Kodėl svarbus kiekvienas laukas
Sąskaita faktūra yra daugiau nei prašymas sumokėti. Tai įrašas, kuriuo klientas remiasi tvirtindamas ir apmokėdamas, dokumentas, kurį jo buhalteris pateikia išlaidoms pagrįsti, ir įrodymas, kuriuo mokesčių administratorius remiasi tikrindamas sandorį. Trūkstant privalomos informacijos, sąskaita gali būti atmesta, klientas gali atidėti mokėjimą, kol ją tikslina, o jūsų gali būti paprašyta išrašyti ją iš naujo. Pilna ir aiškiai pažymėta sąskaita pašalina šiuos trukdžius: ji skaitytojui tiksliai nurodo, kas ir kam išrašo sąskaitą, už ką, kiek bei kaip ir kada reikia mokėti.
Būtini laukai, kuriuos reikia nurodyti sąskaitoje faktūroje
Žemiau pateiktas sąrašas yra pagrindinis laukų rinkinys, kuris turi būti beveik kiekvienoje sąskaitoje faktūroje bet kurioje šalyje. Mokesčius taikančiai registruotai įmonei reikės kiekvienos eilutės; neregistruotas laisvai samdomas vykdytojas dažniausiai gali praleisti mokesčių eilutes, bet turėtų išlaikyti visa kita. Naudokite jį kaip kontrolinį sąrašą kurdami savo šabloną - arba leiskite generatoriui išdėstyti laukus už jus, kad nieko nepamirštumėte.
- Žodis „Sąskaita faktūra“
- Aiškus pavadinimas, identifikuojantis dokumentą kaip sąskaitą faktūrą, kad jis nebūtų supainiotas su pasiūlymu, užsakymu ar važtaraščiu.
- Unikalus sąskaitos numeris
- Eilės numeris, identifikuojantis šią sąskaitą. Tarpai ar pasikartojimai dažnai patenka į patikrinimo akiratį, todėl numeruokite nuosekliai.
- Išrašymo data
- Data, kada išrašėte sąskaitą. Ji nustato mokėjimo terminą ir apskaitos laikotarpį, kuriam priklauso pardavimas.
- Jūsų vardas arba įmonės pavadinimas
- Teisinis pavadinimas, kuriuo vykdote veiklą, kad klientas žinotų, kam tiksliai moka, o jo apskaita sutaptų.
- Jūsų adresas ir kontaktiniai duomenys
- Jūsų registracijos arba veiklos adresas bei el. paštas ar telefono numeris klausimams dėl sąskaitos.
- Jūsų mokesčių mokėtojo kodas
- Jūsų PVM, GST ar pardavimo mokesčio kodas, jei esate registruotas - jis privalomas mokestinėje sąskaitoje ir leidžia klientui susigrąžinti mokestį.
- Kliento pavadinimas ir adresas
- Visas teisinis pavadinimas ir adresas kliento, kuriam išrašoma sąskaita, kad ji būtų adresuota tinkamam juridiniam asmeniui.
- Prekių ar paslaugų aprašymas
- Pateikto turinio aprašymas eilutė po eilutės, pakankamai aiškus, kad klientas atpažintų darbą, o mokesčių administratorius matytų, kas parduota.
- Kiekiai ir vienetų kainos
- Kiek kiekvienos prekės vienetų ar kiekvienos paslaugos valandų, ir kaina už vienetą, kad būtų galima patikrinti kiekvienos eilutės sumą.
- Tarpinė suma
- Visų eilučių sumų suma prieš mokesčius - apmokestinama suma ir bet kokio mokesčio skaičiavimo pagrindas.
- Mokestis (PVM/GST/pardavimo mokestis) ir tarifas
- Taikomas mokesčio tarifas ir mokesčio suma, nurodyti atskira eilute, kad klientas galėtų ją matyti ir susigrąžinti.
- Visa mokėtina suma
- Galutinė mokėtina suma su mokesčiu, aiškiai nurodyta sąskaitos valiuta, kad nebūtų jokio dviprasmiškumo.
- Mokėjimo sąlygos ir terminas
- Kada laukiama mokėjimo (pavyzdžiui, per 14 ar 30 dienų) ir tikslus terminas bei bet kokios pavėluoto mokėjimo sąlygos.
- Priimami mokėjimo būdai ir banko duomenys
- Kaip jums sumokėti - banko sąskaita ar IBAN, kortelė ar internetinė nuoroda - kad klientas galėtų atsiskaityti neprašydamas jūsų duomenų.
Teisingas sąskaitos numeris ir datos
Sąskaitos numeris ir datos atlieka daug nematomo darbo, todėl verta juos sutvarkyti teisingai. Numeris turi būti unikalus ir paprastai eilės tvarka, nes būtent taip ir jūs, ir mokesčių inspektorius įsitikinate, kad nė viena sąskaita netrūksta ir nepasikartoja. Daugelis naudoja paprastą tęstinę seriją, pavyzdžiui, 2026-001, 2026-002, arba prideda kliento priešdėlį. Išrašymo data nustato apskaitos laikotarpį ir paleidžia mokėjimo laikrodį, o mokėjimo terminas (išrašymo data plius jūsų sąlygos) klientui tiksliai nurodo, kada laukiama pinigų. Numeruojant ranka įsivelia klaidų - generatorius, automatiškai priskiriantis kitą numerį, palaiko tvarkingą seriją.
Mokesčių eilutės: PVM, GST ir pardavimo mokestis
Jei esate registruotas pardavimo mokesčio mokėtojas, sąskaita turi jį nurodyti teisingai. Pateikite savo mokesčių mokėtojo kodą, nurodykite tarpinę sumą (neto sumą prieš mokestį), tada mokesčio tarifą ir gautą mokesčio sumą atskira eilute, ir galiausiai visą mokėtiną sumą su mokesčiu. Mokesčio nurodymas atskira eilute yra tai, kas leidžia verslo klientui jį susigrąžinti. Jei nesate registruotas jokio pardavimo mokesčio mokėtojas, tiesiog praleidžiate mokesčių eilutes ir jūsų tarpinė suma yra ir visa suma - bet patartina aiškiai nurodyti, kad mokestis netaikytas. Tarpvalstybiniams verslo pardavimams gali būti taikomas atvirkštinis apmokestinimas arba nulinis tarifas, kai mokestį apskaito pirkėjas; jei tai taikoma, pridėkite reikiamą pastabą, o ne taikykite mokestį patys.
Mokėjimo sąlygos ir kaip gauti apmokėjimą
Greičiausiai apmokamose sąskaitose sumokėti yra be galo paprasta. Aiškiai įvardykite savo mokėjimo sąlygas - „Apmokėti per 14 dienų“ yra aiškiau nei nepaaiškintas terminas - ir nurodykite mokėjimo terminą kaip konkrečią kalendorinę datą. Išvardykite kiekvieną priimamą mokėjimo būdą ir su juo susijusius duomenis: pilnus banko duomenis ar IBAN ir mokėjimo paskirtį, kortelę ar internetinę mokėjimo nuorodą arba bet kokį kitą priimamą kanalą. Sąskaitos numerio nurodymas kaip mokėjimo paskirties padeda jums suderinti gaunamus mokėjimus. Jei už pavėluotas sąskaitas taikote palūkanas ar mokestį, taip pat tai nurodykite, kad sąlygos būtų suderintos iš anksto.
Dažnai užduodami klausimai
Kas turi būti kiekvienoje sąskaitoje faktūroje?
Mažų mažiausiai kiekvienoje sąskaitoje turi būti žodis „Sąskaita faktūra", unikalus sąskaitos numeris, išrašymo data, jūsų vardas ir adresas, kliento pavadinimas ir adresas, prekių ar paslaugų aprašymas su kiekiais ir kainomis, visa mokėtina suma bei kaip ir kada mokėti. Jei esate registruotas pardavimo mokesčio mokėtojas, pridėkite mokesčių mokėtojo kodą, mokesčio tarifą ir mokesčio sumą atskira eilute.
Ar sąskaitoje faktūroje reikalingas mokesčių mokėtojo kodas?
Tik jei esate registruotas PVM, GST ar kito pardavimo mokesčio mokėtojas. Registruota įmonė privalo nurodyti savo mokesčių mokėtojo kodą ir atskirą mokesčio eilutę, kad klientas galėtų mokestį susigrąžinti. Neregistruotas laisvai samdomas vykdytojas ar individualios veiklos vykdytojas tokio kodo neturi ir tiesiog praleidžia mokesčių eilutes.
Ar privalau naudoti eilės tvarkos sąskaitų numerius?
Daugumoje šalių sąskaitos numeris turi būti unikalus, o eilės serija yra standartinis būdas tai užtikrinti. Tarpai ar pasikartojimai dažnai patenka į patikrinimo akiratį, todėl numeruokite nuosekliai. Leidžiant generatoriui automatiškai priskirti kitą numerį, išvengiama atsitiktinių pasikartojimų.
Koks skirtumas tarp išrašymo datos ir mokėjimo termino?
Išrašymo data yra tada, kai išrašote sąskaitą; ji nustato apskaitos laikotarpį ir paleidžia mokėjimo laikrodį. Mokėjimo terminas yra mokėjimo galutinis laikas - išrašymo data plius jūsų mokėjimo sąlygos, pavyzdžiui, 14 ar 30 dienų vėliau. Abi datas nurodant konkrečiai, išvengiama painiavos.
Ar sąskaitoje faktūroje reikia nurodyti banko duomenis?
Taip, jei norite gauti apmokėjimą banko pavedimu. Nurodykite sąskaitos numerį ar IBAN, banko pavadinimą ir mokėjimo paskirtį, pavyzdžiui, sąskaitos numerį. Taip pat išvardykite kitus priimamus būdus, pavyzdžiui, kortelę ar internetinę mokėjimo nuorodą, kad klientas galėtų sumokėti neprašydamas jūsų duomenų.
Ar laisvai samdomi vykdytojai turi nurodyti mokestį sąskaitoje faktūroje?
Tik jei jie yra registruoti pardavimo mokesčio, pavyzdžiui, PVM ar GST, mokėtojai. Jei esate žemiau registracijos ribos arba tiesiog neregistruotas, sąskaitą išrašote be mokesčio eilutės ir jūsų tarpinė suma lygi visai sumai. Patartina pažymėti, kad mokestis netaikytas.