Principais termos de faturas
Estes são os tipos de documento mais comuns. Podem parecer iguais, mas cada um cumpre uma função diferente numa venda: apresentar uma proposta, cobrar, corrigir um erro ou comprovar que o pagamento ocorreu.
- Fatura
- Documento comercial datado que regista um fornecimento e normalmente solicita pagamento. O conteúdo obrigatório e o efeito fiscal dependem da operação e da jurisdição.
- Número da fatura
- Referência que identifica uma fatura. Alguns sistemas exigem numeração sequencial baseada numa ou mais séries. A regra exata depende da jurisdição.
- Fatura pro forma
- Proposta de operação ou cotação no formato de fatura. Em geral, não é a fatura fiscal definitiva, embora o seu uso contratual, aduaneiro e para pagamento varie.
- Fatura comercial
- Registo do vendedor relativo a uma venda de exportação e um dos principais documentos que a alfândega pode usar para determinar o valor aduaneiro e desalfandegar mercadorias vendidas. O destino pode exigir campos específicos.
- Nota de crédito
- Documento que regista a redução ou o cancelamento de uma fatura já emitida, por exemplo após uma devolução, um valor cobrado em excesso ou um desconto. A forma de identificação varia, e o documento deve identificar a fatura original que corrige.
- Recibo
- Confirmação de que determinado pagamento foi recebido. Pode cobrir um sinal ou pagamento parcial e nem sempre liquida toda a operação.
Termos fiscais
Os nomes e mecanismos dos impostos sobre consumo variam entre países, e nem todas as faturas incluem imposto. A tabela oferece apenas uma orientação geral. Registo, local de fornecimento, isenções e regras setoriais ainda exigem uma análise local.
| Imposto | Modelo geral | Exemplos |
|---|---|---|
| IVA | Imposto em várias etapas, com dedução do imposto suportado elegível | UE, Reino Unido e muitos outros |
| GST | Em geral, imposto em várias etapas semelhante ao IVA | Austrália, Canadá, Índia, Nova Zelândia |
| Imposto sobre vendas | Impostos estaduais e locais sobre transações, normalmente no retalho | Estados Unidos |
- IVA (imposto sobre valor acrescentado)
- Imposto sobre o consumo cobrado ao longo das várias etapas da cadeia de fornecimento. As empresas registadas contabilizam o IVA liquidado e podem deduzir o IVA suportado quando este for dedutível, sujeito a isenções e limitações.
- GST (imposto sobre bens e serviços)
- Imposto sobre consumo com valor acrescentado usado em países como Austrália, Canadá, Índia e Nova Zelândia. Funciona de forma semelhante ao IVA, tributando o valor acrescentado em cada etapa.
- Imposto sobre vendas
- Imposto sobre transações comum nos Estados Unidos, normalmente cobrado em vendas tributáveis no retalho. Uma empresa compradora não é automaticamente isenta. Revenda e outras isenções exigem as condições e provas aplicáveis.
- Inversão do sujeito passivo
- Regra que atribui ao cliente, e não ao fornecedor, a contabilização do IVA. Quando aplicável, a fatura segue o tratamento exigido sem liquidação de IVA e inclui os identificadores e o texto obrigatórios.
- Número de identificação do IVA
- Identificador usado para fins de IVA e exibido quando as regras de faturação exigem. Um número válido é uma prova a verificar, mas não demonstra, por si só, que a inversão do sujeito passivo se aplica.
- Momento do facto gerador
- Data que define o período e a taxa aplicáveis a um fornecimento, também chamada de momento da operação. Pode ser diferente da data da fatura ou do pagamento.
Termos de comércio internacional
Quando as mercadorias atravessam uma fronteira, os documentos aduaneiros podem exigir dados adicionais para o desalfandegamento, a determinação do valor aduaneiro e o tratamento dos impostos. Estes termos descrevem obrigações de entrega, classificação do produto, origem e valor.
- Incoterms
- Regras comerciais da ICC, como EXW, FOB, DAP e DDP, que distribuem tarefas, custos e riscos de entrega. Não definem, por si só, o preço, as condições de pagamento nem a transferência de propriedade.
- Código HS
- Código do Sistema Harmonizado: classificação tarifária internacional de seis dígitos, muitas vezes ampliada, para um produto. A alfândega usa-o para definir a taxa e aplicar regras comerciais.
- Número EORI
- Número de Registo e Identificação de Operadores Económicos usado por operadores aduaneiros na UE. A necessidade depende da função, do estabelecimento e da atividade aduaneira da parte.
- País de origem
- Origem definida pelas regras aplicáveis de produto inteiramente obtido ou transformação substancial, e não apenas pelo país de embarque. Pode afetar direitos aduaneiros, preferências e medidas comerciais.
- Valor aduaneiro
- Valor determinado segundo as regras de determinação do valor aduaneiro. O valor da transação é o método principal para muitas vendas, com os ajustes obrigatórios e métodos alternativos quando não puder ser usado.
Condições de pagamento
As condições de pagamento definem quando e como uma fatura deve ser paga e o que pode ocorrer em caso de atraso. Combine o evento que inicia o prazo e mostre a data exata de vencimento. Um gerador de faturas gratuito pode apresentar as datas e condições que introduzir, mas não decide o contrato nem uma regra obrigatória de prazo.
- Net 30 (prazo de 30 dias)
- Prazo de crédito de 30 dias. As partes devem definir se o prazo começa na emissão, na receção, na entrega, na aceitação ou noutro evento.
- Data de vencimento
- Data-limite de pagamento prevista no acordo e em qualquer norma imperativa aplicável. Indique-a expressamente, em vez de depender apenas de uma abreviatura.
- Juros por atraso
- Juros que um contrato ou a lei pode permitir sobre um saldo vencido. As regras da UE concedem direitos em operações comerciais elegíveis ao abrigo da legislação nacional. Dívidas de consumidores não fazem parte desse regime.
- Remessa de pagamento
- O ato de enviar o pagamento de uma fatura e os dados que o acompanham. Um aviso de pagamento informa o vendedor sobre as faturas abrangidas pelo pagamento.
- Pagamento parcial
- Pagamento que liquida parte de uma fatura. O saldo restante continua aberto até ser pago ou resolvido por um ajuste autorizado.
Termos de conformidade e formato
As regras de faturação podem tratar de conteúdo, numeração, formato de transmissão e retenção. Estes termos abrangem séries sequenciais, dados legíveis por máquina, prazos de guarda e os dados das partes preservados num documento emitido.
- Numeração sequencial
- Regra presente em alguns sistemas fiscais pela qual os identificadores avançam dentro de uma ou mais séries definidas. Preserve os registos que explicam cancelamentos, correções e limites entre séries.
- Faturação eletrónica
- Emissão dos dados da fatura em formato estruturado e legível por máquina, processável pelos sistemas destinatários. Formatos XML como UBL e CII são comuns, mas cada obrigação define sintaxe, rede e processo de autorização aceites.
- Prazo de retenção
- Período durante o qual a legislação fiscal, contabilística ou societária aplicável exige faturas legíveis e documentos de apoio. Tanto a duração como o evento inicial variam.
- Registo de comprador e vendedor
- Dados das partes preservados com a fatura emitida. Alterações posteriores de registo não devem reescrever silenciosamente o documento histórico. Use o processo de correção aplicável.
Perguntas sobre termos de faturação
Qual é a diferença entre fatura e recibo?
A fatura regista o que é faturado e normalmente solicita pagamento. O recibo confirma um valor recebido, incluindo um sinal ou pagamento parcial. O momento de cada documento pode variar, e um documento pago pode cumprir as duas funções quando as regras permitirem.
O que significa Net 30 numa fatura?
Net 30 descreve um prazo de crédito de 30 dias, mas não define, por si só, o evento inicial. Indique se o prazo começa na emissão, na receção, na entrega, na aceitação ou noutro evento acordado, e mostre a data de vencimento resultante.
O que é uma nota de crédito?
Uma nota de crédito reduz ou cancela a totalidade ou parte de uma fatura emitida, por exemplo, após uma devolução, um valor cobrado em excesso ou um desconto posterior à venda. Identifica o documento original para que o acerto seja rastreável. Siga o método de correção da jurisdição, pois alguns sistemas exigem documentos adicionais ou etapas de autorização.
O que é inversão do sujeito passivo numa fatura?
A inversão do sujeito passivo atribui ao cliente, e não ao fornecedor, a contabilização do IVA. Aplica-se a operações nacionais ou internacionais específicas, não a todas as operações B2B. Quando aplicável, use o tratamento fiscal, os identificadores e o texto de fatura exigidos pelo regime.
Porque devem os números das faturas ser sequenciais?
Alguns sistemas fiscais exigem um número sequencial baseado numa ou mais séries para identificar cada fatura de forma única. Uma série controlada facilita a investigação de omissões e duplicidades, mas o tratamento de lacunas, reinícios e séries separadas depende das regras locais.
O que é faturação eletrónica?
A faturação eletrónica envia dados estruturados de fatura que os sistemas destinatários conseguem processar. UBL e CII são sintaxes XML comuns, mas uma obrigação pode determinar outro formato, rede, modelo de comunicação ou plataforma de autorização. Um PDF, por si só, não é uma fatura eletrónica estruturada.