Základní fakturační pojmy
Jedná se o typy dokladů, se kterými se setkáte nejčastěji. Vypadají podobně a snadno se zamění, ale každý z nich hraje odlišnou roli v různých fázích obchodu: tvorba cenové nabídky, žádost o platbu, oprava chyby nebo potvrzení přijetí platby.
- Faktura
- Datumem opatřený obchodní doklad, který zaznamenává plnění a obvykle požaduje platbu. Jeho povinné náležitosti a daňový dopad závisí na typu transakce a jurisdikci.
- Číslo faktury
- Označení, které identifikuje fakturu. Některé systémy vyžadují postupné číslování v rámci jedné nebo více řad; přesné pravidlo se liší podle jurisdikce.
- Proforma faktura
- Návrh transakce nebo cenová nabídka ve formě faktury. Obecně se nejedná o konečný daňový doklad, ačkoli její smluvní, platební a celní využití se může lišit.
- Obchodní faktura
- Doklad prodávajícího o vývozním prodeji a jeden z hlavních dokumentů, které celní orgány používají k ocenění a celnímu odbavení prodaného zboží. Mohou se uplatnit pole specifická pro cílovou destinaci.
- Dobropis
- Doklad, který zaznamenává snížení nebo zrušení dříve vystavené faktury, například po vrácení zboží, nadměrném vyúčtování nebo poskytnutí slevy. Jeho označení se může lišit a měl by identifikovat původní doklad, který opravuje.
- Potvrzení o zaplacení
- Potvrzení, že uvedená platba byla přijata. Může se vztahovat na zálohu nebo částečnou platbu a ne vždy pokrývá celou transakci.
Daňové pojmy
Názvy a mechanismy daní ze spotřeby se v jednotlivých zemích liší a ne každá faktura obsahuje daň. Tabulka slouží jako základní orientace; registrace, místo plnění, osvobození od daně a odvětvová pravidla je třeba ověřit podle místních předpisů.
| Daň | Obecný model | Příklady |
|---|---|---|
| DPH | Vícestupňová daň s odpočtem daně na vstupu při splnění podmínek | EU, UK a mnoho dalších |
| GST | Často vícestupňová daň typu DPH | Austrálie, Kanada, Indie, Nový Zéland |
| Prodejní daň | Transakční daně jednotlivých států a místní daně, obvykle na úrovni maloobchodu | Spojené státy |
- DPH (daň z přidané hodnoty)
- Daň ze spotřeby vybíraná v jednotlivých fázích dodavatelského řetězce. Registrované podniky přiznávají DPH na výstupu a mohou odečíst DPH na vstupu při splnění příslušných podmínek, s výhradou osvobození a omezení.
- GST (daň ze zboží a služeb)
- Daň ze spotřeby vybíraná z přidané hodnoty používaná v zemích jako Austrálie, Kanada, Indie a Nový Zéland. Funguje obdobně jako DPH - zdaňuje hodnotu přidanou v každé fázi.
- Daň z prodeje
- Transakční daň běžná ve Spojených státech, obvykle vybíraná při zdanitelných maloobchodních prodejích. Podnikatel jako kupující není automaticky osvobozen; osvobození pro další prodej a jiná osvobození vyžadují splnění příslušných podmínek a jejich doložení.
- Přenesení daňové povinnosti
- Pravidlo, podle kterého DPH přiznává odběratel namísto dodavatele. Tam, kde se uplatní, faktura podléhá požadovanému režimu bez účtování DPH dodavatelem a musí obsahovat příslušné identifikátory a textové označení.
- Identifikační číslo pro účely DPH
- Identifikátor používaný pro účely DPH, který se uvádí tam, kde to pravidla fakturace vyžadují. Platné číslo je podkladem k ověření, nikoli samo o sobě důkazem, že se uplatní přenesení daňové povinnosti.
- Rozhodné datum pro zdanění (tax point)
- Datum, které určuje, do jakého zdaňovacího období a s jakou sazbou se plnění zahrne; označuje se také jako okamžik uskutečnění plnění. Může se lišit od data vystavení faktury nebo od data platby.
Mezinárodní obchodní pojmy
Při překročení hranic mohou celní doklady vyžadovat další údaje pro propuštění zboží, stanovení hodnoty a uplatnění cla. Tyto pojmy popisují dodací povinnosti, klasifikaci zboží, původ a hodnotu.
- Incoterms
- Obchodní pravidla ICC, jako jsou EXW, FOB, DAP a DDP, která rozdělují dodací úkoly, náklady a riziko. Sama o sobě nestanoví cenu, platební podmínky ani přechod vlastnického práva.
- Kód HS
- Kód harmonizovaného systému: mezinárodní šestimístné (často rozšířené) celní zařazení výrobku. Celní správa jej používá ke stanovení celní sazby a k uplatnění obchodních pravidel.
- Číslo EORI
- Číslo pro registraci a identifikaci hospodářských subjektů (EORI), které používají subjekty provádějící celní operace v EU. To, zda subjekt číslo potřebuje, závisí na jeho roli, sídle a celní činnosti.
- Země původu
- Původ určený podle příslušných pravidel o zboží zcela získaném nebo podstatném zpracování, nikoli pouhá země odeslání. Může ovlivnit cla, preference a obchodní opatření.
- Celní hodnota
- Hodnota stanovená podle předpisů o celním oceňování. Transakční hodnota je pro mnohé prodeje základní metodou, přičemž se uplatňují povinné úpravy a náhradní metody, pokud ji nelze použít.
Platební podmínky
Platební podmínky určují, kdy a jak má být faktura uhrazena a co se může stát v případě prodlení. Dohodněte se na výchozí události a uveďte kalendářní datum splatnosti. Bezplatný generátor faktur umí zobrazit data a podmínky, které zadáte, nerozhoduje však o smlouvě ani o pravidlu povinné lhůty splatnosti.
- Net 30
- Úvěrová podmínka s třicetidenní lhůtou. Strany by měly určit, zda lhůta začíná běžet dnem vystavení faktury, jejím obdržením, dodáním, převzetím či jinou událostí.
- Datum splatnosti
- Kalendářní termín úhrady podle smlouvy a případných závazných právních předpisů. Uveďte jej výslovně, nikoli pouze zkratkou.
- Úrok z prodlení
- Úrok, který může smlouva nebo zákon přiznat na dlužnou částku po splatnosti. Pravidla EU přiznávají práva pro způsobilé obchodní transakce prostřednictvím vnitrostátní implementace; spotřebitelské dluhy do tohoto režimu nespadají.
- Úhrada
- Úkon odeslání platby za fakturu a údaje, které ji doprovázejí. Platební avízo informuje prodávajícího, kterých faktur se platba týká.
- Částečná úhrada
- Platba, která uhrazuje pouze část faktury. Zbývající zůstatek zůstává neuhrazený, dokud není zaplacen nebo vyřešen oprávněnou úpravou.
Soulad s předpisy a formátové náležitosti
Pravidla pro fakturaci mohou upravovat obsah, číslování, formát přenosu a archivaci. Tyto pojmy zahrnují postupné číselné řady, strojově čitelná data, doby uchovávání záznamů a údaje o smluvních stranách zachované na vystaveném dokladu.
- Postupné číslování
- Pravidlo v některých daňových systémech, podle něhož se identifikátory faktur posouvají v rámci jedné nebo více definovaných řad. Uchovávejte záznamy, které vysvětlují storna, opravy a hranice řad.
- Elektronická fakturace
- Vystavování fakturačních dat ve strukturovaném, strojově čitelném formátu, který přijímající systémy dokážou zpracovat. Běžné jsou formáty XML jako UBL a CII, avšak závazné předpisy určují přijímanou syntaxi, síť a proces schvalování.
- Doba uchovávání
- Období, po které příslušné daňové nebo účetní právo či právo obchodních společností vyžaduje čitelné faktury a podpůrné záznamy. Délka tohoto období i výchozí událost se liší.
- Snímek údajů kupujícího/prodávajícího
- Údaje o smluvních stranách uchované spolu s vystavenou fakturou. Pozdější úpravy profilu by neměly tiše přepisovat historický vystavený záznam; použijte příslušný opravný postup.
Časté dotazy k fakturačním pojmům
Jaký je rozdíl mezi fakturou a dokladem o zaplacení?
Faktura eviduje, co je účtováno, a obvykle vyžaduje platbu. Doklad o zaplacení potvrzuje přijatou částku včetně zálohy nebo částečné platby. Jejich načasování se může lišit a jeden zaplacený doklad může kombinovat obě funkce, pokud to pravidla umožňují.
Co znamená označení net 30 na faktuře?
Označení net 30 popisuje třicetidenní lhůtu splatnosti, ale samotný název nedefinuje počáteční událost. Uveďte, zda lhůta běží od vystavení faktury, od doručení, od dodání, od převzetí nebo od jiné dohodnuté události, a vytiskněte výsledné kalendářní datum splatnosti.
Co je to dobropis?
Dobropis snižuje nebo ruší celou či část vystavené faktury, například po vrácení zboží, nadměrném vyúčtování nebo dodatečně poskytnuté slevě. Odkazuje na původní fakturu, aby byla úprava dohledatelná. Postupujte podle opravného postupu dané jurisdikce, protože některé systémy předepisují další doklady nebo schvalovací kroky.
Co je režim přenesení daňové povinnosti na faktuře?
Režim přenesení daňové povinnosti přenáší povinnost přiznat DPH na zákazníka místo dodavatele. Vztahuje se na stanovená tuzemská nebo přeshraniční plnění, nikoli na všechny transakce B2B. Pokud se uplatní, použijte daňové zacházení, identifikátory a textaci faktury vyžadované tímto režimem.
Proč musí být číslování faktur postupné?
Některé daňové systémy vyžadují postupné číslo založené na jedné nebo více řadách, aby každá faktura byla jednoznačně identifikovatelná. Kontrolovaná řada usnadňuje vyšetřování vynechání a duplicit, ale řešení mezer, resetů a samostatných řad vychází z místních pravidel.
Co je elektronická fakturace?
Elektronická fakturace odesílá strukturovaná data faktury, která přijímající systémy dokážou zpracovat. UBL a CII jsou běžné syntaxe XML, ale povinná úprava může stanovit jiný formát, síť, model výkaznictví nebo schvalovací platformu. Samotné PDF není strukturovaná elektronická faktura.