Het korte antwoord: het hangt af van registratie
Een freelancer rekent enkel btw aan als hij btw-plichtig is. Er is geen universele regel die elke freelancer verplicht btw aan zijn facturen toe te voegen. In de meeste landen wordt u registratieplichtig zodra uw belastbare omzet een nationale drempel overschrijdt, en onder die drempel rekent u over het algemeen helemaal geen btw aan. Sommige freelancers kiezen er ook voor zich vrijwillig te registreren, zelfs als ze onder de drempel zitten, meestal zodat ze de btw kunnen terugvorderen die ze op hun eigen zakelijke kosten betalen.
De praktische vraag is dus niet „rekenen freelancers btw aan?“ in het abstracte, maar „ben ik geregistreerd, of moet ik dat zijn?“ in uw specifieke land. De drempel, het tarief, en het tijdstip waarop u zich moet registreren worden allemaal nationaal vastgesteld en veranderen na verloop van tijd, dus de onderstaande cijfers zijn illustratief en geen regel waarop u kunt vertrouwen.
Registratiedrempels verschillen per land
Vrijwel elk btw- of gst-stelsel heeft een registratiedrempel: een niveau van jaarlijkse belastbare omzet waarboven u zich moet registreren, en waaronder registratie optioneel of niet beschikbaar is. Deze drempels verschillen sterk. Sommige landen stellen een vrij hoog bedrag vast om de kleinste handelaars buiten het stelsel te houden; andere hebben een zeer lage drempel of helemaal geen, wat betekent dat u zich vanaf uw eerste verkoop moet registreren.
Omdat de cijfers wijzigen en de regels over wat meetelt voor de drempel verschillen, is de veilige aanpak om het actuele cijfer op te zoeken voor het land waar u gevestigd bent. Houd het lopende totaal van uw belastbare omzet in de gaten, niet enkel het kalenderjaar, want veel stelsels toetsen de drempel over een willekeurig recent venster van twaalf maanden en vereisen dat u zich binnen een korte termijn na overschrijding registreert.
- Onder de drempel
- U registreert zich over het algemeen niet en voegt geen btw toe; uw factuurtotaal is simpelweg uw honorarium.
- De drempel overschrijden
- Zodra uw belastbare omzet de nationale limiet overschrijdt, moet u zich meestal binnen een vastgestelde termijn registreren.
- Vrijwillige registratie
- Veel landen laten u registreren voordat u de drempel bereikt, vooral om btw op uw kosten terug te vorderen.
- Afstands- en digitale regels
- Grensoverschrijdend verkopen of digitale diensten aan consumenten leveren kan aparte registratieregels in werking stellen.
Als u onder de drempel zit
Bent u niet geregistreerd, dan dragen uw facturen geen btw-regel. U factureert uw honorarium, en het bedrag dat u factureert is het bedrag dat de klant betaalt. U mag geen btw-nummer of btw-tarief tonen, want u hebt er geen, en u mag geen bedrag als „btw“ aanrekenen dat u niet geregistreerd bent om te innen. Sommige autoriteiten verwachten een korte vermelding die verduidelijkt dat btw niet van toepassing is, maar de bewoording is landspecifiek.
Onder de drempel zitten maakt uw inkomen niet belastingvrij. U geeft nog steeds aan wat u verdient als winst op uw eigen inkomstenbelastingaangifte, dus bewaar een kopie van elke factuur die u uitschrijft. Het punt is simpelweg dat btw, een aparte transactiebelasting, pas in beeld komt wanneer u zich registreert.
Wat er verandert zodra u btw-plichtig bent
Zodra u zich registreert, wordt u een inner van btw namens de belastingdienst, en veranderen er drie dingen. Ten eerste rekent u btw aan op uw belastbare verkopen door het juiste tarief aan uw facturen toe te voegen en uw btw-nummer, het nettobedrag, het btw-tarief, het btw-bedrag, en het brutototaal te tonen. Ten tweede dient u periodieke btw-aangiften in (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks, afhankelijk van het land) en stort u de geïnde btw door. Ten derde kunt u meestal voorbelasting terugvorderen, de btw die u op legitieme zakelijke aankopen betaalde, door die af te trekken van wat u verschuldigd bent.
Die terugvordering is het voordeel dat vrijwillige registratie aantrekkelijk maakt voor sommige freelancers: koopt u apparatuur, software of diensten met btw erop, dan laat registratie u die belasting recupereren in plaats van ze te dragen. Het nadeel is de extra administratie van correct aanrekenen, een btw-administratie bijhouden, en op tijd aangiften indienen.
Grensoverschrijdend B2B in de EU: de verleggingsregeling
Bent u btw-plichtig in de EU en levert u diensten aan een btw-plichtig bedrijf in een andere lidstaat, dan rekent u over het algemeen geen btw aan. In plaats daarvan voldoet de klant ze in zijn eigen land via de verleggingsregeling. Uw factuur toont dan een nettobedrag zonder btw-regel, bevat zowel uw btw-nummer als het geldige btw-nummer van de klant, en draagt een uitdrukkelijke vermelding zoals „Btw verlegd“, bij voorkeur met verwijzing naar artikel 196 van de EU-btw-richtlijn.
Voordat u de levering tegen het nultarief belast, bevestig dat het btw-nummer van de klant geldig is in het VIES-systeem van de EU. Is het nummer niet geldig, of is de klant een particuliere consument in plaats van een bedrijf, dan is de verleggingsregeling niet van toepassing en rekent u normaal gesproken btw aan, met bijzondere regels voor digitale diensten verkocht aan consumenten. Grensoverschrijdende regels buiten de EU verschillen volledig, dus behandel de verleggingsregeling als een EU-specifiek mechanisme.
Controleer uw eigen nationale drempel
Omdat drempels, tarieven en registratietermijnen nationaal worden vastgesteld en veranderen, is de nuttigste stap om het actuele cijfer op te zoeken voor het land waar u gevestigd bent en uw omzet daartegen op te volgen. Uw nationale belastingdienst publiceert de drempel, het registratieproces, en hoe vaak aangiften verschuldigd zijn. Is uw situatie grensgeval, snel groeiend, of bevat ze grensoverschrijdende of digitale verkopen, dan is een kort gesprek met een lokale boekhouder doorgaans goed besteed geld.
Veelgestelde vragen
Moeten freelancers btw aanrekenen?
Alleen als ze btw-plichtig zijn. Er is geen universele regel die elke freelancer verplicht btw aan te rekenen. In de meeste landen wordt u registratieplichtig zodra uw belastbare omzet een nationale drempel overschrijdt, en onder dat niveau rekent u over het algemeen helemaal geen btw aan.
Op welk punt moet een freelancer zich registreren voor btw?
Wanneer uw belastbare omzet de registratiedrempel van uw land overschrijdt, meestal gemeten over een lopende periode van twaalf maanden in plaats van het kalenderjaar. Het drempelcijfer en de termijn om te registreren verschillen per land, dus controleer de actuele regels voor waar u gevestigd bent.
Kan ik mij vrijwillig registreren voor btw als ik onder de drempel zit?
In veel landen, ja. Freelancers registreren zich vrijwillig vooral zodat ze de btw kunnen terugvorderen die ze op zakelijke aankopen zoals apparatuur, software en diensten betalen. Het nadeel is het extra werk van correct btw aanrekenen, administratie bijhouden en aangiften indienen.
Wat verandert er zodra ik btw-plichtig ben?
U begint btw aan te rekenen op uw belastbare verkopen en toont uw btw-nummer op facturen, u dient periodieke btw-aangiften in en stort wat u int door, en u kunt meestal voorbelasting op legitieme zakelijke kosten terugvorderen. Die terugvordering is waarom sommige freelancers zich registreren voordat ze het moeten.
Reken ik btw aan een zakelijke klant in een ander EU-land aan?
Voor de meeste diensten geleverd aan een btw-plichtig bedrijf in een andere EU-lidstaat niet. De verleggingsregeling is van toepassing en de klant voldoet de btw. U schrijft een nettofactuur uit zonder btw, vermeldt beide btw-nummers, en voegt een vermelding "Btw verlegd" toe. Controleer eerst het btw-nummer van de klant in VIES.
Is mijn inkomen nog steeds belastbaar als ik niet geregistreerd ben?
Ja. Onder de btw-drempel zitten betekent enkel dat u geen btw aanrekent, een aparte transactiebelasting. U geeft uw verdiensten nog steeds aan als winst op uw inkomstenbelastingaangifte, dus bewaar een kopie van elke factuur die u uitschrijft.