Warum die Angaben wichtig sind
Eine Umsatzsteuerrechnung ist das Dokument, mit dem Ihr Kunde die Vorsteuer geltend macht und das eine Steuerbehörde zur Überprüfung des Vorgangs nutzt. Fehlt eine Pflichtangabe, kann die Rechnung abgelehnt werden, Ihr Kunde kann unter Umständen die Umsatzsteuer nicht abziehen, und Sie können aufgefordert werden, sie neu auszustellen. Die Regeln sind durch die Mehrwertsteuersystemrichtlinie über alle EU-Mitgliedstaaten hinweg harmonisiert, sodass die folgende Kernliste gilt, egal ob Sie einem Kunden in Deutschland, Frankreich, Irland oder einem anderen Mitgliedstaat eine Rechnung stellen - die einzelnen Länder fügen darüber hinaus nur geringfügige Format- oder Sprachanforderungen hinzu.
Die Pflichtangaben auf einer vollständigen Umsatzsteuerrechnung
Artikel 226 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie legt die Einzelheiten fest, die eine vollständige Rechnung enthalten muss. Für einen typischen Freelancer oder Einzelunternehmer sind dies die relevanten Angaben:
- Ausstellungsdatum
- Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Eine eindeutige Nummer, basierend auf einer oder mehreren Nummernkreisen, die die Rechnung identifiziert.
- Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Die USt-IdNr., unter der Sie die Gegenstände oder Dienstleistungen geliefert haben.
- USt-IdNr. des Kunden
- Erforderlich bei Reverse-Charge-Leistungen und innergemeinschaftlichen Vorgängen, bei denen der Kunde die Steuer schuldet.
- Vollständiger Name und Anschrift
- Der vollständige Name und die Anschrift sowohl von Ihnen (dem Leistenden) als auch von Ihrem Kunden.
- Beschreibung der Leistung
- Die Menge und Art der Gegenstände oder der Umfang und die Art der Dienstleistungen.
- Leistungsdatum
- Das Datum, an dem die Leistung erbracht oder abgeschlossen wurde, falls es vom Ausstellungsdatum abweicht.
- Steuerbemessungsgrundlage je Steuersatz
- Die Steuerbemessungsgrundlage je Umsatzsteuersatz, der Einzelpreis ohne Umsatzsteuer sowie alle nicht im Einzelpreis enthaltenen Rabatte.
- Angewandter Umsatzsteuersatz
- Der bzw. die auf die Leistung angewandten Umsatzsteuersätze.
- Zu zahlender Umsatzsteuerbetrag
- Der zu zahlende Umsatzsteuerbetrag, angegeben in der Landeswährung, in der die Steuer geschuldet wird.
- Verweis auf Befreiung oder Reverse-Charge
- Ist die Leistung steuerfrei oder schuldet der Kunde die Steuer, ein Verweis auf die einschlägige Vorschrift oder der Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (Reverse-Charge).
Grenzüberschreitendes B2B: das Reverse-Charge-Verfahren
Wenn Sie Leistungen an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat erbringen, berechnen Sie in der Regel keine Umsatzsteuer. Stattdessen rechnet der Kunde sie in seinem eigenen Land im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens ab. In diesem Fall weist Ihre Rechnung einen Nettobetrag ohne Umsatzsteuerzeile aus, enthält sowohl Ihre USt-IdNr. als auch die gültige USt-IdNr. des Kunden und trägt einen ausdrücklichen Hinweis - der von der Richtlinie empfohlene Wortlaut ist schlicht „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Reverse-Charge), idealerweise mit dem Verweis „Artikel 196 der Richtlinie 2006/112/EG“. Bestätigen Sie stets, dass die USt-IdNr. des Kunden im VIES-System (MIAS) der EU gültig ist, bevor Sie die Leistung steuerfrei stellen; ist sie nicht gültig, müssen Sie normalerweise Ihre inländische Umsatzsteuer berechnen.
Wann eine vereinfachte Rechnung zulässig ist
Für kleine Beträge (die Mitgliedstaaten können vereinfachte Rechnungen bis 100 EUR und in einigen Fällen auch darüber zulassen) oder für Gutschriften können Sie ein kürzeres Dokument ausstellen. Eine vereinfachte Rechnung benötigt weiterhin das Datum, Ihre Identität und USt-IdNr., eine Beschreibung der erbrachten Leistung sowie den Umsatzsteuerbetrag oder die zu seiner Berechnung erforderlichen Angaben - sie kann jedoch einen Teil der bei einer vollständigen Rechnung erforderlichen Kundenangaben weglassen. Prüfen Sie den Schwellenwert in dem Land, in dem die Leistung besteuert wird, da er variiert.
Währung, Sprache und Aufbewahrung
Sie können die Rechnung in jeder beliebigen Währung ausstellen, der Umsatzsteuerbetrag muss jedoch zusätzlich in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben werden, in dem die Steuer geschuldet wird. Sie dürfen in jeder Sprache abrechnen, allerdings kann eine Steuerbehörde bei einer Prüfung eine Übersetzung verlangen. Bewahren Sie eine Kopie jeder Rechnung auf, die Sie ausstellen und erhalten: Die Aufbewahrungsfrist wird national festgelegt und beträgt üblicherweise zwischen 6 und 10 Jahren.
Fragen zu EU-Umsatzsteuerrechnungen
Muss ich einem Kunden in einem anderen EU-Land Umsatzsteuer berechnen?
Bei den meisten Dienstleistungen an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat nicht - das Reverse-Charge-Verfahren greift und der Kunde rechnet die Umsatzsteuer ab. Sie stellen eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuer aus, weisen beide USt-IdNr. aus und ergänzen einen Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (Reverse-Charge). Ist der Kunde nicht umsatzsteuerlich registriert (ein Verbraucher), berechnen Sie üblicherweise Umsatzsteuer, und für digitale Dienstleistungen gelten besondere Regeln.
Was bedeutet "Reverse-Charge" auf einer Rechnung?
Es bedeutet, dass der Käufer und nicht der Verkäufer dafür verantwortlich ist, die Umsatzsteuer in seinem eigenen Land abzurechnen. Der Verkäufer stellt die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und vermerkt, dass das Reverse-Charge-Verfahren gilt, unter Verweis auf Artikel 196 der Richtlinie 2006/112/EG für grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen.
Ist eine fortlaufende Rechnungsnummer wirklich Pflicht?
Ja. Jede Umsatzsteuerrechnung muss eine eindeutige Nummer tragen, die auf einer oder mehreren Folgen basiert. Lücken oder Dubletten sind ein häufiger Anlass für Beanstandungen bei Prüfungen, weshalb ein Generator, der die nächste Nummer je Nummernkreis automatisch vergibt, sicherer ist als das Nummerieren von Hand.
Kann ich die Rechnung in US-Dollar oder einer anderen Währung ausstellen?
Ja, Sie können in jeder beliebigen Währung abrechnen. Der Umsatzsteuerbetrag muss jedoch zusätzlich in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben werden, in dem die Umsatzsteuer geschuldet wird, unter Verwendung eines anerkannten Wechselkurses.
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfrist wird von jedem Mitgliedstaat festgelegt und beträgt üblicherweise 6 bis 10 Jahre. Bewahren Sie sowohl die von Ihnen ausgestellten als auch die erhaltenen Rechnungen für diesen Zeitraum auf.