Základní pojmy faktur
Toto jsou typy dokumentů, se kterými se setkáte nejčastěji. Vypadají podobně a snadno se zamění, ale každý hraje odlišnou roli v jiném okamžiku prodeje: cenová nabídka, žádost o platbu, oprava chyby nebo doklad o tom, že došlo k převodu peněz.
- Faktura
- Datovaný obchodní doklad, který zaznamenává plnění a běžně žádá o úhradu. Jeho povinné náležitosti a daňové účinky závisejí na transakci a právním řádu.
- Číslo faktury
- Jedinečná reference přidělená faktuře. Některé daňové systémy vyžadují pořadové číslo z jedné nebo více sérií. Pravidla pro mezery, reset a souběžné série se liší.
- Proforma faktura
- Předběžný obchodní doklad ve formátu faktury. Může popsat návrh, podpořit žádost o zálohu nebo celní postup, ale obvykle nejde o konečnou daňovou fakturu.
- Obchodní faktura
- Doklad prodávajícího o vývozním prodeji a jeden z hlavních podkladů, podle kterých mohou celní orgány ocenit a odbavit prodané zboží. Mohou se vyžadovat údaje podle země určení.
- Dobropis
- Doklad, který zaznamenává snížení nebo zrušení dříve vystavené faktury, například po vrácení zboží, přeúčtování nebo slevě. Způsob zápisu se liší a doklad má označit původní fakturu, kterou opravuje.
- Doklad o zaplacení
- Doklad potvrzující přijatou částku. Může potvrdit úplnou platbu, zálohu nebo částečnou platbu. Některé doklady mohou podle místních pravidel spojovat funkci faktury a potvrzení.
Daňové pojmy
Spotřební daně používají různé názvy a mechanismy a nelze je spolehlivě určit jen podle země nebo toho, zda jde o B2B transakci. Tyto pojmy popisují obecné modely. Skutečný režim závisí na plnění, místě, registraci, zákazníkovi a zvláštních pravidlech.
| Daň | Obecný model | Co ověřit |
|---|---|---|
| DPH | Vícefázová daň z přidané hodnoty | Registraci, místo plnění, sazbu, osvobození a odpočet |
| GST | Často vícefázová daň podobná DPH | Místní režim, sazbu a podmínky zápočtu |
| Daň z prodeje | Transakční daň, často u maloobchodního prodeje | Nexus, místo, zdanitelnost, registraci a osvobození |
- DPH (daň z přidané hodnoty)
- Spotřební daň vybíraná v jednotlivých fázích dodavatelského řetězce. Registrované podniky vykazují DPH na výstupu a mohou odečíst způsobilou DPH na vstupu, s výhradou osvobození a omezení.
- GST (daň ze zboží a služeb)
- Spotřební daň na bázi přidané hodnoty používaná v zemích jako Austrálie, Kanada, Indie a Nový Zéland. Funguje velmi podobně jako DPH a zdaňuje přidanou hodnotu v každé fázi.
- Daň z prodeje
- Transakční daň běžná ve Spojených státech, obvykle vybíraná u zdanitelného maloobchodního prodeje. Firemní kupující není automaticky osvobozen. Další prodej a jiná osvobození vyžadují splnění podmínek a příslušné doklady.
- Přenesení daňové povinnosti
- Pravidlo, podle kterého DPH přiznává zákazník místo dodavatele. Pokud se použije, faktura musí dodržet požadovaný režim bez účtované daně, identifikátory a znění.
- Identifikační číslo pro DPH
- Identifikátor používaný pro účely DPH a uváděný tam, kde jej fakturační pravidla vyžadují. Platné číslo je údaj k ověření, samo o sobě však nedokazuje použití přenesení daňové povinnosti.
- Den uskutečnění zdanitelného plnění
- Datum, které rozhoduje o tom, jaké daňové období a sazba se na dodávku vztahují, nazývané také čas plnění. Může se lišit od data faktury nebo data platby.
Mezinárodní obchodní pojmy
Při přeshraniční přepravě zboží mohou celní doklady vyžadovat další údaje pro odbavení, ocenění a stanovení cla. Tyto pojmy popisují povinnosti při dodání, klasifikaci produktu, původ a hodnotu.
- Incoterms
- Obchodní pravidla ICC, například EXW, FOB, DAP a DDP, která rozdělují úkoly, náklady a rizika dodání. Sama neurčují cenu, platební podmínky ani převod vlastnictví.
- HS kód
- Kód harmonizovaného systému: mezinárodní šestimístná (často rozšířená) celní klasifikace výrobku. Celní úřad jej používá ke stanovení sazby cla a uplatnění obchodních pravidel.
- Číslo EORI
- Registrační a identifikační číslo hospodářských subjektů používané celními operátory v EU. Potřeba čísla závisí na roli strany, jejím usazení a celní činnosti.
- Země původu
- Původ určený podle použitelných pravidel úplného získání nebo podstatného zpracování, nikoli jen podle země odeslání. Může ovlivnit cla, preference a obchodní opatření.
- Celní hodnota
- Hodnota určená podle celních pravidel oceňování. U mnoha prodejů je hlavní metodou transakční hodnota s povinnými úpravami. Pokud ji nelze použít, nastupují jiné metody.
Platební podmínky
Platební podmínky určují, kdy a jak se má faktura uhradit a co může nastat při prodlení. Sjednejte počáteční událost a uveďte kalendářní datum splatnosti. Bezplatný generátor faktur zobrazí zadaná data a podmínky, neurčuje však obsah smlouvy ani povinná pravidla pro platební lhůtu.
- Net 30
- Třicetidenní úvěrová lhůta. Strany musí určit, zda běží od vystavení, doručení faktury, dodání, převzetí nebo jiné události.
- Datum splatnosti
- Kalendářní termín platby podle dohody a případného závazného práva. Uveďte jej přímo, nespoléhejte jen na zkratku.
- Úrok z prodlení
- Úrok, který může u částky po splatnosti povolit smlouva nebo zákon. Pravidla EU poskytují prostřednictvím vnitrostátního provedení práva u způsobilých obchodních transakcí. Spotřebitelské dluhy do tohoto režimu nespadají.
- Úhrada a avízo o úhradě
- Odeslání platby za fakturu a údaje, které ji doprovázejí. Avízo o úhradě sděluje prodávajícímu, které faktury platba pokrývá.
- Částečná platba
- Platba, která uhradí část faktury. Zbývající částka zůstává otevřená, dokud není uhrazena nebo vyřešena oprávněnou úpravou.
Pojmy souladu a formátu
Pravidla fakturace mohou upravovat obsah, číslování, formát přenosu a uchovávání. Tyto pojmy pokrývají pořadové série, strojově čitelná data, dobu uchovávání a údaje stran zachované na vystaveném dokladu.
- Pořadové číslování
- Pravidlo některých daňových systémů, podle kterého identifikátory faktur postupují v jedné nebo více určených sériích. Uchovejte záznamy vysvětlující zrušení, opravy a hranice sérií.
- E-fakturace
- Vystavení fakturačních dat ve strukturovaném, strojově čitelném formátu, který mohou zpracovat přijímající systémy. Běžné jsou XML syntaxe UBL a CII, konkrétní povinnost však určuje přijímanou syntaxi, síť a proces schválení.
- Doba uchovávání
- Doba, po kterou použitelné daňové, účetní nebo korporátní právo vyžaduje čitelné faktury a podklady. Liší se délka i počáteční okamžik.
- Uložené údaje kupujícího a prodávajícího
- Údaje stran zachované spolu s vystavenou fakturou. Pozdější úpravy profilu nemají potichu přepisovat historický doklad. Použijte příslušný opravný postup.
Otázky k pojmům fakturace
Jaký je rozdíl mezi fakturou a dokladem o zaplacení?
Faktura zaznamenává vyúčtovanou částku a často žádá o platbu. Doklad o zaplacení potvrzuje přijatou částku včetně zálohy nebo částečné platby. Jejich načasování se může lišit a jeden uhrazený doklad může podle použitelných pravidel spojit obě funkce.
Co znamená net 30 na faktuře?
Net 30 označuje třicetidenní úvěrovou lhůtu, samotná zkratka však neurčuje počáteční událost. Uveďte, zda lhůta běží od vystavení, doručení faktury, dodání, převzetí nebo jiné dohodnuté události, a vytiskněte výsledné kalendářní datum splatnosti.
Co je dobropis?
Dobropis snižuje nebo ruší celou vystavenou fakturu či její část, například po vrácení zboží, přeúčtování nebo dodatečné slevě. Odkazuje na původní doklad, aby byla úprava dohledatelná. Dodržte způsob opravy platný v dané zemi, protože některé systémy vyžadují další doklady nebo kroky schválení.
Co je přenesení daňové povinnosti na faktuře?
Při přenesení daňové povinnosti přiznává DPH zákazník místo dodavatele. Platí pro určená tuzemská nebo přeshraniční plnění, ne pro všechny B2B transakce. Pokud se použije, dodržte daňový režim, identifikátory a znění faktury vyžadované daným pravidlem.
Proč musí být čísla faktur pořadová?
Některé daňové systémy vyžadují pořadové číslo z jedné nebo více sérií, aby byla každá faktura jednoznačně identifikovatelná. Řízená série usnadňuje prověření chybějících a duplicitních čísel, ale zacházení s mezerami, resetem a souběžnými sériemi určují místní pravidla.
Co je e-fakturace?
E-fakturace přenáší strukturovaná fakturační data, která mohou přijímající systémy zpracovat. UBL a CII jsou běžné XML syntaxe, konkrétní povinnost ale může předepsat jiný formát, síť, model hlášení nebo schvalovací platformu. Samotné PDF není strukturovanou e-fakturou.