Häufig gestellte Fragen

FreeBillGen ist ein gehosteter Rechnungsgenerator für Freelancer und kleine Unternehmen weltweit. Erstellen Sie Rechnungen mit konfigurierbarer Steuerbehandlung, verwalten Sie Kunden, richten Sie wiederkehrende Abrechnungen ein und laden Sie PDFs direkt im Browser herunter. Sie können aus mehreren Optionen für Rechnungsbeschriftungen wählen, wobei einige Hilfetexte bis zur Prüfung auf Englisch verbleiben können. Der Dienst läuft auf einer EU-Infrastruktur mit Fokus auf DSGVO-Konformität. Der Basisfunktionsumfang ist kostenlos und erfordert für den Einstieg keine Zahlungskarte.

Ja. Der aktuelle kostenlose Basisfunktionsumfang umfasst unbegrenzt viele Rechnungen, eine konfigurierbare Steuerbehandlung, mehrere Optionen für Rechnungsbeschriftungen, wiederkehrende Zeitpläne, Zahlungserinnerungen, USt.- und Fälligkeitsberichte, CSV-Import sowie eine schreibgeschützte API. Sie benötigen für den Einstieg keine Zahlungskarte, und es gibt weder Rechnungslimits noch Wasserzeichen oder Kundenbegrenzungen. Optionale Pro-Zusatzfunktionen tragen zur Finanzierung des Dienstes bei; das Erstellen und Herunterladen von Rechnungen erfordert jedoch kein Pro. Es gibt auf beiden Stufen weder Werbung noch Verhaltensanalysen.

Pro richtet sich an Power-User und erweitert den aktuellen kostenlosen Kern. Es ermöglicht mehrere Unternehmen in einem einzigen Konto, die Schreib-API samt Webhooks, Exportformate für Buchhaltungssoftware wie Xero und QuickBooks sowie den automatischen Versand nach wiederkehrenden Zeitplänen. Die schreibgeschützte API, Rechnungen, Rechnungsbeschriftungen in mehreren Sprachoptionen, Vorlagen, Ihr eigenes Logo, Kunden, Erinnerungen, Berichte, der Posteingang für eingehende E-Rechnungen und gehostete „Jetzt bezahlen“-Links sind derzeit in Free enthalten. Die aktuellen Kaufoptionen finden Sie auf der Preisseite.

Das Erstellen und Herunterladen professioneller Rechnungen ist im aktuellen kostenlosen Kern enthalten. Sie benötigen keine Zahlungskarte, und es gibt weder Rechnungslimits noch Wasserzeichen. Lifetime Pro trägt zur Finanzierung des Dienstes über einen festgelegten Umfang an Softwarefunktionen mit planbaren laufenden Kosten bei: mehrere Unternehmen, die Schreib-API und ausgehende Webhooks, Buchhaltungsexporte sowie automatischer Versand nach wiederkehrenden Zeitplänen. Bei neuen Pro-Käufen fällt ein einmaliger Gesamtbetrag von 49 € für den lebenslangen Zugriff auf die genannten Softwarefunktionen an - einschließlich geltender standortspezifischer Steuern, ganz ohne Abonnement oder automatische Verlängerung. Optionale Dienste mit direkten nutzungsbasierten Drittanbieterkosten sind nicht enthalten; falls angeboten, nutzen diese separate, sich nicht verlängernde Einmalkontingente. Paddle schlüsselt die Steuern vor der Zahlung exakt auf. Ihre Rechnungen bleiben unabhängig von Pro zugänglich und exportierbar. Ihre Datenschutzrechte hängen nicht von Ihrem Tarif ab.

Für Freelancer und kleine Unternehmen weltweit. FreeBillGen bietet länderspezifische Felder und Steuerbehandlungen, wo diese bereits implementiert wurden, eine flexible Steuerbehandlung für andere Länder sowie mehrere wählbare Optionen für Rechnungsbeschriftungen. Einige Hilfetexte können bis zur Prüfung auf Englisch verbleiben. Es ist für Einzelunternehmer konzipiert, die ihre eigene Buchhaltung führen, nicht für Treuhand- oder Buchhaltungsbüros, die mehrere Mandanten verwalten. Es stellt keine rechtliche Konformitätsbescheinigung dar; bitte prüfen Sie die aktuellen Vorschriften für Ihre Rechtsordnung.

Nein. FreeBillGen eignet sich für Einzelunternehmer, Inhaber von Gewerbeberechtigungen und jede eingetragene juristische Person. Ihr Rechtsstatus spielt für die Software keine Rolle - sie gibt lediglich die von Ihnen hinterlegten Unternehmensdaten aus. Klären Sie steuerliche Pflichten für Ihre Situation mit Ihrer Steuerberatung.

Die Sprachauswahl für Rechnungen bietet mehrere Optionen, darunter Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Polnisch und Niederländisch. Die ausgewählte Sprache steuert die Rechnungsbeschriftungen und die Darstellung des Dokuments; einige Hinweise in der App verbleiben möglicherweise auf Englisch, bis sie unabhängig geprüft wurden. Die Auswahl einer Sprache garantiert kein länderspezifisches Format. Das Steuersystem unterstützt konfigurierbare Umsatzsteuer-, GST-, Sales-Tax- und Nullsteuersatz-Regelungen - inklusive ausgewählter, länderspezifischer Felder und Vermerke, sofern diese geprüft wurden. Dies ist eine Software und keine Steuerberatung - prüfen Sie lokale Anforderungen anhand offizieller Quellen oder mit einer qualifizierten Fachkraft.

Ja. Jede Rechnung kann in einer anderen Währung ausgestellt werden - EUR, USD, GBP und weiteren. Das Währungssymbol und der Währungscode werden auf dem PDF ausgewiesen.

Ja. Fügen Sie den Empfänger auf der Rechnung hinzu und klicken Sie auf „Per E-Mail senden“. Die PDF-Datei wird automatisch angehängt. Der E-Mail-Versand erfolgt über unser gehostetes SMTP - keine Einrichtung erforderlich.

Ja. Sie können mehrere Nummernkreise anlegen (z. B. `INV-2026-0001` oder `EX/2026/001`) mit benutzerdefinierten Präfixen, Suffixen und Startnummern. Das ist nützlich, wenn Sie separate Reihen für unterschiedliche Leistungsarten oder Kalenderjahre benötigen.

Ja. Legen Sie die Häufigkeit (monatlich, vierteljährlich, jährlich oder alle N Tage), das Startdatum und den Kunden fest. In jedem Tarif erstellt FreeBillGen den Entwurf automatisch. Mit Lifetime Pro kann er auch automatisch per E-Mail versendet werden; im Free-Tarif prüfen und versenden Sie den generierten Entwurf selbst.

Ein veränderlicher Entwurf kann bearbeitet werden. Durch das Ausstellen einer Rechnung wird deren rechtlicher Inhalt festgeschrieben - unabhängig davon, ob sie unbezahlt, teilweise bezahlt, vollständig beglichen, per E-Mail versendet oder später storniert wurde -, damit sich ein Dokument mit derselben Nummer nicht unbemerkt ändert. Verwenden Sie eine Gutschrift oder ein neues Korrekturdokument, wenn eine ausgestellte Rechnung korrigiert werden muss.

Ja. Unter Einstellungen → Unternehmen können Sie mehrere Unternehmen mit jeweils eigenen Angaben, Bankverbindungen und Logos anlegen. Wenn Sie mehr als ein Unternehmen hinterlegt haben, erscheint auf der Rechnung ein Auswahlfeld für das „Ausstellende Unternehmen“, mit dem Sie festlegen, welches Unternehmen die Rechnung ausstellt. Sobald eine Rechnung den Entwurfsstatus verlässt, ist das ausstellende Unternehmen gesperrt, sodass eine versendete Rechnung stets das ausstellende Unternehmen korrekt wiedergibt. Die Verwaltung mehrerer Unternehmen ist eine Pro-Funktion; die kostenlose Basisversion umfasst ein einzelnes Unternehmen.

Ja. Fügen Sie einem Unternehmen unter Einstellungen → Unternehmen ein Logo hinzu; dieses erscheint dann auf dem PDF und auf der Online-Rechnungsseite. Jedes Unternehmen behält sein eigenes Logo, sodass Rechnungen verschiedener Firmen individuell gestaltet sind.

Ja. Jede Rechnung verfügt über den Link „Rechnung online ansehen“ - eine signierte, zeitlich begrenzte URL, über die die Rechnung ohne Anmeldung aufgerufen werden kann. Fügen Sie eine gehostete Zahlungs-URL Ihres eigenen Zahlungsanbieters ein (z. B. einen Stripe-Zahlungslink, PayPal, Wise oder eine Bank-Bezahlseite), wird diese als Schaltfläche „Jetzt bezahlen“ eingebunden. FreeBillGen führt die Zahlung nicht durch, wickelt keine Gelder ab und behält keine Provision ein. Für geeignete EUR-Rechnungen kann zudem ein SEPA-QR-Code (GiroCode) angezeigt werden, sofern IBAN, Name des Kontoinhabers, Betrag und weitere Pflichtangaben mit der unterstützten EPC-Datenstruktur übereinstimmen.

Ja, sofern Sie diese aktivieren. Schalten Sie Erinnerungen in den Einstellungen ein und wählen Sie das Intervall - am Fälligkeitsdatum sowie eine bestimmte Anzahl von Tagen danach -, und das System versendet automatisch eine Zahlungserinnerung im Firmenlayout für unbezahlte Rechnungen nach diesem Zeitplan. Erinnerungen sind optional und standardmäßig deaktiviert.

Öffnen Sie eine ausgestellte Rechnung und wählen Sie „Gutschrift erstellen“. Dadurch wird ein separates, nummeriertes Gutschriftsdokument erstellt, das in Ihrem Umsatzsteuerbericht mit der ursprünglichen Rechnung verrechnet und von den Fälligkeits- und Außenstandsbeträgen ausgenommen wird. Zahlungen werden separat erfasst, sodass die Korrektur unabhängig davon ist, ob die Originalrechnung offen, teilweise bezahlt oder beglichen ist.

Ja. In der Rechnungsübersicht gibt es eine Schaltfläche „CSV herunterladen“, und der USt.- sowie der Fälligkeitsbericht lassen sich jeweils direkt von ihrer Seite als CSV exportieren. Sie können diese Dateien in einem Tabellenprogramm öffnen oder an Ihre Steuerberatung weitergeben. Mit Pro kommen zudem CSV-Exporte im Xero- und QuickBooks-Format hinzu. Ein automatischer bidirektionaler Abgleich mit diesen Plattformen ist nicht verfügbar.

FreeBillGen kann standardmäßige OASIS-UBL- und UN/CEFACT-CII-Zuordnungen für Rechnungen berechtigter Rechnungssteller aus der EU und dem EWR exportieren. Für Unternehmen in Brasilien lässt sich zudem ein unvollständiger, ungeprüfter Rohentwurf im NF-e-Format exportieren. Diese Dateien sind kein Nachweis für die Konformität mit EN 16931, Factur-X, Peppol, nationalen Profilen, SEFAZ oder anderen Freigabesystemen. Exporte für CFDI, SUNAT CPE, ARCA WSFE, SII DTE und DIAN UBL werden nicht unterstützt, da die Anwendung die hierfür erforderlichen Steuerdaten nicht verlässlich bereitstellen und prüfen kann. Nutzen Sie vor dem Versand Invoice Passport sowie die Prüfprogramme der genannten Behörden oder Plattformen.

Ja, kostenlos per manuellem Upload. Laden Sie eine unterstützte UBL- oder CII-Lieferantendatei in den Posteingang hoch, und FreeBillGen überträgt diese in lesbare Datenfelder, während das Original revisionssicher archiviert wird. Das Erkennen der Syntax ersetzt keine Konformitätsprüfung für Peppol, Factur-X oder nationale Profile. Dies ist kein offizieller Empfangsendpunkt für Peppol oder Behördennetzwerke. Auch der Rechnungsempfang per E-Mail steht noch nicht zur Verfügung, solange die Schutzmaßnahmen für Quarantäne und Mail-Infrastruktur eingerichtet werden. Ausgelesene Bankverbindungen von Lieferanten werden als ungeprüft markiert; Kopierfunktionen und SEPA-QR-Codes bleiben deaktiviert, bis Sie Lieferant und IBAN über einen verlässlichen Kanal bestätigt haben.

Ja. Es gibt eine tokenbasierte REST-API, mit der Sie Rechnungen, Kunden und Unternehmen abrufen und bearbeiten können. Sie erstellen Schlüssel unter Einstellungen → API-Schlüssel. Dabei vergeben Sie für jede Ressource getrennte Lese- oder Schreibberechtigungen - ein neuer Schlüssel ist schreibgeschützt, sofern Sie den Schreibzugriff nicht ausdrücklich aktivieren - und legen optional ein Ablaufdatum fest. Das Token wird nur einmal bei der Erstellung angezeigt und ausschließlich als Hash gespeichert; kopieren Sie es daher direkt. Durch einen Widerruf wird der Schlüssel sofort gesperrt.

Die interaktive Dokumentation finden Sie unter /docs/api. Sie wird direkt aus dem Code generiert und bleibt so immer auf dem aktuellen Stand der Live-Endpunkte. Jeder Aufruf zum Erstellen oder Ausführen von Aktionen (erstellen, versenden, duplizieren, Gutschrift anlegen, Zahlung erfassen) akzeptiert einen Idempotency-Key-Header: Wird derselbe Schlüssel erneut gesendet, wird das ursprüngliche Ergebnis zurückgegeben, anstatt den Vorgang ein zweites Mal anzulegen, neu zu nummerieren oder erneut zu versenden. So sind abgebrochene oder wiederholte Anfragen abgesichert.

Ja. Hinterlegen Sie einen Webhook-Endpunkt unter Einstellungen → Webhooks, und wir senden Ihnen bei unterstützten Ereignissen zu Rechnungen, Zahlungen und Kunden einen signierten JSON-Callback - etwa wenn eine Rechnung erstellt, bezahlt, versendet oder storniert, eine Zahlung erfasst oder ein Kunde angelegt wird. Jede Anfrage wird mit HMAC-SHA256 über Ihr Endpunkt-Secret im Header „X-FreeBillGen-Signature“ signiert, damit Sie die Echtheit überprüfen können. Fehlgeschlagene Zustellungen werden mit automatischer Verzögerung wiederholt, und jeder Versuch wird protokolliert. Das Signatur-Secret wird nur einmal beim Erstellen des Endpunkts im Klartext angezeigt und danach maskiert.

Ein API-Schlüssel gewährt ausschließlich die von Ihnen ausgewählten Berechtigungen und greift nur auf Ihr eigenes Konto zu. Es gilt dieselbe Kontotrennung wie in der Web-App, sodass ein Schlüssel nicht auf Daten anderer Benutzer zugreifen kann. Schlüssel werden als Hash und niemals im Klartext gespeichert. Zudem können Sie ein Ablaufdatum festlegen oder jeden Schlüssel jederzeit widerrufen, um den Zugriff sofort zu sperren. Vergeben Sie Schreibberechtigungen nur dann, wenn die Integration tatsächlich Änderungen vornehmen muss.

Die Datenbank des Dienstes und die gespeicherten Dateien befinden sich auf Servern in der Europäischen Union. Für ausgewählte Funktionen nutzen wir spezialisierte Dienstleister: SMTP2GO übernimmt den Versand ausgehender Rechnungs-E-Mails samt PDF-Anhang, Paddle wickelt den Bezahlvorgang und die Abrechnung ab, und die optionale Google-Anmeldung verarbeitet die Authentifizierung des Kontos. In der Datenschutzerklärung werden die Rollen der Beteiligten, weitere Dienstleister und die geltenden Sicherheitsmaßnahmen erläutert.

Operativ ja - wir betreiben die Infrastruktur, sodass ein autorisierter Zugriff erforderlich sein kann, um den Dienst zu betreiben, abzusichern oder zu unterstützen. Wir verkaufen keine Rechnungsdaten und verwenden sie nicht für Werbezwecke. Die Datenschutzerklärung beschreibt die Zwecke, Anbieter und Zugriffskontrollen.

Ja. Berichte → CSV exportiert Rechnungen und Umsatzsteuerberichte, und PDFs können einzeln heruntergeladen werden. Um eine weitergehende Kopie der in Frage kommenden personenbezogenen Daten gemäß Artikel 20 DSGVO anzufordern, senden Sie uns eine E-Mail. Wir antworten unverzüglich und in der Regel innerhalb eines Kalendermonats.

Verwenden Sie Einstellungen → Konto → Löschen oder senden Sie uns eine E-Mail. Die Löschung über die Kontoeinstellungen sperrt den Zugriff und anonymisiert das Konto sofort. Frühestens nach 30 Tagen kommen die Mandantendaten für die tägliche Bereinigung infrage. Die Datenschutzerklärung erläutert, welche begrenzten Informationen gegebenenfalls für Rechtsansprüche oder gesetzliche Verpflichtungen aufbewahrt werden müssen.

Passwörter werden mithilfe des in der Anwendung konfigurierten Einweg-Passwort-Hashing-Verfahrens gespeichert, sodass der gespeicherte Wert nicht dem ursprünglichen Passwort entspricht. Passkeys (WebAuthn) verwenden Public-Key-Anmeldedaten und können die Anmeldung per Passwort ersetzen. Wir empfehlen, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) für zusätzliche Sicherheit zu aktivieren.