مصطلحات الفاتورة الأساسية
هذه هي أنواع المستندات التي ستصادفها في أغلب الأحيان. تبدو متشابهة ويسهل الخلط بينها، لكن لكل منها دورًا متميزًا في مرحلة مختلفة من عملية البيع: تقديم عرض الأسعار، أو المطالبة بالدفع، أو تصحيح خطأ، أو إثبات أن المال قد تم تبادله.
- فاتورة
- وثيقة تجارية مؤرخة تسجل عملية توريد وتطلب عادةً السداد. يعتمد محتواها المطلوب وتأثيرها الضريبي على المعاملة والولاية القضائية.
- رقم الفاتورة
- مرجع يحدد الفاتورة. تتطلب بعض الأنظمة رقمًا تسلسليًّا يستند إلى سلسلة واحدة أو أكثر؛ وتختلف القاعدة الدقيقة باختلاف الولاية القضائية.
- فاتورة أولية
- معاملة مقترحة أو عرض أسعار في شكل فاتورة. وهي عمومًا ليست الفاتورة الضريبية النهائية، على الرغم من أن استخدامها في الجوانب التعاقدية والدفع والجمارك يختلف.
- فاتورة تجارية
- سجل البائع الخاص ببيع التصدير وأحد المستندات الرئيسية التي قد تستخدمها الجمارك لتقييم البضائع المباعة وتخليصها. قد تنطبق حقول خاصة بالوجهة.
- إشعار دائن (إشعار ائتمان)
- وثيقة تسجل تخفيضًا أو إلغاءً لفاتورة صادرة سابقًا، على سبيل المثال بعد إرجاع البضاعة، أو فرض رسوم زائدة، أو منح خصم. تختلف صيغتها، ويجب أن تحدد الوثيقة الأصلية التي تصححها.
- إيصال
- إقرار باستلام دفعة محددة. وقد يشمل ذلك دفعة مقدمة أو دفعة جزئية، ولا يؤدي دائمًا إلى تسوية المعاملة بالكامل.
المصطلحات الضريبية
تختلف أسماء ضريبة الاستهلاك وآلياتها من بلد إلى آخر، ولا تتضمن كل فاتورة ضريبة. يمثل الجدول توجيهًا عامًا؛ ولا يزال التسجيل ومكان التوريد والإعفاءات وقواعد القطاع بحاجة إلى التحقق محليًّا.
| الضرائب | النموذج العام | أمثلة |
|---|---|---|
| ضريبة القيمة المضافة | ضريبة متعددة المراحل مع خصم المدخلات المؤهلة | الاتحاد الأوروبي والمملكة المتحدة والعديد من الدول الأخرى |
| ضريبة السلع والخدمات | غالبًا ما تكون ضريبة متعددة المراحل على غرار ضريبة القيمة المضافة | أستراليا، كندا، الهند، نيوزيلندا |
| ضريبة المبيعات | ضرائب المعاملات على مستوى الولايات والمستوى المحلي، وعادةً ما تُفرض على البيع بالتجزئة | الولايات المتحدة |
- ضريبة القيمة المضافة (VAT)
- ضريبة استهلاك تُجبى عبر مراحل سلسلة التوريد. تقوم الشركات المسجلة بإقرار ضريبة القيمة المضافة على المخرجات ويجوز لها خصم ضريبة القيمة المضافة على المدخلات المؤهلة، مع مراعاة الإعفاءات والقيود.
- ضريبة السلع والخدمات (GST)
- ضريبة استهلاك على القيمة المضافة تُستخدم في دول مثل أستراليا وكندا والهند ونيوزيلندا. وهي تعمل بشكل مشابه جدًّا لضريبة القيمة المضافة (VAT)، حيث تُفرض على القيمة المضافة في كل مرحلة.
- ضريبة المبيعات
- ضريبة معاملات شائعة في الولايات المتحدة، تُجبى عادةً على مبيعات التجزئة الخاضعة للضريبة. لا يُعفى المشتري التجاري تلقائيًا؛ وتتطلب إعادة البيع والإعفاءات الأخرى استيفاء الشروط المطبقة وتقديم الأدلة.
- الالتزام الضريبي العكسي
- قاعدة تجعل العميل مسؤولاً عن ضريبة القيمة المضافة بدلاً من المورد. وحيثما تنطبق هذه القاعدة، تتبع الفاتورة المعاملة المطلوبة المتعلقة بعدم فرض رسوم، والمعرّفات، والصياغة المطلوبة.
- رقم تعريف ضريبة القيمة المضافة
- معرّف يُستخدم لأغراض ضريبة القيمة المضافة ويُعرض حيثما تتطلب قواعد إصدار الفواتير ذلك. يُعد الرقم الصحيح دليلاً للتحقق، ولا يُعد بحد ذاته دليلاً على تطبيق آلية التحميل العكسي.
- النقطة الضريبية (تاريخ استحقاق الضريبة)
- التاريخ الذي يحدد الفترة الضريبية والمعدل الضريبي المطبقين على التوريد، ويُسمى أيضًا وقت التوريد. وقد يختلف عن تاريخ الفاتورة أو تاريخ الدفع.
مصطلحات التجارة الدولية
عندما تعبر البضائع الحدود، قد تتطلب المستندات الجمركية بيانات إضافية للتخليص والتقييم والمعاملة الجمركية. تصف هذه المصطلحات التزامات التسليم وتصنيف المنتج ومنشأه وقيمته.
- شروط التجارة الدولية (Incoterms)
- قواعد التجارة الدولية (ICC) مثل EXW وFOB وDAP وDDP التي تحدد مهام التسليم والتكاليف والمخاطر. وهي لا تحدد بحد ذاتها السعر أو شروط الدفع أو نقل الملكية.
- رمز HS
- رمز النظام المنسق: تصنيف تعريفي دولي مكون من ستة أرقام (وغالبًا ما يكون ممتدًا) لمنتج ما. تستخدمه الجمارك لتحديد معدل الرسوم الجمركية وتطبيق القواعد التجارية.
- رقم EORI
- رقم تسجيل وتحديد هوية الجهات الاقتصادية الذي يستخدمه العاملون في مجال الجمارك في الاتحاد الأوروبي. ويعتمد ما إذا كانت الجهة المعنية بحاجة إلى هذا الرقم على دورها ومقرها ونشاطها الجمركي.
- بلد المنشأ
- يتم تحديد المنشأ وفقًا لقواعد «الحصول الكامل» أو «التحويل الجوهري» المعمول بها، وليس مجرد بلد الشحن. وقد يؤثر ذلك على الرسوم الجمركية والأفضليات والتدابير التجارية.
- القيمة الجمركية
- القيمة المحددة بموجب قانون التقييم الجمركي. تُعد قيمة المعاملة الطريقة الأساسية للعديد من المبيعات، مع إجراء التعديلات المطلوبة واستخدام طرق بديلة في الحالات التي يتعذر فيها استخدامها.
شروط الدفع
تحدد شروط الدفع متى وكيف يجب سداد الفاتورة، وما الذي يمكن أن يحدث في حالة التأخير. اتفق على الحدث الذي يبدأ منه السداد واعرض تاريخ الاستحقاق في التقويم. يمكن لأداة إنشاء الفواتير المجانية عرض التواريخ والشروط التي تدخلها، لكنها لا تحدد شروط العقد أو القاعدة الإلزامية لفترة السداد.
- صافي 30
- مدة ائتمان مدتها 30 يومًا. يجب على الأطراف تحديد ما إذا كانت المدة تبدأ من تاريخ الفاتورة أو الإيصال أو التسليم أو القبول أو أي حدث آخر.
- تاريخ الاستحقاق
- الموعد النهائي المحدد في التقويم للدفع بموجب الاتفاقية وأي قانون إلزامي. اعرضه بشكل صريح بدلاً من الاعتماد على الاختصارات فقط.
- فائدة التأخير في السداد
- الفائدة التي قد يسمح بها العقد أو القانون على الرصيد المتأخر السداد. تمنح قواعد الاتحاد الأوروبي حقوقًا للمعاملات التجارية المؤهلة من خلال التنفيذ الوطني؛ وتقع ديون المستهلكين خارج نطاق هذا النظام.
- التحويل المالي
- عملية إرسال دفعة مقابل فاتورة، والتفاصيل المصاحبة لها. يُعلم إشعار التحويل البائع بالفواتير التي يغطيها الدفع.
- الدفع الجزئي
- دفعة تسدد جزءًا من الفاتورة. ويظل الرصيد المتبقي معلّقًا حتى يتم سداده أو تسويته من خلال تعديل معتمد.
شروط الامتثال والتنسيق
يمكن لقواعد الفواتير أن تنظم المحتوى والترقيم وتنسيق الإرسال والاحتفاظ. تغطي هذه المصطلحات السلاسل التسلسلية والبيانات القابلة للقراءة آليًّا وفترات الاحتفاظ بالسجلات وتفاصيل الأطراف المحفوظة في المستند الصادر.
- الترقيم التسلسلي
- قاعدة في بعض الأنظمة الضريبية تنص على أن معرّفات الفواتير تتقدم ضمن سلسلة محددة واحدة أو أكثر. احتفظ بالسجلات التي تشرح عمليات الإلغاء والتصحيحات وحدود السلسلة.
- الفوترة الإلكترونية
- إصدار بيانات الفاتورة بتنسيق منظم وقابل للقراءة آليًّا بحيث يمكن لأنظمة الاستلام معالجتها. تعد تنسيقات XML مثل UBL وCII شائعة، لكن اللوائح التنظيمية تحدد الصيغة المقبولة والشبكة وعملية التخليص.
- فترة الاحتفاظ
- الفترة التي تتطلب فيها قوانين الضرائب أو المحاسبة أو قانون الشركات المعمول بها وجود فواتير وسجلات داعمة قابلة للقراءة. تختلف كل من المدة والحدث الذي يبدأ منه هذا الإلزام.
- لمحة عن المشتري/البائع
- تفاصيل الطرف المحفوظة مع الفاتورة الصادرة. لا ينبغي أن تؤدي التعديلات اللاحقة على الملف الشخصي إلى إعادة كتابة السجل التاريخي الصادر دون إشعار؛ استخدم عملية التصحيح المناسبة.
أسئلة حول مصطلحات الفواتير
ما الفرق بين الفاتورة والإيصال؟
تسجل الفاتورة ما تم إصداره كفاتورة وغالبًا ما تطلب الدفع. أما الإيصال فيؤكد استلام مبلغ ما، بما في ذلك الدفعة المقدمة أو الدفعة الجزئية. قد يختلف توقيت إصدارهما، ويمكن أن يجمع مستند واحد مدفوع بين الوظيفتين حيثما تسمح القواعد بذلك.
ماذا يعني «صافي 30» في الفاتورة؟
يصف مصطلح «Net 30» فترة ائتمان مدتها 30 يومًا، لكن التسمية وحدها لا تحدد الحدث الذي تبدأ منه الفترة. حدد ما إذا كانت تبدأ من تاريخ الفاتورة أو الإيصال أو التسليم أو القبول أو أي حدث آخر متفق عليه، واطبع تاريخ الاستحقاق الناتج وفقًا للتقويم.
ما هي مذكرة الائتمان؟
تُخفِّض مذكرة الائتمان فاتورة صادرة كليًّا أو جزئيًّا أو تلغيها، على سبيل المثال بعد إرجاع البضاعة أو فرض رسوم زائدة أو خصم بعد البيع. وهي تشير إلى الفاتورة الأصلية بحيث يمكن تتبع التعديل. اتبع طريقة التصحيح المعمول بها في الولاية القضائية، حيث إن بعض الأنظمة تفرض مستندات إضافية أو خطوات تخليص.
ما المقصود بـ«الالتزام الضريبي العكسي» في الفاتورة؟
تجعل آلية «تحميل الضريبة على المشتري» العميل مسؤولاً عن ضريبة القيمة المضافة بدلاً من المورد. وهي تنطبق على توريدات محددة محلية أو عبر الحدود، وليس على جميع المعاملات بين الشركات (B2B). وحيثما تنطبق، استخدم المعاملة الضريبية والمعرّفات وصياغة الفاتورة التي يتطلبها ذلك النظام.
لماذا يجب أن تكون أرقام الفواتير متسلسلة؟
تتطلب بعض الأنظمة الضريبية رقمًا تسلسليًّا يستند إلى سلسلة واحدة أو أكثر بحيث يمكن تحديد كل فاتورة بشكل فريد. تيسر السلسلة الخاضعة للرقابة التحقيق في حالات الإغفال والتكرار، لكن معالجة الفجوات وإعادة الضبط والسلسلات المنفصلة تخضع للقواعد المحلية.
ما هي الفواتير الإلكترونية؟
تُرسل الفواتير الإلكترونية بيانات فواتير منظمة يمكن للأنظمة المستلمة معالجتها. يُعد كل من UBL وCII من صيغ XML الشائعة، لكن قد يحدد التوجيه التنسيقي تنسيقًا أو شبكة أو نموذج إبلاغ أو منصة تخليص أخرى. ولا يُعد ملف PDF بمفرده فاتورة إلكترونية منظمة.