Por qué importan los campos
Una factura con IVA es el documento que tu cliente utiliza para deducir el IVA soportado y que una administración tributaria usa para verificar la operación. Si falta un dato obligatorio, la factura puede ser rechazada, tu cliente podría no poder deducir el IVA y se te puede exigir que la vuelvas a emitir. Las normas están armonizadas en todos los Estados miembros de la UE por la Directiva del IVA, por lo que la lista básica que figura a continuación se aplica tanto si facturas a un cliente en Alemania, Francia, Irlanda o cualquier otro Estado miembro: cada país añade encima solo requisitos menores de formato o de idioma.
Los campos obligatorios de una factura completa con IVA
El artículo 226 de la Directiva del IVA establece los datos que debe contener una factura completa. Para un autónomo o trabajador por cuenta propia típico, estos son los que aplican:
- Fecha de emisión
- La fecha en que se emite la factura.
- Número secuencial
- Un número único, basado en una o varias series, que identifica la factura.
- Tu número de identificación a efectos del IVA
- El número de IVA con el que suministraste los bienes o servicios.
- Número de IVA del cliente
- Obligatorio en operaciones con inversión del sujeto pasivo y en operaciones intracomunitarias en las que el cliente es el sujeto pasivo del impuesto.
- Nombre completo y dirección
- El nombre completo y la dirección tanto tuyos (el proveedor) como de tu cliente.
- Descripción del suministro
- La cantidad y naturaleza de los bienes, o el alcance y naturaleza de los servicios.
- Fecha del suministro
- La fecha en que se realizó o se completó el suministro, si es distinta de la fecha de emisión.
- Base imponible por tipo
- La base imponible por tipo de IVA, el precio unitario sin IVA y cualquier descuento no incluido en el precio unitario.
- Tipo de IVA aplicado
- El tipo o tipos de IVA aplicados al suministro.
- Cuota de IVA a pagar
- La cuota de IVA a pagar, expresada en la moneda nacional donde se devenga el impuesto.
- Referencia a exención o inversión del sujeto pasivo
- Cuando el suministro está exento o el cliente es el sujeto pasivo, una referencia a la disposición correspondiente o la nota «Inversión del sujeto pasivo».
B2B transfronterizo: la inversión del sujeto pasivo
Cuando prestas servicios a una empresa registrada a efectos de IVA en otro Estado miembro de la UE, por lo general no repercutes IVA. En su lugar, el cliente lo declara en su propio país mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. En ese caso tu factura muestra un importe neto sin línea de IVA, incluye tanto tu número de IVA como el número de IVA válido del cliente y lleva una nota explícita: la redacción recomendada por la Directiva es simplemente «Inversión del sujeto pasivo», idealmente con la referencia «artículo 196 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo». Confirma siempre que el número de IVA del cliente sea válido en el sistema VIES de la UE antes de aplicar el tipo cero a la operación; si no es válido, normalmente tendrás que repercutir tu IVA nacional.
Cuándo se permite una factura simplificada
Para importes pequeños (los Estados miembros pueden permitir facturas simplificadas hasta 100 EUR, y en algunos casos superiores) o para notas de crédito, puedes emitir un documento más breve. Una factura simplificada sigue necesitando la fecha, tu identidad y número de IVA, una descripción de lo suministrado y el importe del IVA o la información necesaria para calcularlo, pero puede omitir algunos de los datos del cliente exigidos en una factura completa. Comprueba el umbral en el país donde la operación esté gravada, porque varía.
Moneda, idioma y conservación
Puedes emitir la factura en cualquier moneda, pero el importe del IVA también debe figurar en la moneda nacional del Estado miembro donde se devenga el impuesto. Puedes facturar en cualquier idioma, aunque una administración tributaria puede solicitar una traducción durante una inspección. Conserva una copia de cada factura que emitas y recibas: el plazo de conservación se fija a nivel nacional y suele estar entre 6 y 10 años.
Preguntas sobre la factura con IVA de la UE
¿Tengo que repercutir IVA a un cliente de otro país de la UE?
Para la mayoría de los servicios prestados a una empresa registrada a efectos de IVA en otro Estado miembro de la UE, no: se aplica la inversión del sujeto pasivo y el cliente declara el IVA. Emites una factura neta sin IVA, muestras ambos números de IVA y añades una nota de «Inversión del sujeto pasivo». Si el cliente no está registrado a efectos de IVA (un consumidor), normalmente repercutes IVA, y se aplican normas especiales a los servicios digitales.
¿Qué significa «inversión del sujeto pasivo» en una factura?
Significa que el comprador, y no el vendedor, es el responsable de declarar el IVA en su propio país. El vendedor emite la factura sin IVA y hace constar que se aplica la inversión del sujeto pasivo, citando el artículo 196 de la Directiva del IVA para los servicios B2B transfronterizos.
¿Es realmente obligatorio un número de factura secuencial?
Sí. Toda factura con IVA debe llevar un número único basado en una o varias series. Los huecos o duplicados son una señal de alerta habitual en las inspecciones, por lo que un generador que asigna automáticamente el siguiente número por serie es más seguro que numerar a mano.
¿Puedo emitir la factura en dólares estadounidenses o en otra moneda?
Sí, puedes facturar en cualquier moneda. No obstante, la cuota de IVA también debe expresarse en la moneda nacional del Estado miembro donde se devenga el IVA, utilizando un tipo de cambio aceptado.
¿Cuánto tiempo tengo que conservar mis facturas?
El plazo de conservación lo fija cada Estado miembro y suele ser de 6 a 10 años. Conserva tanto las facturas que emites como las que recibes durante ese periodo.