Βασικοί όροι τιμολογίου
Αυτοί είναι οι τύποι εγγράφων που θα συναντάτε συχνότερα. Μοιάζουν μεταξύ τους και συγχέονται εύκολα, αλλά καθένας έχει διαφορετικό ρόλο σε άλλο στάδιο της πώλησης: στην υποβολή προσφοράς, στην απαίτηση πληρωμής, στη διόρθωση ενός λάθους ή στην απόδειξη ότι καταβλήθηκαν χρήματα.
- Τιμολόγιο
- Ένα χρονολογημένο εμπορικό έγγραφο που καταγράφει μια παροχή και συνήθως ζητά πληρωμή. Το απαιτούμενο περιεχόμενο και η φορολογική του επίδραση εξαρτώνται από τη συναλλαγή και τη δικαιοδοσία.
- Αριθμός τιμολογίου
- Μια αναφορά που προσδιορίζει ένα τιμολόγιο. Ορισμένα συστήματα απαιτούν διαδοχικό αριθμό που βασίζεται σε μία ή περισσότερες σειρές. Ο ακριβής κανόνας εξαρτάται από τη δικαιοδοσία.
- Προτιμολόγιο
- Μια προτεινόμενη συναλλαγή ή προσφορά σε μορφή τιμολογίου. Γενικά δεν αποτελεί το τελικό φορολογικό τιμολόγιο, αν και η χρήση του για συμβατικούς, πληρωτικούς και τελωνειακούς σκοπούς διαφέρει.
- Εμπορικό τιμολόγιο
- Το παραστατικό του πωλητή για μια εξαγωγική πώληση και ένα από τα βασικά έγγραφα που μπορεί να χρησιμοποιήσει το τελωνείο για την αποτίμηση και τον εκτελωνισμό των πωληθέντων αγαθών. Ενδέχεται να απαιτούνται πεδία ειδικά για τον προορισμό.
- Πιστωτικό σημείωμα
- Ένα έγγραφο που καταγράφει μείωση ή ακύρωση τιμολογίου που εκδόθηκε προηγουμένως, για παράδειγμα μετά από επιστροφή, υπερχρέωση ή έκπτωση. Η ονομασία του διαφέρει και θα πρέπει να προσδιορίζει το αρχικό έγγραφο που διορθώνει.
- Απόδειξη
- Μια επιβεβαίωση ότι ελήφθη το αναφερόμενο ποσό. Μπορεί να αφορά προκαταβολή ή μερική πληρωμή και δεν εξοφλεί πάντα ολόκληρη τη συναλλαγή.
Φορολογικοί όροι
Οι ονομασίες και οι μηχανισμοί των φόρων κατανάλωσης διαφέρουν ανά χώρα και δεν επιβαρύνεται κάθε τιμολόγιο με φόρο. Ο πίνακας δίνει μια γενική εικόνα. Η εγγραφή, ο τόπος παροχής, οι απαλλαγές και οι κανόνες ανά κλάδο χρειάζονται πάντοτε τοπικό έλεγχο.
| Φόρος | Γενικό μοντέλο | Παραδείγματα |
|---|---|---|
| ΦΠΑ | Φόρος πολλαπλών σταδίων με έκπτωση επιλέξιμου φόρου εισροών | ΕΕ, ΗΒ και πολλές άλλες χώρες |
| GST | Συχνά φόρος πολλαπλών σταδίων παρόμοιος με τον ΦΠΑ | Αυστραλία, Καναδάς, Ινδία, Νέα Ζηλανδία |
| Φόρος επί των πωλήσεων | Πολιτειακοί και τοπικοί φόροι συναλλαγών, συνήθως στη λιανική | Ηνωμένες Πολιτείες |
- ΦΠΑ (φόρος προστιθέμενης αξίας)
- Ένας φόρος κατανάλωσης που εισπράττεται στα στάδια της αλυσίδας εφοδιασμού. Οι εγγεγραμμένες επιχειρήσεις αποδίδουν ΦΠΑ εκροών και μπορούν να εκπέσουν τον επιλέξιμο ΦΠΑ εισροών, με την επιφύλαξη απαλλαγών και περιορισμών.
- GST (φόρος αγαθών και υπηρεσιών)
- Ένας φόρος κατανάλωσης με βάση την προστιθέμενη αξία, ο οποίος χρησιμοποιείται σε χώρες όπως η Αυστραλία, ο Καναδάς, η Ινδία και η Νέα Ζηλανδία. Λειτουργεί παρόμοια με τον ΦΠΑ, φορολογώντας την προστιθέμενη αξία σε κάθε στάδιο.
- Φόρος επί των πωλήσεων
- Ένας φόρος συναλλαγών που συναντάται στις Ηνωμένες Πολιτείες και συνήθως εισπράττεται στις φορολογητέες λιανικές πωλήσεις. Ένας επιχειρηματικός αγοραστής δεν απαλλάσσεται αυτόματα. Η μεταπώληση και άλλες απαλλαγές απαιτούν να πληρούνται οι σχετικές προϋποθέσεις και να υπάρχουν αποδεικτικά στοιχεία.
- Αντίστροφη επιβάρυνση
- Ένας κανόνας βάσει του οποίου ο πελάτης αποδίδει τον ΦΠΑ αντί του προμηθευτή. Όπου ισχύει, το τιμολόγιο ακολουθεί την απαιτούμενη μεταχείριση χωρίς χρέωση ΦΠΑ και περιλαμβάνει τα προβλεπόμενα αναγνωριστικά και τη σωστή διατύπωση.
- Αριθμός ΦΠΑ
- Ένα αναγνωριστικό που χρησιμοποιείται για σκοπούς ΦΠΑ και εμφανίζεται όπου το απαιτούν οι κανόνες τιμολόγησης. Ένας έγκυρος αριθμός αποτελεί στοιχείο που πρέπει να ελεγχθεί, αλλά δεν αποδεικνύει από μόνος του ότι ισχύει αντίστροφη επιβάρυνση.
- Χρόνος γένεσης της φορολογικής υποχρέωσης
- Η ημερομηνία που καθορίζει ποια φορολογική περίοδος και ποιος συντελεστής ισχύουν για μια παροχή, γνωστή και ως χρόνος παροχής. Μπορεί να διαφέρει από την ημερομηνία του τιμολογίου ή της πληρωμής.
Όροι διεθνούς εμπορίου
Όταν τα εμπορεύματα διασχίζουν σύνορα, τα τελωνειακά έγγραφα μπορεί να απαιτούν πρόσθετα δεδομένα για τον εκτελωνισμό, την αποτίμηση και τη δασμολογική μεταχείριση. Αυτοί οι όροι περιγράφουν τις υποχρεώσεις παράδοσης, την ταξινόμηση των προϊόντων, την καταγωγή και την αξία.
- Incoterms
- Εμπορικοί κανόνες του ICC, όπως EXW, FOB, DAP και DDP, που κατανέμουν τις υποχρεώσεις παράδοσης, τα κόστη και τον κίνδυνο. Δεν καθορίζουν από μόνοι τους την τιμή, τους όρους πληρωμής ή τη μεταβίβαση κυριότητας.
- Κωδικός HS
- Κωδικός του Εναρμονισμένου Συστήματος: μια διεθνής εξαψήφια δασμολογική ταξινόμηση προϊόντος, η οποία συχνά επεκτείνεται. Το τελωνείο τη χρησιμοποιεί για να καθορίσει τον δασμολογικό συντελεστή και να εφαρμόσει τους εμπορικούς κανόνες.
- Αριθμός EORI
- Ένας αριθμός καταχώρισης και αναγνώρισης οικονομικών φορέων που χρησιμοποιείται για τελωνειακές δραστηριότητες στην ΕΕ. Το αν ένα μέρος τον χρειάζεται εξαρτάται από τον ρόλο, τον τόπο εγκατάστασης και την τελωνειακή του δραστηριότητα.
- Χώρα καταγωγής
- Η καταγωγή που καθορίζεται βάσει των ισχυόντων κανόνων για προϊόντα που έχουν παραχθεί εξ ολοκλήρου ή έχουν υποστεί ουσιαστική μεταποίηση, όχι απλώς η χώρα αποστολής. Μπορεί να επηρεάσει τους δασμούς, τις προτιμησιακές ρυθμίσεις και τα εμπορικά μέτρα.
- Τελωνειακή αξία
- Η αξία που καθορίζεται βάσει της νομοθεσίας περί δασμολογητέας αξίας. Η αξία συναλλαγής είναι η κύρια μέθοδος για πολλές πωλήσεις, με τις απαιτούμενες προσαρμογές και εναλλακτικές μεθόδους όταν δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί.
Όροι πληρωμής
Οι όροι πληρωμής καθορίζουν πότε και πώς πρέπει να εξοφληθεί ένα τιμολόγιο και τι μπορεί να συμβεί σε περίπτωση καθυστέρησης. Συμφωνήστε το γεγονός έναρξης της προθεσμίας και εμφανίστε τη συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης. Ένα δωρεάν εργαλείο δημιουργίας τιμολογίων μπορεί να εμφανίσει τις ημερομηνίες και τους όρους που εισάγετε, αλλά δεν καθορίζει τη σύμβαση ή κανέναν υποχρεωτικό κανόνα για την περίοδο πληρωμής.
- Net 30
- Περίοδος πίστωσης 30 ημερών. Τα μέρη θα πρέπει να ορίσουν αν η περίοδος αρχίζει από την έκδοση του τιμολογίου, την παραλαβή, την παράδοση, την αποδοχή ή άλλο γεγονός.
- Ημερομηνία λήξης
- Η ημερολογιακή προθεσμία πληρωμής βάσει της συμφωνίας και κάθε υποχρεωτικού κανόνα δικαίου. Αναγράψτε τη ρητά αντί να βασίζεστε μόνο σε συντομογραφίες.
- Τόκοι καθυστερημένης πληρωμής
- Τόκος που μπορεί να επιτρέπεται από σύμβαση ή νόμο επί ληξιπρόθεσμου υπολοίπου. Οι κανόνες της ΕΕ παρέχουν δικαιώματα για επιλέξιμες εμπορικές συναλλαγές μέσω της εφαρμογής τους στο εθνικό δίκαιο. Οι οφειλές καταναλωτών δεν υπάγονται σε αυτό το καθεστώς.
- Έμβασμα
- Η αποστολή πληρωμής για ένα τιμολόγιο και τα στοιχεία που τη συνοδεύουν. Μια ειδοποίηση εμβάσματος ενημερώνει τον πωλητή ποια τιμολόγια καλύπτει η πληρωμή.
- Μερική πληρωμή
- Μια πληρωμή που εξοφλεί μέρος ενός τιμολογίου. Το υπόλοιπο παραμένει ανοικτό μέχρι να πληρωθεί ή να διευθετηθεί μέσω εγκεκριμένης προσαρμογής.
Όροι συμμόρφωσης και μορφής
Οι κανόνες τιμολόγησης μπορεί να διέπουν το περιεχόμενο, την αρίθμηση, τη μορφή μετάδοσης και τη διατήρηση. Οι παρακάτω όροι καλύπτουν τις διαδοχικές σειρές, τα μηχανικά αναγνώσιμα δεδομένα, τις περιόδους διατήρησης και τα στοιχεία των μερών που αποτυπώνονται σε ένα εκδοθέν έγγραφο.
- Διαδοχική αρίθμηση
- Ένας κανόνας σε ορισμένα φορολογικά συστήματα σύμφωνα με τον οποίο τα αναγνωριστικά τιμολογίων προχωρούν σε μία ή περισσότερες καθορισμένες σειρές. Διατηρήστε τις εγγραφές που εξηγούν ακυρώσεις, διορθώσεις και όρια σειρών.
- Ηλεκτρονική τιμολόγηση
- Έκδοση δεδομένων τιμολογίου σε δομημένη, μηχανικά αναγνώσιμη μορφή που μπορούν να επεξεργαστούν τα συστήματα λήψης. Μορφές XML όπως UBL και CII είναι συνηθισμένες, αλλά οι κανονιστικές απαιτήσεις καθορίζουν την αποδεκτή σύνταξη, το δίκτυο και τη διαδικασία εκκαθάρισης.
- Περίοδος διατήρησης
- Η περίοδος για την οποία το εφαρμοστέο φορολογικό, λογιστικό ή εταιρικό δίκαιο απαιτεί ευανάγνωστα τιμολόγια και δικαιολογητικά αρχεία. Τόσο η διάρκεια όσο και το γεγονός έναρξης διαφέρουν.
- Στοιχεία αγοραστή/πωλητή κατά την έκδοση
- Τα στοιχεία των μερών όπως διατηρούνται μαζί με το εκδοθέν τιμολόγιο. Μεταγενέστερες αλλαγές στο προφίλ δεν θα πρέπει να ξαναγράφουν σιωπηρά το ιστορικό εκδοθέν αρχείο. Χρησιμοποιήστε την ισχύουσα διαδικασία διόρθωσης.
Ερωτήσεις για όρους τιμολόγησης
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός τιμολογίου και μιας απόδειξης;
Το τιμολόγιο καταγράφει τι χρεώνεται και συχνά ζητά πληρωμή. Η απόδειξη επιβεβαιώνει ότι ελήφθη ένα ποσό, ακόμη και αν πρόκειται για προκαταβολή ή μερική πληρωμή. Ο χρόνος έκδοσής τους μπορεί να διαφέρει και, όπου το επιτρέπουν οι κανόνες, ένα εξοφλημένο έγγραφο μπορεί να συνδυάζει και τις δύο λειτουργίες.
Τι σημαίνει το net 30 σε ένα τιμολόγιο;
Το net 30 περιγράφει περίοδο πίστωσης 30 ημερών, αλλά η ένδειξη από μόνη της δεν καθορίζει το γεγονός έναρξης. Δηλώστε αν η περίοδος αρχίζει από την έκδοση του τιμολογίου, την παραλαβή, την παράδοση, την αποδοχή ή άλλο συμφωνημένο γεγονός και αναγράψτε τη συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης.
Τι είναι το πιστωτικό τιμολόγιο;
Ένα πιστωτικό τιμολόγιο μειώνει ή ακυρώνει ολόκληρο το ποσό ή μέρος ενός εκδοθέντος τιμολογίου, για παράδειγμα μετά από επιστροφή, υπερχρέωση ή μεταγενέστερη έκπτωση. Παραπέμπει στο αρχικό έγγραφο, ώστε η προσαρμογή να είναι ανιχνεύσιμη. Ακολουθήστε τη μέθοδο διόρθωσης της δικαιοδοσίας, καθώς ορισμένα συστήματα προβλέπουν πρόσθετα έγγραφα ή βήματα εκκαθάρισης.
Ποια είναι η αντίστροφη επιβάρυνση σε ένα τιμολόγιο;
Με την αντίστροφη επιβάρυνση, ο πελάτης αποδίδει τον ΦΠΑ αντί του προμηθευτή. Ισχύει για συγκεκριμένες εγχώριες ή διασυνοριακές παροχές, όχι για όλες τις συναλλαγές B2B. Όπου ισχύει, χρησιμοποιήστε τη φορολογική μεταχείριση, τα αναγνωριστικά και τη διατύπωση του τιμολογίου που απαιτεί το συγκεκριμένο καθεστώς.
Γιατί οι αριθμοί τιμολογίων πρέπει να είναι διαδοχικοί;
Ορισμένα φορολογικά συστήματα απαιτούν διαδοχικό αριθμό που βασίζεται σε μία ή περισσότερες σειρές, ώστε κάθε τιμολόγιο να αναγνωρίζεται μοναδικά. Μια ελεγχόμενη σειρά διευκολύνει τη διερεύνηση παραλείψεων και διπλότυπων, αλλά οι τοπικοί κανόνες καθορίζουν πώς αντιμετωπίζονται τα κενά, οι επανεκκινήσεις και οι χωριστές σειρές.
Τι είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση;
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση μεταδίδει δομημένα δεδομένα τιμολογίων που μπορούν να επεξεργαστούν τα συστήματα λήψης. UBL και CII είναι συνηθισμένες συντακτικές μορφές XML, αλλά μια κανονιστική απαίτηση μπορεί να ορίζει άλλη μορφή, δίκτυο, μοντέλο αναφοράς ή πλατφόρμα εκκαθάρισης. Ένα PDF από μόνο του δεν αποτελεί δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο.