Centrale fakturatermer
Dette er de dokumenttyper, du oftest vil møde. De ligner hinanden og er nemme at forveksle, men hver enkelt spiller en særskilt rolle på et forskelligt tidspunkt i et salg: at give tilbud, at kræve betaling, at rette en fejl eller at bevise, at penge har skiftet hænder.
- Faktura
- Et dateret kommercielt dokument, der registrerer en levering og almindeligvis anmoder om betaling. Dets påkrævede indhold og skattemæssige virkning afhænger af transaktionen og jurisdiktionen.
- Fakturanummer
- En reference, der identificerer en faktura. Nogle systemer kræver et fortløbende nummer i en eller flere serier. Den præcise regel afhænger af jurisdiktionen.
- Proformafaktura
- En foreslået transaktion eller tilbud i fakturaform. Det er generelt ikke den endelige skattefaktura, selvom dens kontraktmæssige, betalings- og toldmæssige anvendelse varierer.
- Handelsfaktura
- Sælgerens registrering af et eksportsalg og et af de vigtigste dokumenter, som toldmyndighederne kan bruge til at værdiansætte og fortolde solgte varer. Destinationsspecifikke felter kan være påkrævet.
- Kreditnota
- Et dokument, der registrerer en reduktion eller annullering af en tidligere udstedt faktura, for eksempel efter en returnering, en overfakturering eller en rabat. Betegnelsen varierer, og kreditnotaen bør identificere det oprindelige dokument, som den retter.
- Kvittering
- En bekræftelse på, at en angivet betaling er modtaget. Den kan dække et depositum eller en delbetaling og afslutter ikke altid hele transaktionen.
Skattetermer
Navne og regler for forbrugsafgifter varierer fra land til land, og ikke alle fakturaer indeholder afgift. Tabellen giver kun et overblik. Registrering, leveringssted, fritagelser og brancheregler skal stadig kontrolleres lokalt.
| Afgift | Generel model | Eksempler |
|---|---|---|
| Moms | Flerledsafgift med fradrag for berettiget indgående moms | EU, Storbritannien og mange andre |
| GST | Ofte en flerledsafgift, der minder om moms | Australien, Canada, Indien, New Zealand |
| Omsætningsafgift | Delstatslige og lokale transaktionsafgifter, typisk i detailhandelen | USA |
- Moms (merværdiafgift)
- En forbrugsafgift, der opkræves i flere led af forsyningskæden. Registrerede virksomheder afregner udgående moms og kan fradrage berettiget indgående moms med forbehold for fritagelser og begrænsninger.
- GST (afgift på varer og tjenesteydelser)
- En merværdibaseret forbrugsafgift, der anvendes i lande som Australien, Canada, Indien og New Zealand. Den fungerer stort set som moms og beskatter den tilførte værdi i hvert led.
- Salgsskat
- En transaktionsafgift, der er almindelig i USA og normalt opkræves ved afgiftspligtigt detailsalg. En erhvervskøber er ikke automatisk fritaget. Videresalg og andre fritagelser kræver, at de gældende betingelser og dokumentationskrav er opfyldt.
- Omvendt betalingspligt
- En regel, hvor kunden afregner momsen i stedet for leverandøren. Når reglen gælder, skal fakturaen bruge den krævede behandling uden opkrævet moms samt de påkrævede identifikatorer og formuleringer.
- Momsregistreringsnummer
- En identifikator, der bruges til momsformål og vises, når faktureringsreglerne kræver det. Et gyldigt nummer er en oplysning, der skal kontrolleres, men beviser ikke i sig selv, at omvendt betalingspligt gælder.
- Afgiftspligtens indtræden
- Den dato, der afgør, hvilken afgiftsperiode og -sats der gælder for en leverance, også kaldet leveringstidspunktet. Den kan adskille sig fra fakturadatoen eller betalingsdatoen.
Internationale handelstermer
Når varer krydser en grænse, kan tolddokumenter kræve ekstra data til fortoldning, værdiansættelse og toldbehandling. Disse vilkår beskriver leveringsforpligtelser, produktklassificering, oprindelse og værdi.
- Incoterms
- ICC-handelsregler som EXW, FOB, DAP og DDP, der fordeler leveringsopgaver, omkostninger og risiko. De fastsætter ikke i sig selv pris, betalingsbetingelser eller ejendomsrettens overgang.
- HS-kode
- En kode i det harmoniserede system: en international sekscifret toldklassifikation for et produkt, som ofte udvides nationalt. Toldmyndighederne bruger den til at fastsætte toldsatsen og anvende handelsregler.
- EORI-nummer
- Et registrerings- og identifikationsnummer for økonomiske aktører, som bruges ved toldbehandling i EU. Om en part har brug for et nummer, afhænger af partens rolle, etablering og toldaktivitet.
- Oprindelsesland
- Oprindelsen fastlægges efter de gældende regler om fuldt ud fremstillede varer eller væsentlig forarbejdning, ikke blot efter afsendelseslandet. Den kan påvirke told, præferencer og handelstiltag.
- Toldværdi
- Værdien fastsat i henhold til toldværdiloven. Transaktionsværdi er den primære metode for mange salg, med nødvendige justeringer og alternative metoder, hvor den ikke kan bruges.
Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelser angiver, hvornår og hvordan en faktura skal betales, og hvad der kan ske ved forsinket betaling. Aftal den begivenhed, som betalingsfristen regnes fra, og angiv en konkret forfaldsdato. En gratis fakturagenerator kan vise de datoer og vilkår, du indtaster, men den afgør ikke kontraktens indhold eller ufravigelige regler om betalingsfrister.
- Netto 30
- En 30-dages kredittid. Parterne bør definere, om perioden starter på faktura, modtagelse, levering, accept eller en anden begivenhed.
- Forfaldsdato
- Den konkrete betalingsfrist efter aftalen og eventuelle ufravigelige regler. Angiv datoen direkte i stedet for kun at bruge en forkortelse.
- Morarente
- Renter, som en kontrakt eller lov kan tillade på en forfalden saldo. EU-regler giver rettigheder ved omfattede handelstransaktioner gennem national lovgivning. Forbrugergæld er ikke omfattet af ordningen.
- Betaling og betalingsmeddelelse
- Det at sende betaling for en faktura samt de oplysninger, der følger med. En betalingsmeddelelse fortæller sælgeren, hvilke fakturaer betalingen dækker.
- Delbetaling
- En betaling, der afregner en del af en faktura. Den resterende saldo forbliver åben, indtil den er betalt eller løst gennem en autoriseret justering.
Begreber om krav og formater
Fakturaregler kan fastlægge krav til indhold, nummerering, transmissionsformat og opbevaring. Begreberne her dækker fortløbende serier, maskinlæsbare data, opbevaringsperioder og de partsoplysninger, der bevares på et udstedt dokument.
- Fortløbende nummerering
- En regel i nogle skattesystemer om, at fakturaidentifikatorer skal følge en eller flere definerede serier. Opbevar bilag, der forklarer annulleringer, rettelser og grænser mellem serier.
- E-fakturering
- Udstedelse af fakturadata i et struktureret, maskinlæsbart format, som modtagende systemer kan behandle. XML-formater som UBL og CII er almindelige, men den enkelte pligt fastlægger den accepterede syntaks, netværket og processen for myndighedsgodkendelse.
- Opbevaringsperiode
- Den periode, hvor gældende skatte-, regnskabs- eller selskabslovgivning kræver, at fakturaer og tilhørende bilag opbevares læsbart. Både periodens længde og starttidspunkt varierer.
- Fastlåste køber- og sælgeroplysninger
- Partsoplysningerne bevares sammen med den udstedte faktura. Senere ændringer af en profil bør ikke automatisk omskrive den historiske faktura. Brug den korrektionsproces, der gælder.
Spørgsmål om fakturatermer
Hvad er forskellen mellem en faktura og en kvittering?
En faktura registrerer, hvad der faktureres og kræver ofte betaling. En kvittering bekræfter et modtaget beløb, inklusive et depositum eller en delbetaling. Deres timing kan variere, og ét betalt dokument kan kombinere begge funktioner, hvor reglerne tillader det.
Hvad betyder netto 30 på en faktura?
Netto 30 beskriver en kreditperiode på 30 dage, men betegnelsen alene angiver ikke, hvornår perioden begynder. Angiv, om den regnes fra fakturadato, modtagelse, levering, accept eller en anden aftalt begivenhed, og skriv den beregnede forfaldsdato på fakturaen.
Hvad er en kreditnota?
En kreditnota reducerer eller annullerer hele eller dele af en udstedt faktura, for eksempel efter returnering, overpris eller eftersalgsrabat. Den refererer til originalen, så justeringen er sporbar. Følg jurisdiktionens korrektionsmetode, da nogle systemer foreskriver yderligere dokumenter eller godkendelsestrin.
Hvad er omvendt betalingspligt på en faktura?
Ved omvendt betalingspligt afregner kunden momsen i stedet for leverandøren. Reglen gælder for bestemte indenlandske eller grænseoverskridende leverancer, ikke alle B2B-transaktioner. Når den gælder, skal du bruge den afgiftsbehandling, de identifikatorer og den fakturaformulering, som ordningen kræver.
Hvorfor skal fakturanumre være fortløbende?
Nogle skattesystemer kræver et fortløbende nummer baseret på en eller flere serier, så hver faktura er entydigt identificerbar. En kontrolleret serie gør udeladelser og dubletter lettere at undersøge, men behandlingen af huller, nulstillinger og separate serier kommer fra lokale regler.
Hvad er e-fakturering?
E-fakturering sender strukturerede fakturadata, som modtagende systemer kan behandle. UBL og CII er almindelige XML-syntakser, men et mandat kan angive et andet format, netværk, rapporteringsmodel eller godkendelsesplatform. En PDF alene er ikke en struktureret e-faktura.