Waarom de velden belangrijk zijn
Een btw-factuur is het document dat uw klant gebruikt om voorbelasting terug te vorderen en dat een belastingdienst gebruikt om de transactie te controleren. Als een verplicht gegeven ontbreekt, kan de factuur worden afgewezen, kan uw klant de btw mogelijk niet aftrekken en kan u worden gevraagd de factuur opnieuw uit te schrijven. De regels zijn in alle EU-lidstaten geharmoniseerd via de btw-richtlijn, dus de onderstaande basislijst geldt of u nu een klant in Duitsland, Frankrijk, Ierland of een andere lidstaat factureert - individuele landen voegen daarbovenop slechts kleine opmaak- of taalvereisten toe.
De verplichte velden op een volledige btw-factuur
Artikel 226 van de btw-richtlijn beschrijft de gegevens die een volledige factuur moet bevatten. Voor een doorsnee freelancer of eenmanszaak zijn dit de gegevens die van toepassing zijn:
- Datum van uitgifte
- De datum waarop de factuur is uitgeschreven.
- Doorlopend nummer
- Een uniek nummer, gebaseerd op een of meer reeksen, dat de factuur identificeert.
- Uw btw-identificatienummer
- Het btw-nummer waaronder u de goederen of diensten hebt geleverd.
- Btw-nummer van de klant
- Vereist voor leveringen onder de verleggingsregeling en intracommunautaire transacties waarbij de klant de belasting verschuldigd is.
- Volledige naam en adres
- De volledige naam en het adres van zowel u (de leverancier) als uw klant.
- Omschrijving van de levering
- De hoeveelheid en aard van de goederen, of de omvang en aard van de diensten.
- Datum van levering
- De datum waarop de levering is verricht of voltooid, indien afwijkend van de datum van uitgifte.
- Belastbaar bedrag per tarief
- Het belastbare bedrag per btw-tarief, de eenheidsprijs exclusief btw, en eventuele kortingen die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen.
- Toegepast btw-tarief
- Het btw-tarief of de btw-tarieven die op de levering zijn toegepast.
- Verschuldigd btw-bedrag
- Het verschuldigde btw-bedrag, weergegeven in de nationale valuta waar de belasting verschuldigd is.
- Verwijzing naar vrijstelling of verleggingsregeling
- Wanneer de levering is vrijgesteld of de klant de belasting verschuldigd is, een verwijzing naar de toepasselijke bepaling of de vermelding "Btw verlegd".
Grensoverschrijdende B2B: de verleggingsregeling
Wanneer u diensten levert aan een btw-plichtig bedrijf in een andere EU-lidstaat, brengt u over het algemeen geen btw in rekening. In plaats daarvan voldoet de klant de btw in zijn eigen land via de verleggingsregeling. In dat geval vermeldt uw factuur een nettobedrag zonder btw-regel, bevat zij zowel uw btw-nummer als het geldige btw-nummer van de klant, en draagt zij een uitdrukkelijke vermelding - de door de richtlijn aanbevolen formulering is eenvoudigweg “Btw verlegd”, bij voorkeur met de verwijzing “Artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG”. Controleer altijd of het btw-nummer van de klant geldig is in het VIES-systeem van de EU voordat u de levering tegen het nultarief belast; als het niet geldig is, moet u normaal gesproken uw binnenlandse btw in rekening brengen.
Wanneer een vereenvoudigde factuur is toegestaan
Voor kleine bedragen (lidstaten mogen vereenvoudigde facturen toestaan tot EUR 100, en in sommige gevallen hoger), of voor creditnota's, kunt u een korter document uitschrijven. Een vereenvoudigde factuur moet nog steeds de datum, uw identiteit en btw-nummer, een omschrijving van wat is geleverd, en het btw-bedrag of de informatie om dit te berekenen bevatten - maar kan een deel van de klantgegevens weglaten die op een volledige factuur vereist zijn. Controleer de drempel in het land waar de levering wordt belast, want die verschilt.
Valuta, taal en bewaring
U mag de factuur in elke valuta uitschrijven, maar het btw-bedrag moet ook worden weergegeven in de nationale valuta van de lidstaat waar de belasting verschuldigd is. U mag in elke taal factureren, al kan een belastingdienst tijdens een controle om een vertaling vragen. Bewaar een kopie van elke factuur die u uitschrijft en ontvangt: de bewaartermijn wordt nationaal vastgesteld en bedraagt doorgaans tussen 6 en 10 jaar.
Vragen over EU-btw-facturen
Moet ik btw in rekening brengen aan een klant in een ander EU-land?
Voor de meeste diensten geleverd aan een btw-plichtig bedrijf in een andere EU-lidstaat niet - de verleggingsregeling is van toepassing en de klant voldoet de btw. U schrijft een nettofactuur uit zonder btw, vermeldt beide btw-nummers en voegt een vermelding "Btw verlegd" toe. Als de klant niet btw-plichtig is (een consument), brengt u doorgaans btw in rekening, en gelden er bijzondere regels voor digitale diensten.
Wat betekent "btw verlegd" op een factuur?
Het betekent dat de koper, en niet de verkoper, verantwoordelijk is voor het voldoen van de btw in zijn eigen land. De verkoper schrijft de factuur uit zonder btw en vermeldt dat de verleggingsregeling van toepassing is, met verwijzing naar artikel 196 van de btw-richtlijn voor grensoverschrijdende B2B-diensten.
Is een doorlopend factuurnummer echt verplicht?
Ja. Elke btw-factuur moet een uniek nummer dragen dat gebaseerd is op een of meer reeksen. Gaten of duplicaten zijn een veelvoorkomend signaal bij een controle, en daarom is een generator die per reeks automatisch het volgende nummer toekent veiliger dan handmatig nummeren.
Mag ik de factuur in Amerikaanse dollars of een andere valuta uitschrijven?
Ja, u mag in elke valuta factureren. Het btw-bedrag moet echter ook worden uitgedrukt in de nationale valuta van de lidstaat waar de btw verschuldigd is, met gebruik van een aanvaarde wisselkoers.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
De bewaartermijn wordt door elke lidstaat vastgesteld en bedraagt doorgaans 6 tot 10 jaar. Bewaar zowel de facturen die u uitschrijft als de facturen die u ontvangt gedurende die periode.