Términos esenciales de facturación
Estos son los tipos de documento con los que te encontrarás más a menudo. Se parecen y es fácil confundirlos, pero cada uno desempeña un papel distinto en un momento diferente de una venta: presupuestar, exigir el pago, corregir un error o demostrar que el dinero cambió de manos.
- Factura
- Un documento comercial fechado que registra una operación y suele solicitar el pago. El contenido obligatorio y el efecto fiscal dependen de la operación y de la jurisdicción.
- Número de factura
- Una referencia que identifica una factura. Algunos sistemas exigen un número secuencial basado en una o varias series; la regla exacta depende de la jurisdicción.
- Factura proforma
- Una propuesta de operación o presupuesto con formato de factura. Por lo general, no es la factura fiscal definitiva, aunque su uso contractual, aduanero y para el pago varía.
- Factura comercial
- El registro del vendedor de una venta de exportación y uno de los principales documentos que la aduana puede usar para valorar y despachar mercancías vendidas. Pueden exigirse campos específicos según el destino.
- Nota de crédito
- Un documento que registra la reducción o anulación de una factura emitida anteriormente, por ejemplo tras una devolución, un cobro excesivo o un descuento. La forma de reflejarlo varía y debe identificar el documento original que corrige.
- Recibo
- Un comprobante de que se ha recibido un pago determinado. Puede corresponder a un depósito o a un pago parcial y no siempre liquida toda la operación.
Términos fiscales
Los nombres y mecanismos de los impuestos sobre el consumo varían según el país, y no todas las facturas incluyen impuestos. La tabla ofrece una orientación general; el registro, el lugar de la operación, las exenciones y las normas sectoriales siguen necesitando una verificación local.
| Impuesto | Modelo general | Ejemplos |
|---|---|---|
| IVA | Impuesto en varias etapas con deducción del impuesto soportado admisible | UE, Reino Unido y muchos otros |
| GST | Suele ser un impuesto en varias etapas similar al IVA | Australia, Canadá, India, Nueva Zelanda |
| Impuesto sobre las ventas | Impuestos estatales y locales sobre las operaciones, normalmente minoristas | Estados Unidos |
- IVA (impuesto sobre el valor agregado)
- Un impuesto sobre el consumo recaudado a lo largo de las distintas etapas de la cadena de suministro. Las empresas registradas contabilizan el IVA cobrado y pueden deducir el IVA soportado que corresponda, con las exenciones y limitaciones aplicables.
- GST (impuesto sobre bienes y servicios)
- Un impuesto al valor agregado sobre el consumo usado en países como Australia, Canadá, India y Nueva Zelanda. Funciona de forma muy similar al IVA, gravando el valor agregado en cada etapa.
- Impuesto sobre las ventas
- Un impuesto sobre las operaciones habitual en Estados Unidos, que normalmente se recauda en las ventas minoristas sujetas. Un comprador empresarial no está exento de forma automática; la reventa y otras exenciones exigen cumplir las condiciones y aportar las pruebas aplicables.
- Inversión del sujeto pasivo
- Una norma por la que el cliente, en lugar del proveedor, contabiliza el IVA. Cuando se aplica, la factura debe seguir el tratamiento sin repercusión, los identificadores y el texto exigidos.
- Número de identificación a efectos del IVA
- Un identificador usado a efectos del IVA y mostrado cuando lo exigen las normas de facturación. Un número válido es un dato que debe verificarse, pero no demuestra por sí solo que se aplique la inversión del sujeto pasivo.
- Devengo del impuesto
- La fecha que determina qué periodo fiscal y qué tasa se aplican a una operación, también llamada momento de realización de la operación. Puede diferir de la fecha de la factura o de la fecha de pago.
Términos del comercio internacional
Cuando las mercancías cruzan una frontera, los documentos aduaneros pueden exigir datos adicionales para el despacho, la valoración y el tratamiento arancelario. Estos términos describen las obligaciones de entrega, la clasificación del producto, el origen y el valor.
- Incoterms
- Reglas comerciales de la Cámara de Comercio Internacional, como EXW, FOB, DAP y DDP, que reparten las tareas, los costos y los riesgos de la entrega. Por sí solas no fijan el precio, los plazos de pago ni la transmisión de la propiedad.
- Código HS
- Un código del Sistema Armonizado: una clasificación arancelaria internacional de seis dígitos (a menudo ampliada) para un producto. La aduana lo usa para fijar la tasa arancelaria y aplicar las normas comerciales.
- Número EORI
- Un número de registro e identificación de operadores económicos que usan los operadores aduaneros en la UE. La necesidad de disponer de uno depende de la función, el establecimiento y la actividad aduanera de cada parte.
- País de origen
- El origen determinado según las reglas aplicables de obtención íntegra o transformación sustancial, no simplemente el país de envío. Puede afectar a los aranceles, las preferencias y las medidas comerciales.
- Valor en aduana
- El valor determinado conforme a la normativa de valoración aduanera. El valor de transacción es el método principal para muchas ventas, con los ajustes obligatorios y métodos alternativos cuando no puede usarse.
Plazos de pago
Los términos de pago indican cuándo y cómo debe pagarse una factura y qué puede ocurrir si se retrasa. Acuerda el hecho que inicia el plazo e indica la fecha de vencimiento concreta. Un generador de facturas gratuito puede mostrar las fechas y condiciones que ingresas, pero no decide el contrato ni las reglas obligatorias sobre los plazos de pago.
- Neto a 30
- Un plazo de crédito de 30 días. Las partes deben definir si empieza con la factura, la recepción, la entrega, la aceptación u otro hecho.
- Fecha de vencimiento
- La fecha límite concreta para pagar según el acuerdo y cualquier norma obligatoria. Indícala expresamente en lugar de depender solo de una abreviatura.
- Intereses de demora
- Intereses que un contrato o una ley pueden permitir aplicar a un saldo vencido. Las normas de la UE reconocen derechos para determinadas operaciones comerciales mediante su aplicación nacional; las deudas de consumidores quedan fuera de ese régimen.
- Envío de pago
- El acto de enviar el pago de una factura y los datos que lo acompañan. Un aviso de pago indica al vendedor qué facturas cubre el pago.
- Pago parcial
- Un pago que liquida parte de una factura. El saldo restante queda pendiente hasta que se paga o se resuelve mediante un ajuste autorizado.
Términos de cumplimiento y formato
Las normas de facturación pueden regular el contenido, la numeración, el formato de transmisión y la conservación. Estos términos abarcan las series secuenciales, los datos legibles por máquina, los periodos de conservación y los datos de las partes que se mantienen en un documento emitido.
- Numeración secuencial
- Una regla presente en algunos sistemas fiscales por la que los identificadores de factura avanzan dentro de una o varias series definidas. Conserva los registros que expliquen anulaciones, correcciones y límites entre series.
- Facturación electrónica
- Emisión de los datos de una factura en un formato estructurado y legible por máquina que los sistemas receptores puedan procesar. Los formatos XML como UBL y CII son habituales, pero cada obligación define la sintaxis, la red y el proceso de validación aceptados.
- Período de conservación
- El período durante el que la normativa fiscal, contable o societaria aplicable exige conservar de forma legible las facturas y los documentos de respaldo. Tanto la duración como el hecho que inicia el plazo varían.
- Datos conservados del comprador y del vendedor
- Los datos de las partes conservados con la factura emitida. Los cambios posteriores en los perfiles no deben reescribir de forma silenciosa el registro histórico; usa el procedimiento de corrección aplicable.
Preguntas sobre los términos de facturación
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
Una factura registra lo facturado y suele solicitar el pago. Un recibo acredita que se ha recibido una cantidad, incluido un depósito o un pago parcial. El momento de emisión puede variar y, cuando las normas lo permiten, un mismo documento pagado puede cumplir ambas funciones.
¿Qué significa neto a 30 en una factura?
Neto a 30 describe un plazo de crédito de 30 días, pero la expresión por sí sola no define cuándo empieza. Indica si cuenta desde la factura, la recepción, la entrega, la aceptación u otro hecho acordado, e incluye la fecha de vencimiento concreta resultante.
¿Qué es una nota de crédito?
Una nota de crédito reduce o anula toda o parte de una factura emitida, por ejemplo tras una devolución, un cobro excesivo o un descuento posterior a la venta. Hace referencia al original para que el ajuste pueda rastrearse. Sigue el método de corrección de la jurisdicción, ya que algunos sistemas exigen documentos o pasos de validación adicionales.
¿Qué es la inversión del sujeto pasivo en una factura?
La inversión del sujeto pasivo hace que el cliente, en lugar del proveedor, contabilice el IVA. Se aplica a determinadas operaciones nacionales o transfronterizas, no a todas las operaciones entre empresas. Cuando corresponda, usa el tratamiento fiscal, los identificadores y el texto de factura exigidos por ese régimen.
¿Por qué los números de factura deben ser secuenciales?
Algunos sistemas fiscales exigen un número secuencial basado en una o varias series para que cada factura pueda identificarse de forma única. Una serie controlada facilita investigar omisiones y duplicados, pero el tratamiento de los saltos, reinicios y series separadas depende de las reglas locales.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica envía datos estructurados de la factura que los sistemas receptores pueden procesar. UBL y CII son sintaxis XML habituales, pero una obligación puede indicar otro formato, red, modelo de comunicación o plataforma de validación. Un PDF por sí solo no es una factura electrónica estructurada.