Glossaire de la facturation

Principaux termes de facturation

Voici les types de documents les plus courants. Ils se ressemblent et sont faciles à confondre, mais chacun intervient à une étape précise d’une vente : proposer un prix, demander un paiement, corriger une erreur ou prouver qu’une somme a été reçue.

Facture

Document commercial daté qui consigne une opération et demande souvent son paiement. Les mentions obligatoires et l’effet fiscal dépendent de l’opération et du territoire.

Numéro de facture

Référence qui identifie une facture. Certains systèmes imposent un numéro chronologique dans une ou plusieurs séries. La règle exacte dépend du territoire.

Facture pro forma

Proposition d’opération ou devis présenté comme une facture. Elle ne constitue généralement pas la facture fiscale définitive, mais ses usages contractuels, douaniers et liés au paiement varient.

Facture commerciale

Pièce établie par le vendeur pour consigner une vente à l’exportation. Les douanes peuvent notamment l’utiliser pour évaluer et dédouaner les marchandises vendues. Des champs propres au pays de destination peuvent être requis.

Note de crédit

Document qui réduit ou annule une facture déjà émise, par exemple après un retour, une surfacturation ou un rabais. Sa dénomination varie selon le pays et il doit identifier la facture d’origine qu’il corrige.

Reçu

Attestation qu’un paiement déterminé a été reçu. Elle peut concerner un acompte ou un paiement partiel et ne solde pas toujours toute l’opération.

Termes fiscaux

Le nom et le fonctionnement des taxes à la consommation diffèrent selon le pays, et toutes les factures ne comportent pas de taxe. Ce tableau donne un aperçu général. Il reste nécessaire de vérifier localement l’immatriculation, le lieu d’imposition, les exonérations et les règles sectorielles.

TVA (taxe sur la valeur ajoutée)

Taxe à la consommation collectée aux différentes étapes de la chaîne d’approvisionnement. Les entreprises immatriculées déclarent la TVA collectée et peuvent déduire la TVA en amont admissible, sous réserve des exonérations et restrictions.

GST (taxe sur les produits et services; TPS au Canada)

Taxe à la consommation fondée sur la valeur ajoutée, appelée GST notamment en Australie, en Inde et en Nouvelle-Zélande, et TPS au Canada. Elle fonctionne de manière proche de la TVA en taxant la valeur ajoutée à chaque étape.

Taxe sur les ventes (sales tax)

Taxe sur les opérations courante aux États-Unis, généralement collectée sur les ventes au détail taxables. Un acheteur professionnel n’est pas automatiquement exonéré. La revente et les autres exonérations exigent de remplir les conditions et de conserver les justificatifs applicables.

Autoliquidation

Règle selon laquelle le client déclare la TVA à la place du fournisseur. Lorsqu’elle s’applique, la facture suit le traitement sans taxe facturée et comporte les identifiants et les mentions obligatoires.

Numéro d’identification TVA

Identifiant utilisé pour la TVA et porté sur la facture lorsque les règles l’exigent. La validité du numéro est un élément à contrôler, mais ne prouve pas à elle seule que l’autoliquidation s’applique.

Date d’exigibilité (tax point)

Date qui détermine la période fiscale et le taux applicables à une opération, aussi appelée date de l’opération ou date d’exigibilité selon le système. Elle peut différer de la date de facture ou de paiement.

Termes du commerce international

Lorsque des marchandises franchissent une frontière, les documents douaniers peuvent exiger des données supplémentaires pour le dédouanement, l’évaluation et les droits. Ces termes concernent les obligations de livraison, la classification des produits, l’origine et la valeur.

Incoterms

Règles commerciales de l’ICC, comme EXW, FOB, DAP et DDP, qui répartissent les tâches de livraison, les coûts et les risques. Elles ne fixent pas à elles seules le prix, les conditions de paiement ou le transfert de propriété.

Code SH

Code du Système harmonisé : classement tarifaire international à six chiffres, souvent complété, attribué à un produit. Les douanes l’utilisent pour déterminer les droits et appliquer les règles commerciales.

Numéro EORI

Numéro d’enregistrement et d’identification des opérateurs économiques utilisé par les opérateurs douaniers dans l’Union européenne. La nécessité d’en obtenir un dépend du rôle de la partie, de son établissement et de son activité douanière.

Pays d’origine

Origine déterminée selon les règles applicables aux produits entièrement obtenus ou suffisamment transformés, et non simplement d’après le pays d’expédition. Elle peut influencer les droits, les préférences et les mesures commerciales.

Valeur en douane

Valeur calculée selon le droit de l’évaluation douanière. La valeur transactionnelle est la méthode principale pour de nombreuses ventes, avec les ajustements requis et d’autres méthodes lorsqu’elle ne peut pas être utilisée.

Conditions de paiement

Les conditions de paiement précisent quand et comment la facture doit être réglée, ainsi que les conséquences possibles d’un retard. Convenez du point de départ du délai et indiquez la date d’échéance précise. Un générateur de factures gratuit peut afficher les dates et conditions que vous saisissez, mais ne détermine ni le contrat ni les délais de paiement imposés par la loi.

Net 30

Délai de paiement à 30 jours. Les parties doivent préciser s’il court à compter de la facture, de sa réception, de la livraison, de l’acceptation ou d’un autre événement.

Date d’échéance

Date limite de paiement prévue par l’accord et toute règle impérative. Indiquez-la clairement au lieu de vous fier uniquement à une formule abrégée.

Intérêts de retard

Intérêts qu’un contrat ou la loi peut autoriser sur un solde en souffrance. Les règles de l’Union européenne accordent des droits pour certaines opérations commerciales par l’intermédiaire des droits nationaux. Les dettes des consommateurs n’entrent pas dans ce régime.

Règlement

Action d’envoyer le paiement d’une facture et renseignements qui l’accompagnent. Un avis de paiement indique au vendeur quelles factures sont couvertes par le règlement.

Paiement partiel

Paiement qui règle une partie de la facture. Le solde reste dû jusqu’à son paiement ou sa régularisation par une correction autorisée.

Conformité et formats

Les règles de facturation peuvent encadrer les mentions, la numérotation, le format de transmission et la conservation. Ces termes couvrent les séries chronologiques, les données lisibles par machine, les durées de conservation et les coordonnées des parties figées sur une facture émise.

Numérotation chronologique

Règle par laquelle, dans certains systèmes fiscaux, les identifiants de facture progressent dans une ou plusieurs séries définies. Conservez les pièces qui expliquent les annulations, les corrections et les limites de chaque série.

Facturation électronique

Émission des données de facture dans un format structuré et lisible par machine que le système du destinataire peut traiter. Les syntaxes XML UBL et CII sont courantes, mais chaque obligation définit les formats, réseaux et processus de contrôle admis.

Durée de conservation

Période pendant laquelle le droit fiscal, comptable ou des sociétés applicable impose de garder la facture et ses justificatifs lisibles. La durée et son point de départ varient.

Coordonnées figées de l’acheteur et du vendeur

Coordonnées des parties conservées avec la facture émise. Une modification ultérieure du profil ne doit pas réécrire discrètement la pièce historique. Utilisez la procédure de correction applicable.

Questions sur les termes de facturation

Quelle est la différence entre une facture et un reçu ?

Une facture consigne ce qui est facturé et demande souvent le paiement. Un reçu atteste une somme reçue, y compris un acompte ou un paiement partiel. Leur date peut varier. Lorsque les règles le permettent, un même document payé peut remplir les deux fonctions.

Que signifie Net 30 sur une facture ?

Net 30 décrit un délai de paiement de 30 jours, mais cette formule ne définit pas son point de départ. Précisez s’il court à compter de la facture, de sa réception, de la livraison, de l’acceptation ou d’un autre événement convenu, puis indiquez la date d’échéance qui en résulte.

Qu’est-ce qu’une note de crédit ?

Une note de crédit réduit ou annule tout ou partie d’une facture déjà émise, par exemple après un retour, une surfacturation ou un rabais accordé après la vente. Elle renvoie à la facture d’origine afin que la correction reste traçable. Suivez la procédure du territoire concerné, car certains systèmes imposent des documents ou des étapes de contrôle supplémentaires.

Qu’est-ce que l’autoliquidation sur une facture ?

L’autoliquidation rend le client responsable de déclarer la TVA à la place du fournisseur. Elle concerne certaines opérations nationales ou transfrontalières, et non toutes les ventes B2B. Lorsqu’elle s’applique, utilisez le traitement fiscal, les identifiants et les mentions exigés par le régime.

Pourquoi les numéros de facture doivent-ils se suivre ?

Certains systèmes fiscaux imposent des numéros chronologiques dans une ou plusieurs séries afin que chaque facture soit identifiable de façon unique. Une série contrôlée facilite l’examen des omissions et doublons. Le traitement des sauts, des remises à zéro et des séries distinctes dépend toutefois des règles locales.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique transmet des données structurées que les systèmes destinataires peuvent traiter. UBL et CII sont des syntaxes XML courantes, mais une obligation peut imposer un autre format, réseau, modèle de déclaration ou système de contrôle. Un PDF seul n’est pas une facture électronique structurée.