Keine bundesweite Umsatzsteuer: stattdessen Sales Tax
In den Vereinigten Staaten gibt es weder eine bundesweite Umsatzsteuer noch eine nationale Sales Tax. Die Vorschriften zur Sales and Use Tax werden von den Bundesstaaten und lokalen Gebietskörperschaften festgelegt. Daher gibt es weder einen landesweit einheitlichen Steuersatz oder Schwellenwert noch eine einheitliche Definition eines steuerpflichtigen Verkaufs.
Die Sales Tax gilt häufig für Einzelhandelsverkäufe beweglicher körperlicher Gegenstände, doch die Behandlung von Dienstleistungen, Software und digitalen Produkten ist unterschiedlich. Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon erheben keine allgemeine Sales Tax auf Ebene des Bundesstaates. Lokale Gebietskörperschaften in Alaska können jedoch eine Sales Tax erheben, und auch andere Steuern des Bundesstaates können weiterhin anfallen. Das steuerliche Ergebnis kann von der Registrierung, der Zuordnung des Verkaufs, den Vorschriften für Marketplace Facilitators, der Produktklassifizierung und den Befreiungsnachweisen abhängen, nicht nur von der Lieferadresse.
Welche Angaben sollte eine US-Rechnung enthalten?
Da es keine bundesrechtliche Vorgabe für das Rechnungsformat gibt, verfügen US-Unternehmen über einen gewissen Spielraum. Eine klare, professionelle Rechnung sollte dennoch stets dieselben grundlegenden Angaben enthalten. Dadurch lässt sie sich einfach bezahlen und abstimmen und kann nachvollziehbar belegt werden, falls ein Kunde oder eine Steuerbehörde Rückfragen dazu hat. Sie können alle Angaben manuell zusammenstellen oder einen kostenlosen Rechnungsgenerator verwenden, der die Felder und Summen für Sie anordnet:
- Angaben zum Verkäufer
- Name, Anschrift und Kontaktdaten Ihres Unternehmens sowie eine Lizenz- oder Sales-Tax-Registrierungsnummer, sofern dies vorgeschrieben ist. Veröffentlichen Sie eine TIN nicht lediglich als allgemeines Rechnungsfeld.
- Angaben zum Käufer
- Name und Rechnungsanschrift des Kunden sowie die Liefer- oder Leistungsadresse, die für die Bestimmung des richtigen Sales-Tax-Satzes maßgeblich sein kann.
- Rechnungsnummer
- Eine eindeutige, fortlaufende Kennung, anhand derer beide Parteien das Dokument zuordnen und nachverfolgen können.
- Rechnungs- und Fälligkeitsdatum
- Das Ausstellungsdatum und die Zahlungsbedingungen, beispielsweise Net 30, aus denen hervorgeht, wann die Zahlung erwartet wird.
- Rechnungspositionen
- Eine eindeutige Beschreibung jedes Produkts oder jeder Dienstleistung, die Menge, der Einzelpreis und die Positionssumme.
- Zwischensumme
- Die Summe aller Rechnungspositionen vor Anwendung einer Steuer.
- Sales Tax
- Die geltende Sales Tax des Bundesstaates und der lokalen Gebietskörperschaft als separate Position, die nur berechnet wird, wenn Sie einen Nexus haben und der Verkauf steuerpflichtig ist.
- Fälliger Gesamtbetrag
- Der endgültige vom Kunden geschuldete Betrag einschließlich aller Steuern und abzüglich etwaiger Rabatte oder Anzahlungen.
- Zahlungshinweise
- Angaben zur Zahlung: akzeptierte Zahlungsmethoden, Bank- oder ACH-Daten oder ein Zahlungslink.
Wie funktionieren Sales Tax und wirtschaftlicher Nexus nach Wayfair?
Der Nexus ist die Verbindung, aufgrund derer ein Bundesstaat eine Pflicht zur Steuererhebung auferlegen kann. Physische Aktivitäten, Personal, Warenbestand, Einrichtungen oder andere Tätigkeiten innerhalb eines Bundesstaates können einen Nexus begründen. In South Dakota v. Wayfair beseitigte der Supreme Court die bundesrechtliche Hürde der physischen Präsenz und bestätigte das System des wirtschaftlichen Nexus von South Dakota. Das Urteil führte keinen einheitlichen Schwellenwert für alle Bundesstaaten ein.
Die Bundesstaaten verwenden heute unterschiedliche Umsatzbeträge, Transaktionstests, Ausschlüsse, Bemessungszeiträume und Inkrafttretensdaten. Mehrere Bundesstaaten haben zudem Tests auf Grundlage der Transaktionszahl abgeschafft. Vorschriften für Marketplace Facilitators können außerdem dazu führen, dass der Marktplatz die Steuer für erfasste Verkäufe erhebt, ohne dadurch sämtliche Pflichten des Verkäufers aufzuheben. Prüfen Sie die jeweils geltenden Gesetze und Verwaltungshinweise jedes Bundesstaates, bevor Sie sich registrieren oder Steuern erheben.
| Frage | Was ist zu prüfen? | Warum ist das wichtig? |
|---|---|---|
| Haben Sie einen Nexus? | Physische und wirtschaftliche Aktivitäten nach den geltenden Vorschriften des jeweiligen Bundesstaates | Bestimmt die Registrierungs- und Erhebungspflichten |
| Ist der Verkauf steuerpflichtig? | Vorschriften zu Produkt, Dienstleistung, Kunde und Befreiungen | Bestimmt, ob eine Steuer berechnet wird |
| Welcher Steuersatz gilt? | Zuordnungsregeln des Bundesstaates und lokale Gebietskörperschaften | Bestimmt den richtigen kombinierten Steuersatz |
| Wer erhebt die Steuer? | Direkter Verkäufer oder Marketplace Facilitator | Verhindert eine doppelte oder unterbliebene Erhebung |
Steuerbefreite Verkäufe, Wiederverkauf und Befreiungsbescheinigungen
Nicht jeder Verkauf ist steuerpflichtig, und viele B2B-Transaktionen sind es ebenfalls nicht. In zwei häufigen Fällen entfällt die Sales-Tax-Position auf einer Rechnung. Erstens der Wiederverkauf: Wenn Sie Waren an einen Käufer verkaufen, der sie weiterverkauft, statt sie selbst zu verbrauchen, übergibt Ihnen der Käufer eine Wiederverkaufsbescheinigung. Sie berechnen keine Sales Tax, da die Steuer beim späteren Einzelhandelsverkauf erhoben wird. So wird vermieden, dass auf jeder Stufe der Lieferkette Steuer berechnet wird.
Zweitens Befreiungsbescheinigungen: Bestimmte Käufer, etwa staatliche Stellen, qualifizierte gemeinnützige Organisationen, Hersteller beim Kauf von Produktionsmitteln oder Landwirte, und bestimmte Produktkategorien, häufig Lebensmittel, verschreibungspflichtige Arzneimittel oder einige Dienstleistungen, sind nach den Vorschriften eines bestimmten Bundesstaates von der Steuer befreit. Macht ein Käufer eine Befreiung geltend, holen Sie eine gültige Befreiungsbescheinigung ein, bewahren sie in Ihren Unterlagen auf und stellen die Rechnung ohne Steuer aus. Die Bescheinigung dient Ihnen bei einer Prüfung als Nachweis dafür, dass der unversteuerte Verkauf rechtmäßig war. Bewahren Sie sie daher auf.
Viele professionelle Dienstleistungen unterliegen in zahlreichen Bundesstaaten nicht der Sales Tax. Dies ändert sich jedoch, da die Bundesstaaten die Steuerpflicht auf bestimmte Dienstleistungen und digitale Produkte ausweiten. Am sichersten ist es, für jeden Bundesstaat, in dem Sie einen Nexus haben, zu prüfen, ob Ihre konkreten Waren oder Dienstleistungen steuerpflichtig sind, bevor Sie entscheiden, auf einer Rechnung keine Steuer auszuweisen.
Auftragnehmer, W-9 und 1099-Formulare
Ein Zahlender kann das Form W-9 anfordern, um den korrekten Namen, die bundessteuerliche Einstufung und die Taxpayer Identification Number eines US-Zahlungsempfängers zu erhalten. Der Zahlungsempfänger übergibt das W-9 dem Anfordernden, nicht routinemäßig dem IRS, und sollte es sicher übermitteln, statt es jeder Rechnung beizufügen.
Für Zahlungen im Jahr 2026 reicht ein Unternehmen im Allgemeinen das Form 1099-NEC ein, wenn die meldepflichtige Vergütung für Nichtarbeitnehmer an einen erfassten Zahlungsempfänger 2.000 $ erreicht. Für Zahlungen vor 2026 lag der Schwellenwert bei 600 $ und wird nach 2026 indexiert. Es gelten Ausnahmen für Kapitalgesellschaften und bestimmte Zahlungsarten. Eine Backup Withholding kann unabhängig vom Betrag eine Meldepflicht auslösen. Verwenden Sie die IRS-Anweisungen für das jeweilige Zahlungsjahr.
Fragen zur Rechnungsstellung in den USA
Gibt es in den Vereinigten Staaten Umsatzsteuer auf Rechnungen?
Nein. In den Vereinigten Staaten gibt es weder eine bundesweite Umsatzsteuer noch eine nationale Sales Tax. Stattdessen wird die Verbrauchsteuer in Form von Sales Taxes der Bundesstaaten und lokalen Gebietskörperschaften erhoben, die von Bundesstaaten, Counties und Städten unabhängig festgelegt werden. Eine Rechnung enthält nur dann Sales Tax, wenn der Verkäufer im Bundesstaat des Käufers einen Nexus hat und der Verkauf steuerpflichtig ist. Daher weisen viele Rechnungen überhaupt keine Steuerposition aus.
Welche Angaben muss eine US-Rechnung enthalten?
In den USA gibt es kein bundesrechtlich vorgeschriebenes Rechnungsformat. Eine klare Rechnung sollte jedoch den Namen und die Kontaktdaten Ihres Unternehmens, die Angaben zum Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, einzeln aufgeführte Waren oder Dienstleistungen mit Mengen und Preisen, eine Zwischensumme, eine gegebenenfalls anfallende Sales Tax als separate Position, den fälligen Gesamtbetrag und Zahlungshinweise enthalten.
Wann muss ich Sales Tax berechnen?
Die Erhebung hängt im Allgemeinen vom Nexus, der Registrierung, der Steuerpflicht des Verkaufs, der Zuordnung, den Befreiungen und etwaigen Vorschriften für Marketplace Facilitators ab. Wirtschaftliche Schwellenwerte und Bemessungszeiträume unterscheiden sich je nach Bundesstaat und ändern sich. Verwenden Sie den Wayfair-Schwellenwert von South Dakota nicht als landesweit gültigen Test.
Was ist der wirtschaftliche Nexus nach der Wayfair-Entscheidung?
Ein wirtschaftlicher Nexus ermöglicht es einem Bundesstaat, aufgrund wirtschaftlicher Aktivitäten Erhebungspflichten aufzuerlegen, ohne dass eine physische Präsenz besteht. Wayfair beseitigte die bundesrechtliche Regel der physischen Präsenz und bestätigte das System von South Dakota. Jeder Bundesstaat legt seinen eigenen Schwellenwert, seine Ausschlüsse, seinen Zeitraum und sein Inkrafttretensdatum fest.
Was ist eine Wiederverkaufs- oder Befreiungsbescheinigung?
Eine Wiederverkaufsbescheinigung wird von einem Käufer vorgelegt, der die Waren weiterverkaufen wird. Dadurch können Sie ohne Sales Tax abrechnen, da die Steuer beim abschließenden Einzelhandelsverkauf anfällt. Eine Befreiungsbescheinigung wird von einem steuerbefreiten Käufer, etwa einer staatlichen Stelle oder einer qualifizierten gemeinnützigen Organisation, oder für eine steuerbefreite Produktkategorie vorgelegt. In beiden Fällen bewahren Sie die Bescheinigung als Nachweis in Ihren Unterlagen auf und stellen die Rechnung ohne Steuer aus.
Wie hängen W-9- und 1099-Formulare mit meinen Rechnungen zusammen?
Sie sind von der Rechnung getrennt. Ein Zahlender kann das Form W-9 anfordern, um den Namen, die Einstufung und die TIN des Zahlungsempfängers zu erhalten. Für Zahlungen im Jahr 2026 beträgt der allgemeine Schwellenwert des Form 1099-NEC für erfasste Vergütungen an Nichtarbeitnehmer 2.000 $, wobei Ausnahmen und Vorschriften zur Backup Withholding gelten. Prüfen Sie die Anweisungen für das jeweilige Zahlungsjahr.