Termini fondamentali della fattura
Questi sono i tipi di documento più comuni. Possono sembrare simili, ma ciascuno svolge un ruolo distinto in una fase della vendita: formulare un'offerta, richiedere il pagamento, correggere un errore o attestare che il denaro è stato incassato.
- Fattura
- Documento commerciale datato che registra una fornitura e comunemente richiede un pagamento. Contenuto obbligatorio ed effetto fiscale dipendono dall'operazione e dalla giurisdizione.
- Numero di fattura
- Riferimento che identifica una fattura. Alcuni sistemi richiedono un numero progressivo basato su una o più serie; la regola esatta dipende dalla giurisdizione.
- Fattura proforma
- Operazione proposta o preventivo in forma di fattura. In genere non è la fattura fiscale finale, anche se il suo uso contrattuale, doganale e per il pagamento varia.
- Fattura commerciale
- Documento del venditore relativo a una vendita all'esportazione e uno dei principali documenti che la dogana può usare per valutare e sdoganare merci vendute. Possono servire campi specifici per la destinazione.
- Nota di credito
- Documento che registra la riduzione o l'annullamento di una fattura già emessa, per esempio dopo un reso, un addebito eccessivo o uno sconto. La notazione varia e deve identificare il documento originale corretto.
- Ricevuta
- Attestazione dell'incasso di un determinato pagamento. Può riguardare un acconto o un pagamento parziale e non chiude sempre l'intera operazione.
Termini fiscali
Nomi e meccanismi delle imposte sui consumi differiscono per paese e non tutte le fatture espongono un'imposta. La tabella offre soltanto un orientamento generale: registrazione, luogo della fornitura, esenzioni e regole di settore richiedono comunque una verifica locale.
| Imposta | Modello generale | Esempi |
|---|---|---|
| IVA | Imposta plurifase con detrazione dell'imposta a credito ammessa | UE, Regno Unito e molti altri paesi |
| GST | Spesso un'imposta plurifase simile all'IVA | Australia, Canada, India, Nuova Zelanda |
| Imposta sulle vendite | Imposte statali e locali sulle operazioni, spesso al dettaglio | Stati Uniti |
- IVA (imposta sul valore aggiunto)
- Imposta sui consumi riscossa nelle diverse fasi della filiera. Le imprese registrate contabilizzano l'IVA a debito e possono detrarre quella a credito ammessa, nel rispetto di esenzioni e limitazioni.
- GST (imposta su beni e servizi)
- Imposta sui consumi basata sul valore aggiunto usata in paesi come Australia, Canada, India e Nuova Zelanda. Funziona in modo simile all'IVA e tassa il valore aggiunto nelle diverse fasi.
- Imposta sulle vendite
- Imposta sulle operazioni comune negli Stati Uniti, di solito riscossa sulle vendite al dettaglio imponibili. Un acquirente aziendale non è automaticamente esente; la rivendita e le altre esenzioni richiedono condizioni e prove applicabili.
- Reverse charge
- Regola che impone al cliente di assolvere l'IVA al posto del fornitore. Quando si applica, la fattura segue il trattamento senza addebito, gli identificativi e la dicitura previsti.
- Numero di identificazione IVA
- Identificativo usato ai fini IVA e riportato quando le norme di fatturazione lo richiedono. Un numero valido è un dato da verificare, ma da solo non prova che si applichi il reverse charge.
- Momento impositivo
- Data che determina il periodo fiscale e l'aliquota applicabili a una fornitura, detta anche momento di effettuazione. Può differire dalla data della fattura o del pagamento.
Termini del commercio internazionale
Quando le merci attraversano un confine, i documenti doganali possono richiedere dati aggiuntivi per sdoganamento, valutazione e trattamento dei dazi. Questi termini descrivono obblighi di consegna, classificazione dei prodotti, origine e valore.
- Incoterms
- Regole commerciali ICC come EXW, FOB, DAP e DDP che ripartiscono compiti di consegna, costi e rischio. Da sole non stabiliscono prezzo, termini di pagamento o trasferimento della proprietà.
- Codice HS
- Codice del Sistema armonizzato: classificazione tariffaria internazionale a sei cifre, spesso estesa, per un prodotto. La dogana lo usa per determinare il dazio e applicare le regole commerciali.
- Numero EORI
- Numero di registrazione e identificazione degli operatori economici usato dagli operatori doganali nell'UE. La necessità dipende da ruolo, stabilimento e attività doganale del soggetto.
- Paese di origine
- Origine determinata secondo le regole applicabili sui prodotti interamente ottenuti o sulla trasformazione sostanziale, non semplicemente il paese di spedizione. Può incidere su dazi, preferenze e misure commerciali.
- Valore in dogana
- Valore determinato secondo la normativa doganale. Per molte vendite il valore di transazione è il metodo principale, con gli adeguamenti richiesti e metodi alternativi quando non può essere utilizzato.
Termini di pagamento
I termini di pagamento indicano quando e come pagare una fattura e cosa può accadere in caso di ritardo. Concorda l'evento iniziale e mostra la data di calendario della scadenza. Un generatore di fatture gratuito può mostrare date e termini inseriti, ma non decide il contratto o le norme obbligatorie sui termini di pagamento.
- Net 30
- Termine di credito di 30 giorni. Le parti dovrebbero precisare se decorre da fattura, ricezione, consegna, accettazione o altro evento.
- Data di scadenza
- Termine di calendario per il pagamento previsto dall'accordo e dalle eventuali norme obbligatorie. Indicalo espressamente, senza affidarti solo a una formula abbreviata.
- Interessi di mora
- Interessi che un contratto o una legge può consentire su un saldo scaduto. Le norme UE attribuiscono diritti per determinate operazioni commerciali attraverso l'attuazione nazionale; i debiti dei consumatori restano fuori da questo regime.
- Rimessa
- L'atto di inviare il pagamento di una fattura e i dati che lo accompagnano. L'avviso di rimessa indica al venditore quali fatture copre un pagamento.
- Pagamento parziale
- Pagamento che salda una parte della fattura. Il residuo resta aperto finché non viene pagato o risolto con una rettifica autorizzata.
Termini di conformità e formato
Le regole di fatturazione possono disciplinare contenuto, numerazione, formato di trasmissione e conservazione. Questi termini riguardano serie progressive, dati leggibili dalle macchine, periodi di conservazione e dati delle parti mantenuti nel documento emesso.
- Numerazione progressiva
- Regola presente in alcuni sistemi fiscali secondo cui gli identificativi avanzano in una o più serie definite. Conserva i documenti che spiegano annullamenti, correzioni e confini tra le serie.
- Fatturazione elettronica
- Emissione dei dati della fattura in un formato strutturato e leggibile dalle macchine che i sistemi riceventi possono elaborare. Formati XML come UBL e CII sono comuni, ma ogni obbligo definisce sintassi, rete e procedura di autorizzazione accettate.
- Periodo di conservazione
- Periodo durante il quale le norme fiscali, contabili o societarie applicabili impongono di conservare fatture e documenti di supporto leggibili. Durata ed evento iniziale variano.
- Istantanea di acquirente e venditore
- I dati delle parti conservati con la fattura emessa. Le modifiche successive ai profili non dovrebbero riscrivere in silenzio il documento storico emesso; usa la procedura di correzione applicabile.
Domande sui termini della fatturazione
Qual è la differenza tra una fattura e una ricevuta?
La fattura documenta ciò che viene addebitato e spesso richiede un pagamento. La ricevuta attesta un importo incassato, compreso un acconto o pagamento parziale. La tempistica può variare e, quando le norme lo consentono, un solo documento pagato può svolgere entrambe le funzioni.
Cosa significa net 30 su una fattura?
Net 30 descrive un periodo di credito di 30 giorni, ma da solo non definisce l'evento iniziale. Indica se decorre da fattura, ricezione, consegna, accettazione o altro evento concordato e stampa la data di calendario risultante.
Che cos'è una nota di credito?
Una nota di credito riduce o annulla una fattura emessa, per esempio dopo un reso, un addebito eccessivo o uno sconto successivo alla vendita. Fa riferimento all'originale, così la rettifica resta tracciabile. Segui il metodo della giurisdizione, perché alcuni sistemi prescrivono altri documenti o passaggi di autorizzazione.
Che cos'è il reverse charge su una fattura?
Il reverse charge impone al cliente di assolvere l'IVA al posto del fornitore. Si applica a specifiche forniture nazionali o transfrontaliere, non a tutte le operazioni B2B. Quando si applica, usa trattamento fiscale, identificativi e dicitura richiesti dal regime.
Perché i numeri di fattura devono essere progressivi?
Alcuni sistemi fiscali richiedono un numero progressivo basato su una o più serie, così ogni fattura è identificabile in modo univoco. Una serie controllata facilita l'analisi di omissioni e duplicati, ma trattamento di salti, azzeramenti e serie separate dipende dalle regole locali.
Che cos'è la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica trasmette dati strutturati che i sistemi riceventi possono elaborare. UBL e CII sono sintassi XML comuni, ma un obbligo può prescrivere un altro formato, una rete, un modello di comunicazione o una piattaforma di autorizzazione. Un PDF da solo non è una fattura elettronica strutturata.