Häufig gestellte Fragen

FreeBillGen ist ein gehosteter Rechnungsgenerator für Freiberufler und kleine Unternehmen weltweit. Erstellen Sie Rechnungen mit konfigurierbarer Steuerbehandlung, verwalten Sie Kunden, richten Sie wiederkehrende Abrechnungen ein und laden Sie PDFs in Ihrem Browser herunter. Für Rechnungsbezeichnungen stehen 80 Sprachoptionen zur Auswahl. Einige Hinweise können jedoch auf Englisch bleiben, bis sie geprüft wurden. Der Dienst wird auf Infrastruktur in der EU betrieben und verfügt über auf die DSGVO ausgerichtete Kontrollmechanismen. Die Kernfunktionen sind kostenlos und für den Einstieg ist keine Kreditkarte erforderlich.

Ja. Der derzeit kostenlos verfügbare Funktionsumfang umfasst unbegrenzt viele Rechnungen, eine konfigurierbare Steuerbehandlung, Rechnungsbeschriftungen in 80 auswählbaren Sprachvarianten, wiederkehrende Zeitpläne, Zahlungserinnerungen, Umsatzsteuer- und Fälligkeitsberichte, CSV-Import sowie eine schreibgeschützte API. Für den Einstieg ist keine Kreditkarte erforderlich und es gibt weder ein Rechnungslimit noch Wasserzeichen oder eine Begrenzung der Kundenzahl. Optionale Pro-Zusatzfunktionen tragen zur Finanzierung des Dienstes bei, aber für das Erstellen und Herunterladen einer Rechnung ist Pro nicht erforderlich. In keiner der beiden Stufen gibt es Werbung oder verhaltensbasierte Analysen.

Pro richtet sich an Nutzer mit zusätzlichen Anforderungen und ergänzt den derzeit kostenlos verfügbaren Funktionsumfang. Dazu gehören mehrere Unternehmen in einem einzigen Konto, die Schreib-API einschließlich Webhooks, Exportformate für Xero und QuickBooks sowie der automatische Versand bei wiederkehrenden Zeitplänen. Die schreibgeschützte API, Rechnungen, Rechnungsbeschriftungen in 80 auswählbaren Sprachvarianten, Vorlagen, Ihr Logo, Kunden, Erinnerungen, Berichte, der Posteingang für E-Rechnungen und gehostete Links für „Jetzt bezahlen“ sind derzeit im kostenlosen Tarif enthalten. Die aktuellen Kaufoptionen finden Sie auf der Preisseite.

Das Erstellen und Herunterladen einer professionellen Rechnung gehört zum derzeit kostenlos verfügbaren Funktionsumfang. Dafür ist keine Kreditkarte erforderlich. Es gibt weder ein Rechnungslimit noch ein Wasserzeichen. Lifetime Pro trägt durch klar begrenzte Softwarefunktionen mit vorhersehbaren laufenden Kosten zur Finanzierung des Dienstes bei: mehrere Unternehmen, die Schreib-API und ausgehende Webhooks, Buchhaltungsexporte sowie der automatische Versand bei wiederkehrenden Zeitplänen. Neue Pro-Käufe kosten einmalig insgesamt 49 € für lebenslangen Zugriff auf diese aufgeführten Softwarefunktionen, einschließlich der jeweils anwendbaren standortabhängigen Steuern, ohne Abonnement oder Verlängerung. Optionale Dienste mit direkten nutzungsabhängigen Kosten des Anbieters sind nicht enthalten. Sofern sie angeboten werden, verwenden sie separate, einmalig zu erwerbende Guthabenpakete, die sich nicht verlängern. Paddle zeigt Ihnen vor der Zahlung die genaue Steueraufschlüsselung an. Ihre Rechnungen bleiben unabhängig von Pro zugänglich und exportierbar. Ihre Datenrechte hängen nicht von Ihrem Tarif ab.

Für Freiberufler und kleine Unternehmen weltweit. FreeBillGen bietet länderspezifische Felder und Steuerbehandlungen, soweit diese implementiert wurden, eine flexible Steuerbehandlung für andere Fälle sowie 80 auswählbare Sprachoptionen für Rechnungsbezeichnungen. Einige Hinweise können auf Englisch bleiben, bis sie geprüft wurden. Der Dienst ist für einzelne Betreiber konzipiert, die ihre eigene Buchführung erledigen, nicht für Buchhaltungsagenturen, die mehrere Mandanten verwalten. Er ist kein Nachweis über die Einhaltung lokaler Rechtsvorschriften. Prüfen Sie die aktuell geltenden Vorschriften für Ihre Rechtsordnung.

Nein. FreeBillGen eignet sich für Einzelunternehmer, Inhaber einer Lizenz für individuelle Tätigkeiten und jede eingetragene juristische Person. Ihre Rechtsform hat keinen Einfluss auf die Software - sie gibt lediglich die von Ihnen konfigurierten Unternehmensangaben wieder. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, welche steuerlichen Vorschriften in Ihrem Fall einzuhalten sind.

Die Sprachauswahl für Rechnungen bietet 80 Optionen, darunter Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Polnisch und Niederländisch. Die ausgewählte Sprache bestimmt die Rechnungsbezeichnungen und die Darstellung des Dokuments. Einige Hinweise in der Anwendung können jedoch auf Englisch bleiben, bis sie unabhängig geprüft wurden. Die Auswahl einer Sprache ist kein Nachweis für ein rechtsordnungsspezifisches Format. Die Steuerlogik unterstützt konfigurierbare Behandlungen für Umsatzsteuer, GST, Verkaufssteuer und Nullsteuersätze sowie ausgewählte länderspezifische Felder und Hinweise, soweit diese geprüft wurden. Dies ist eine Software und keine Steuerberatung - prüfen Sie die lokalen Anforderungen anhand einer offiziellen Quelle oder mit einem qualifizierten Berater.

Ja. Jede Rechnung kann auf eine andere Währung lauten - EUR, USD, GBP und weitere. Das Währungssymbol und der Währungscode werden im PDF angezeigt.

Ja. Fügen Sie den Empfänger auf der Rechnung hinzu und klicken Sie auf „Per E-Mail senden“. Das PDF wird automatisch angehängt. Für den E-Mail-Versand wird unser gehostetes SMTP verwendet - eine Einrichtung ist nicht erforderlich.

Ja. Sie können mehrere Nummernkreise mit eigenen Präfixen, Suffixen und Startnummern erstellen, beispielsweise `INV-2026-0001` oder `EX/2026/001`. Dies ist hilfreich, wenn Sie getrennte Nummernkreise für verschiedene Leistungskategorien oder Jahre benötigen.

Ja. Legen Sie die Häufigkeit (monatlich, vierteljährlich, jährlich oder alle N Tage), das Startdatum und den Kunden fest. FreeBillGen erstellt in jedem Tarif automatisch den Entwurf. Lifetime Pro kann ihn außerdem automatisch per E-Mail versenden. Im kostenlosen Tarif prüfen und versenden Sie den erstellten Entwurf selbst.

Ein veränderbarer Entwurf kann bearbeitet werden. Mit der Ausstellung einer Rechnung wird ihr rechtlich relevanter Inhalt unveränderlich, unabhängig davon, ob sie unbezahlt, teilweise bezahlt, vollständig bezahlt, per E-Mail versandt oder später storniert wurde. So kann dasselbe nummerierte Dokument nicht unbemerkt geändert werden. Verwenden Sie eine Gutschrift oder ein neues korrigiertes Dokument, wenn eine ausgestellte Rechnung berichtigt werden muss.

Ja. Unter Einstellungen → Unternehmen können Sie mehrere Unternehmen mit jeweils eigenen Angaben, Bankkonten und einem eigenen Logo einrichten. Wenn Sie mehr als eines haben, erscheint auf der Rechnung die Auswahl „Ausstellendes Unternehmen“, über die Sie das ausstellende Unternehmen festlegen. Sobald eine Rechnung den Entwurfsstatus verlässt, kann das ausstellende Unternehmen nicht mehr geändert werden. So gibt eine versandte Rechnung immer das Unternehmen wieder, das sie ausgestellt hat. Die Verwaltung mehrerer Unternehmen ist eine Pro-Funktion. Die kostenlosen Kernfunktionen umfassen ein einzelnes Unternehmen.

Ja. Fügen Sie einem Unternehmen unter Einstellungen → Unternehmen ein Logo hinzu. Es erscheint dann im PDF und auf der Online-Rechnungsseite. Jedes Unternehmen behält sein eigenes Logo, sodass Rechnungen verschiedener Unternehmen jeweils ein eigenes Erscheinungsbild erhalten.

Ja. Jede Rechnung enthält einen Link „Rechnung online ansehen“ - eine signierte, zeitlich begrenzte URL, über die die Rechnung ohne Anmeldung angezeigt werden kann. Fügen Sie eine gehostete Zahlungs-URL Ihres eigenen Anbieters ein, beispielsweise einen Stripe Payment Link, PayPal, Wise oder eine Zahlungsseite Ihrer Bank. Diese wird dann als Schaltfläche „Jetzt bezahlen“ angezeigt. FreeBillGen erstellt die Zahlung nicht, verarbeitet keine Geldbeträge und erhebt keine Beteiligung. Eine geeignete Rechnung in EUR kann außerdem einen SEPA-QR-Code zum Scannen und Bezahlen anzeigen, wenn IBAN, Name des Kontoinhabers, Betrag und weitere erforderliche Zahlungsfelder mit der unterstützten EPC-Nutzlast kompatibel sind.

Ja, wenn Sie diese aktivieren. Aktivieren Sie Erinnerungen in den Einstellungen und wählen Sie die Abstände aus - am Fälligkeitstag sowie eine bestimmte Anzahl von Tagen danach. Das System versendet nach diesem Zeitplan eine auf Ihr Erscheinungsbild abgestimmte Erinnerung für unbezahlte Rechnungen per E-Mail. Erinnerungen müssen ausdrücklich aktiviert werden und sind standardmäßig deaktiviert.

Öffnen Sie eine ausgestellte Rechnung und wählen Sie „Gutschrift erstellen“. Dadurch wird ein separates, nummeriertes Gutschriftdokument erstellt, das in Ihrem Umsatzsteuerbericht mit dem Original verrechnet und aus den Fälligkeits- und Außenstandswerten ausgeschlossen wird. Die Zahlung wird separat erfasst. Die Berichtigung ist daher unabhängig davon, ob das Original unbezahlt, teilweise bezahlt oder beglichen ist.

Ja. Die Rechnungsliste enthält die Schaltfläche „CSV herunterladen“. Die Umsatzsteuer- und Fälligkeitsberichte können jeweils auf ihrer Seite als CSV exportiert werden. Sie können diese Dateien in einer Tabellenkalkulation öffnen oder Ihrem Steuerberater übergeben. Pro bietet zusätzlich CSV-Exporte im Format von Xero und QuickBooks. Eine automatische bidirektionale Synchronisierung mit diesen Plattformen ist nicht verfügbar.

FreeBillGen kann für geeignete Rechnungen von Verkäufern aus der EU und dem EWR generische Zuordnungen nach OASIS UBL und UN/CEFACT CII exportieren. Für brasilianische Verkäufer kann FreeBillGen außerdem einen unvollständigen, nicht validierten Prüfentwurf in Anlehnung an NF-e exportieren. Diese Dateien sind kein Nachweis der Konformität mit EN 16931, Factur-X, Peppol, nationalen Profilen, SEFAZ oder anderen Freigabeplattformen. Exporte für CFDI, SUNAT CPE, ARCA WSFE, SII DTE und DIAN UBL sind nicht verfügbar, weil die Anwendung die dafür erforderlichen Steuerdaten nicht zuverlässig bereitstellen und validieren kann. Verwenden Sie vor dem Versand den Rechnungspass und den dort genannten Validator der Behörde oder Plattform.

Ja, kostenlos durch manuellen Upload. Fügen Sie dem Posteingang eine unterstützte UBL- oder CII-Lieferantendatei hinzu. FreeBillGen wandelt sie in lesbare Felder um und bewahrt das Original zu Prüfzwecken auf. Die Syntaxerkennung ist keine Validierung nach Peppol, Factur-X oder einem nationalen Profil. Dies ist kein Empfangsendpunkt für Peppol oder ein Behördennetzwerk. Der Rechnungseingang per E-Mail bleibt nicht verfügbar, bis die Schutzmaßnahmen für Quarantäne und E-Mail-Infrastruktur abgeschlossen sind. Ausgelesene Bankdaten von Lieferanten werden als nicht verifiziert gekennzeichnet. Kopier- und SEPA-QR-Aktionen bleiben deaktiviert, bis Sie den Lieferanten und die IBAN über einen vertrauenswürdigen Kanal bestätigt haben.

Ja. Es gibt eine tokenauthentifizierte REST API, mit der Sie Ihre Rechnungen, Kunden und Unternehmen lesen und bearbeiten können. Sie erstellen Schlüssel unter Einstellungen → API-Schlüssel. Dort erhält jeder Schlüssel ressourcenspezifische Lese- oder Schreibberechtigungen - ein neuer Schlüssel ist schreibgeschützt, sofern Sie die Schreibberechtigung nicht ausdrücklich aktivieren - sowie optional ein Ablaufdatum. Das Token wird bei der Erstellung nur einmal angezeigt und ausschließlich als Hash gespeichert. Kopieren Sie es daher zu diesem Zeitpunkt. Durch den Widerruf wird der Schlüssel sofort gesperrt.

Die interaktive Dokumentation ist unter /docs/api verfügbar und wird aus dem Code generiert, sodass sie den aktiven Endpunkten entspricht. Jeder Erstellungs- oder Aktionsaufruf (Ausstellen, Senden, Duplizieren, Gutschrift, Zahlung erfassen) akzeptiert einen Idempotency-Key-Header. Wenn derselbe Schlüssel erneut gesendet wird, wird das ursprüngliche Ergebnis zurückgegeben, anstatt ein zweites Mal etwas zu erstellen, neu zu nummerieren oder zu versenden. Dadurch kann eine abgebrochene oder wiederholte Anfrage sicher erneut übermittelt werden.

Ja. Registrieren Sie unter Einstellungen → Webhooks einen Webhook-Endpunkt. Wir senden dann für unterstützte Rechnungs-, Zahlungs- und Kundenereignisse einen signierten JSON-Callback per POST - wenn eine Rechnung erstellt, bezahlt, versandt oder storniert, eine Zahlung erfasst oder ein Kunde erstellt wurde. Jede Anfrage wird mit HMAC-SHA256 und dem Geheimnis Ihres Endpunkts im Header X-FreeBillGen-Signature signiert, sodass Sie prüfen können, ob sie von uns stammt. Fehlgeschlagene Zustellungen werden mit zunehmenden Abständen erneut versucht und jeder Versuch wird protokolliert. Das Signaturgeheimnis wird beim Erstellen des Endpunkts einmal angezeigt und anschließend maskiert.

Ein API-Schlüssel gewährt nur die von Ihnen ausgewählten Berechtigungen und nur für Ihr eigenes Konto. Es gilt dieselbe kontobezogene Trennung wie in der Webanwendung, sodass ein Schlüssel nicht auf die Daten eines anderen Benutzers zugreifen kann. Schlüssel werden als Hashes und niemals im Klartext gespeichert. Sie können ein Ablaufdatum festlegen oder jeden Schlüssel jederzeit widerrufen, um den Zugriff zu sperren. Erteilen Sie einem Schlüssel nur dann Schreibberechtigungen, wenn die Integration tatsächlich Änderungen vornehmen muss.

Die Datenbank des Dienstes und die gehosteten Dateien befinden sich auf Infrastruktur in der Europäischen Union. Einige Funktionen verwenden benannte Anbieter: SMTP2GO verarbeitet ausgehende Rechnungs-E-Mails und die zugehörigen PDF-Anhänge, Paddle wickelt den Bezahlvorgang und die Abrechnung ab und die optionale Anmeldung mit Google verarbeitet die Kontoauthentifizierung. Die Datenschutzerklärung erläutert die Rollen der Beteiligten, weitere Anbieter und die anwendbaren Schutzmaßnahmen.

Aus betrieblicher Sicht ja - wir betreiben die Infrastruktur, sodass ein autorisierter Zugriff für den Betrieb, die Absicherung oder die Unterstützung des Dienstes erforderlich sein kann. Wir verkaufen keine Rechnungsdaten und verwenden sie nicht für Werbung. Die Datenschutzerklärung beschreibt die Zwecke, Anbieter und Zugriffskontrollen.

Ja. Unter Berichte → CSV können Sie Rechnungen und Umsatzsteuerberichte exportieren. PDFs können einzeln heruntergeladen werden. Wenn Sie gemäß Artikel 20 DSGVO eine umfassendere Kopie Ihrer dafür infrage kommenden personenbezogenen Daten anfordern möchten, schreiben Sie uns eine E-Mail. Wir antworten unverzüglich und üblicherweise innerhalb eines Kalendermonats.

Wählen Sie Einstellungen → Konto → Löschen oder schreiben Sie uns eine E-Mail. Die eigenständige Löschung sperrt den Zugriff und anonymisiert das Konto sofort. Bei der geplanten Bereinigung werden die Mandantendaten innerhalb von 30 Tagen entfernt. Die Datenschutzerklärung erläutert, welche begrenzten Informationen gegebenenfalls wegen rechtlicher Ansprüche oder gesetzlicher Pflichten aufbewahrt werden müssen.

Passwörter werden mit dem in der Anwendung konfigurierten Einwegverfahren zur Passwort-Hashbildung gespeichert, sodass der gespeicherte Wert nicht dem ursprünglichen Passwort entspricht. Passkeys (WebAuthn) verwenden Anmeldedaten mit öffentlichen Schlüsseln und können die Anmeldung per Passwort ersetzen. Wir empfehlen, für zusätzliche Sicherheit die Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) zu aktivieren.