Principais termos de faturas
Estes são os tipos de documento mais comuns. Eles podem parecer iguais, mas cada um cumpre uma função diferente em uma venda: apresentar uma proposta, cobrar, corrigir um erro ou comprovar que o pagamento ocorreu.
- Fatura
- Documento comercial datado que registra um fornecimento e normalmente solicita pagamento. O conteúdo obrigatório e o efeito tributário dependem da operação e da jurisdição.
- Número da fatura
- Referência que identifica uma fatura. Alguns sistemas exigem numeração sequencial baseada em uma ou mais séries. A regra exata depende da jurisdição.
- Fatura pro forma
- Proposta de operação ou cotação no formato de fatura. Em geral, não é a fatura fiscal definitiva, embora seu uso contratual, aduaneiro e para pagamento varie.
- Fatura comercial
- Registro do vendedor sobre uma venda de exportação e um dos principais documentos que a alfândega pode usar para avaliar e liberar mercadorias vendidas. O destino pode exigir campos específicos.
- Nota de crédito
- Documento que registra a redução ou o cancelamento de uma fatura já emitida, por exemplo após devolução, cobrança a maior ou desconto. A forma de identificação varia, e o documento deve identificar a fatura original que corrige.
- Recibo
- Confirmação de que determinado pagamento foi recebido. Pode cobrir um depósito ou pagamento parcial e nem sempre quita toda a operação.
Termos tributários
Os nomes e mecanismos dos tributos sobre consumo variam entre países, e nem toda fatura inclui tributo. A tabela oferece apenas uma orientação geral. Cadastro, local da operação, isenções e regras setoriais ainda exigem uma análise local.
| Tributo | Modelo geral | Exemplos |
|---|---|---|
| IVA | Tributo em várias etapas, com dedução do imposto sobre entradas elegíveis | UE, Reino Unido e muitos outros |
| GST | Em geral, tributo em várias etapas semelhante ao IVA | Austrália, Canadá, Índia, Nova Zelândia |
| Imposto sobre vendas | Tributos estaduais e locais sobre operações, normalmente no varejo | Estados Unidos |
- IVA (imposto sobre valor agregado)
- Tributo sobre consumo arrecadado ao longo das etapas da cadeia de fornecimento. Empresas cadastradas contabilizam o IVA sobre as saídas e podem deduzir o IVA elegível das entradas, sujeito a isenções e restrições.
- GST (imposto sobre bens e serviços)
- Tributo sobre consumo com valor agregado usado em países como Austrália, Canadá, Índia e Nova Zelândia. Funciona de maneira parecida com o IVA, tributando o valor agregado em cada etapa.
- Imposto sobre vendas
- Tributo sobre operações comum nos Estados Unidos, normalmente cobrado em vendas tributáveis no varejo. Uma empresa compradora não é automaticamente isenta. Revenda e outras isenções exigem as condições e provas aplicáveis.
- Inversão do sujeito passivo
- Regra que atribui ao cliente, e não ao fornecedor, a contabilização do IVA. Quando aplicável, a fatura segue o tratamento sem cobrança, os identificadores e o texto exigidos.
- Número de identificação do IVA
- Identificador usado para fins de IVA e exibido quando as regras de faturamento exigem. Um número válido é uma prova a conferir, mas não demonstra sozinho que a inversão do sujeito passivo se aplica.
- Momento do fato gerador
- Data que define o período e a alíquota aplicáveis a um fornecimento, também chamada de momento da operação. Pode ser diferente da data da fatura ou do pagamento.
Termos de comércio internacional
Quando mercadorias cruzam uma fronteira, os documentos aduaneiros podem exigir dados extras para liberação, avaliação e tratamento dos tributos. Estes termos descrevem obrigações de entrega, classificação do produto, origem e valor.
- Incoterms
- Regras comerciais da ICC, como EXW, FOB, DAP e DDP, que distribuem tarefas, custos e riscos de entrega. Elas não definem sozinhas o preço, as condições de pagamento nem a transferência de propriedade.
- Código HS
- Código do Sistema Harmonizado: classificação tarifária internacional de seis dígitos, muitas vezes ampliada, para um produto. A alfândega o usa para definir a alíquota e aplicar regras comerciais.
- Número EORI
- Número de Registro e Identificação de Operadores Econômicos usado por operadores aduaneiros na UE. A necessidade depende da função, do estabelecimento e da atividade aduaneira da parte.
- País de origem
- Origem definida pelas regras aplicáveis de produto inteiramente obtido ou transformação substancial, e não apenas pelo país de embarque. Ela pode afetar tributos, preferências e medidas comerciais.
- Valor aduaneiro
- Valor definido conforme a legislação de valoração aduaneira. O valor de transação é o método principal para muitas vendas, com ajustes obrigatórios e métodos alternativos quando ele não pode ser usado.
Condições de pagamento
As condições de pagamento definem quando e como uma fatura deve ser paga e o que pode ocorrer em caso de atraso. Combine o evento que inicia o prazo e mostre a data exata de vencimento. Um gerador de faturas gratuito pode exibir as datas e condições informadas por você, mas não decide o contrato nem uma regra obrigatória de prazo.
- Net 30 (prazo de 30 dias)
- Prazo de crédito de 30 dias. As partes devem definir se ele começa na emissão, no recebimento, na entrega, na aceitação ou em outro evento.
- Data de vencimento
- Data limite no calendário para pagar conforme o acordo e qualquer norma obrigatória. Mostre a data de forma explícita, em vez de depender apenas de uma abreviação.
- Juros por atraso
- Juros que um contrato ou a lei pode permitir sobre um saldo vencido. As regras da UE concedem direitos em operações comerciais elegíveis por meio da legislação nacional. Dívidas de consumidores não fazem parte desse regime.
- Remessa de pagamento
- O ato de enviar o pagamento de uma fatura e os dados que o acompanham. Um aviso de remessa informa ao vendedor quais faturas o pagamento cobre.
- Pagamento parcial
- Pagamento que quita parte de uma fatura. O saldo restante continua aberto até ser pago ou resolvido por um ajuste autorizado.
Termos de conformidade e formato
As regras de faturamento podem tratar de conteúdo, numeração, formato de transmissão e retenção. Estes termos abrangem séries sequenciais, dados legíveis por máquina, prazos de guarda e os dados das partes preservados em um documento emitido.
- Numeração sequencial
- Regra presente em alguns sistemas tributários pela qual os identificadores avançam dentro de uma ou mais séries definidas. Preserve os registros que explicam cancelamentos, correções e limites entre séries.
- Faturamento eletrônico
- Emissão dos dados da fatura em formato estruturado e legível por máquina, processável pelos sistemas destinatários. Formatos XML como UBL e CII são comuns, mas cada obrigação define sintaxe, rede e processo de autorização aceitos.
- Prazo de retenção
- Período durante o qual a legislação tributária, contábil ou societária aplicável exige faturas legíveis e documentos de apoio. Tanto a duração quanto o evento inicial variam.
- Registro de comprador e vendedor
- Dados das partes preservados com a fatura emitida. Alterações posteriores de cadastro não devem reescrever silenciosamente o documento histórico. Use o processo de correção aplicável.
Perguntas sobre termos de faturamento
Qual é a diferença entre fatura e recibo?
A fatura registra o que está sendo cobrado e normalmente solicita pagamento. O recibo confirma um valor recebido, inclusive um depósito ou pagamento parcial. O momento de cada documento pode variar, e um documento pago pode cumprir as duas funções quando as regras permitirem.
O que significa Net 30 em uma fatura?
Net 30 descreve um prazo de crédito de 30 dias, mas não define sozinho o evento inicial. Informe se o prazo começa na emissão, no recebimento, na entrega, na aceitação ou em outro evento acordado, e mostre a data de vencimento resultante.
O que é uma nota de crédito?
Uma nota de crédito reduz ou cancela toda ou parte de uma fatura emitida, por exemplo após devolução, cobrança a maior ou desconto posterior. Ela indica o documento original para que o ajuste possa ser rastreado. Siga o método de correção da jurisdição, pois alguns sistemas exigem documentos ou etapas de autorização adicionais.
O que é inversão do sujeito passivo em uma fatura?
A inversão do sujeito passivo atribui ao cliente, e não ao fornecedor, a contabilização do IVA. Ela se aplica a operações nacionais ou internacionais específicas, não a toda operação B2B. Quando aplicável, use o tratamento tributário, os identificadores e o texto de fatura exigidos pelo regime.
Por que os números das faturas devem ser sequenciais?
Alguns sistemas tributários exigem um número sequencial baseado em uma ou mais séries para identificar cada fatura de forma única. Uma série controlada facilita a investigação de omissões e duplicidades, mas o tratamento de lacunas, reinícios e séries separadas depende das regras locais.
O que é faturamento eletrônico?
O faturamento eletrônico envia dados estruturados de fatura que os sistemas destinatários conseguem processar. UBL e CII são sintaxes XML comuns, mas uma obrigação pode determinar outro formato, rede, modelo de comunicação ou plataforma de autorização. Um PDF sozinho não é uma fatura eletrônica estruturada.