Woordenlijst facturering

Belangrijkste factuurtermen

Dit zijn de documenttypes die u het vaakst zult tegenkomen. Ze lijken op elkaar en zijn gemakkelijk te verwarren, maar elk speelt een specifieke rol op een ander moment in een verkoop: het opstellen van een offerte, het aanvragen van betaling, het corrigeren van een fout of het aantonen dat er geld is ontvangen.

Factuur

Een gedateerd commercieel document waarin een levering wordt vastgelegd en waarin doorgaans om betaling wordt verzocht. De vereiste inhoud en de fiscale gevolgen zijn afhankelijk van de transactie en het rechtsgebied.

Factuurnummer

Een referentie die een factuur identificeert. Sommige systemen vereisen een volgnummer op basis van een of meer reeksen; de exacte regel is afhankelijk van het rechtsgebied.

Proforma-factuur

Een voorgestelde transactie of offerte in de vorm van een factuur. Het is over het algemeen niet de definitieve belastingfactuur, hoewel het gebruik ervan op het gebied van contracten, betalingen en douanezaken varieert.

Handelsfactuur

Het document van de verkoper met betrekking tot een exportverkoop en een van de belangrijkste documenten die de douane kan gebruiken om verkochte goederen te waarderen en in te klaren. Er kunnen bestemmingsspecifieke velden van toepassing zijn.

Creditnota

Een document waarin een vermindering of annulering van een eerder uitgegeven factuur wordt vastgelegd, bijvoorbeeld na een retourzending, een te veel in rekening gebracht bedrag of een korting. De notatie ervan varieert, en het moet het oorspronkelijke document vermelden dat het corrigeert.

Betalingsbewijs

Een bevestiging dat een opgegeven betaling is ontvangen. Dit kan betrekking hebben op een aanbetaling of een deelbetaling en betekent niet altijd dat de volledige transactie is afgewikkeld.

Belastingtermen

De benamingen en werkingsmechanismen van verbruiksbelasting verschillen per land, en niet elke factuur bevat belasting. De tabel biedt een algemeen overzicht; registratie, plaats van levering, vrijstellingen en sectorregels moeten nog steeds lokaal worden gecontroleerd.

Btw (belasting over de toegevoegde waarde)

Een verbruiksbelasting die in de verschillende fasen van de toeleveringsketen wordt geheven. Geregistreerde bedrijven moeten de af te dragen btw aangeven en mogen de in aanmerking komende voorbelasting aftrekken, onder voorbehoud van vrijstellingen en beperkingen.

GST (belasting op goederen en diensten)

Een belasting op de toegevoegde waarde die wordt geheven in landen zoals Australië, Canada, India en Nieuw-Zeeland. Deze werkt op vrijwel dezelfde manier als de btw: de toegevoegde waarde wordt in elke fase belast.

Omzetbelasting

Een in de Verenigde Staten gangbare transactiebelasting, die doorgaans wordt geheven op belastbare detailhandelsverkopen. Een zakelijke koper is niet automatisch vrijgesteld; voor doorverkoop en andere vrijstellingen gelden de toepasselijke voorwaarden en moet bewijs worden geleverd.

Verlegging van de belastingplicht

Een regel waarbij de klant de btw verantwoordt in plaats van de leverancier. Waar de regel van toepassing is, brengt de leverancier op de factuur geen btw in rekening en vermeldt hij de vereiste identificatiegegevens en formuleringen.

Btw-nummer

Een identificatienummer dat voor btw-doeleinden wordt gebruikt en wordt weergegeven wanneer factureringsregels dit vereisen. Een geldig nummer is een aanwijzing om te controleren, maar op zichzelf geen bewijs dat de verlegging van btw van toepassing is.

Belastingmoment

De datum die bepaalt welke belastingperiode en welk tarief van toepassing zijn op een levering, ook wel het tijdstip van levering genoemd. Deze kan afwijken van de factuurdatum of de betalingsdatum.

Internationale handelsbegrippen

Wanneer goederen een grens overschrijden, kunnen douanedocumenten extra gegevens vereisen voor inklaring, waardebepaling en douanebehandeling. Deze termen beschrijven leveringsverplichtingen, productclassificatie, herkomst en waarde.

Incoterms

ICC-handelsregels zoals EXW, FOB, DAP en DDP die leveringstaken, kosten en risico’s toewijzen. Ze bepalen op zichzelf geen prijs, betalingsvoorwaarden of eigendomsoverdracht.

HS-code

Een code van het Geharmoniseerd Systeem: een internationale zescijferige (vaak uitgebreide) tariefclassificatie voor een product. De douane gebruikt deze om het invoerrecht vast te stellen en handelsregels toe te passen.

EORI-nummer

Een registratie- en identificatienummer voor marktdeelnemers dat wordt gebruikt voor douaneactiviteiten in de EU. Of een partij er een nodig heeft, hangt af van haar rol, vestigingsplaats en douaneactiviteit.

Land van herkomst

De herkomst wordt bepaald op basis van de toepasselijke regels voor „volledig verkregen“ of „substantiële transformatie“, niet louter op basis van het land van verzending. Dit kan van invloed zijn op invoerrechten, preferenties en handelsmaatregelen.

Douanewaarde

De waarde die wordt vastgesteld op grond van de wetgeving inzake douanewaardebepaling. De transactiewaarde is de primaire methode voor veel verkopen, met vereiste aanpassingen en alternatieve methoden wanneer deze niet kan worden gebruikt.

Betalingsvoorwaarden

Betalingsvoorwaarden bepalen wanneer en hoe een factuur moet worden betaald, en wat er kan gebeuren bij te late betaling. Spreek het startmoment af en geef de vervaldatum op de kalender weer. Een gratis factuurgenerator kan de door u ingevoerde data en voorwaarden weergeven, maar bepaalt niet de contractuele of wettelijk voorgeschreven betalingstermijn.

Netto 30

Een betalingstermijn van 30 dagen. De partijen dienen vast te leggen of de termijn ingaat op de factuurdatum, de ontvangst, de levering, de acceptatie of een andere gebeurtenis.

Vervaldatum

De kalendertermijn voor betaling volgens de overeenkomst en eventuele dwingende wetgeving. Geef dit expliciet weer in plaats van alleen op afkortingen te vertrouwen.

Rente bij te late betaling

Rente die een contract of wet toestaat op een achterstallig saldo. EU-regels verlenen rechten voor in aanmerking komende commerciële transacties via nationale omzetting; consumentenschulden vallen buiten dat stelsel.

Overmaking

Het versturen van een betaling voor een factuur, en de bijbehorende gegevens. Een betalingsbericht geeft de verkoper aan op welke facturen een betaling betrekking heeft.

Gedeeltelijke betaling

Een betaling waarmee een deel van een factuur wordt voldaan. Het resterende saldo blijft openstaan totdat het wordt betaald of via een geautoriseerde aanpassing wordt verrekend.

Begrippen rond naleving en formaat

Factuurregels kunnen betrekking hebben op de inhoud, nummering, het verzendformaat en bewaartermijnen. Deze begrippen hebben betrekking op opeenvolgende reeksen, machinaal leesbare gegevens, bewaartermijnen en de partijgegevens die op een uitgegeven document worden vastgelegd.

Volgnummering

Een regel in sommige belastingstelsels dat factuuridentificatiecodes binnen één of meer gedefinieerde reeksen oplopen. Behoud de gegevens die annuleringen, correcties en reeksgrenzen toelichten.

E-facturering

Factuurgegevens verstrekken in een gestructureerd, machinaal leesbaar formaat dat door ontvangende systemen kan worden verwerkt. XML-formaten zoals UBL en CII komen veel voor, maar voorschriften bepalen de geaccepteerde syntaxis, het netwerk en het goedkeuringsproces.

Bewaartermijn

De periode waarvoor de toepasselijke belasting-, boekhoud- of vennootschapswetgeving leesbare facturen en ondersteunende documenten vereist. Zowel de duur als het startpunt variëren.

Overzicht koper/verkoper

De partijgegevens die bij de uitgereikte factuur worden bewaard. Latere profielwijzigingen mogen de historisch vastgelegde gegevens niet stilzwijgend overschrijven; gebruik de van toepassing zijnde correctieprocedure.

Vragen over factureringsbegrippen

Wat is het verschil tussen een factuur en een ontvangstbewijs?

Een factuur geeft weer wat er in rekening wordt gebracht en bevat vaak een verzoek tot betaling. Een ontvangstbewijs bevestigt dat een bedrag is ontvangen, inclusief een aanbetaling of deelbetaling. Het tijdstip waarop deze worden verstrekt kan variëren, en één betaald document kan beide functies combineren wanneer de regels dit toestaan.

Wat betekent ‘net 30’ op een factuur?

'Net 30' verwijst naar een krediettermijn van 30 dagen, maar het label alleen bepaalt niet het startpunt. Geef aan of de termijn ingaat vanaf de factuurdatum, ontvangstdatum, leveringsdatum, acceptatiedatum of een andere overeengekomen datum, en vermeld de daaruit voortvloeiende kalendervervaldatum.

Wat is een creditnota?

Een creditnota vermindert of annuleert een uitgereikte factuur geheel of gedeeltelijk, bijvoorbeeld na een retourzending, een te veel in rekening gebracht bedrag of een korting na verkoop. De creditnota verwijst naar het origineel, zodat de aanpassing traceerbaar is. Volg de correctiemethode van het rechtsgebied, aangezien sommige systemen aanvullende documenten of afhandelingsstappen voorschrijven.

Wat is de verlegging van de btw op een factuur?

Door de verlegging is de klant verantwoordelijk voor de btw in plaats van de leverancier. Dit geldt voor bepaalde binnenlandse of grensoverschrijdende leveringen, niet voor alle B2B-transacties. Gebruik, indien van toepassing, de fiscale behandeling, identificatiecodes en factuurformulering die door die regeling worden vereist.

Waarom moeten factuurnummers opeenvolgend zijn?

Sommige belastingstelsels vereisen een volgnummer op basis van een of meer reeksen, zodat elke factuur uniek identificeerbaar is. Een gecontroleerde reeks maakt het onderzoeken van omissies en duplicaten eenvoudiger, maar de behandeling van hiaten, resets en afzonderlijke reeksen is afhankelijk van lokale regels.

Wat is e-facturering?

Bij e-facturering worden gestructureerde factuurgegevens verzonden die door ontvangende systemen kunnen worden verwerkt. UBL en CII zijn gangbare XML-syntaxisvormen, maar een voorschrift kan een ander formaat, netwerk, rapportagemodel of platform voor fiscale goedkeuring van facturen voorschrijven. Een PDF op zich is geen gestructureerde e-factuur.