Osnovni pojmovi o računima
Ovo su vrste dokumenata s kojima ćete se najčešće susresti. Izgledaju slično i lako ih je zamijeniti, ali svaki od njih ima posebnu ulogu u različitoj fazi prodaje: izdavanje ponude, zahtijevanje plaćanja, ispravljanje pogreške ili dokazivanje da je novac promijenio vlasnika.
- Račun
- Datirani komercijalni dokument koji bilježi isporuku i obično zahtijeva plaćanje. Njegov obvezni sadržaj i porezni učinak ovise o transakciji i nadležnosti.
- Broj računa
- Referenca koja identificira račun. Neki sustavi zahtijevaju sekvencijalni broj temeljen na jednoj ili više serija; točno pravilo ovisi o nadležnosti.
- Proforma račun
- Predložena transakcija ili ponuda u obliku računa. Općenito to nije konačni porezni račun, iako se njegova ugovorna, platna i carinska uporaba razlikuje.
- Komercijalni račun
- Prodavateljev zapis o izvoznoj prodaji i jedan od glavnih dokumenata koje carina može koristiti za vrednovanje i carinjenje prodane robe. Mogu se primijeniti polja specifična za odredište.
- Knjižno odobrenje
- Dokument koji bilježi smanjenje ili storniranje prethodno izdanog računa, na primjer nakon povrata, prekomjerne naplate ili popusta. Njegov naziv varira i treba identificirati izvorni dokument koji ispravlja.
- Potvrda o uplati
- Potvrda da je navedeni iznos plaćanja primljen. Može obuhvatiti polog ili djelomičnu uplatu i ne rješava uvijek cijelu transakciju.
Porezni pojmovi
Nazivi i mehanizmi poreza na potrošnju razlikuju se od zemlje do zemlje i ne sadrži svaki račun porez. Tablica služi kao opća orijentacija; za registraciju, mjesto isporuke, izuzeća i sektorska pravila i dalje je potrebna provjera lokalnih propisa.
| Porez | Opći model | Primjeri |
|---|---|---|
| PDV | Višestupanjski porez s priznatim odbitkom pretporeza | EU, UK i mnogi drugi |
| GST | Često višestupanjski porez po uzoru na PDV | Australija, Kanada, Indija, Novi Zeland |
| Porez na promet | Porezi saveznih država i lokalni porezi na transakcije, obično u maloprodaji | Sjedinjene Američke Države |
- PDV (porez na dodanu vrijednost)
- Porez na potrošnju koji se prikuplja kroz faze lanca opskrbe. Prijavljena poduzeća obračunavaju PDV na izlaznim isporukama i mogu odbiti prihvatljivi ulazni PDV, podložno izuzecima i ograničenjima.
- GST (porez na robu i usluge)
- Porez na potrošnju s dodanom vrijednošću koji se koristi u zemljama poput Australije, Kanade, Indije i Novog Zelanda. Funkcionira slično PDV-u, oporezujući dodanu vrijednost u svakoj fazi.
- Porez na promet
- Porez na promet, uobičajen u Sjedinjenim Američkim Državama, koji se obično naplaćuje na oporezivu maloprodaju. Poslovni kupac nije automatski izuzet; za preprodaju i druga izuzeća potrebni su primjenjivi uvjeti i dokazi.
- Prijenos porezne obveze
- Pravilo koje nalaže kupcu obračun PDV-a umjesto dobavljača. Gdje je primjenjivo, račun se obrađuje prema propisanom postupku bez obračuna PDV-a, uz odgovarajuće identifikatore i formulaciju.
- PDV identifikacijski broj
- Identifikator koji se koristi u svrhe PDV-a i navodi se tamo gdje to zahtijevaju pravila fakturiranja. Valjan broj je dokaz koji treba provjeriti, a ne sam po sebi dokaz da se primjenjuje prijenos porezne obveze.
- Datum nastanka porezne obveze
- Datum koji određuje koje se porezno razdoblje i stopa primjenjuju na isporuku, također nazvan vrijeme isporuke. Može se razlikovati od datuma računa ili datuma plaćanja.
Međunarodni trgovinski pojmovi
Kada roba prelazi granicu, carinski dokumenti mogu zahtijevati dodatne podatke za carinjenje, vrednovanje i carinski tretman. Ovi pojmovi opisuju obveze isporuke, razvrstavanje proizvoda, podrijetlo i vrijednost.
- Incoterms
- ICC-ova trgovačka pravila kao što su EXW, FOB, DAP i DDP koja dodjeljuju zadatke isporuke, troškove i rizik. Ona sama po sebi ne određuju cijenu, uvjete plaćanja ili prijenos vlasništva.
- HS kod
- Šifra harmoniziranog sustava: međunarodna šesteroznamenkasta (često proširena) tarifna klasifikacija proizvoda. Carina je koristi za određivanje stope carine i primjenu trgovinskih pravila.
- EORI broj
- Registracijski i identifikacijski broj gospodarskog subjekta koji koriste carinski operateri u EU. Potrebnost posjedovanja ovisi o ulozi, sjedištu i carinskoj djelatnosti.
- Zemlja podrijetla
- Porijeklo se utvrđuje prema primjenjivim pravilima o potpunom stjecanju ili suštinskoj preradi, a ne samo prema zemlji otpreme. Može utjecati na carine, preferencije i trgovinske mjere.
- Carinska vrijednost
- Vrijednost utvrđena prema carinskom zakonu o procjeni vrijednosti. Transakcijska vrijednost je primarna metoda za mnoge prodaje, uz potrebne prilagodbe i alternativne metode kada se ne može primijeniti.
Uvjeti plaćanja
Uvjeti plaćanja određuju kada i kako se račun treba platiti te što se može dogoditi ako se kasni s plaćanjem. Dogovorite početni događaj i prikažite kalendarski rok dospijeća. Besplatni generator računa može prikazati datume i uvjete koje unesete, ali ne određuje ugovor ili obvezujuće pravilo o razdoblju plaćanja.
- 30 dana
- 30-dnevni rok plaćanja. Stranke bi trebale definirati započinje li razdoblje od izdavanja računa, zaprimanja, isporuke, prihvaćanja ili nekog drugog događaja.
- Rok dospijeća
- Kalendarski rok za plaćanje prema ugovoru i bilo kojem obvezujućem zakonu. Prikažite ga izričito umjesto da se oslanjate samo na skraćeni prikaz.
- Kamata na zakašnjelu uplatu
- Kamate koje ugovor ili zakon mogu dopustiti na dospjeli iznos. Pravila EU-a osiguravaju prava za kvalificirane trgovačke transakcije putem nacionalne provedbe; potraživanja od potrošača izvan su tog režima.
- Doznaka
- Radnja slanja uplate za račun i podaci koji je prate. Obavijest o uplati prodavatelju navodi koje račune pokriva uplata.
- Djelomična uplata
- Uplata kojom se podmiruje dio računa. Preostali iznos ostaje otvoren dok se ne podmiri ili ne riješi ovlaštenom korekcijom.
Odredbe o usklađenosti i formatu
Pravila o računima mogu regulirati sadržaj, numeriranje, format prijenosa i čuvanje. Ovi pojmovi obuhvaćaju uzastopne serije, strojno čitljive podatke, razdoblja evidentiranja i podatke o strankama sačuvane na izdanom računu.
- Sekvencijalno numeriranje
- Pravilo u nekim poreznim sustavima prema kojem se identifikatori računa pomiču unutar jedne ili više definiranih serija. Očuvajte zapise koji objašnjavaju otkazivanja, ispravke i granice serija.
- Elektroničko fakturiranje
- Izdavanje podataka o računu u strukturiranom, strojno čitljivom formatu koji primajući sustavi mogu obraditi. XML formati poput UBL-a i CII-ja su uobičajeni, ali propisi definiraju prihvaćenu sintaksu, mrežu i postupak odobrenja.
- Rok čuvanja
- Razdoblje tijekom kojeg važeći porezni, računovodstveni ili trgovački propisi zahtijevaju čitljiv račun i popratnu dokumentaciju. I trajanje i početni događaj variraju.
- Pregled kupca/prodavača
- Podaci o strankama sačuvani na izdanom računu. Naknadne izmjene profila ne bi trebale neprimjetno prepravljati povijesni zapis o izdanom računu; koristite odgovarajući postupak ispravka.
Pitanja o terminima fakturiranja
Koja je razlika između računa i potvrde o uplati?
Račun bilježi što je zaračunano i često zahtijeva plaćanje. Potvrda o uplati potvrđuje primljeni iznos, uključujući polog ili djelomičnu uplatu. Njihovo vrijeme izdavanja može varirati, a jedan plaćeni dokument može objedinjavati obje funkcije tamo gdje pravila to dopuštaju.
Što znači neto 30 na računu?
Net 30 opisuje 30-dnevni kreditni rok, ali sama oznaka ne definira početni događaj. Navedite teče li od izdavanja ili primitka računa, isporuke, prihvaćanja ili nekog drugog dogovorenog događaja te ispišite kalendarski rok dospijeća.
Što je knjižno odobrenje (kreditna nota)?
Knjižno odobrenje smanjuje ili poništava cijeli izdani račun ili njegov dio, na primjer nakon povrata, prekomjerne naplate ili naknadnog popusta. Ono se poziva na izvorni račun kako bi usklađenje bilo sljedivo. Slijedite način ispravka u svojoj jurisdikciji jer neki sustavi propisuju dodatne dokumente ili postupke odobravanja.
Što je prijenos porezne obveze na računu?
Prijenos porezne obveze propisuje da PDV obračunava kupac umjesto dobavljača. Primjenjuje se na određene domaće ili prekogranične isporuke, a ne na sve B2B transakcije. Gdje je primjenjivo, upotrijebite porezni tretman, identifikatore i tekst na računu koji zahtijeva taj režim.
Zašto brojevi računa moraju biti uzastopni?
Neki porezni sustavi zahtijevaju sekvencijalni broj temeljen na jednoj ili više serija kako bi svaki račun bio jedinstveno identificiran. Kontrolirana serija olakšava provjeru propusta i duplikata, no postupanje s prazninama, ponovnim pokretanjima brojača i odvojenim serijama proizlazi iz lokalnih pravila.
Što je e-račun?
Izdavanje e-računa šalje strukturirane podatke o računu koje primateljevi sustavi mogu obraditi. UBL i CII uobičajene su XML sintakse, ali propis može odrediti drugi format, mrežu, model izvještavanja ili platformu za provjeru. PDF sam po sebi nije strukturirani e-račun.