Podstawowe pojęcia fakturowe
Te typy dokumentów występują najczęściej. Mogą wyglądać podobnie, ale każdy pełni inną funkcję na określonym etapie sprzedaży: przedstawia ofertę, dokumentuje należność, koryguje błąd albo potwierdza otrzymanie płatności.
- Faktura
- Datowany dokument handlowy, który dokumentuje dostawę i często wskazuje kwotę do zapłaty. Wymagana treść i skutki podatkowe zależą od transakcji i jurysdykcji.
- Numer faktury
- Oznaczenie identyfikujące fakturę. Niektóre systemy wymagają numeru kolejnego w jednej lub kilku seriach, ale dokładna zasada zależy od jurysdykcji.
- Faktura pro forma
- Propozycja transakcji lub oferta przedstawiona w formie faktury. Zwykle nie jest końcową fakturą podatkową, a jej znaczenie umowne, płatnicze i celne zależy od okoliczności.
- Faktura handlowa
- Dokument sprzedawcy dotyczący sprzedaży eksportowej i jeden z głównych dokumentów, których organy celne mogą użyć do wyceny i odprawy sprzedanych towarów. Mogą obowiązywać pola właściwe dla kraju przeznaczenia.
- Faktura korygująca
- Dokument ujmujący zmniejszenie lub anulowanie wcześniej wystawionej faktury, na przykład po zwrocie, zawyżeniu kwoty albo udzieleniu rabatu. Nazwa i sposób wystawienia zależą od jurysdykcji, a dokument powinien wskazywać korygowaną fakturę.
- Potwierdzenie płatności
- Potwierdzenie otrzymania wskazanej kwoty. Może dotyczyć zaliczki albo płatności częściowej i nie zawsze oznacza rozliczenie całej transakcji.
Pojęcia podatkowe
Nazwy i mechanizmy podatków konsumpcyjnych różnią się w zależności od kraju, a nie każda faktura obejmuje podatek. Tabela przedstawia ogólny model. Rejestracja, miejsce świadczenia, zwolnienia i przepisy sektorowe nadal wymagają lokalnej weryfikacji.
| Podatek | Ogólny model | Przykłady |
|---|---|---|
| VAT | Podatek wieloetapowy z możliwością odliczenia kwalifikującego się podatku naliczonego | UE, Wielka Brytania i wiele innych |
| GST | Często wieloetapowy podatek podobny do VAT | Australia, Kanada, Indie, Nowa Zelandia |
| Podatek od sprzedaży | Stanowe i lokalne podatki od transakcji, zwykle detalicznych | Stany Zjednoczone |
- VAT (podatek od wartości dodanej)
- Podatek konsumpcyjny rozliczany na kolejnych etapach łańcucha dostaw. Zarejestrowane firmy wykazują VAT należny i mogą odliczać kwalifikujący się VAT naliczony, z uwzględnieniem zwolnień i ograniczeń.
- GST (podatek od towarów i usług)
- Podatek konsumpcyjny od wartości dodanej stosowany w krajach takich jak Australia, Kanada, Indie i Nowa Zelandia. Działa bardzo podobnie do VAT, opodatkowując wartość dodaną na każdym etapie.
- Podatek od sprzedaży
- Podatek od transakcji powszechny w Stanach Zjednoczonych, zwykle pobierany od opodatkowanej sprzedaży detalicznej. Nabywca biznesowy nie jest automatycznie zwolniony. Zwolnienie z tytułu odsprzedaży lub innej podstawy wymaga spełnienia właściwych warunków i udokumentowania.
- Odwrotne obciążenie
- Zasada, zgodnie z którą VAT zamiast dostawcy rozlicza klient. Gdy ma zastosowanie, faktura musi uwzględniać wymagany sposób nienaliczania podatku, identyfikatory i adnotację.
- Numer rejestracyjny VAT
- Identyfikator używany do celów VAT i wykazywany tam, gdzie wymagają tego zasady fakturowania. Ważny numer stanowi jeden z dowodów do sprawdzenia, ale sam nie przesądza o zastosowaniu odwrotnego obciążenia.
- Moment podatkowy
- Data, która decyduje, jaki okres i jaka stawka podatkowa mają zastosowanie do dostawy, nazywana też momentem wykonania dostawy. Może różnić się od daty faktury lub daty płatności.
Międzynarodowe pojęcia handlowe
Gdy towary przekraczają granicę, dokumenty celne mogą wymagać dodatkowych danych do odprawy, wyceny i ustalenia należności. Poniższe terminy opisują obowiązki dotyczące dostawy, klasyfikację produktu, pochodzenie i wartość.
- Inkotermy
- Reguły handlowe ICC, takie jak EXW, FOB, DAP i DDP, które rozdzielają zadania, koszty i ryzyko związane z dostawą. Same nie określają ceny, warunków płatności ani przejścia własności.
- Kod HS
- Kod Systemu Zharmonizowanego: międzynarodowa, sześciocyfrowa (często rozszerzana) klasyfikacja taryfowa produktu. Służby celne używają go do ustalenia stawki cła i zastosowania zasad handlowych.
- Numer EORI
- Numer rejestracyjny i identyfikacyjny przedsiębiorcy używany przez podmioty dokonujące operacji celnych w UE. To, czy dana strona go potrzebuje, zależy od jej roli, siedziby i działalności celnej.
- Kraj pochodzenia
- Pochodzenie ustalone zgodnie z właściwymi zasadami całkowitego uzyskania albo istotnego przetworzenia, a nie po prostu kraj wysyłki. Może wpływać na cła, preferencje i środki handlowe.
- Wartość celna
- Wartość ustalona zgodnie z przepisami o wycenie celnej. Wartość transakcyjna jest podstawową metodą dla wielu sprzedaży, z wymaganymi korektami i metodami zastępczymi, gdy nie można jej zastosować.
Warunki płatności
Warunki płatności określają, kiedy i w jaki sposób faktura ma zostać opłacona oraz jakie mogą być skutki opóźnienia. Należy uzgodnić zdarzenie rozpoczynające bieg terminu i podać konkretną datę wymagalności. Bezpłatny generator faktur może wyświetlić wprowadzone daty i warunki, ale nie rozstrzyga treści umowy ani obowiązkowego terminu płatności.
- Netto 30
- Warunek kredytowy przewidujący 30 dni na zapłatę. Strony powinny ustalić, czy okres biegnie od wystawienia lub otrzymania faktury, dostawy, odbioru czy innego zdarzenia.
- Termin płatności
- Kalendarzowy termin płatności wynikający z umowy i bezwzględnie obowiązujących przepisów. Należy podać go wprost, zamiast polegać wyłącznie na skrócie.
- Odsetki za opóźnienie w płatności
- Odsetki, na które umowa lub ustawa może zezwalać w odniesieniu do zaległego salda. Przepisy UE przyznają prawa w kwalifikujących się transakcjach handlowych poprzez regulacje krajowe. Ten system nie obejmuje długów konsumenckich.
- Przekaz płatności
- Czynność wysłania płatności za fakturę oraz dane, które jej towarzyszą. Awizo płatności informuje sprzedawcę, których faktur dotyczy dana płatność.
- Płatność częściowa
- Płatność regulująca część faktury. Pozostałe saldo pozostaje otwarte do czasu zapłaty albo rozliczenia w drodze zatwierdzonej korekty.
Pojęcia dotyczące zgodności i formatu
Przepisy dotyczące faktur mogą regulować ich treść, numerację, format transmisji i okres przechowywania. Poniższe terminy obejmują serie kolejnych numerów, dane do odczytu maszynowego, okresy przechowywania i dane stron zachowane na wystawionym dokumencie.
- Numeracja kolejna
- Zasada obowiązująca w niektórych systemach podatkowych, zgodnie z którą identyfikatory faktur rosną w jednej lub kilku określonych seriach. Trzeba zachować dokumentację wyjaśniającą anulowania, korekty i granice serii.
- E-fakturowanie
- Przekazywanie danych faktury w ustrukturyzowanym formacie do odczytu maszynowego, który systemy odbiorcze mogą przetwarzać. Często stosuje się formaty XML takie jak UBL i CII, ale obowiązujące przepisy określają akceptowaną składnię, sieć i proces zatwierdzania.
- Okres przechowywania
- Okres, przez który właściwe przepisy podatkowe, rachunkowe lub handlowe wymagają przechowywania czytelnych faktur i dokumentów pomocniczych. Różnią się zarówno długość okresu, jak i zdarzenie rozpoczynające jego bieg.
- Utrwalenie danych kupującego/sprzedawcy
- Dane stron zachowane wraz z wystawioną fakturą. Późniejsza zmiana profilu nie powinna po cichu nadpisywać historycznego dokumentu. Należy zastosować właściwy proces korekty.
Pytania o pojęcia fakturowe
Jaka jest różnica między fakturą a potwierdzeniem płatności?
Faktura dokumentuje rozliczaną kwotę i często wskazuje należność do zapłaty. Potwierdzenie płatności poświadcza otrzymanie określonej kwoty, w tym zaliczki albo płatności częściowej. Moment wystawienia obu dokumentów może się różnić, a zapłacony dokument może łączyć obie funkcje, jeżeli pozwalają na to właściwe przepisy.
Co oznacza netto 30 na fakturze?
Netto 30 opisuje 30-dniowy okres kredytowania, ale sama etykieta nie określa zdarzenia rozpoczynającego jego bieg. Należy wskazać, czy okres liczy się od wystawienia lub otrzymania faktury, dostawy, odbioru czy innego uzgodnionego zdarzenia, oraz podać wynikającą z tego datę wymagalności.
Czym jest faktura korygująca?
Faktura korygująca zmniejsza albo anuluje całość lub część wystawionej faktury, na przykład po zwrocie, zawyżeniu kwoty lub rabacie udzielonym po sprzedaży. Odwołuje się do pierwotnego dokumentu, aby korektę można było prześledzić. Trzeba zastosować metodę korekty właściwą dla danej jurysdykcji, ponieważ niektóre systemy wymagają dodatkowych dokumentów lub zatwierdzenia.
Czym jest odwrotne obciążenie na fakturze?
Odwrotne obciążenie oznacza, że VAT zamiast dostawcy rozlicza klient. Dotyczy określonych dostaw krajowych lub transgranicznych, a nie wszystkich transakcji B2B. Gdy ma zastosowanie, trzeba użyć sposobu rozliczenia podatku, identyfikatorów i treści faktury wymaganych przez dany system.
Dlaczego numery faktur muszą być kolejne?
Niektóre systemy podatkowe wymagają kolejnego numeru w jednej lub kilku seriach, aby każdą fakturę można było jednoznacznie zidentyfikować. Kontrolowana seria ułatwia wyjaśnianie braków i duplikatów, ale sposób traktowania luk, zerowania numeracji i odrębnych serii wynika z przepisów lokalnych.
Czym jest e-fakturowanie?
E-fakturowanie przekazuje ustrukturyzowane dane faktury, które system odbiorcy może przetworzyć. UBL i CII są powszechnymi składniami XML, ale obowiązek może wskazywać inny format, sieć, model raportowania lub platformę rozliczeniową. Sam PDF nie jest ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną.