Pagrindiniai sąskaitos faktūros terminai
Tai dokumentų tipai, kuriuos sutiksite dažniausiai. Jie atrodo panašiai ir lengvai painiojami, tačiau kiekvienas atlieka savitą vaidmenį skirtingu pardavimo momentu: pateikiant pasiūlymą, reikalaujant apmokėjimo, taisant klaidą arba įrodant, kad pinigai pereidavo iš rankų į rankas.
- Sąskaita faktūra
- Datuotas komercinis dokumentas, kuriame užfiksuotas pardavimas ir oficialiai reikalaujama apmokėjimo iš pirkėjo. Jame nurodoma, kas patiekta, mokėtinos sumos, mokesčiai ir mokėjimo sąlygos.
- Sąskaitos faktūros numeris
- Unikalus numeris, priskiriamas kiekvienai sąskaitai faktūrai, naudojamas jai identifikuoti ir sekti. Daugumoje jurisdikcijų sąskaitų faktūrų numeriai turi būti nuoseklūs, be tarpų.
- Išankstinė (proforma) sąskaita
- Preliminari sąskaita arba pasiūlymas, siunčiamas prieš užbaigiant pardavimą. Ji nėra reikalavimas apmokėti ir nenaudojama mokesčiui susigrąžinti; ji iš anksto patvirtina kainą ir sąlygas.
- Komercinė sąskaita faktūra
- Įpareigojanti pardavimo sąskaita faktūra, lydinti tarptautinę prekių siuntą; muitinė ją naudoja muitams ir importo mokesčiams nustatyti. Joje yra muitinės laukai, tokie kaip HS kodai ir kilmės šalis.
- Kreditinis dokumentas
- Dokumentas, mažinantis arba anuliuojantis anksčiau išrašytą sąskaitą faktūrą, pavyzdžiui, po grąžinimo, permokos ar nuolaidos. Jame nurodoma neigiama suma ir daroma nuoroda į pradinę sąskaitą faktūrą.
- Kvitas
- Įrodymas, kad apmokėjimas atliktas. Skirtingai nei sąskaita faktūra, kuri reikalauja apmokėjimo, kvitas patvirtina, kad jis gautas, ir užbaigia sandorį.
Mokesčių terminai
Vartojimo mokesčiai matomi daugelyje sąskaitų faktūrų, tačiau pavadinimai ir veikimo principai skiriasi pagal šalį. Toliau pateikti terminai apima Europos PVM sistemą, daugelyje kitų šalių naudojamą GST, JAV stiliaus pardavimo mokestį ir specialias taisykles, lemiančias, kas iš tikrųjų apskaito mokestį.
- PVM (pridėtinės vertės mokestis)
- Vartojimo mokestis, taikomas kiekviename tiekimo grandinės etape nuo pridėtinės vertės, naudojamas ES ir daugelyje kitų šalių. Galutinai jį padengia vartotojas; registruoti verslai jį surenka ir susigrąžina.
- GST (prekių ir paslaugų mokestis)
- Pridėtinės vertės vartojimo mokestis, naudojamas tokiose šalyse kaip Australija, Kanada, Indija ir Naujoji Zelandija. Jis veikia panašiai kaip PVM, apmokestindamas pridėtinę vertę kiekviename etape.
- Pardavimo mokestis
- Mokestis, taikomas vieną kartą, galutinio mažmeninio pardavimo vartotojui momentu, paplitęs Jungtinėse Valstijose. Skirtingai nei PVM, jis netaikomas verslo tarp verslo sandoriams tiekimo grandinėje.
- Atvirkštinis apmokestinimas
- Taisyklė, perkelianti pareigą apskaityti PVM nuo pardavėjo pirkėjui, dažna tarptautiniuose B2B tiekimuose ES. Sąskaitoje faktūroje PVM nerodomas ir tai atitinkamai pažymima.
- PVM mokėtojo kodas
- Identifikatorius, kurį mokesčių mokėtojas naudoja savo sąskaitose faktūrose, ES dažnai su šalies kodo priešdėliu. Jis leidžia pirkėjams patikrinti tiekėją ir, B2B pardavimuose, taikyti atvirkštinį apmokestinimą.
- Mokestinis momentas
- Data, lemianti, koks mokestinis laikotarpis ir tarifas taikomi tiekimui, dar vadinama tiekimo laiku. Ji gali skirtis nuo sąskaitos faktūros datos ar apmokėjimo datos.
Tarptautinės prekybos terminai
Kai prekės kerta sieną, sąskaitoje faktūroje pateikiami papildomi duomenys, kuriuos muitinės įstaigos naudoja siuntai įforminti ir muitams nustatyti. Šie terminai apibūdina, kas padengia kokias išlaidas, kaip produktas klasifikuojamas ir iš kur jis kilęs.
- Incoterms
- Standartizuotos prekybos sąlygos, skelbiamos Tarptautinių prekybos rūmų (pvz., EXW, FOB, DAP ir DDP), nustatančios, kas moka už gabenimą, draudimą ir muitus ir kur rizika pereina nuo pardavėjo pirkėjui.
- HS kodas
- Suderintos sistemos kodas: tarptautinė šešiaženklė (dažnai išplėsta) produkto tarifinė klasifikacija. Muitinė jį naudoja muito tarifui nustatyti ir prekybos taisyklėms taikyti.
- EORI numeris
- Ekonominės veiklos vykdytojų registracijos ir identifikavimo numeris, reikalingas verslams prekėms importuoti ar eksportuoti ES. Jis identifikuoja prekybininką muitinei visose valstybėse narėse.
- Kilmės šalis
- Kur produktas buvo pagamintas arba iš esmės sukurtas, ne iš kur jis išsiųstas. Tai lemia muito tarifus ir tinkamumą prekybos susitarimų lengvatoms.
- Muitinė vertė
- Prekių vertė, nuo kurios skaičiuojamas importo muitas, paprastai grindžiama sandorio kaina, pridedant ar atimant tam tikras išlaidas pagal Incoterm. Ji turi būti deklaruota teisingai.
Mokėjimo terminai
Mokėjimo sąlygos nustato, kada ir kaip turi būti apmokėta sąskaita faktūra ir kas atsitinka, jei to nepadaroma. Aiškiai jas nurodžius sąskaitoje faktūroje, sumažėja ginčų ir lengviau gauti apmokėjimą laiku.
- Net 30
- Mokėjimo sąlyga, reiškianti, kad visa sąskaitos faktūros suma turi būti sumokėta per 30 dienų nuo sąskaitos faktūros datos. Kiti dažni variantai yra net 7, net 14 ir net 60.
- Mokėjimo terminas (data)
- Kalendorinė data, iki kurios apmokėjimas turi pasiekti pardavėją. Ji apskaičiuojama pagal sąskaitos faktūros datą ir sutartą mokėjimo sąlygą.
- Delspinigiai už pavėluotą mokėjimą
- Palūkanos, kurias pardavėjas gali skaičiuoti už pradelstą sąskaitą faktūrą, dažnai pagal įstatymu nustatytą tarifą. ES verslo kreditoriai turi teisinę teisę jas skaičiuoti už pavėluotas komercines skolas.
- Apmokėjimo pervedimas
- Apmokėjimo už sąskaitą faktūrą siuntimas ir jį lydintys duomenys. Pervedimo pranešimas nurodo pardavėjui, kurias sąskaitas faktūras apmoka mokėjimas.
- Dalinis apmokėjimas
- Apmokėjimas, padengiantis tik dalį sąskaitos faktūros, paliekant likusį mokėtiną likutį. Sąskaita faktūra lieka neuždaryta, kol nesumokama visa likusi suma.
Atitikties ir formato terminai
Mokesčių administratoriams vis labiau rūpi ne tik tai, kas parašyta sąskaitoje faktūroje, bet ir kaip ji struktūrizuota bei saugoma. Šie terminai apima numeravimo taisykles, kompiuterio skaitomus formatus, kiek laiko reikia saugoti įrašus ir šalių momentinį vaizdą, kurį sąskaita faktūra turi išsaugoti.
- Nuoseklus numeravimas
- Reikalavimas, kad sąskaitos faktūros sektų nepertraukiamą, be tarpų numerių seką. Tai leidžia mokesčių administratoriams patvirtinti, kad jokios sąskaitos faktūros nebuvo ištrintos ar paslėptos.
- E. sąskaitos (struktūrizuotas XML)
- Sąskaitų faktūrų išrašymas kompiuterio skaitomu struktūrizuotu formatu, pavyzdžiui, XML ar UBL, o ne PDF ar popieriuje. Daugelis šalių jau reikalauja to B2B ar B2G sandoriams.
- Saugojimo terminas
- Mažiausias laikotarpis, kurį turite saugoti sąskaitas faktūras ir susijusius įrašus mokesčių tikslais, paprastai nuo šešerių iki dešimties metų, priklausomai nuo šalies.
- Pirkėjo/pardavėjo momentinis vaizdas
- Pirkėjo ir pardavėjo duomenų įrašas būtent tokie, kokie jie buvo išrašant sąskaitą faktūrą. Kadangi išrašytos sąskaitos faktūros yra nekintamos, vėlesni kliento profilio pakeitimai neturi keisti ankstesnių sąskaitų faktūrų.
Klausimai apie sąskaitų faktūrų terminus
Kuo skiriasi sąskaita faktūra nuo kvito?
Sąskaita faktūra reikalauja apmokėjimo, o kvitas patvirtina, kad apmokėjimas atliktas. Pardavėjas išrašo sąskaitą faktūrą, kai patiekiamos prekės ar paslaugos, prašydamas pirkėjo sumokėti, o vėliau išrašo kvitą kaip įrodymą, kad pinigai gauti. Vienas atveria sandorį, kitas jį uždaro.
Ką reiškia net 30 sąskaitoje faktūroje?
Net 30 reiškia, kad visa sąskaitos faktūros suma turi būti sumokėta per 30 dienų nuo sąskaitos faktūros datos. Žodis net nurodo bendrą mokėtiną sumą, o skaičius yra kredito laikotarpis dienomis. Dažni variantai yra net 7, net 14 ir net 60, o mokėjimo data yra tiesiog sąskaitos faktūros data plius tas dienų skaičius.
Kas yra kreditinis dokumentas?
Kreditinis dokumentas yra dokumentas, mažinantis arba anuliuojantis anksčiau išrašytą sąskaitą faktūrą, pavyzdžiui, po grąžinimo, permokos ar nuolaidos po pardavimo. Jame nurodoma neigiama suma ir daroma nuoroda į pradinę sąskaitą faktūrą, kad korekcija būtų atsekama. Kadangi išrašytos sąskaitos faktūros neturėtų būti redaguojamos, kreditinis dokumentas yra teisingas būdas jas pataisyti.
Kas yra atvirkštinis apmokestinimas sąskaitoje faktūroje?
Atvirkštinis apmokestinimas yra PVM taisyklė, perkelianti pareigą apskaityti mokestį nuo pardavėjo pirkėjui, daugiausia naudojama tarptautiniuose verslo tarp verslo tiekimuose ES. Pardavėjas išrašo sąskaitą faktūrą be pridėto PVM ir su pastaba, kad taikomas atvirkštinis apmokestinimas, o pirkėjas tada apskaito PVM savo šalyje.
Kodėl sąskaitų faktūrų numeriai turi būti nuoseklūs?
Sąskaitų faktūrų numeriai paprastai turi būti nuoseklūs ir be tarpų, kad mokesčių administratoriai galėtų patikrinti, jog jokios sąskaitos faktūros nebuvo pašalintos, paslėptos ar dubliuotos. Nepertraukiama seka padaro sąskaitų faktūrų rinkinį patikrinamą ir yra teisinis reikalavimas daugelyje jurisdikcijų, todėl sąskaitų faktūrų programinė įranga priskiria numerius automatiškai, o ne leidžia jų praleisti.
Kas yra e. sąskaitos?
E. sąskaitos reiškia sąskaitų faktūrų išrašymą struktūrizuotu, kompiuterio skaitomu formatu, tokiu kaip XML ar UBL, kurį sistemos gali apdoroti automatiškai, o ne PDF ar popieriniu dokumentu, kurį skaito žmogus. Vis daugiau šalių dabar reikalauja struktūrizuotų e. sąskaitų verslo tarp verslo ar verslo su valdžia sandoriams, dažnai per valstybinę platformą.