¿Por qué son importantes los campos?
Una factura de IVA permite al cliente justificar la deducción del IVA soportado y constituye una prueba de la operación ante la administración tributaria. Si falta algún dato obligatorio, el cliente puede necesitar una factura corregida antes de deducir el IVA. La Directiva de IVA establece un núcleo común en todos los Estados miembros de la UE, pero las normas nacionales de formato, idioma, declaración y facturación electrónica pueden imponer requisitos materiales.
Los campos obligatorios de una factura completa de IVA
El artículo 226 de la Directiva de IVA establece los datos que debe contener una factura completa. Para un autónomo o empresario individual típico, son los siguientes:
- Fecha de emisión
- La fecha en que se emite la factura.
- Número correlativo
- Número único, basado en una o varias series, que identifica la factura.
- Su número de identificación de IVA
- El número de IVA con el que has suministrado los bienes o prestado los servicios.
- Número de IVA del cliente
- Obligatorio para las entregas de bienes o prestaciones de servicios sujetas a inversión del sujeto pasivo y las operaciones intracomunitarias en las que el cliente es responsable del pago del impuesto.
- Nombre completo y dirección
- El nombre completo y la dirección de ambas partes: tú (el proveedor) y tu cliente.
- Descripción del suministro
- La cantidad y la naturaleza de los bienes, o el alcance y la naturaleza de los servicios.
- Fecha de suministro
- La fecha en que se realizó o completó el suministro, si difiere de la fecha de emisión.
- Base imponible por tipo impositivo
- La base imponible por tipo impositivo del IVA, el precio unitario sin IVA y cualquier descuento no incluido en el precio unitario.
- Tipo de IVA aplicado
- El tipo o los tipos de IVA aplicados a la entrega de bienes o prestación de servicios.
- Importe del IVA a pagar
- El importe del IVA a pagar, expresado en la moneda nacional del país en el que se devenga el impuesto.
- Referencia a exención o inversión del sujeto pasivo
- Cuando la entrega de bienes o prestación de servicios esté exenta o el cliente sea responsable del IVA, se incluirá una referencia a la disposición pertinente o la nota «Inversión del sujeto pasivo».
B2B transfronterizo: la inversión del sujeto pasivo
Cuando prestas servicios a una empresa registrada a efectos del IVA en otro Estado miembro de la UE, el cliente suele liquidar el IVA mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. En el caso de una operación que cumpla los requisitos, la factura indica el importe sin IVA, incluye los números de IVA pertinentes y lleva la nota «Inversión del sujeto pasivo». El artículo 196 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo es una referencia útil para los servicios transfronterizos entre empresas (B2B) a los que se aplica este mecanismo. Comprueba la situación fiscal del cliente en el VIES y conserva el resultado en tus registros. Un resultado del VIES no válido o no disponible requiere una investigación; por sí solo, no determina el tratamiento correcto del IVA.
¿Cuándo se permite una factura simplificada?
Por importes reducidos (los Estados miembros pueden permitir facturas simplificadas de hasta 100 EUR y, en algunos casos, por importes más altos) o para emitir facturas rectificativas, puede expedir un documento más breve. Una factura simplificada sigue necesitando la fecha, su identidad y número de IVA, la descripción de lo suministrado y el importe de IVA o los datos necesarios para calcularlo, pero puede omitir algunos de los datos del cliente exigidos en una factura completa. Compruebe el umbral aplicable en el país en el que se grava el suministro, ya que varía.
Moneda, idioma y conservación
Puede emitir la factura en cualquier moneda, pero el importe de IVA debe mostrarse también en la moneda nacional del Estado miembro en el que se devenga el impuesto. Puede facturar en cualquier idioma, aunque la administración tributaria puede solicitar una traducción durante una inspección. Conserve una copia de cada factura que emita y reciba: el plazo de conservación se fija a nivel nacional y suele ser de entre 6 y 10 años.
Preguntas sobre la factura con IVA de la UE
¿Tengo que cobrar el IVA a un cliente de otro país de la UE?
Para la mayoría de los servicios prestados a una empresa registrada a efectos del IVA en otro Estado miembro de la UE, no: se aplica la inversión del sujeto pasivo y es el cliente quien se encarga de liquidar el IVA. Debes emitir una factura neta sin IVA, indicar ambos números de IVA y añadir una nota que diga «Inversión del sujeto pasivo». Si el cliente no está registrado a efectos del IVA (un consumidor), normalmente se le cobra el IVA, y se aplican normas especiales a los servicios digitales.
¿Qué significa «inversión del sujeto pasivo» en una factura?
Esto significa que es el comprador, y no el vendedor, quien es responsable de declarar el IVA en su propio país. El vendedor emite la factura sin IVA e indica que se aplica la inversión del sujeto pasivo, citando el artículo 196 de la Directiva del IVA para los servicios transfronterizos entre empresas (B2B).
¿Es realmente obligatorio que el número de factura sea secuencial?
Sí. Todas las facturas con IVA deben llevar un número único basado en una o varias secuencias. Mantén la secuencia ordenada, evita duplicados y documenta los números cancelados o los huecos tal y como exigen las normas del lugar donde tengas tu sede.
¿Puedo emitir la factura en dólares estadounidenses u otra moneda?
Sí, puedes facturar en cualquier moneda. Sin embargo, el importe del IVA también debe expresarse en la moneda nacional del Estado miembro en el que se devenga el IVA, utilizando un tipo de cambio aceptado.
¿Durante cuánto tiempo tengo que conservar mis facturas?
El plazo de conservación lo establece cada Estado miembro y suele ser de entre 6 y 10 años. Conserva tanto las facturas que emitas como las que recibas durante ese periodo.