Grundlæggende fakturatermer
Dette er de dokumenttyper, du vil møde oftest. De ligner hinanden og er nemme at forveksle, men hver af dem spiller en egen rolle på et bestemt tidspunkt i et salg: at give tilbud, at kræve betaling, at rette en fejl eller at dokumentere, at pengene har skiftet hænder.
- Faktura
- Et dateret handelsdokument, der registrerer en levering og som regel anmoder om betaling. De krævede oplysninger og skatteeffekten afhænger af transaktionen og retsområdet.
- Fakturanummer
- En reference, der identificerer en faktura. Nogle systemer kræver et løbende nummer ud fra én eller flere serier; den præcise regel afhænger af retsområdet.
- Proformafaktura
- En foreslået transaktion eller et tilbud i fakturaform. Den er som regel ikke den endelige skattemæssige faktura, selvom den kontraktmæssige, betalingsmæssige og toldmæssige anvendelse varierer.
- Handelsfaktura
- Sælgers registrering af et eksportsalg samt et af de vigtigste dokumenter, som toldmyndighederne kan bruge til at vurdere og toldbehandle solgte varer. Felter, der er specifikke for destinationen, kan forekomme.
- Kreditnota
- Et dokument, der registrerer en nedsættelse eller annullering af en tidligere udstedt faktura, fx efter en retur, en overopkrævning eller en rabat. Betegnelsen varierer, og dokumentet bør identificere det oprindelige dokument, som det retter.
- Kvittering
- En kvittering for, at en angivet betaling er modtaget. Den kan dække et depositum eller en delbetaling og afregner ikke altid hele transaktionen.
Skattetermer
Betegnelser og mekanismer for omsætningsskat varierer fra land til land, og ikke alle fakturaer indeholder skat. Tabellen giver en overordnet orientering; registrering, leveringssted, fritagelser og sektorspecifikke regler skal fortsat kontrolleres lokalt.
| Skat | Generel model | Eksempler |
|---|---|---|
| Moms (VAT) | Flerledsskat med fradragsberettiget indgående afgift | EU, Storbritannien og mange andre |
| GST | Ofte en flerledsskat i momsmodel | Australien, Canada, Indien, New Zealand |
| Omsætningsskat | Stats- og lokale transaktionsskatter, almindeligvis i detailhandlen | USA |
- Moms (meromsætningsafgift)
- En forbrugsafgift, der opkræves gennem forsyningskædens led. Momsregistrerede virksomheder afregner udgående moms og kan fradrage berettiget indgående moms, med forbehold for fritagelser og begrænsninger.
- GST (goods and services tax)
- En merværdiafgift, der anvendes i lande som Australien, Canada, Indien og New Zealand. Den fungerer i høj grad som moms, idet den beskatter merværdien i hvert led.
- Omsætningsafgift
- En transaktionsafgift, der er udbredt i USA og typisk opkræves på afgiftspligtigt detailsalg. En erhvervskøber er ikke automatisk fritaget; videresalgs- og andre fritagelser kræver, at de gældende betingelser og dokumentation er opfyldt.
- Reverse charge (omvendt betalingspligt)
- En regel, der gør, at kunden afregner moms i stedet for leverandøren. Hvor den finder anvendelse, udstedes fakturaen uden moms og med de påkrævede identifikationsoplysninger og formuleringer.
- Momsregistreringsnummer
- Et identifikationsnummer, der anvendes til momsformål, og som angives, hvor faktureringsreglerne kræver det. Et gyldigt nummer er dokumentation, der skal kontrolleres, men er ikke i sig selv bevis for, at reverse charge finder anvendelse.
- Beskatningstidspunkt
- Den dato, der afgør, hvilken afgiftsperiode og hvilken sats der gælder for en levering, også kaldet leveringstidspunktet. Den kan afvige fra fakturadatoen eller betalingsdatoen.
Internationale handelstermer
Når varer krydser en grænse, kan toldpapirer kræve yderligere oplysninger til fortoldning, værdiansættelse og toldbehandling. Disse begreber beskriver leveringsforpligtelser, produktklassificering, oprindelse og værdi.
- Incoterms
- ICC's handelsregler som EXW, FOB, DAP og DDP, der fordeler leveringsopgaver, omkostninger og risiko. De fastsætter ikke i sig selv pris, betalingsbetingelser eller ejendomsrettens overgang.
- HS-kode
- En kode i det harmoniserede system: en international sekscifret (ofte udvidet) tarifklassificering for et produkt. Toldmyndighederne bruger den til at fastsætte toldsatsen og anvende handelsregler.
- EORI-nummer
- Et Economic Operators Registration and Identification-nummer, der anvendes af toldaktører i EU. Om en part har brug for et, afhænger af dens rolle, etablering og toldaktivitet.
- Oprindelsesland
- Oprindelsen fastlagt efter de gældende regler om fuldt ud fremstillet eller væsentlig forarbejdning, ikke blot forsendelseslandet. Den kan påvirke toldsatser, præferencer og handelsforanstaltninger.
- Toldværdi
- Den værdi, der fastsættes i henhold til toldværdilovgivningen. Transaktionsværdi er den primære metode ved mange salg, med obligatoriske justeringer og alternative metoder, hvor den ikke kan anvendes.
Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelser fastsætter, hvornår og hvordan en faktura skal betales, og hvad der kan ske, hvis den betales for sent. Aftal den udløsende begivenhed, og angiv kalenderforfaldsdatoen. En gratis fakturagenerator kan vise de datoer og betingelser, du indtaster, men den afgør ikke kontrakten eller den obligatoriske betalingsfristregel.
- Netto 30
- En kreditfrist på 30 dage. Parterne bør definere, om perioden starter ved fakturering, modtagelse, levering, accept eller en anden begivenhed.
- Forfaldsdato
- Kalenderforfaldsdatoen for betaling i henhold til aftalen og eventuel obligatorisk lovgivning. Angiv den udtrykkeligt i stedet for kun at anvende forkortelser.
- Morarente
- Renter, som en kontrakt eller lovgivning kan tillade på en forfalden saldo. EU-regler giver rettigheder for kvalificerende handelstransaktioner gennem national gennemførelse; forbrugerkrav er ikke omfattet af dette regime.
- Betaling
- Handlingen med at sende betaling for en faktura og de oplysninger, der ledsager den. En betalingsmeddelelse angiver for sælgeren, hvilke fakturaer en betaling dækker.
- Delbetaling
- En betaling, der dækker en del af en faktura. Den resterende saldo forbliver åben, indtil den er betalt eller afviklet via en autoriseret regulering.
Overholdelse og formatkrav
Fakturaregler kan regulere indhold, nummerering, transmissionsformat og opbevaring. Disse begreber dækker løbende serier, maskinlæsbare data, opbevaringsperioder og de partoplysninger, der bevares på et udstedt dokument.
- Løbende nummerering
- En regel i visse skattesystemer om, at fakturaidentifikatorer skrider frem inden for én eller flere definerede serier. Bevar de registreringer, der forklarer annulleringer, rettelser og seriegrænser.
- E-fakturering
- Udstedelse af fakturadata i et struktureret, maskinlæsbart format, som modtagende systemer kan behandle. XML-formater som UBL og CII er udbredte, men mandater definerer den accepterede syntaks, netværk og godkendelsesproces.
- Opbevaringsfrist
- Den periode, hvor gældende skatte-, regnskabs- eller selskabsret kræver læsbare fakturaer og understøttende bilag. Både varigheden og den udløsende begivenhed varierer.
- Køber/sælger-øjebliksbillede
- Partoplysningerne bevares sammen med den udstedte faktura. Senere profilredigeringer bør ikke i stilhed overskrive den historiske udstedte optegnelse; brug den korrektionsproces, der finder anvendelse.
Spørgsmål om faktureringsbegreber
Hvad er forskellen mellem en faktura og en kvittering?
En faktura dokumenterer, hvad der faktureres, og anmoder ofte om betaling. En kvittering bekræfter et modtaget beløb, herunder et depositum eller en delbetaling. Tidspunktet kan variere, og ét betalt dokument kan forene begge funktioner, hvor reglerne tillader det.
Hvad betyder net 30 på en faktura?
Net 30 beskriver en kreditperiode på 30 dage, men selve betegnelsen definerer ikke starttidspunktet. Angiv, om fristen løber fra fakturadatoen, modtagelsen, leveringen, accepten eller en anden aftalt hændelse, og angiv den resulterende forfaldsdato.
Hvad er en kreditnota?
En kreditnota reducerer eller annullerer helt eller delvist en udstedt faktura, fx efter en returnering, overfakturering eller en efterfølgende rabat. Den henviser til den oprindelige faktura, så justeringen kan spores. Følg den relevante jurisdiktions korrektionsmetode, da nogle systemer kræver yderligere dokumenter eller godkendelsestrin.
Hvad er omvendt afgiftspligt på en faktura?
Ved omvendt afgiftspligt afregner kunden momsen i stedet for leverandøren. Det gælder for bestemte indenlandske eller grænseoverskridende leverancer, ikke alle B2B-transaktioner. Hvor det finder anvendelse, skal den skattemæssige behandling, identifikationsnumre og fakturaformulering følge de krav, der gælder for den pågældende ordning.
Hvorfor skal fakturanumre være fortløbende?
Visse skattesystemer kræver et fortløbende nummer baseret på en eller flere serier, så hver faktura entydigt kan identificeres. En kontrolleret serie gør det lettere at undersøge udeladelser og dubletter, men behandlingen af huller, nulstillinger og separate serier følger de lokale regler.
Hvad er elektronisk fakturering?
Elektronisk fakturering sender strukturerede fakturadata, som modtagende systemer kan behandle. UBL og CII er udbredte XML-syntakser, men et mandat kan angive et andet format, netværk, rapporteringsmodel eller godkendelsesplatform. En PDF alene er ikke en struktureret elektronisk faktura.