Alapvető számlázási kifejezések
Ezek a leggyakrabban előforduló dokumentumtípusok. Hasonlónak tűnnek, és könnyű összekeverni őket, de mindegyik más szerepet tölt be az értékesítés különböző szakaszaiban: árajánlatadás, fizetési felszólítás, hiba helyesbítése vagy a pénzmozgás igazolása.
- Számla
- Egy dátumozott kereskedelmi dokumentum, amely rögzíti a teljesítést, és általában fizetési felszólítást tartalmaz. Kötelező tartalmi elemei és adózási hatása az ügylettől és a joghatóságtól függ.
- Számlaszám
- Egy hivatkozás, amely azonosítja a számlát. Egyes rendszerek egy vagy több sorozaton alapuló sorszámozást követelnek meg; a pontos szabály joghatóságonként eltérő.
- Díjbekérő (proforma számla)
- Számla formájában megjelenített tervezett ügylet vagy árajánlat. Általában nem minősül végleges adóügyi számlának, bár a szerződéses, fizetési és vámügyi felhasználása változó.
- Kereskedelmi számla
- Az eladó nyilvántartása az exportértékesítésről, és az egyik fő dokumentum, amelyet a vámhatóság az eladott áruk értékének megállapításához és vámkezeléséhez használhat. Célországtól függő mezők is vonatkozhatnak rá.
- Jóváíró számla (helyesbítő számla)
- Olyan dokumentum, amely egy korábban kiállított számla összegének csökkentését vagy sztornírozását rögzíti, például visszaküldés, túlszámlázás vagy árengedmény esetén. Jelölése eltérő lehet, és tartalmaznia kell az eredeti, módosított dokumentum azonosítóját.
- Nyugta
- Annak igazolása, hogy egy adott fizetés beérkezett. Vonatkozhat előlegre vagy részfizetésre is, és nem feltétlenül zárja le a teljes tranzakciót.
Adózási fogalmak
A fogyasztási adók elnevezései és mechanizmusai országonként eltérőek, és nem minden számla tartalmaz adót. A táblázat általános tájékoztatást nyújt; a regisztrációt, a teljesítés helyét, a mentességeket és az ágazati szabályokat a helyi jogszabályok alapján külön ellenőrizni kell.
| Adó | Általános modell | Példák |
|---|---|---|
| ÁFA | Többfázisú adó levonható előzetesen felszámított adóval | EU, Egyesült Királyság és sok más ország |
| GST | Gyakran ÁFA-típusú, többfázisú adó | Ausztrália, Kanada, India, Új-Zéland |
| Értékesítési adó (sales tax) | Állami és helyi tranzakciós adók, többnyire a kiskereskedelemben | Egyesült Államok |
- ÁFA (általános forgalmi adó)
- Az ellátási lánc egyes fázisaiban beszedett fogyasztási adó. A regisztrált vállalkozások elszámolják a fizetendő áfát, és a mentességek és korlátozások függvényében levonhatják a levonható előzetes áfát.
- GST (termékek és szolgáltatások adója)
- Többek között Ausztráliában, Kanadában, Indiában és Új-Zélandon alkalmazott hozzáadottérték-típusú fogyasztási adó. Működése nagymértékben hasonlít az áfához: az egyes szakaszokban megtermelt hozzáadott értéket adóztatja.
- Értékesítési adó (sales tax)
- Az Egyesült Államokban elterjedt tranzakciós adó, amelyet általában az adóköteles kiskereskedelmi értékesítések után vetnek ki. A vállalkozói vevő nem mentesül automatikusan az adó alól; a viszonteladói és egyéb mentességekhez a megfelelő feltételek és igazolások megléte szükséges.
- Fordított adózás (reverse charge)
- Olyan szabály, amely alapján a beszállító helyett a vevő számolja el az áfát. Ahol alkalmazandó, a számlának meg kell felelnie az előírt adófelszámítás nélküli kezelésnek, azonosítóknak és kötelező szövegezésnek.
- Áfa-azonosítószám
- Áfacélokra használt azonosító, amelyet a számlázási szabályok előírása esetén fel kell tüntetni. Az érvényes adószám megléte ellenőrizendő adat, önmagában még nem bizonyítja a fordított adózás alkalmazhatóságát.
- Teljesítés időpontja (adóztatási pont)
- Az a dátum, amely meghatározza, hogy az adott ügyletre melyik adómegállapítási időszak és adókulcs vonatkozik. Ez eltérhet a számla kiállításának vagy a kifizetésnek a dátumától.
Nemzetközi kereskedelmi feltételek
Amikor az áruk átlépik a határt, a vámdokumentumokhoz további adatokra lehet szükség a vámkezeléshez, az érték megállapításához és a vámtételek meghatározásához. Ezek a kifejezések a szállítási kötelezettségeket, a termékbesorolást, a származást és az értéket határozzák meg.
- Incoterms
- Az ICC kereskedelmi szabályai (például EXW, FOB, DAP és DDP), amelyek meghatározzák a szállítási feladatok, költségek és kockázatok megoszlását. Önmagukban nem határozzák meg az árat, a fizetési feltételeket vagy a tulajdonjog átszállását.
- HR-kód (vámtarifaszám)
- A Harmonizált Rendszer (HR) kódja: egy termék nemzetközi hatjegyű (gyakran kiegészített) vámtarifa-besorolása. A vámhatóság a vámtétel megállapítására és a kereskedelmi szabályok alkalmazására használja.
- EORI-szám
- Gazdasági szereplők nyilvántartási és azonosító száma (Economic Operators Registration and Identification), amelyet az EU-ban a vámügyi szereplők használnak. Az, hogy egy félnek szüksége van-e rá, a szerepkörétől, letelepedésétől és vámtevékenységétől függ.
- Származási ország
- A vonatkozó, teljes mértékben létrejött vagy lényeges átalakításra vonatkozó szabályok alapján meghatározott származás, nem pusztán a feladási ország. Befolyásolhatja a vámokat, a kedvezményeket és a kereskedelmi intézkedéseket.
- Vámérték
- A vámérték-meghatározási szabályok alapján megállapított érték. Számos értékesítésnél az ügyleti érték az elsődleges módszer, kötelező kiigazításokkal, illetve alternatív módszerekkel, ha az ügyleti érték nem alkalmazható.
Fizetési feltételek
A fizetési feltételek meghatározzák, hogy egy számlát mikor és hogyan kell kifizetni, valamint azt, hogy mi történik késedelem esetén. Állapodjanak meg a kezdő eseményről, és tüntessék fel a naptári esedékességi dátumot. Egy ingyenes számlagenerátor megjelenítheti a megadott dátumokat és feltételeket, de nem helyettesíti a szerződést és nem határozza meg a kötelező fizetési határidőkre vonatkozó szabályokat.
- Net 30
- 30 napos fizetési határidő. A feleknek meg kell határozniuk, hogy az időszak a számlázással, a kézhezvétellel, a szállítással, az elfogadással vagy más eseménnyel kezdődik-e.
- Fizetési határidő
- A fizetés naptári határideje a megállapodás és a vonatkozó kötelező jogszabályok szerint. Érdemes kifejezetten feltüntetni, nem csupán rövidítésekre támaszkodni.
- Késedelmi kamat
- Olyan kamat, amelyet a szerződés vagy a jogszabály engedélyezhet a lejárt egyenlegre. Az uniós szabályok a nemzeti jogba való átültetés révén jogokat biztosítanak a hatályuk alá tartozó kereskedelmi ügyletekre; a fogyasztói tartozások nem tartoznak e szabályozás alá.
- Fizetés és átutalási értesítő
- A számla kiegyenlítésének folyamata és az ahhoz kapcsolódó adatok. Az átutalási értesítő (remittance advice) tájékoztatja az eladót arról, hogy a befizetés mely számlákra vonatkozik.
- Részfizetés
- Olyan kifizetés, amely egy számla összegének csak egy részét rendezi. A fennmaradó egyenleg mindaddig nyitott marad, amíg kifizetésre nem kerül, vagy jóváhagyott módosítással nem rendezik.
Megfelelőségi és formátumbeli fogalmak
A számlázási szabályok meghatározhatják a tartalmat, a számozást, az adattovábbítás formátumát és a megőrzést. Ezek a fogalmak a folyamatos sorszámozásra, a géppel olvasható adatokra, a megőrzési időkre, valamint a kiállított dokumentumon szereplő felek adataira vonatkoznak.
- Sorszámozás
- Egyes adórendszerekben érvényes szabály, amely szerint a számlaazonosítóknak egy vagy több meghatározott számsorozaton belül, folytonosan kell növekedniük. Őrizze meg a sztornózásokat, a módosításokat és a sorszámtartományok határait igazoló nyilvántartásokat.
- E-számlázás
- A számlaadatok strukturált, gépileg olvasható formátumban történő kibocsátása, amelyet a fogadó rendszerek fel tudnak dolgozni. Az XML-alapú formátumok (például az UBL és a CII) elterjedtek, de az elfogadott szintaxist, hálózatot és jóváhagyási folyamatot a jogszabályi előírások határozzák meg.
- Megőrzési idő
- Az az időtartam, ameddig a vonatkozó adó-, számviteli vagy társasági jogszabályok előírják az olvasható számlák és a bizonylati nyilvántartások megőrzését. Az időtartam hossza és a kezdő időpont is változó lehet.
- Vevői/eladói pillanatfelvétel
- A kiállított számlán rögzített féladatok. A profil későbbi módosításai nem írhatják felül észrevétlenül a korábban kiállított bizonylat adatait; erre az érvényes helyesbítési eljárást kell alkalmazni.
Számlázási fogalmakkal kapcsolatos kérdések
Mi a különbség a számla és a nyugta között?
A számla a kiszámlázott tételeket rögzíti, és gyakran fizetési felszólításként is szolgál. A nyugta egy beérkezett összeg - például előleg vagy részfizetés - átvételét igazolja. Az időzítésük eltérhet, és ahol a szabályok engedik, egyetlen kifizetett bizonylat mindkét funkciót egyesítheti.
Mit jelent a „net 30” a számlán?
A net 30 megjelölés 30 napos fizetési határidőt jelent, önmagában ez a megnevezés azonban nem határozza meg a kezdő eseményt. Adja meg, hogy a számla kiállításától, kézhezvételétől, a teljesítéstől, az átvételtől vagy más, megállapodás szerinti eseménytől számítandó-e, és tüntesse fel az ebből adódó naptári esedékességet.
Mi az a jóváíró számla?
A jóváíró számla részben vagy egészben csökkenti, illetve érvényteleníti a kiállított számlát, például visszáru, túlszámlázás vagy utólagos engedmény esetén. Hivatkozik az eredeti bizonylatra, így a módosítás visszakövethető. Mindig vegye figyelembe az adott joghatóság korrekciós eljárásait, mivel egyes rendszerek további dokumentumokat vagy jóváhagyási lépéseket írnak elő.
Mi a fordított adózás a számlán?
Fordított adózás esetén a termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás után az áfát nem a számlakibocsátónak, hanem a vevőnek kell elszámolnia. Ez csak meghatározott belföldi vagy határon átnyúló ügyletekre vonatkozik, nem minden B2B tranzakcióra. Alkalmazásakor használja az adott szabályozás által megkövetelt adójogi minősítést, azonosítókat és számlaszöveget.
Miért kell a számlaszámoknak folyamatosnak lenniük?
Egyes adórendszerek egy vagy több sorszámtartományon alapuló, folytonos sorszámozást követelnek meg, hogy minden számla egyedileg azonosítható legyen. A szigorú sorszámozás megkönnyíti a hiányok és a kettőzések vizsgálatát, a számlatömb-váltás, az újrakezdés vagy a külön sorszámtartományok kezelését azonban a helyi jogszabályok határozzák meg.
Mi az az e-számlázás?
Az e-számlázás olyan strukturált számlaadatok továbbítását jelenti, amelyeket a fogadó rendszerek képesek feldolgozni. Az UBL és a CII elterjedt XML-szintaxisok, de jogszabályi kötelezés esetén más formátum, hálózat, adatszolgáltatási modell vagy jóváhagyó platform is előírható. Egy PDF-fájl önmagában nem minősül strukturált e-számlának.