Die kurze Antwort: es hängt von der Registrierung ab
Ein Freelancer erhebt USt nur, wenn er umsatzsteuerlich registriert ist. Es gibt keine universelle Regel, dass jeder Freelancer USt auf seine Rechnungen aufschlagen muss. In den meisten Ländern werden Sie registrierungspflichtig, sobald Ihr steuerpflichtiger Umsatz eine nationale Schwelle überschreitet, und unterhalb dieser Schwelle erheben Sie in der Regel überhaupt keine USt. Manche Freelancer entscheiden sich auch dafür, sich freiwillig zu registrieren, selbst wenn sie unter der Schwelle liegen, meist damit sie die USt zurückfordern können, die sie auf ihre eigenen Betriebskosten zahlen.
Die praktische Frage lautet also nicht abstrakt „erheben Freelancer USt?“, sondern „bin ich registriert oder dazu verpflichtet?“ in Ihrem konkreten Land. Die Schwelle, der Satz und der Zeitpunkt, ab dem Sie sich registrieren müssen, werden alle national festgelegt und ändern sich im Laufe der Zeit, sodass die Zahlen unten illustrativ sind und keine Regel, auf die Sie sich verlassen können.
Registrierungsschwellen unterscheiden sich von Land zu Land
Nahezu jedes USt- oder GST-System hat eine Registrierungsschwelle: ein Niveau des jährlichen steuerpflichtigen Umsatzes, oberhalb dessen Sie registrierungspflichtig sind und unterhalb dessen die Registrierung optional oder nicht verfügbar ist. Diese Schwellen unterscheiden sich stark. Manche Länder setzen eine recht hohe Zahl an, um die kleinsten Händler aus dem System herauszuhalten; andere haben eine sehr niedrige Schwelle oder gar keine, was bedeutet, dass Sie sich ab Ihrem ersten Verkauf registrieren müssen.
Da sich die Zahlen bewegen und die Regeln darüber, was zur Schwelle zählt, unterscheiden, ist der sichere Ansatz, die aktuelle Zahl für das Land nachzuschlagen, in dem Sie ansässig sind. Beobachten Sie die rollierende Summe Ihres steuerpflichtigen Umsatzes, nicht nur das Kalenderjahr, denn viele Systeme prüfen die Schwelle über ein beliebiges jüngstes Zwölf-Monats-Fenster und verlangen die Registrierung innerhalb einer kurzen Frist nach Überschreiten.
- Unter der Schwelle
- Sie registrieren sich in der Regel nicht und fügen keine USt hinzu; Ihr Rechnungsgesamtbetrag ist schlicht Ihr Honorar.
- Überschreiten der Schwelle
- Sobald Ihr steuerpflichtiger Umsatz die nationale Grenze übersteigt, müssen Sie sich meist innerhalb einer festgelegten Frist registrieren.
- Freiwillige Registrierung
- Viele Länder lassen Sie sich registrieren, bevor Sie die Schwelle erreichen, hauptsächlich um USt auf Ihre Kosten zurückzufordern.
- Fernverkaufs- und Digitalregeln
- Grenzüberschreitender Verkauf oder das Erbringen digitaler Dienstleistungen an Verbraucher kann separate Registrierungsregeln auslösen.
Wenn Sie unter der Schwelle liegen
Wenn Sie nicht registriert sind, tragen Ihre Rechnungen keine USt-Zeile. Sie stellen Ihr Honorar in Rechnung, und der Betrag, den Sie in Rechnung stellen, ist der Betrag, den der Kunde zahlt. Sie sollten keine USt-IdNr. und keinen USt-Satz ausweisen, weil Sie keine haben, und Sie dürfen keinen Betrag als „USt“ erheben, zu deren Einnahme Sie nicht registriert sind. Manche Behörden erwarten einen kleinen Hinweis, der klarstellt, dass keine USt anwendbar ist, aber der Wortlaut ist länderspezifisch.
Unter der Schwelle zu liegen macht Ihr Einkommen nicht steuerfrei. Sie geben weiterhin in Ihrer eigenen Einkommensteuererklärung an, was Sie als Gewinn verdienen, also bewahren Sie eine Kopie jeder Rechnung auf, die Sie ausstellen. Der Punkt ist schlicht, dass die USt, eine separate Transaktionssteuer, erst ins Spiel kommt, wenn Sie sich registrieren.
Was sich ändert, sobald Sie umsatzsteuerlich registriert sind
Sobald Sie sich registrieren, werden Sie zum Einnehmer von USt im Namen der Steuerbehörde, und drei Dinge ändern sich. Erstens erheben Sie USt auf Ihre steuerpflichtigen Verkäufe, indem Sie den korrekten Satz auf Ihre Rechnungen aufschlagen und Ihre USt-IdNr., den Nettobetrag, den USt-Satz, den USt-Betrag und den Bruttogesamtbetrag ausweisen. Zweitens reichen Sie regelmäßige USt-Erklärungen ein (monatlich, vierteljährlich oder jährlich, je nach Land) und führen die eingenommene USt ab. Drittens können Sie in der Regel Vorsteuer zurückfordern, die USt, die Sie auf rechtmäßige Geschäftskäufe gezahlt haben, indem Sie sie von dem abziehen, was Sie schulden.
Diese Erstattung ist der Vorteil, der die freiwillige Registrierung für manche Freelancer attraktiv macht: Wenn Sie Ausrüstung, Software oder Dienstleistungen mit USt darauf kaufen, lässt die Registrierung Sie diese Steuer zurückholen, statt sie zu tragen. Der Preis dafür ist der zusätzliche Verwaltungsaufwand, korrekt zu erheben, USt-Unterlagen zu führen und Erklärungen pünktlich einzureichen.
Grenzüberschreitendes B2B in der EU: das Reverse-Charge-Verfahren
Wenn Sie in der EU umsatzsteuerlich registriert sind und Dienstleistungen an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat erbringen, erheben Sie in der Regel keine USt. Stattdessen führt der Kunde sie in seinem eigenen Land unter dem Reverse-Charge-Verfahren ab. Ihre Rechnung weist dann einen Nettobetrag ohne USt-Zeile aus, enthält sowohl Ihre USt-IdNr. als auch die gültige USt-IdNr. des Kunden und trägt einen ausdrücklichen Hinweis wie „Reverse Charge“, idealerweise unter Verweis auf Artikel 196 der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie.
Bevor Sie die Leistung mit dem Nullsatz versehen, bestätigen Sie, dass die USt-IdNr. des Kunden im VIES-System der EU gültig ist. Ist die Nummer nicht gültig oder ist der Kunde ein privater Verbraucher statt eines Unternehmens, gilt das Reverse-Charge-Verfahren nicht, und Sie erheben normalerweise USt, mit Sonderregeln für an Verbraucher verkaufte digitale Dienstleistungen. Grenzüberschreitende Regeln außerhalb der EU unterscheiden sich vollständig, also behandeln Sie das Reverse-Charge-Verfahren als EU-spezifischen Mechanismus.
Prüfen Sie Ihre eigene nationale Schwelle
Da Schwellen, Sätze und Registrierungsfristen national festgelegt werden und sich ändern, ist der nützlichste Schritt, die aktuelle Zahl für das Land nachzuschlagen, in dem Sie ansässig sind, und Ihren Umsatz daran zu messen. Ihre nationale Steuerbehörde veröffentlicht die Schwelle, das Registrierungsverfahren und wie oft Erklärungen fällig sind. Wenn Ihre Situation grenzwertig ist, schnell wächst oder grenzüberschreitende oder digitale Verkäufe umfasst, ist ein kurzes Gespräch mit einem örtlichen Steuerberater meist gut angelegtes Geld.
Häufig gestellte Fragen
Müssen Freelancer USt erheben?
Nur wenn sie umsatzsteuerlich registriert sind. Es gibt keine universelle Regel, dass jeder Freelancer USt erheben muss. In den meisten Ländern werden Sie registrierungspflichtig, sobald Ihr steuerpflichtiger Umsatz eine nationale Schwelle übersteigt, und unterhalb dieses Niveaus erheben Sie in der Regel überhaupt keine USt.
Ab welchem Punkt muss sich ein Freelancer für die USt registrieren?
Wenn Ihr steuerpflichtiger Umsatz die Registrierungsschwelle Ihres Landes überschreitet, meist gemessen über einen rollierenden Zwölf-Monats-Zeitraum statt über das Kalenderjahr. Die Schwellenzahl und die Frist zur Registrierung unterscheiden sich von Land zu Land, also prüfen Sie die aktuellen Regeln für das Land, in dem Sie ansässig sind.
Kann ich mich freiwillig für die USt registrieren, wenn ich unter der Schwelle liege?
In vielen Ländern ja. Freelancer registrieren sich freiwillig hauptsächlich, damit sie die USt zurückfordern können, die sie auf Geschäftskäufe wie Ausrüstung, Software und Dienstleistungen zahlen. Der Preis dafür ist die zusätzliche Arbeit, USt korrekt zu erheben, Unterlagen zu führen und Erklärungen einzureichen.
Was ändert sich, sobald ich umsatzsteuerlich registriert bin?
Sie beginnen, USt auf Ihre steuerpflichtigen Verkäufe zu erheben und Ihre USt-IdNr. auf Rechnungen auszuweisen, Sie reichen regelmäßige USt-Erklärungen ein und führen ab, was Sie einnehmen, und Sie können in der Regel Vorsteuer auf rechtmäßige Geschäftskosten zurückfordern. Diese Erstattung ist der Grund, warum manche Freelancer sich registrieren, bevor sie müssen.
Erhebe ich USt gegenüber einem Geschäftskunden in einem anderen EU-Land?
Bei den meisten Dienstleistungen an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat nein. Das Reverse-Charge-Verfahren gilt, und der Kunde führt die USt ab. Sie stellen eine Nettorechnung ohne USt aus, weisen beide USt-IdNr. aus und fügen einen "Reverse Charge"-Hinweis hinzu. Prüfen Sie zuerst die USt-IdNr. des Kunden in VIES.
Wenn ich nicht registriert bin, ist mein Einkommen dennoch steuerpflichtig?
Ja. Unter der USt-Schwelle zu liegen bedeutet nur, dass Sie keine USt erheben, eine separate Transaktionssteuer. Sie geben weiterhin Ihre Einnahmen als Gewinn in Ihrer Einkommensteuererklärung an, also bewahren Sie eine Kopie jeder Rechnung auf, die Sie ausstellen.