Termini fondamentali della fatturazione
Questi sono i tipi di documento che incontrerai più spesso. Possono sembrare simili e sono facili da confondere, ma ciascuno svolge un ruolo distinto in una fase diversa della vendita: formulare un preventivo, richiedere il pagamento, correggere un errore o attestare che il denaro è stato trasferito.
- Fattura
- Un documento commerciale datato che registra un'operazione e che di norma richiede il pagamento. Il contenuto obbligatorio e l'effetto fiscale dipendono dalla transazione e dalla giurisdizione.
- Numero fattura
- Un riferimento che identifica una fattura. Alcuni sistemi richiedono un numero progressivo basato su una o più serie; la regola esatta dipende dalla giurisdizione.
- Fattura proforma
- Una transazione proposta o un preventivo in forma di fattura. Di norma non è la fattura fiscale definitiva, sebbene il suo utilizzo contrattuale, di pagamento e doganale possa variare.
- Fattura commerciale
- Il documento del venditore che registra una vendita all'esportazione e uno dei principali documenti che la dogana può utilizzare per valutare e sdoganare le merci vendute. Possono applicarsi campi specifici in base al Paese di destinazione.
- Nota di credito
- Un documento che registra una riduzione o un annullamento di una fattura emessa in precedenza, ad esempio a seguito di un reso, di un addebito eccessivo o di uno sconto. La sua annotazione varia e deve identificare il documento originale che corregge.
- Ricevuta
- Una conferma che un determinato pagamento è stato ricevuto. Può riguardare un acconto o un pagamento parziale e non sempre salda l'intera transazione.
Termini fiscali
I nomi e i meccanismi delle imposte sui consumi variano da Paese a Paese e non tutte le fatture includono l'imposta. La tabella offre un orientamento di massima; la registrazione, il luogo di effettuazione dell'operazione, le esenzioni e le norme di settore richiedono comunque una verifica locale.
| Imposta | Modello generale | Esempi |
|---|---|---|
| IVA | Imposta plurifase con detrazione dell'imposta a monte ammessa | UE, Regno Unito e molti altri |
| GST | Spesso un'imposta plurifase di tipo IVA | Australia, Canada, India, Nuova Zelanda |
| Sales tax | Imposte statali e locali sulle transazioni, generalmente al dettaglio | Stati Uniti |
- IVA (imposta sul valore aggiunto)
- Un'imposta sui consumi riscossa attraverso le fasi della catena di approvvigionamento. Le imprese registrate contabilizzano l'IVA a debito e possono detrarre l'IVA a credito ammissibile, fatte salve esenzioni e limitazioni.
- GST (imposta su beni e servizi)
- Un'imposta sui consumi a valore aggiunto utilizzata in Paesi quali Australia, Canada, India e Nuova Zelanda. Funziona in modo analogo all'IVA, tassando il valore aggiunto in ciascuna fase.
- Imposta sulle vendite
- Un'imposta sulle transazioni diffusa negli Stati Uniti, generalmente riscossa sulle vendite al dettaglio imponibili. L'acquirente imprenditoriale non è automaticamente esente; le esenzioni per rivendita e le altre esenzioni richiedono il rispetto delle condizioni applicabili e della relativa documentazione probatoria.
- Inversione contabile
- Una norma che obbliga il cliente ad assolvere l'IVA in luogo del fornitore. Quando si applica, la fattura segue il trattamento senza addebito d'imposta, con gli identificativi e le diciture previsti.
- Numero di identificazione IVA
- Un identificativo utilizzato ai fini IVA e indicato ove le norme in materia di fatturazione lo richiedano. Un numero valido è un elemento da verificare, ma non costituisce di per sé prova dell'applicabilità dell'inversione contabile.
- Momento di effettuazione dell'operazione
- La data che determina il periodo d'imposta e l'aliquota applicabili a una cessione o prestazione, detta anche momento di effettuazione dell'operazione. Può non coincidere con la data della fattura né con la data del pagamento.
Termini del commercio internazionale
Quando le merci attraversano un confine, i documenti doganali possono richiedere dati aggiuntivi ai fini dello sdoganamento, della valutazione e del trattamento daziario. Questi termini descrivono gli obblighi di consegna, la classificazione dei prodotti, l'origine e il valore.
- Incoterms
- Regole commerciali della ICC quali EXW, FOB, DAP e DDP che ripartiscono i compiti di consegna, i costi e i rischi. Non stabiliscono di per sé il prezzo, le condizioni di pagamento né il trasferimento della proprietà.
- Codice SA (Sistema Armonizzato)
- Un codice del Sistema Armonizzato: una classificazione tariffaria internazionale a sei cifre (spesso estesa) relativa a un prodotto. La dogana lo utilizza per determinare l'aliquota del dazio e applicare le norme commerciali.
- Numero EORI
- Un numero di registrazione e identificazione degli operatori economici utilizzato dagli operatori doganali nell'UE. La necessità di disporne dipende dal ruolo, dallo stabilimento e dall'attività doganale della parte.
- Paese di origine
- L'origine determinata in base alle norme applicabili in materia di prodotti interamente ottenuti o di trasformazione sostanziale, non semplicemente il Paese di spedizione. Può influire sui dazi, sulle preferenze e sulle misure commerciali.
- Valore in dogana
- Il valore determinato ai sensi della normativa sulla valutazione doganale. Il valore di transazione è il metodo principale per molte vendite, con gli adeguamenti richiesti e i metodi alternativi quando non può essere utilizzato.
Condizioni di pagamento
Le condizioni di pagamento stabiliscono quando e come una fattura deve essere pagata e cosa può accadere in caso di ritardo. Concordare l'evento di decorrenza e indicare la data di scadenza. Un generatore di fatture gratuito può visualizzare le date e le condizioni inserite, ma non determina il contratto né la norma imperativa sul termine di pagamento.
- Net 30
- Un termine di credito di 30 giorni. Le parti devono definire se il periodo decorre dalla data della fattura, dalla ricezione, dalla consegna, dall'accettazione o da un altro evento.
- Data di scadenza
- Il termine ultimo di pagamento previsto dall'accordo e da eventuali norme imperative. Indicarla esplicitamente anziché affidarsi esclusivamente a formulazioni abbreviate.
- Interessi di mora
- Interessi che un contratto o una norma di legge possono prevedere su un saldo scaduto. Le norme dell'UE riconoscono diritti per le transazioni commerciali aventi i requisiti previsti, tramite il recepimento nazionale; i debiti dei consumatori sono esclusi da tale regime.
- Rimessa
- L'atto di inviare il pagamento di una fattura e i dettagli che lo accompagnano. Un avviso di rimessa indica al venditore quali fatture sono coperte da un pagamento.
- Pagamento parziale
- Un pagamento che salda parte di una fattura. Il saldo residuo resta aperto finché non viene pagato o risolto mediante una rettifica autorizzata.
Termini di conformità e formato
Le norme sulla fatturazione possono disciplinare il contenuto, la numerazione, il formato di trasmissione e la conservazione. Questi termini riguardano le serie sequenziali, i dati leggibili automaticamente, i periodi di conservazione e i dati delle parti riportati su un documento emesso.
- Numerazione sequenziale
- Una norma presente in alcuni ordinamenti fiscali secondo cui gli identificativi delle fatture progrediscono all'interno di una o più serie definite. Conservare i documenti che spiegano annullamenti, rettifiche e limiti delle serie.
- Fatturazione elettronica
- Emissione dei dati della fattura in un formato strutturato e leggibile automaticamente, elaborabile dai sistemi riceventi. I formati XML come UBL e CII sono comuni, ma le disposizioni normative definiscono la sintassi accettata, la rete e il processo di autorizzazione fiscale.
- Periodo di conservazione
- Il periodo per il quale la normativa fiscale, contabile o societaria applicabile richiede la conservazione delle fatture leggibili e della documentazione di supporto. Sia la durata sia l'evento di decorrenza variano.
- Istantanea acquirente/venditore
- I dati delle parti conservati insieme alla fattura emessa. Le modifiche successive al profilo non devono riscrivere silenziosamente il documento storico emesso; utilizzare il processo di rettifica applicabile.
Domande sui termini di fatturazione
Qual è la differenza tra una fattura e una ricevuta?
La fattura registra quanto addebitato e spesso richiede il pagamento. La ricevuta attesta un importo incassato, inclusi acconti o pagamenti parziali. La loro tempistica può variare e, ove le norme lo consentano, un unico documento quietanzato può assolvere entrambe le funzioni.
Cosa significa «net 30» su una fattura?
«Net 30» indica un termine di pagamento di 30 giorni, ma la sola dicitura non definisce l'evento da cui decorre. Specificare se il termine decorre dalla fattura, dalla ricezione, dalla consegna, dall'accettazione o da un altro evento concordato, e indicare la data di scadenza risultante.
Che cos'è una nota di credito?
La nota di credito riduce o annulla in tutto o in parte una fattura emessa, ad esempio a seguito di un reso, di un addebito eccessivo o di uno sconto post-vendita. Fa riferimento al documento originario affinché la rettifica sia tracciabile. Seguire il metodo di rettifica previsto dalla giurisdizione competente, poiché alcuni sistemi richiedono documenti aggiuntivi o passaggi di autorizzazione fiscale.
Che cos'è il reverse charge in fattura?
Il reverse charge trasferisce l'obbligo di assolvimento dell'IVA dal fornitore al cliente. Si applica a specifiche cessioni o prestazioni nazionali o transfrontaliere, non a tutte le operazioni B2B. Quando si applica, utilizzare il trattamento fiscale, gli identificativi e le diciture in fattura richiesti dal relativo regime.
Perché i numeri delle fatture devono essere progressivi?
Alcuni ordinamenti fiscali richiedono una numerazione progressiva basata su una o più serie affinché ogni fattura sia univocamente identificabile. Una serie controllata facilita l'accertamento di omissioni e duplicazioni, ma la gestione di lacune, azzeramenti e serie separate dipende dalle norme locali.
Che cos'è la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica trasmette dati strutturati della fattura che i sistemi riceventi possono elaborare. UBL e CII sono sintassi XML diffuse, ma un obbligo normativo può prevedere un altro formato, una rete diversa, un modello di comunicazione fiscale o una piattaforma di autorizzazione fiscale. Un semplice PDF non costituisce una fattura elettronica strutturata.