Waarom zijn de velden belangrijk?
Een btw-factuur helpt een klant bij het aftrekken van voorbelasting en biedt de belastingdienst bewijs van de transactie. Als een vereist detail ontbreekt, heeft de klant mogelijk een gecorrigeerde factuur nodig voordat hij de btw kan aftrekken. De btw-richtlijn stelt een gemeenschappelijke kern vast voor alle EU-lidstaten, maar nationale regels inzake formaat, taal, rapportage en e-facturering kunnen aanvullende eisen stellen.
De verplichte velden op een volledige btw-factuur
Artikel 226 van de btw-richtlijn beschrijft de gegevens die een volledige factuur moet bevatten. Voor een doorsnee freelancer of eenmanszaak zijn dit de gegevens die van toepassing zijn:
- Datum van uitgifte
- De datum waarop de factuur is uitgegeven.
- Volgnummer
- Een uniek nummer, gebaseerd op een of meer reeksen, dat de factuur identificeert.
- Uw btw-nummer
- Het btw-nummer waaronder u de goederen of diensten hebt geleverd.
- BTW-nummer van de klant
- Vereist voor prestaties waarop de verleggingsregeling van toepassing is en voor intra-EU-transacties waarbij de klant de belasting verschuldigd is.
- Volledige naam en adres
- De volledige naam en het adres van zowel u (de leverancier) als uw klant.
- Beschrijving van de levering
- De hoeveelheid en aard van de goederen, of de omvang en aard van de diensten.
- Datum van levering
- De datum waarop de levering plaatsvond of werd voltooid, indien deze afwijkt van de uitgiftedatum.
- Belastbaar bedrag per tarief
- Het belastbare bedrag per btw-tarief, de eenheidsprijs exclusief btw en eventuele kortingen die niet in de eenheidsprijs zijn inbegrepen.
- Toegepast btw-tarief
- Het btw-tarief of de btw-tarieven die op de levering van toepassing zijn.
- Te betalen btw-bedrag
- Het verschuldigde btw-bedrag, weergegeven in de nationale valuta waarin de belasting verschuldigd is.
- Verwijzing naar vrijstelling of verlegging van de heffing
- Wanneer de levering is vrijgesteld of de klant aansprakelijk is, een verwijzing naar de relevante bepaling of de opmerking „Verlegging van de heffing“.
Grensoverschrijdende B2B: de verlegging van de belastingplicht
Wanneer u diensten levert aan een btw-geregistreerd bedrijf in een andere EU-lidstaat, is de klant over het algemeen verantwoordelijk voor de btw volgens de verleggingsregeling. Bij een transactie die hiervoor in aanmerking komt, vermeldt de factuur het bedrag exclusief btw, bevat deze de relevante btw-nummers en is deze voorzien van de vermelding “Verlegging”. Artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG van de Raad is een nuttige referentie voor grensoverschrijdende B2B-diensten die onder deze regeling vallen. Controleer de btw-status van de klant in VIES en bewaar het resultaat in uw administratie. Een ongeldig of niet-beschikbaar VIES-resultaat moet worden onderzocht; het bepaalt op zichzelf niet de juiste btw-behandeling.
Wanneer is een vereenvoudigde factuur toegestaan?
Voor kleine bedragen (lidstaten kunnen vereenvoudigde facturen toestaan tot EUR 100, en in sommige gevallen hoger), of voor creditnota’s, kunt u een korter document opstellen. Een vereenvoudigde factuur moet nog steeds de datum, uw identiteit en btw-nummer, een beschrijving van wat er is geleverd en het btw-bedrag of de informatie die nodig is om dit te berekenen bevatten - maar sommige klantgegevens die op een volledige factuur vereist zijn, mogen worden weggelaten. Controleer de drempelwaarde in het land waar de levering wordt belast, omdat deze varieert.
Valuta, taal en opslag
U kunt de factuur in elke willekeurige valuta opstellen, maar het btw-bedrag moet ook worden vermeld in de nationale valuta van de lidstaat waar de belasting verschuldigd is. U mag in elke taal factureren, hoewel een belastingdienst tijdens een controle om een vertaling kan vragen. Bewaar een kopie van elke factuur die u uitreikt en ontvangt: de bewaartermijn wordt nationaal vastgesteld en bedraagt doorgaans tussen de 6 en 10 jaar.
Vragen over EU-btw-facturen
Moet ik btw in rekening brengen aan een klant in een ander EU-land?
Voor de meeste diensten die worden geleverd aan een btw-geregistreerd bedrijf in een andere EU-lidstaat geldt: nee, de verlegging van de btw-aansprakelijkheid is van toepassing en de klant is verantwoordelijk voor het verantwoorden van de btw. U stelt een nettofactuur zonder btw op, vermeldt beide btw-nummers en voegt de opmerking „Verlegging van de btw-aansprakelijkheid“ toe. Als de klant niet btw-geregistreerd is (een consument), brengt u doorgaans btw in rekening, en gelden er speciale regels voor digitale diensten.
Wat betekent „verlegging van de heffing“ op een factuur?
Dit betekent dat de koper, en niet de verkoper, verantwoordelijk is voor het verantwoorden van de btw in zijn eigen land. De verkoper stelt de factuur op zonder btw en vermeldt dat de verlegging van de btw van toepassing is, onder verwijzing naar artikel 196 van de btw-richtlijn voor grensoverschrijdende B2B-diensten.
Is een opeenvolgend factuurnummer echt verplicht?
Ja. Elke btw-factuur moet een uniek nummer bevatten dat is gebaseerd op een of meer reeksen. Houd de reeks overzichtelijk, voorkom dubbele nummers en documenteer geannuleerde nummers of hiaten, zoals vereist door de regels in het land waar u gevestigd bent.
Kan ik de factuur in Amerikaanse dollars of een andere valuta opstellen?
Ja, u kunt in elke valuta factureren. Het btw-bedrag moet echter ook worden uitgedrukt in de nationale valuta van de lidstaat waar de btw verschuldigd is, op basis van een geaccepteerde wisselkoers.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
De bewaartermijn wordt door elke lidstaat vastgesteld en bedraagt doorgaans 6 tot 10 jaar. Bewaar zowel de facturen die u uitreikt als de facturen die u ontvangt gedurende die periode.