Επισκόπηση
Το FreeBillGen είναι μια δωρεάν φιλοξενούμενη υπηρεσία τιμολόγησης στη διεύθυνση freebillgen.com. Η παρούσα πολιτική εξηγεί ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγουμε, για ποιον σκοπό, ποιοι άλλοι έχουν πρόσβαση σε αυτά, για πόσο χρονικό διάστημα τα διατηρούμε και ποια δικαιώματα έχετε βάσει του δικαίου της ΕΕ.
Η δομή της αποσκοπεί στην παροχή των πληροφοριών που περιγράφονται στα άρθρα 13 και 14 του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων της ΕΕ (Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679, «ΓΚΠΔ») και της σχετικής λιθουανικής νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων. Η επόμενη ενότητα προσδιορίζει τον υπεύθυνο επεξεργασίας· οι υπόλοιπες ενότητες της σελίδας καλύπτουν κάθε θέμα με τη σειρά.
Ποιος είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων
Η υπηρεσία παρέχεται από την MB Libranet, μια μικρή προσωπική εταιρεία. Τοποθεσία: Vilnius, Λιθουανία. Είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας βάσει του άρθρου 4 παρ. 7 του ΓΚΠΔ για δεδομένα λογαριασμού, τιμολόγησης και λειτουργίας της υπηρεσίας. Όταν ένας πελάτης εισάγει δεδομένα άλλου προσώπου σε τιμολόγιο, ο εν λόγω πελάτης συνήθως καθορίζει τον σκοπό και τα μέσα της επεξεργασίας· το FreeBillGen επεξεργάζεται τα δεδομένα για την παροχή της υπηρεσίας σύμφωνα με τις οδηγίες του πελάτη. Για ερωτήσεις σχετικά με το απόρρητο, γράψτε στη διεύθυνση info@freebillgen.com. Τα πλήρη στοιχεία της νομικής οντότητας, συμπεριλαμβανομένων των κωδικών μητρώου και ΦΠΑ, βρίσκονται στη σελίδα εταιρικών πληροφοριών.
Δεν έχουμε ορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων, διότι η επεξεργασία που πραγματοποιούμε δεν πληροί τα κατώφλια του άρθρου 37. Το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για την προστασία δεδομένων είναι προσβάσιμο στην παραπάνω διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε
Επεξεργαζόμαστε τις ακόλουθες περιορισμένες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων, στις νομικές βάσεις που αναφέρονται:
- Δεδομένα λογαριασμού. Το όνομά σας, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, μια μονόδρομη τιμή κατατεμαχισμού (hash) κωδικού πρόσβασης που δημιουργείται από τον διαμορφωμένο μηχανισμό κατατεμαχισμού της εφαρμογής ή ένα δημόσιο κλειδί passkey, καθώς και ένα αναγνωριστικό λογαριασμού Google εάν επιλέξετε τη σύνδεση μέσω Google. Νόμιμη βάση: Εκτέλεση σύμβασης - Άρθ. 6 παρ. 1 στοιχ. β) ΓΚΠΔ.
- Δεδομένα τιμολογίων και πελατών που δημιουργείτε. Μόνο τα δεδομένα που επιλέγετε να εισάγετε: ονόματα πελατών, διευθύνσεις, αριθμοί ΦΠΑ, γραμμές ειδών, σύνολα, κατάσταση πληρωμής. Νόμιμη βάση: Εκτέλεση σύμβασης - Άρθρο 6(1)(β) ΓΚΠΔ.
- Εισερχόμενα τιμολόγια. Αρχεία τιμολογίων που ανεβάζετε χειροκίνητα, καθώς και μηνύματα και συνημμένα που λαμβάνονται στη διεύθυνση του Inbox σας, εάν ενεργοποιήσετε τέτοια διεύθυνση. Αναλύουμε υποστηριζόμενα αρχεία ηλεκτρονικών τιμολογίων UBL/CII σε αναγνώσιμα πεδία και διατηρούμε τα πρωτότυπα αρχεία για το αρχείο σας. Μπορούν επίσης να ανεβαίνουν ή να λαμβάνονται PDF και εικόνες· η προαιρετική ανάγνωση με ΤΝ περιγράφεται παρακάτω. Νόμιμη βάση: Εκτέλεση σύμβασης - Άρθρο 6(1)(β) ΓΚΠΔ.
- Εργαλεία εγγράφων χωρίς λογαριασμό. Η γεννήτρια επισκεπτών χρησιμοποιεί τα πεδία πωλητή, πελάτη, γραμμής, φόρου και πληρωμής που υποβάλλετε για να αποδώσει ένα PDF χωρίς να δημιουργήσει αποθηκευμένη εγγραφή τιμολογίου. Ο δημόσιος επικυρωτής ηλεκτρονικών τιμολογίων γράφει το XML σε προσωρινό χώρο αποθήκευσης μεταφόρτωσης, το διαβάζει για τους ζητούμενους ελέγχους, επιχειρεί να διαγράψει τη μεταφόρτωση αμέσως μετά την επεξεργασία, διαγράφει τα πρόχειρα αρχεία επικύρωσης και δεν δημιουργεί εγγραφή εγγράφου ή αναφοράς. Νόμιμη βάση: Εκτέλεση της υπηρεσίας που ζητάτε - Άρθ. 6(1)(β) ΓΚΠΔ· έννομα συμφέροντα για την ασφάλεια της υπηρεσίας - Άρθ. 6(1)(στ) ΓΚΠΔ.
- Σχόλια και αναφορές σφαλμάτων. Εάν στείλετε σχόλια ενώ είστε συνδεδεμένοι, διατηρούμε το μήνυμα, τον τύπο αναφοράς, το URL της σελίδας, τη διεύθυνση IP και τις λεπτομέρειες προγράμματος περιήγησης, λειτουργικού συστήματος, viewport, τοπικών ρυθμίσεων και user-agent που επιλέγονται από τη φόρμα σχολίων. Μπορείτε να επισυνάψετε ένα ιδιωτικό στιγμιότυπο οθόνης PNG, JPEG ή WebP. Το email του διαχειριστή και η ειδοποίηση εισερχομένων λαμβάνουν τον κωδικό αναφοράς και τον σύνδεσμο της αναφοράς, όχι αντίγραφο του μηνύματος ή του στιγμιότυπου οθόνης. Νόμιμη βάση: Έννομα συμφέροντα για την απάντηση σε σχόλια και τη βελτίωση της υπηρεσίας - Άρθ. 6(1)(στ) ΓΚΠΔ.
- Cookies συνεδρίας και ασφάλειας. Ένα υπογεγραμμένο cookie συνεδρίας και ένα cookie διακριτικού CSRF που χρησιμοποιούνται για να διατηρείται η σύνδεσή σας και να απορρίπτονται πλαστά αιτήματα περιόδου λειτουργίας του προγράμματος περιήγησης. Νόμιμη βάση: Απολύτως απαραίτητα - Άρθ. 6(1)(στ), έννομα συμφέροντα.
- Προαιρετικό προσχέδιο εγγράφου επισκέπτη. Εάν επιλέξετε το στοιχείο ελέγχου απομνημόνευσης προσχεδίου, μόνο τα πεδία της φόρμας επισκέπτη που υποστηρίζονται για αποθήκευση προσχεδίου αποθηκεύονται σε αυτό το πρόγραμμα περιήγησης. Μπορούν να περιλαμβάνουν στοιχεία πελάτη και τραπεζικής πληρωμής. Η αποθήκευσή τους δεν δημιουργεί έγγραφο στον λογαριασμό ή τη βάση δεδομένων σας στο FreeBillGen. Νόμιμη βάση: Συγκατάθεση - Άρθ. 6(1)(α) ΓΚΠΔ. Μπορείτε να την ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή διαγράφοντας το προσχέδιο.
- Αρχεία λειτουργιών και ασφάλειας. Τα αρχεία καταγραφής της εφαρμογής μπορούν να περιέχουν διεύθυνση IP, user-agent, μεταδεδομένα αιτήματος και πλαίσιο σφάλματος. Τα συμβάντα ελέγχου ταυτότητας μπορούν να περιλαμβάνουν την αναφορά λογαριασμού ή email, διεύθυνση IP, user-agent, τύπο συμβάντος, ώρα και περιορισμένο πλαίσιο. Οι ειδοποιήσεις του διαχειριστή διατηρούν μόνο την αναφορά σφάλματος, παραγγελίας, συμβάντος παρόχου ή σχολίων που απαιτείται για τη διερεύνηση του συμβάντος. Νόμιμη βάση: Έννομα συμφέροντα - Άρθ. 6(1)(στ) ΓΚΠΔ.
- Αρχεία ολοκλήρωσης αγοράς, αγοράς και συμβάντων παρόχου. Εάν ξεκινήσετε ή ολοκληρώσετε τη διαδικασία αγοράς Pro, επεξεργαζόμαστε την αποδεκτή προσφορά και την πρόθεση ολοκλήρωσης αγοράς, τα αναγνωριστικά πελάτη και συναλλαγής Paddle, τη χώρα τιμολόγησης, την κατάσταση αγοράς, τις προσαρμογές, τις επιστροφές χρημάτων, τα αρχεία υπαναχώρησης και την κατάσταση παράδοσης της επιβεβαίωσης αγοράς. Ένα επαληθευμένο webhook Paddle περιλαμβάνει αρχικά το ακριβές περιεχόμενό του σε κρυπτογραφημένη μορφή, τη διεύθυνση IP προέλευσης, το user-agent και το πλαίσιο επεξεργασίας, ώστε να είναι δυνατή με ασφάλεια η επαλήθευση της αυθεντικότητάς του, η επεξεργασία του με τη σωστή σειρά, η επανάληψη της προσπάθειας και ο έλεγχος της αντιστοιχίας του με τα σχετικά στοιχεία. Νόμιμη βάση: Εκτέλεση σύμβασης - Άρθ. 6(1)(β) ΓΚΠΔ· λογιστικές και καταναλωτικές νομικές υποχρεώσεις - Άρθ. 6(1)(γ) ΓΚΠΔ· έννομα συμφέροντα για την ακεραιότητα των πληρωμών και την προστασία από επιθέσεις επανάληψης - Άρθ. 6(1)(στ) ΓΚΠΔ.
- Επιβεβαιώσεις προειδοποιήσεων κυρώσεων. Εάν επιβεβαιώσετε μια προειδοποίηση χώρας υπό κυρώσεις, η υπηρεσία καταγράφει τον χρήστη, την αναφορά τιμολογίου ή προσχεδίου επισκέπτη, τη χώρα, τη διεύθυνση IP, το user-agent, την έκδοση ειδοποίησης και την ώρα. Αυτό τεκμηριώνει ποια προειδοποίηση εμφανίστηκε και επιβεβαιώθηκε· δεν αποφασίζει εάν μια συναλλαγή είναι νόμιμη. Νόμιμη βάση: Έννομα συμφέροντα για την εφαρμογή και την τεκμηρίωση της προειδοποίησης κυρώσεων της υπηρεσίας - Άρθ. 6(1)(στ) ΓΚΠΔ.
- Αρχείο καταγραφής ελέγχου VIES. Όταν ζητάτε να επικυρώσετε έναν αριθμό ΦΠΑ αγοραστή της ΕΕ, αποθηκεύουμε το αναγνωριστικό αιτήματος, τη χώρα και τον αριθμό ΦΠΑ που ελέγχθηκαν, το αποτέλεσμα, τον αριθμό αναφοράς του ελέγχου και το όνομα ή τη διεύθυνση που επιστράφηκε. Αυτό υποστηρίζει τη λειτουργία επικύρωσης και διατηρεί τα αποδεικτικά στοιχεία που επιστράφηκαν για τη συναλλαγή σας. Νόμιμη βάση: Εκτέλεση της σύμβασής μας με τον κάτοχο του λογαριασμού - Άρθρο 6(1)(β) ΓΚΠΔ· τα δεδομένα πελατών υποβάλλονται σε επεξεργασία κατόπιν οδηγιών του κατόχου του λογαριασμού.
- Επεξεργασία AI (προαιρετική, Pro). Μόνο εάν ενεργοποιήσετε την επεξεργασία AI: το περιεχόμενο ενός εγγράφου που μας ζητάτε να αναγνώσουμε, συμπεριλαμβανομένων των ονομάτων των μερών, των διευθύνσεων, των αριθμών ΦΠΑ και μητρώου, των τραπεζικών στοιχείων και των συνόλων που αναγράφονται σε αυτό, ή του κειμένου που παρέχετε για σύνταξη ή για υπενθύμιση πληρωμής, αποστέλλεται σε πάροχο AI. Για κάθε αίτημα καταγράφονται ο πάροχος, το μοντέλο, ο αριθμός σελίδων και token, το αποτέλεσμα και η ακατέργαστη απάντηση του παρόχου. Νόμιμη βάση: Εκτέλεση σύμβασης για τη λειτουργία που ενεργοποιήσατε - Άρθρο 6(1)(β) ΓΚΠΔ· για τα δεδομένα προμηθευτών και πελατών, η δική σας εντολή ως υπεύθυνου επεξεργασίας.
Ορισμένα δεδομένα ανήκουν σε πελάτες ή προμηθευτές τιμολογίων και όχι στον κάτοχο του λογαριασμού. Είστε η πηγή επειδή τα εισάγετε ή τα μεταφορτώνετε. Για αυτά τα δεδομένα πελατών ή προμηθευτών, συνήθως θα είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας και πρέπει να έχετε τη δική σας νόμιμη βάση και να παρέχετε τυχόν απαιτούμενη ειδοποίηση. Τα επεξεργαζόμαστε κατόπιν οδηγιών σας για την παροχή της υπηρεσίας τιμολόγησης.
Δεν πουλάμε ποτέ τα δεδομένα σας. Δεν τα μοιραζόμαστε με διαφημιστές, μεσάζοντες ή δίκτυα ανάλυσης. Δεν χρησιμοποιούμε προσωπικά δεδομένα για παρακολούθηση διαφημίσεων, προφίλ διαφήμισης ή στόχευση συμπεριφοράς.
Υπεργολάβοι επεξεργασίας
Η υπηρεσία χρησιμοποιεί τους παρακάτω παρόχους για συγκεκριμένες λειτουργίες. Κανένας δεν χρησιμοποιείται ως δίκτυο διαφήμισης ή ανάλυσης συμπεριφοράς. Ο ρόλος τους και τα δεδομένα που αποστέλλονται εξαρτώνται από τη λειτουργία που χρησιμοποιείτε.
SMTP2GO (συναλλακτικό email)
Όταν στέλνετε ένα τιμολόγιο μέσω email ή λαμβάνετε μια ειδοποίηση συστήματος, το μήνυμα αποστέλλεται μέσω του SMTP2GO από την περιοχή του στην ΕΕ (mail-eu.smtp2go.com). Δεδομένα που κοινοποιούνται: αποστολέας, διεύθυνση παραλήπτη, θέμα, κύριο κείμενο και τυχόν συνημμένο PDF. Η SMTP2GO Inc. εδρεύει στη Νέα Ζηλανδία και διαθέτει υποδομές στην ΕΕ· οι διαβιβάσεις καλύπτονται από Τυπικές Συμβατικές Ρήτρες.
Cloudflare Turnstile (προστασία από bot)
Οι φόρμες /login και /register εμφανίζουν έναν έλεγχο Cloudflare Turnstile για τον αποκλεισμό αυτοματοποιημένης κατάχρησης. Το widget φορτώνεται από το challenges.cloudflare.com και ανταλλάσσει ένα βραχύβιο token με το endpoint siteverify της Cloudflare. Δεδομένα που κοινοποιούνται: η διεύθυνση IP σας, το user-agent και ένα token ελέγχου μίας χρήσης. Το Turnstile δεν ορίζει cookies παρακολούθησης και δεν χρησιμοποιείται για διαφήμιση. Η Cloudflare, Inc. εδρεύει στις ΗΠΑ· οι διαβιβάσεις καλύπτονται από το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ και τις Τυπικές Συμβατικές Ρήτρες.
VIES Ευρωπαϊκής Επιτροπής (επαλήθευση ΦΠΑ)
Όταν επαληθεύετε τον ΑΦΜ ενός αγοραστή, ο κωδικός χώρας και ο αριθμός ΦΠΑ που εισαγάγατε αποστέλλονται στο Σύστημα Ανταλλαγής Πληροφοριών ΦΠΑ (VIES) της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στη διεύθυνση ec.europa.eu. Ο αποδέκτης είναι θεσμικό όργανο της ΕΕ· η επεξεργασία διέπεται από τον Κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725.
Φιλοξενία και δημιουργία PDF (εσωτερικά)
Η βάση δεδομένων της εφαρμογής και τα φιλοξενούμενα αρχεία εκτελούνται σε υποδομές εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Τα PDF των τιμολογίων δημιουργούνται στον διακομιστή της εφαρμογής χρησιμοποιώντας το mPDF· καμία εξωτερική υπηρεσία δημιουργίας PDF δεν λαμβάνει το τιμολόγιο.
Πάροχοι AI (επεξεργασία που πληρώνεται από το FreeBillGen)
Εάν ενεργοποιήσετε την επεξεργασία AI και η εργασία πληρώνεται μέσω πιστώσεων, το κείμενο του εγγράφου και τα πεδία που περιγράφονται στην ενότητα AI αποστέλλονται σε έναν από τους παρακάτω παρόχους. Το αίτημα κατευθύνεται στο φθηνότερο κατάλληλο μικρό μοντέλο τη στιγμή που υποβάλλεται, επομένως το ποιος πάροχος το λαμβάνει εξαρτάται από αυτήν τη λίστα. Κάθε παρακάτω πάροχος χρησιμοποιείται σε πρόγραμμα επί πληρωμή, όπου οι προτροπές και τα έγγραφα που στέλνουμε δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση των μοντέλων του παρόχου, και όπου η επεξεργασία ενδέχεται να πραγματοποιείται εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης βάσει της συμφωνίας που συνδέεται δίπλα του. Ένα κλειδί που συνδέετε εσείς οι ίδιοι δεν καλύπτεται εδώ: αυτά τα αιτήματα κατευθύνονται στον δικό σας πάροχο, βάσει της δικής σας συμφωνίας μαζί του.
- Google LLC - Ηνωμένες Πολιτείες. Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων.
Η προαιρετική σύνδεση μέσω Google σάς ανακατευθύνει στο Google OAuth και λαμβάνει ένα σταθερό αναγνωριστικό λογαριασμού, την επαληθευμένη διεύθυνση email και το όνομά σας όταν εγκρίνετε τη σύνδεση. Η Paddle είναι ο υπεύθυνος έμπορος για την ολοκλήρωση αγοράς του πακέτου Pro και επεξεργάζεται τα στοιχεία χρέωσης, φορολογίας και πληρωμής σύμφωνα με τους δικούς της όρους απορρήτου. Κανένας από τους δύο παρόχους δεν χρησιμοποιείται για αναλυτικά στοιχεία ιστότοπου ή διαφήμιση. Δεν υπάρχουν Meta pixels, SDK αναλυτικών στοιχείων ή εξωτερικές υπηρεσίες αναφοράς σφαλμάτων.
Διατήρηση δεδομένων
Τα δεδομένα λογαριασμού, τιμολογίων, πελατών και εταιρειών, τα αρχεία που ανεβάζετε στα Εισερχόμενα, τα αρχεία καταγραφής εξερχόμενων email και τα δεδομένα αιτημάτων VIES διατηρούνται όσο ο λογαριασμός είναι ενεργός. Η διαγραφή από τον ίδιο τον χρήστη αποκλείει αμέσως την πρόσβαση και αντικαθιστά το όνομα και το email του λογαριασμού. Μετά από τουλάχιστον 30 ημέρες, αυτά τα αρχεία και η εγγραφή του χρήστη καθίστανται επιλέξιμα για την καθημερινή οριστική διαγραφή δεδομένων του λογαριασμού. Τα αρχεία πληρωμών και κυρώσεων που περιγράφονται παρακάτω υπόκεινται σε χωριστά χρονικά όρια.
Οι αναφορές σχολίων και τα ιδιωτικά στιγμιότυπα οθόνης διατηρούνται για έως 365 ημέρες και διαγράφονται νωρίτερα όταν διαγράφεται οριστικά ο σχετικός χώρος εργασίας. Η αντίστοιχη ειδοποίηση σχολίων διαγράφεται μαζί με την αναφορά. Οι υπόλοιπες ειδοποιήσεις του διαχειριστή διατηρούνται για έως 365 ημέρες.
Τα τοπικά αρχεία καταγραφής που διαχειρίζεται η εφαρμογή ανακυκλώνονται και διατηρούνται για όχι περισσότερο από 30 ημέρες. Οι υπηρεσίες φιλοξενίας και υποδομής μπορεί να διατηρούν δικά τους αρχεία πρόσβασης ή ασφάλειας σύμφωνα με τα δημοσιευμένα κριτήρια διατήρησής τους. Τα αναγνωριστικά συμβάντων ελέγχου ταυτότητας, συμπεριλαμβανομένης της αναφοράς στον χρήστη ή στο email, της διεύθυνσης IP, του user-agent και του πλαισίου, αφαιρούνται μετά από 30 ημέρες· παραμένουν μόνο ο τύπος και ο χρόνος του συμβάντος. Τα αρχεία καταγραφής αιτημάτων VIES διατηρούνται όσο ο λογαριασμός είναι ενεργός και διαγράφονται κατά την οριστική διαγραφή του χώρου εργασίας.
Οι ακυρωμένες ή ληγμένες προθέσεις ολοκλήρωσης αγοράς που δεν οδήγησαν σε παραγγελία διαγράφονται όταν έχουν περάσει τουλάχιστον 30 ημέρες τόσο από τη λήξη όσο και από την τελευταία δραστηριότητά τους. Για τα επεξεργασμένα ή παρωχημένα συμβάντα Paddle, το ακριβές payload, η διεύθυνση IP προέλευσης, το user-agent, το κλειδί καθορισμού της σειράς και οι λεπτομέρειες σφάλματος αφαιρούνται μετά από 30 ημέρες· το αναγνωριστικό συμβάντος του παρόχου, ο τύπος, η σύνοψη (hash) του payload, η κατάσταση και οι χρονικές σημάνσεις διατηρούνται για έως 10 χρόνια. Τα πρωτογενή αποδεικτικά στοιχεία για ένα ανεπίλυτο συμβάν παραμένουν μέχρι την επίλυσή του και υπόκεινται σε αυτοματοποιημένο έλεγχο παρωχημένων υποθέσεων. Η διεύθυνση παραλήπτη της επιβεβαίωσης αγοράς αφαιρείται μετά από 30 ημέρες όταν η αποστολή έχει ολοκληρωθεί ή αποτύχει, μετά από 365 ημέρες όταν η παράδοση παραμένει αβέβαιη ή κατά την επόμενη εκτέλεση της διαδικασίας διατήρησης όταν η παραγγελία δεν συνδέεται πλέον με λογαριασμό. Οι οριστικοποιημένες εγγραφές παραγγελιών, προσαρμογών, επιστροφών χρημάτων και υπαναχωρήσεων παραμένουν όσο συνδέονται με ενεργό λογαριασμό. Μόλις καταργηθεί αυτή η σύνδεση, το σύνολο των οριστικοποιημένων οικονομικών εγγραφών διαγράφεται 10 χρόνια μετά την τελευταία δραστηριότητά του. Μια τεκμηριωμένη υποχρέωση διατήρησης για νομικούς λόγους μπορεί να καθυστερήσει αυτή τη διαγραφή· οι υποχρεώσεις αυτές συνοδεύονται από ημερομηνία επανεξέτασης και ίχνος ελέγχου.
Τα τιμολόγια που ανεβαίνουν χειροκίνητα στο Inbox ακολουθούν τον παραπάνω κανόνα λογαριασμού. Εάν υπάρχει εγγραφή παραλαβής εισερχόμενου email, η επεξεργασμένη εγγραφή προστασίας από επανεπεξεργασία διαγράφεται μετά από 30 ημέρες. Για παραλαβή σε εκκρεμότητα ή αποτυχημένη παραλαβή, τα αναγνωριστικά χρήστη και σφάλματος αφαιρούνται μετά από 30 ημέρες, ενώ το hash προέλευσης, η κατάσταση και οι μετρητές επαναπροσπαθειών παραμένουν μέχρι να διευθετηθεί η παραλαβή.
Η διεύθυνση IP, ο user-agent και η αναφορά πρόχειρου προσχεδίου επισκέπτη σε μια επιβεβαίωση κυρώσεων αφαιρούνται μετά από 30 ημέρες. Οι σύνδεσμοι χρήστη και τιμολογίου αφαιρούνται κατά την εκκαθάριση του λογαριασμού (tenant purge). Τα υπόλοιπα στοιχεία, δηλαδή η χώρα, η έκδοση της ειδοποίησης και ο χρόνος επιβεβαίωσης, διατηρούνται για έως και 10 έτη, και στη συνέχεια η επιβεβαίωση διαγράφεται.
Η γεννήτρια επισκεπτών δεν δημιουργεί καμία εγγραφή τιμολογίου στον διακομιστή. Ο δημόσιος επικυρωτής δεν δημιουργεί καμία εγγραφή εγγράφου ή αναφοράς. Προσπαθεί να διαγράψει το προσωρινό αρχείο μεταφόρτωσης αμέσως μετά την επεξεργασία και διαγράφει το προσωρινό αρχείο επικύρωσης κατά τον έλεγχο. Εάν μια μεταφόρτωση παραμείνει μετά από αποτυχημένη διαγραφή ή διακοπείσα αίτηση, η τοπική εκκαθάριση προσωρινών μεταφορτώσεων την αφαιρεί αφού περάσουν 24 ώρες. Τα μεταδεδομένα της αίτησης ενδέχεται να εξακολουθούν να εμφανίζονται στα αρχεία καταγραφής της εφαρμογής που περιγράφονται παραπάνω.
Ένα πρόχειρο προσχέδιο επισκέπτη, για το οποίο έχετε ενεργοποιήσει τη σχετική επιλογή, λήγει από τον τοπικό χώρο αποθήκευσης του προγράμματος περιήγησης επτά ημέρες μετά την τελευταία αποθηκευμένη ενημέρωσή του. Μπορείτε να το αφαιρέσετε άμεσα μέσω της επιλογής «Εκκαθάριση αποθηκευμένου προσχεδίου» ή διαγράφοντας τα δεδομένα αυτού του ιστότοπου από το πρόγραμμα περιήγησής σας. Το FreeBillGen δεν αντιγράφει αυτόματα αυτό το πρόχειρο προσχέδιο του προγράμματος περιήγησης σε λογαριασμό.
Τα δικαιώματά σας βάσει του ΓΚΠΔ
Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ (GDPR), έχετε τα δικαιώματα πρόσβασης (Άρθρο 15), διόρθωσης (Άρθρο 16), διαγραφής (Άρθρο 17), περιορισμού της επεξεργασίας (Άρθρο 18), φορητότητας των δεδομένων (Άρθρο 20) και εναντίωσης (Άρθρο 21). Όταν η επεξεργασία βασίζεται στη συγκατάθεση, μπορείτε να την ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή (Άρθρο 7(3)).
Έχετε επίσης το δικαίωμα, βάσει του Άρθρου 77 του ΓΚΠΔ, να υποβάλετε καταγγελία σε εποπτική αρχή - συνήθως σε αυτήν της χώρας της ΕΕ/ΕΟΧ όπου ζείτε, εργάζεστε ή όπου έλαβε χώρα η φερόμενη παράβαση. Επειδή ο διαχειριστής εδρεύει στη Λιθουανία, η επικεφαλής αρχή είναι η Κρατική Επιθεώρηση Προστασίας Δεδομένων (State Data Protection Inspectorate of Lithuania, VDAI).
Για έναν αναλυτικό οδηγό σχετικά με τον τρόπο άσκησης κάθε δικαιώματος, συμπεριλαμβανομένων των χρονοδιαγραμμάτων και του τι πρέπει να περιλαμβάνεται σε μια αίτηση, ανατρέξτε στην ειδική σελίδα δικαιωμάτων ΓΚΠΔ.
Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων
Το FreeBillGen δεν χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων ή κατάρτιση προφίλ κατά την έννοια του Άρθρου 22 του ΓΚΠΔ. Καμία απόφαση που παράγει νομικά ή παρόμοια σημαντικά αποτελέσματα για εσάς δεν λαμβάνεται αποκλειστικά με αυτοματοποιημένα μέσα. Δεν βαθμολογούμε, δεν κατατάσσουμε ούτε δημιουργούμε προφίλ χρηστών για διαφήμιση, πιστοληπτική ικανότητα, απάτη ή οποιονδήποτε άλλο σκοπό. Οι λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης, όταν τις ενεργοποιείτε, παράγουν προτάσεις τις οποίες εσείς ελέγχετε και επιβεβαιώνετε· δεν λαμβάνουν καμία απόφαση μόνες τους.
Επεξεργασία τεχνητής νοημοσύνης (προαιρετική)
Οι λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης είναι προαιρετικές. Είναι απενεργοποιημένες από προεπιλογή, αποτελούν μέρος του Lifetime Pro και ξεκινούν μόνο αφού τις ενεργοποιήσετε στις Ρυθμίσεις. Μέχρι να το κάνετε αυτό, τίποτα από όσα μεταφορτώνετε, λαμβάνετε ή γράφετε δεν αποστέλλεται σε πάροχο τεχνητής νοημοσύνης.
Για ένα έγγραφο που μας ζητάτε να διαβάσουμε, στέλνουμε αυτό το έγγραφο: το περιεχόμενο που φέρει, τα ονόματα των μερών, τις διευθύνσεις, τους αριθμούς ΦΠΑ και μητρώου, τα τραπεζικά στοιχεία και τα σύνολα που αναγράφονται σε αυτό. Για τη σύνταξη, στέλνουμε το κείμενο ή το φωνητικό σημείωμα που παρέχετε καθώς και τα ονόματα πελατών και καταλόγων που απαιτούνται για την αντιστοίχιση. Για το εργαλείο δημιουργίας υπενθύμισης πληρωμής, στέλνουμε τον αριθμό τιμολογίου, τις ημερομηνίες και τα ποσά του καθώς και την επωνυμία της επιχείρησης του πελάτη, και ποτέ το ιστορικό πληρωμών ενός φυσικού προσώπου.
Ένα έγγραφο αποστέλλεται ως το ίδιο το αρχείο, επομένως οτιδήποτε περιέχεται σε αυτό μεταφέρεται μαζί του. Δεν μπορούμε να αφαιρέσουμε κείμενο από ένα έγγραφο πριν αναγνωστεί, συμπεριλαμβανομένου κειμένου εκτυπωμένου σε λευκό χρώμα, με μηδενικό μέγεθος ή με οποιονδήποτε άλλο τρόπο αόρατου στη σελίδα. Σαρώνουμε για τέτοιο κείμενο και σας δείχνουμε ό,τι διαβάζουμε πριν επιβεβαιώσετε οτιδήποτε.
Όταν το FreeBillGen πληρώνει για την επεξεργασία, από πιστώσεις καλωσορίσματος ή ένα πακέτο πιστώσεων, το αίτημα κατευθύνεται στο φθηνότερο κατάλληλο μικρό μοντέλο μεταξύ των παρόχων που αναφέρονται στην ενότητα των υπεργολάβων επεξεργασίας, το οποίο επιλέγεται τη στιγμή του αιτήματος. Αυτός ο πάροχος ενδέχεται να βρίσκεται εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Κάθε πάροχος αναφέρεται εκεί με την εταιρεία του, τη χώρα στην οποία πραγματοποιείται η επεξεργασία και τη συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων του, ώστε η σελίδα και η δρομολόγηση να μην έρχονται ποτέ σε αντίθεση.
Με ένα δικό σας κλειδί παρόχου, τα έγγραφά σας αποστέλλονται στον πάροχό σας βάσει της δικής σας συμφωνίας μαζί του. Είστε πελάτης αυτού του παρόχου και, για πάροχο εκτός ΕΕ, είστε ο εξαγωγέας δεδομένων. Το κλειδί αποθηκεύεται κρυπτογραφημένο στον διακομιστή μας, αποστέλλεται με κάθε αίτημα που ενεργοποιείτε, δεν καταγράφεται ποτέ στα αρχεία καταγραφής, εμφανίζεται μόνο με τους τέσσερις τελευταίους χαρακτήρες του και μπορεί να ανακληθεί ανά πάσα στιγμή. Ενεργούμε βάσει της τεκμηριωμένης εντολής σας.
Κάθε αίτημα καταγράφεται με τον πάροχο, το μοντέλο, τον αριθμό σελίδων και tokens, το αποτέλεσμα και την ακατέργαστη απάντηση του παρόχου, για όσο χρονικό διάστημα υπάρχει ο λογαριασμός σας. Η εγγραφή διαγράφεται μαζί με τον λογαριασμό σας. Ο ήχος που αποστέλλεται για μεταγραφή διαγράφεται μόλις μεταγραφεί.
Κάθε αποτέλεσμα της ΤΝ είναι μια πρόταση που εσείς ελέγχετε. Τίποτα δεν εκδίδεται, αποστέλλεται, τροποποιείται στα τραπεζικά στοιχεία, χαρακτηρίζεται φορολογικά ή διαγράφεται χωρίς το δικό σας κλικ.
Συνδεδεμένοι βοηθοί (προαιρετικοί)
Μπορείτε να συνδέσετε έναν βοηθό ΤΝ που χρησιμοποιείτε ήδη, όπως το Claude ή το ChatGPT, στον λογαριασμό σας στο FreeBillGen. Αυτό είναι προαιρετικό και ανενεργό μέχρι να συνδέσετε έναν. Ξεκινάτε από τον βοηθό, και στη συνέχεια μια σελίδα του FreeBillGen σάς ρωτά τι μπορεί να κάνει πριν συνδεθεί οτιδήποτε.
Το FreeBillGen δεν στέλνει από μόνο του τίποτα στην εταιρεία που παρέχει τον βοηθό σας ή σε οποιονδήποτε άλλο. Ο βοηθός ανακτά όσα του ζητάτε, τη στιγμή που το ζητάτε, χρησιμοποιώντας ένα διακριτικό πρόσβασης που δημιουργήθηκε με την έγκρισή σας. Το τι διατηρεί ο βοηθός στη συνέχεια και πού το επεξεργάζεται διέπονται από τους δικούς σας όρους με την εταιρεία που τον λειτουργεί.
Για τον λόγο αυτό, η εταιρεία που παρέχει τον βοηθό σας δεν είναι δικός μας υπεργολάβος επεξεργασίας και δεν εμφανίζεται στον παραπάνω κατάλογο υπεργολάβων επεξεργασίας: δεν της παραδίδουμε τα δεδομένα σας για να τα επεξεργαστεί για λογαριασμό μας. Εσείς είστε εκείνοι που της ζητάτε να τα ανακτήσει, βάσει της δικής σας συμφωνίας μαζί της.
Ένας βοηθός μπορεί να διαβάσει μόνο όσα επιτρέψατε στη σελίδα έγκρισης: τα τιμολόγια, τις προσφορές και τα πιστωτικά σας σημειώματα με την κατάστασή τους και τα PDF τους, τους πελάτες και τα στοιχεία επικοινωνίας τους, την ουρά εργασιών σας και το υπόλοιπο μονάδων πίστωσης ΤΝ. Δεν μπορεί ποτέ να δει τον κωδικό πρόσβασης, τη συνεδρία ή το αποθηκευμένο κλειδί παρόχου σας ούτε να διαβάσει άλλον λογαριασμό. Η εξουσιοδοτημένη προετοιμασία προσχεδίων χρησιμοποιεί τις ρυθμίσεις ΤΝ που ελέγχετε εσείς· ο βοηθός δεν μπορεί να τις αλλάξει.
Κάθε ανάγνωση και κάθε πρόταση του βοηθού καταγράφεται στον λογαριασμό σας μαζί με την ώρα και το εργαλείο που χρησιμοποίησε και εμφανίζεται κάτω από τον συγκεκριμένο βοηθό στην ενότητα «Βοηθοί» στις Ρυθμίσεις. Η καταγραφή περιέχει το όνομα του εγγράφου, ποτέ αντίγραφο του περιεχομένου που διαβάστηκε.
Η πρόσβαση διαρκεί μέχρι να αποσυνδέσετε τον βοηθό από την ενότητα «Βοηθοί» στις Ρυθμίσεις, οπότε τερματίζεται εντός ενός λεπτού. Τερματίζεται επίσης αμέσως εάν ο λογαριασμός τεθεί σε αναστολή, αποκλειστεί ή κλείσει, και οι παραπάνω καταγραφές διαγράφονται μαζί με τον λογαριασμό.
Ασφάλεια δεδομένων
Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα (Άρθρο 32 ΓΚΠΔ):
- Οι κωδικοί πρόσβασης αποθηκεύονται με τον διαμορφωμένο οδηγό μονόδρομου κατακερματισμού· υποστηρίζονται κλειδιά πρόσβασης (passkeys - WebAuthn).
- Προαιρετικός έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων (2FA) βάσει χρόνου μέσω οποιασδήποτε εφαρμογής ελέγχου ταυτότητας συμβατής με TOTP.
- Τα διακριτικά CSRF προστατεύουν τις φόρμες και τις ενέργειες της συνεδρίας του προγράμματος περιήγησης που αλλάζουν την κατάσταση· οι λειτουργίες εγγραφής του API χωρίς κατάσταση χρησιμοποιούν ξεχωριστούς ελέγχους ταυτότητας ή υπογραφής.
- Χρησιμοποιούνται εργαλεία δημιουργίας ερωτημάτων του framework και δεσμεύσεις παραμέτρων για την πρόσβαση στα δεδομένα της εφαρμογής.
- HTTPS/TLS κατά τη μεταφορά· ενεργοποιημένο HTTP Strict Transport Security.
- Content Security Policy και άλλες κεφαλίδες ενίσχυσης της ασφάλειας.
- Αρχείο καταγραφής ελέγχου στο επίπεδο της εφαρμογής για ενέργειες ευαίσθητες ως προς την ασφάλεια.
- Τα όρια διατήρησης που ελέγχονται από τον πηγαίο κώδικα διέπουν τις προγραμματισμένες διαγραφές και την αποταυτοποίηση. Εάν ένα απαιτούμενο όριο λείπει ή δεν είναι έγκυρο, η εργασία καθαρισμού διακόπτεται πριν από την τροποποίηση των εγγραφών.
Διεθνείς διαβιβάσεις
Η βάση δεδομένων της υπηρεσίας και τα φιλοξενούμενα αρχεία βρίσκονται στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Τα SMTP2GO, Cloudflare Turnstile, η προαιρετική σύνδεση Google, το ταμείο Paddle και η προαιρετική επεξεργασία ΤΝ ενδέχεται να περιλαμβάνουν επεξεργασία ή μεταφορά εκτός του ΕΟΧ για τις συγκεκριμένες λειτουργίες τους:
- Cloudflare Turnstile - μεταφορές προς τις Ηνωμένες Πολιτείες, που καλύπτονται από το Πλαίσιο Απορρήτου Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ και τις Τυπικές Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.
- SMTP2GO - η εταιρεία λειτουργίας εδρεύει στη Νέα Ζηλανδία (χώρα με απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής) και χρησιμοποιεί υποδομές στην περιοχή της ΕΕ για την παράδοση. Όπου πραγματοποιούνται μεταφορές, καλύπτονται από Τυπικές Συμβατικές Ρήτρες.
- Πάροχοι AI - η επεξεργασία που πληρώνεται μέσω του προϊόντος ενδέχεται να εκτελείται εκτός του ΕΟΧ· η διασφάλιση μεταφοράς κάθε παρόχου παρατίθεται στην ενότητα των υπεργολάβων επεξεργασίας. Η επεξεργασία με δικό σας κλειδί εκτελείται όπου λειτουργεί ο πάροχός σας, σύμφωνα με τη συμφωνία σας μαζί του.
Η Google και η Paddle περιγράφουν τις διασφαλίσεις τους για τις διεθνείς μεταφορές στις δικές τους πολιτικές απορρήτου. Το FreeBillGen δεν στέλνει δεδομένα τιμολογίων σε κανέναν από τους δύο παρόχους για αναλυτικά στοιχεία ή διαφήμιση. Εάν η λίστα των παρόχων ή οι ρυθμίσεις μεταφοράς αλλάξουν, η παρούσα πολιτική θα ενημερωθεί.
Ανήλικοι
Το FreeBillGen είναι ένα επαγγελματικό εργαλείο και δεν απευθύνεται σε παιδιά κάτω των 16 ετών. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας προσωπικά δεδομένα από παιδιά.
Τροποποιήσεις της παρούσας πολιτικής
Οι αλλαγές δημοσιεύονται σε αυτήν τη σελίδα με νέα ημερομηνία «τελευταίας ενημέρωσης». Η ημερομηνία στην κορυφή προσδιορίζει την τρέχουσα έκδοση.
Επικοινωνία
Ερωτήσεις σχετικά με το απόρρητο και αιτήματα άσκησης δικαιωμάτων: info@freebillgen.com. Η ταχυδρομική διεύθυνση και τα πλήρη στοιχεία της νομικής οντότητας βρίσκονται στη σελίδα πληροφοριών εταιρείας.