Términos básicos de factura
Estos son los tipos de documento que vas a encontrar más seguido. Se parecen y son fáciles de confundir, pero cada uno cumple un rol distinto en un momento distinto de una venta: cotizar, exigir el pago, corregir un error o probar que el dinero cambió de manos.
- Factura
- Un documento comercial fechado que registra una operación y suele solicitar el pago. El contenido obligatorio y el efecto fiscal dependen de la operación y de la jurisdicción.
- Número de factura
- Una referencia asignada a cada factura para identificarla y hacerle seguimiento. Las reglas sobre unicidad, series, secuencia y huecos dependen de la jurisdicción.
- Factura proforma
- Una operación propuesta o una cotización con formato de factura. Por lo general no es la factura fiscal final, aunque su uso contractual, para pagos y en aduana varía.
- Factura comercial
- El registro del vendedor de una venta de exportación y uno de los documentos principales que la aduana puede usar para valorar y despachar la mercadería vendida. Pueden corresponder campos específicos del destino.
- Nota de crédito
- Un documento que registra la reducción o cancelación de una factura emitida anteriormente, por ejemplo después de una devolución, un cobro de más o un descuento. La forma de indicar el importe varía, y debe identificar el documento original que corrige.
- Recibo
- Una constancia de que se recibió el pago indicado. Puede cubrir un anticipo o un pago parcial y no siempre salda toda la operación.
Términos impositivos
Los nombres y la mecánica de los impuestos al consumo varían según el país, y no todas las facturas incluyen impuestos. La tabla ofrece una orientación general. La inscripción, el lugar de la operación, las exenciones y las reglas sectoriales requieren una verificación local.
| Impuesto | Modelo general | Ejemplos |
|---|---|---|
| IVA | Impuesto en varias etapas con deducción admitida del impuesto soportado | UE, Reino Unido y muchos otros |
| GST | Suele ser un impuesto en varias etapas similar al IVA | Australia, Canadá, India, Nueva Zelanda |
| Impuesto a las ventas | Impuestos estatales y locales sobre operaciones, por lo general minoristas | Estados Unidos |
- IVA (impuesto al valor agregado)
- Un impuesto al consumo recaudado en distintas etapas de la cadena de suministro. Las empresas inscriptas declaran el IVA repercutido y pueden deducir el IVA soportado admitido, sujeto a exenciones y restricciones.
- GST (impuesto a bienes y servicios)
- Un impuesto al consumo sobre el valor agregado usado en países como Australia, Canadá, India y Nueva Zelanda. Funciona muy parecido al IVA, gravando el valor agregado en cada etapa.
- Impuesto a las ventas
- Un impuesto sobre las operaciones común en Estados Unidos, que suele cobrarse sobre las ventas minoristas gravadas. Un comprador comercial no está exento automáticamente. La reventa y otras exenciones exigen las condiciones y pruebas correspondientes.
- Inversión del sujeto pasivo
- Una regla que hace que el cliente declare el IVA en lugar del proveedor. Cuando corresponde, la factura debe seguir el tratamiento sin cobro, los identificadores y el texto exigidos.
- Número de inscripción de IVA
- Un identificador usado a efectos del IVA y que se muestra cuando lo exigen las reglas de facturación. Un número válido es un dato que hay que verificar, pero por sí solo no prueba que corresponda aplicar la inversión del sujeto pasivo.
- Momento imponible
- La fecha que decide qué período y tasa impositiva se aplican a un suministro, también llamada momento del hecho imponible. Puede diferir de la fecha de la factura o de la fecha de pago.
Términos de comercio internacional
Cuando la mercadería cruza una frontera, los documentos aduaneros pueden exigir datos adicionales para el despacho, la valoración y el tratamiento de los derechos. Estos términos describen las obligaciones de entrega, la clasificación del producto, el origen y el valor.
- Incoterms
- Reglas comerciales de la ICC, como EXW, FOB, DAP y DDP, que asignan tareas de entrega, costos y riesgos. Por sí solas no establecen el precio, las condiciones de pago ni la transferencia de la titularidad.
- Código HS
- Un código del Sistema Armonizado: una clasificación arancelaria internacional de seis dígitos (a menudo ampliada) para un producto. La aduana lo usa para fijar la tasa del derecho y aplicar las reglas comerciales.
- Número EORI
- Un número de Registro e Identificación de Operadores Económicos que usan los operadores aduaneros en la UE. Que una parte lo necesite depende de su función, su establecimiento y su actividad aduanera.
- País de origen
- El origen determinado según las reglas aplicables de obtención íntegra o transformación sustancial, no simplemente el país de envío. Puede afectar los derechos, las preferencias y las medidas comerciales.
- Valor en aduana
- El valor determinado conforme a la legislación sobre valoración aduanera. El valor de transacción es el método principal para muchas ventas, con los ajustes obligatorios y métodos alternativos cuando no se puede usar.
Condiciones de pago
Las condiciones de pago establecen cuándo y cómo debe pagarse una factura, y qué puede ocurrir si se paga tarde. Acordá el hecho inicial y mostrá la fecha calendario de vencimiento. Un generador de facturas gratis puede mostrar las fechas y condiciones que ingreses, pero no decide el contrato ni una regla obligatoria sobre el plazo de pago.
- Neto 30
- Una condición de crédito de 30 días. Las partes deben definir si el plazo comienza con la factura, la recepción, la entrega, la aceptación u otro hecho.
- Fecha de vencimiento
- La fecha calendario límite para el pago según el acuerdo y cualquier ley imperativa. Mostrala de forma explícita en lugar de depender solo de una abreviatura.
- Interés por mora
- Interés que un contrato o una ley puede permitir sobre un saldo vencido. Las reglas de la UE conceden derechos para determinadas operaciones comerciales mediante su implementación nacional. Las deudas de consumidores quedan fuera de ese régimen.
- Remesa
- El acto de enviar el pago de una factura, y los datos que lo acompañan. Un aviso de remesa le indica al vendedor a qué facturas corresponde un pago.
- Pago parcial
- Un pago que salda parte de una factura. El saldo restante queda pendiente hasta que se pague o se resuelva mediante un ajuste autorizado.
Términos de cumplimiento y formato
Las reglas de facturación pueden regular el contenido, la numeración, el formato de transmisión y la conservación. Estos términos abarcan las series correlativas, los datos legibles por máquina, los períodos de conservación y los datos de las partes preservados en un documento emitido.
- Numeración correlativa
- Una regla de algunos sistemas fiscales por la que los identificadores de factura avanzan dentro de una o varias series definidas. Conservá los registros que expliquen las anulaciones, las correcciones y los límites entre series.
- Facturación electrónica
- Emisión de los datos de una factura en un formato estructurado y legible por máquina que los sistemas receptores puedan procesar. Los formatos XML como UBL y CII son habituales, pero cada obligación define la sintaxis, la red y el proceso de validación aceptados.
- Período de conservación
- El período durante el cual la legislación fiscal, contable o societaria aplicable exige conservar facturas y registros de respaldo legibles. Tanto la duración como el hecho que inicia el plazo varían.
- Instantánea del comprador/vendedor
- El registro de los datos del comprador y del vendedor tal como figuraban cuando se emitió la factura. Los cambios posteriores en el perfil de un cliente no deberían modificar el documento ya emitido, salvo mediante el procedimiento de corrección permitido.
Preguntas sobre términos de facturación
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
Una factura registra lo facturado y suele solicitar el pago. Un recibo confirma un importe recibido, incluido un anticipo o un pago parcial. El momento de cada documento puede variar, y un mismo documento pagado puede combinar ambas funciones cuando las reglas lo permiten.
¿Qué significa neto 30 en una factura?
Neto 30 describe un período de crédito de 30 días, pero la etiqueta por sí sola no define cuándo comienza. Indicá si el plazo corre desde la factura, la recepción, la entrega, la aceptación u otro hecho acordado, e incluí la fecha calendario de vencimiento resultante.
¿Qué es una nota de crédito?
Una nota de crédito reduce o cancela total o parcialmente una factura emitida, por ejemplo después de una devolución, un cobro excesivo o un descuento posterior a la venta. Hace referencia al documento original para que el ajuste sea rastreable. Seguí el método de corrección de la jurisdicción, ya que algunos sistemas exigen documentos adicionales o pasos de validación.
¿Qué es la inversión del sujeto pasivo en una factura?
La inversión del sujeto pasivo hace que el cliente declare el IVA en lugar del proveedor. Se aplica a determinadas operaciones nacionales o transfronterizas, no a todas las operaciones B2B. Cuando corresponda, usá el tratamiento fiscal, los identificadores y el texto de factura que exija ese régimen.
¿Por qué los números de factura deben ser correlativos?
Algunos sistemas fiscales exigen un número correlativo basado en una o varias series para que cada factura se pueda identificar de forma única. Una serie controlada facilita investigar omisiones y duplicados, pero el tratamiento de los huecos, los reinicios y las series separadas depende de las reglas locales.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica envía datos estructurados de la factura que los sistemas receptores pueden procesar. UBL y CII son sintaxis XML habituales, pero una obligación puede indicar otro formato, red, modelo de comunicación o plataforma de validación. Un PDF por sí solo no es una factura electrónica estructurada.