauf (Resale): Wenn Sie Waren an einen Käufer veräußern, der diese weiterverkauft, anstatt sie selbst zu verbrauchen, händigt Ihnen der Käufer ein Resale Certificate aus. Sie berechnen daraufhin keine Sales Tax, da die Versteuerung erst beim späteren Endverkauf erfolgt. Dadurch wird vermieden, dass auf jeder Stufe der Lieferkette Steuern anfallen.
Zweitens, Steuerbefreiungsbescheinigungen (Exemption Certificates): Bestimmte Abnehmer (wie staatliche Stellen, qualifizierte gemeinnützige Einrichtungen, Hersteller beim Einkauf von Produktionsmitteln oder landwirtschaftliche Betriebe) sowie spezifische Produktkategorien (häufig Lebensmittel, verschreibungspflichtige Medikamente oder manche Dienstleistungen) sind nach den Vorschriften des jeweiligen Bundesstaates befreit. Macht ein Käufer eine Befreiung geltend, fordern Sie ein gültiges Exemption Certificate an, nehmen es zu Ihren Akten und stellen die Rechnung ohne Steuer aus. Dieses Zertifikat dient bei einer Betriebsprüfung als Nachweis für die Rechtmäßigkeit des steuerfreien Verkaufs und muss daher sorgfältig aufbewahrt werden.
Viele freiberufliche und gewerbliche Dienstleistungen (Professional Services) sind in zahlreichen Bundesstaaten nicht der Sales Tax unterworfen. Dies ändert sich jedoch zunehmend, da immer mehr Staaten die Besteuerung auf bestimmte Dienstleistungen sowie digitale Produkte ausweiten. Die verlässlichste Vorgehensweise besteht darin, für jeden Bundesstaat mit bestehendem Nexus individuell zu prüfen, ob die konkreten Lieferungen oder Leistungen steuerbar sind, bevor Sie auf einen Steuerausweis in der Rechnung verzichten.
Auftragnehmer sowie W-9- und 1099-Formulare
Ein Auftraggeber bzw. Zahlungspflichtiger kann das Formular W-9 anfordern, um den korrekten Namen, die steuerliche Einstufung auf Bundesebene und die Steueridentifikationsnummer (TIN) eines US-Zahlungsempfängers zu erhalten. Der Zahlungsempfänger übermittelt das W-9 an den Anfordernden - nicht standardmäßig an den IRS - und sollte dies auf sicherem Weg tun, statt es jeder Rechnung beizufügen.
Für Zahlungen im Jahr 2026 reicht ein Unternehmen im Allgemeinen das Formular 1099-NEC ein, sobald die meldepflichtige Vergütung für Nicht-Arbeitnehmer (Nonemployee Compensation) an einen entsprechenden Empfänger 2.000 $ erreicht. Für Zahlungen vor 2026 lag der Schwellenwert bei 600 $ und wird nach 2026 indexiert. Ausnahmen für bestimmte Körperschaften und Zahlungsarten finden Anwendung, während eine Quellensteuerpflicht (Backup Withholding) die Meldepflicht unabhängig vom Betrag auslösen kann. Beachten Sie die IRS-Anweisungen für das jeweilige Zahlungsjahr.
Fragen zur Rechnungsstellung in den USA
Gibt es in den USA Mehrwertsteuer auf Rechnungen?
Nein. In den USA gibt es weder eine Mehrwertsteuer auf Bundesebene (VAT) noch eine landesweite Umsatzsteuer. Stattdessen wird die Verbrauchssteuer in Form von einzelstaatlichen und lokalen Verkaufssteuern (Sales Tax) erhoben, die von Bundesstaaten, Countys und Städten unabhängig voneinander festgelegt werden. Auf einer Rechnung wird die Sales Tax nur ausgewiesen, wenn der Verkäufer einen steuerlichen Anknüpfungspunkt (Nexus) im Bundesstaat des Käufers hat und der Verkauf steuerpflichtig ist; viele Rechnungen enthalten daher gar keinen Steuerausweis.
Was muss eine US-Rechnung enthalten?
Es gibt in den USA kein bundesweit vorgeschriebenes Rechnungsformat, aber eine ordnungsgemäße Rechnung sollte Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdaten, die Daten des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, aufgeschlüsselte Waren oder Dienstleistungen mit Mengen und Preisen, einen Zwischenbetrag, eine allfällige Sales Tax als separate Zeile, den fälligen Gesamtbetrag sowie Zahlungsinformationen enthalten.
Wann muss ich Sales Tax berechnen?
Die Pflicht zur Steuererhebung hängt im Allgemeinen von einem Nexus, der Registrierung, der Steuerbarkeit des Verkaufs, dem steuerlichen Leistungsort (Sourcing), Befreiungen und eventuellen Vorschriften für Plattformbetreiber (Marketplace Facilitator) ab. Wirtschaftliche Schwellenwerte und Erfassungszeiträume variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat und ändern sich regelmäßig. Wenden Sie den Wayfair-Schwellenwert von South Dakota nicht als bundesweiten Richtwert an.
Was versteht man nach dem Wayfair-Urteil unter „Economic Nexus“?
Der Economic Nexus erlaubt es einem Bundesstaat, Steuererhebungspflichten allein aufgrund wirtschaftlicher Aktivitäten auch ohne physische Präsenz vor Ort aufzuerlegen. Das Wayfair-Urteil hat das bundesweite Erfordernis einer physischen Präsenz aufgehoben und die Regelung von South Dakota bestätigt; jeder Bundesstaat legt eigene Grenzwerte, Ausnahmen, Zeiträume und Stichtage fest.
Was ist ein Wiederverkaufs- oder Steuerbefreiungszertifikat?
Ein Wiederverkaufszertifikat (Resale Certificate) wird von einem Käufer vorgelegt, der die Waren weiterverkauft; dadurch können Sie die Rechnung ohne Sales Tax ausstellen, da die Steuer erst beim letztendlichen Endverkauf anfällt. Ein Steuerbefreiungszertifikat (Exemption Certificate) wird von einem steuerbefreiten Käufer vorgelegt - beispielsweise einer staatlichen Stelle oder einer qualifizierten gemeinnützigen Organisation - oder für eine befreite Produktkategorie ausgestellt. In beiden Fällen hinterlegen Sie das Dokument als Nachweis in Ihren Unterlagen und stellen die Rechnung ohne Steuer aus.
In welcher Beziehung stehen die Formulare W-9 und 1099 zu meinen Rechnungen?
Sie sind unabhängig von der Rechnung. Ein Auftraggeber bzw. Zahlungspflichtiger kann das Formular W-9 anfordern, um Name, steuerliche Einstufung und TIN des Zahlungsempfängers zu erhalten. Für im Jahr 2026 geleistete Zahlungen liegt der allgemeine Schwellenwert für das Formular 1099-NEC bei meldepflichtigen Vergütungen an Nicht-Arbeitnehmer bei 2.000 $, vorbehaltlich von Ausnahmen und Quellensteuervorschriften. Prüfen Sie die offiziellen Anweisungen für das jeweilige Zahlungsjahr.