Grundlegende Rechnungsbegriffe
Diesen Dokumentarten werden Sie am häufigsten begegnen. Sie sehen ähnlich aus und können leicht verwechselt werden, erfüllen jedoch jeweils eine eigene Funktion in unterschiedlichen Phasen eines Verkaufs: bei der Angebotserstellung, der Zahlungsaufforderung, der Fehlerkorrektur oder als Nachweis eines Zahlungseingangs.
- Rechnung
- Ein datiertes Geschäftsdokument, das eine Lieferung oder Leistung festhält und üblicherweise zur Zahlung auffordert. Welche Angaben erforderlich sind und welche steuerliche Wirkung es hat, hängt vom Geschäftsvorgang und der jeweiligen Rechtsordnung ab.
- Rechnungsnummer
- Eine Referenz, die eine Rechnung eindeutig kennzeichnet. Einige Systeme verlangen eine fortlaufende Nummer innerhalb einer oder mehrerer Nummernserien; die genaue Regelung richtet sich nach der jeweiligen Rechtsordnung.
- Proformarechnung
- Ein Geschäftsvorschlag oder Angebot in Rechnungsform. Sie gilt im Allgemeinen nicht als endgültige Steuerrechnung, wobei ihre Verwendung für Verträge, Zahlungen und Zollzwecke unterschiedlich geregelt sein kann.
- Handelsrechnung
- Der Nachweis des Verkäufers über ein Exportgeschäft und eines der wichtigsten Dokumente, anhand derer der Zoll verkaufte Waren bewerten und abfertigen kann. Je nach Bestimmungsort können zusätzliche Angaben erforderlich sein.
- Gutschrift
- Ein Dokument, das die Minderung oder Stornierung einer zuvor ausgestellten Rechnung festhält, etwa nach einer Rückgabe, einer Überberechnung oder einem Preisnachlass. Die Bezeichnung kann variieren; das korrigierte Originaldokument sollte eindeutig angegeben werden.
- Quittung
- Eine Bestätigung, dass eine bestimmte Zahlung eingegangen ist. Sie kann sich auf eine Anzahlung oder Teilzahlung beziehen und begleicht nicht zwangsläufig den gesamten Geschäftsvorgang.
Steuerbegriffe
Bezeichnungen und Funktionsweisen von Verbrauchsteuern unterscheiden sich je nach Land, und nicht jede Rechnung weist eine Steuer aus. Die Tabelle bietet eine allgemeine Orientierung; Registrierung, Ort der Lieferung oder Leistung, Steuerbefreiungen und branchenspezifische Vorschriften müssen weiterhin vor Ort geprüft werden.
| Steuer | Allgemeines Modell | Beispiele |
|---|---|---|
| Umsatzsteuer | Mehrstufige Steuer mit berechtigtem Vorsteuerabzug | EU, Vereinigtes Königreich und viele weitere Länder |
| GST | Häufig eine mehrstufige Steuer nach dem Umsatzsteuerprinzip | Australien, Kanada, Indien, Neuseeland |
| Verkaufssteuer | Steuern der Bundesstaaten und Kommunen auf Geschäftsvorgänge, meist im Einzelhandel | Vereinigte Staaten |
- Umsatzsteuer
- Eine Verbrauchsteuer, die über mehrere Stufen der Lieferkette erhoben wird. Registrierte Unternehmen rechnen die geschuldete Umsatzsteuer ab und können vorbehaltlich von Befreiungen und Einschränkungen abzugsfähige Vorsteuer geltend machen.
- GST (Steuer auf Waren und Dienstleistungen)
- Eine Mehrwertsteuer auf den Verbrauch, die unter anderem in Australien, Kanada, Indien und Neuseeland erhoben wird. Sie funktioniert ähnlich wie die Umsatzsteuer und besteuert den auf jeder Stufe geschaffenen Mehrwert.
- Verkaufssteuer
- Eine in den Vereinigten Staaten übliche Transaktionssteuer, die normalerweise auf steuerpflichtige Einzelhandelsverkäufe erhoben wird. Gewerbliche Käufer sind nicht automatisch befreit; für Wiederverkäufe und andere Befreiungen müssen die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt und entsprechende Nachweise erbracht werden.
- Reverse-Charge-Verfahren
- Eine Regelung, nach der der Kunde anstelle des Lieferanten die Umsatzsteuer abrechnet. Soweit sie anwendbar ist, muss die Rechnung die vorgeschriebene Behandlung ohne Steuerausweis sowie die erforderlichen Kennungen und Formulierungen enthalten.
- Umsatzsteuer-ID
- Eine für Umsatzsteuerzwecke verwendete Kennung, die angegeben wird, wenn die Rechnungsvorschriften dies verlangen. Eine gültige Nummer ist ein zu prüfender Nachweis, belegt für sich allein jedoch nicht, dass das Reverse-Charge-Verfahren anwendbar ist.
- Steuerzeitpunkt
- Das Datum, das bestimmt, welcher Steuerzeitraum und welcher Steuersatz auf eine Lieferung oder Leistung anzuwenden sind, auch Zeitpunkt der Leistung genannt. Es kann vom Rechnungsdatum oder Zahlungsdatum abweichen.
Begriffe des internationalen Handels
Wenn Waren eine Grenze überschreiten, können für die Zollabfertigung, Bewertung und Abgabenbehandlung zusätzliche Angaben in den Zolldokumenten erforderlich sein. Diese Begriffe beschreiben Lieferpflichten, Warenklassifizierung, Ursprung und Wert.
- Incoterms
- Handelsregeln der ICC wie EXW, FOB, DAP und DDP, die Aufgaben, Kosten und Risiken der Lieferung zuordnen. Sie regeln für sich allein weder den Preis noch die Zahlungsbedingungen oder den Eigentumsübergang.
- HS-Code
- Ein Code des Harmonisierten Systems: eine internationale sechsstellige, häufig erweiterte Zolltarifklassifizierung für ein Produkt. Der Zoll verwendet ihn, um den Zollsatz festzulegen und Handelsvorschriften anzuwenden.
- EORI-Nummer
- Eine Nummer zur Registrierung und Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten, die von Zollbeteiligten in der EU verwendet wird. Ob eine Partei eine solche Nummer benötigt, hängt von ihrer Rolle, ihrer Niederlassung und ihrer Zolltätigkeit ab.
- Ursprungsland
- Der Ursprung, der nach den jeweils geltenden Regeln für vollständig gewonnene oder hergestellte Waren beziehungsweise eine wesentliche Be- oder Verarbeitung bestimmt wird, und nicht lediglich das Versandland. Er kann Zölle, Präferenzbehandlungen und handelspolitische Maßnahmen beeinflussen.
- Zollwert
- Der nach dem Zollwertrecht ermittelte Wert. Bei vielen Verkäufen ist der Transaktionswert die vorrangige Methode; dabei sind vorgeschriebene Anpassungen vorzunehmen und alternative Methoden anzuwenden, wenn er nicht verwendet werden kann.
Zahlungsbedingungen
Zahlungsbedingungen legen fest, wann und wie eine Rechnung zu bezahlen ist und welche Folgen ein Zahlungsverzug haben kann. Vereinbaren Sie das auslösende Ereignis und geben Sie das kalendermäßige Fälligkeitsdatum an. Ein kostenloser Rechnungsgenerator kann die von Ihnen eingegebenen Daten und Bedingungen darstellen, bestimmt jedoch weder den Vertrag noch zwingende Vorschriften zur Zahlungsfrist.
- Netto 30
- Ein Zahlungsziel von 30 Tagen. Die Parteien sollten festlegen, ob die Frist mit der Rechnungsstellung, dem Rechnungseingang, der Lieferung, der Abnahme oder einem anderen Ereignis beginnt.
- Fälligkeitsdatum
- Der kalendermäßige Zahlungstermin gemäß der Vereinbarung und etwaigen zwingenden gesetzlichen Vorschriften. Geben Sie ihn ausdrücklich an, anstatt sich nur auf eine Kurzform zu verlassen.
- Verzugszinsen
- Zinsen, die ein Vertrag oder ein Gesetz auf einen überfälligen Betrag zulassen kann. EU-Vorschriften begründen über ihre nationale Umsetzung Rechte bei erfassten Geschäftsvorgängen zwischen Unternehmen; Verbraucherschulden fallen nicht unter diese Regelung.
- Zahlungsübermittlung
- Die Übermittlung einer Zahlung für eine Rechnung sowie der dazugehörigen Angaben. Eine Zahlungsmitteilung informiert den Verkäufer darüber, welche Rechnungen durch eine Zahlung abgedeckt werden.
- Teilzahlung
- Eine Zahlung, die einen Teil einer Rechnung begleicht. Der Restbetrag bleibt offen, bis er bezahlt oder durch eine zulässige Anpassung ausgeglichen wird.
Compliance- und Formatbegriffe
Rechnungsvorschriften können Inhalt, Nummerierung, Übermittlungsformat und Aufbewahrung regeln. Diese Begriffe betreffen fortlaufende Serien, maschinenlesbare Daten, Aufbewahrungszeiträume und die auf einem ausgestellten Dokument festgehaltenen Angaben zu den Parteien.
- Fortlaufende Nummerierung
- Eine in manchen Steuersystemen geltende Regel, nach der Rechnungskennungen innerhalb einer oder mehrerer definierter Serien fortlaufend vergeben werden. Bewahren Sie Unterlagen auf, aus denen Stornierungen, Korrekturen und die Abgrenzung der Serien hervorgehen.
- E-Rechnungsstellung
- Die Ausstellung von Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das empfangende Systeme verarbeiten können. XML-Formate wie UBL und CII sind verbreitet, doch verbindliche Vorgaben bestimmen die zulässige Syntax, das Netzwerk und das Freigabeverfahren.
- Aufbewahrungsfrist
- Der Zeitraum, für den das jeweils geltende Steuer-, Rechnungslegungs- oder Gesellschaftsrecht lesbare Rechnungen und Belege vorschreibt. Sowohl die Dauer als auch das auslösende Ereignis können variieren.
- Momentaufnahme von Käufer und Verkäufer
- Die zusammen mit der ausgestellten Rechnung gespeicherten Angaben zu den Parteien. Spätere Änderungen an Profilen sollten den historischen Rechnungsbeleg nicht stillschweigend umschreiben; verwenden Sie das jeweils vorgeschriebene Korrekturverfahren.
Fragen zu Rechnungsbegriffen
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?
Eine Rechnung hält die berechneten Positionen fest und fordert häufig zur Zahlung auf. Eine Quittung bestätigt den Eingang eines Betrags, einschließlich einer Anzahlung oder Teilzahlung. Der jeweilige Zeitpunkt kann variieren, und ein bezahltes Dokument kann beide Funktionen vereinen, sofern die Vorschriften dies zulassen.
Was bedeutet Netto 30 auf einer Rechnung?
Netto 30 bezeichnet ein Zahlungsziel von 30 Tagen, doch die Angabe allein legt das auslösende Ereignis nicht fest. Geben Sie an, ob die Frist mit der Rechnungsstellung, dem Rechnungseingang, der Lieferung, der Abnahme oder einem anderen vereinbarten Ereignis beginnt, und weisen Sie das daraus resultierende kalendermäßige Fälligkeitsdatum aus.
Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift mindert oder storniert eine ausgestellte Rechnung ganz oder teilweise, etwa nach einer Rückgabe, einer Überberechnung oder einem nachträglichen Preisnachlass. Sie verweist auf das Original, damit die Anpassung nachvollziehbar bleibt. Befolgen Sie das Korrekturverfahren der jeweiligen Rechtsordnung, da einige Systeme zusätzliche Dokumente oder Freigabeschritte vorschreiben.
Was bedeutet das Reverse-Charge-Verfahren auf einer Rechnung?
Beim Reverse-Charge-Verfahren rechnet der Kunde anstelle des Lieferanten die Umsatzsteuer ab. Die Regelung gilt für bestimmte inländische oder grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen, nicht für alle B2B-Geschäfte. Soweit sie anwendbar ist, müssen Sie die vorgeschriebene steuerliche Behandlung, die erforderlichen Kennungen und die verlangte Rechnungsformulierung verwenden.
Warum müssen Rechnungsnummern fortlaufend sein?
Einige Steuersysteme verlangen eine fortlaufende Nummer innerhalb einer oder mehrerer Serien, damit jede Rechnung eindeutig identifizierbar ist. Eine kontrollierte Serie erleichtert die Prüfung von Lücken und Duplikaten; wie Lücken, Neustarts und getrennte Serien zu behandeln sind, richtet sich jedoch nach den örtlichen Vorschriften.
Was ist E-Rechnungsstellung?
Bei der E-Rechnungsstellung werden strukturierte Rechnungsdaten übermittelt, die empfangende Systeme verarbeiten können. UBL und CII sind verbreitete XML-Syntaxen, doch verbindliche Vorgaben können ein anderes Format, Netzwerk, Meldemodell oder eine andere Freigabeplattform festlegen. Ein PDF allein ist keine strukturierte E-Rechnung.