Warum sind diese Angaben wichtig?
Eine Umsatzsteuerrechnung hilft einem Kunden, den Vorsteuerabzug nachzuweisen, und dient der Steuerbehörde als Beleg für die Transaktion. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Kunde vor dem Vorsteuerabzug eine berichtigte Rechnung benötigen. Die Mehrwertsteuersystemrichtlinie legt einen gemeinsamen Kern für alle EU-Mitgliedstaaten fest, doch nationale Vorgaben zu Format, Sprache, Meldung und E-Rechnungen können wesentliche zusätzliche Anforderungen enthalten.
Die Pflichtangaben einer vollständigen Umsatzsteuerrechnung
Artikel 226 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie legt fest, welche Angaben eine vollständige Rechnung enthalten muss. Für typische Freiberufler oder Einzelunternehmer sind dies die relevanten Angaben:
- Ausstellungsdatum
- Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
- Fortlaufende Nummer
- Eine eindeutige Nummer aus einer oder mehreren Nummernreihen, die die Rechnung identifiziert.
- Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Die Umsatzsteuer-ID, unter der Sie die Waren geliefert oder die Dienstleistungen erbracht haben.
- Umsatzsteuer-ID des Kunden
- Erforderlich bei Lieferungen oder Leistungen im Reverse-Charge-Verfahren und bei innergemeinschaftlichen Transaktionen, bei denen der Kunde die Steuer schuldet.
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift
- Der vollständige Name und die vollständige Anschrift sowohl von Ihnen als Lieferant als auch von Ihrem Kunden.
- Beschreibung der Lieferung oder Leistung
- Die Menge und Art der Waren oder der Umfang und die Art der Dienstleistungen.
- Datum der Lieferung oder Leistung
- Das Datum, an dem die Lieferung oder Leistung ausgeführt oder abgeschlossen wurde, falls es vom Ausstellungsdatum abweicht.
- Steuerpflichtiger Betrag je Steuersatz
- Der steuerpflichtige Betrag je Umsatzsteuersatz, der Stückpreis ohne Umsatzsteuer sowie alle nicht im Stückpreis enthaltenen Preisnachlässe.
- Angewandter Umsatzsteuersatz
- Der auf die Lieferung oder Leistung angewandte Umsatzsteuersatz oder die angewandten Umsatzsteuersätze.
- Zu zahlender Umsatzsteuerbetrag
- Der zu zahlende Umsatzsteuerbetrag, angegeben in der Landeswährung des Landes, in dem die Steuer geschuldet wird.
- Hinweis auf Steuerbefreiung oder Reverse-Charge-Verfahren
- Wenn die Lieferung oder Leistung steuerbefreit ist oder der Kunde die Steuer schuldet, ein Verweis auf die einschlägige Vorschrift oder der Hinweis "Reverse charge".
Grenzüberschreitende B2B-Umsätze: Reverse-Charge-Verfahren
Wenn Sie Dienstleistungen an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat erbringen, schuldet der Kunde die Umsatzsteuer im Allgemeinen nach dem Reverse-Charge-Verfahren. Bei einer Transaktion, die dafür infrage kommt, weist die Rechnung den Betrag ohne Umsatzsteuer aus, enthält die relevanten Umsatzsteuer-IDs und trägt den Hinweis “Reverse charge”. Artikel 196 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates ist eine hilfreiche Referenz für erfasste grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen. Prüfen Sie den Umsatzsteuerstatus des Kunden in VIES und bewahren Sie das Ergebnis zusammen mit Ihren Unterlagen auf. Ein ungültiges oder nicht verfügbares VIES-Ergebnis muss geprüft werden; für sich allein bestimmt es nicht die korrekte Umsatzsteuerbehandlung.
Wann ist eine vereinfachte Rechnung zulässig?
Bei kleinen Beträgen (Mitgliedstaaten können vereinfachte Rechnungen bis zu 100 EUR und in einigen Fällen auch darüber hinaus zulassen) oder bei Gutschriften können Sie ein kürzeres Dokument ausstellen. Eine vereinfachte Rechnung muss weiterhin das Datum, Ihre Identität und Umsatzsteuer-ID, eine Beschreibung der Lieferung oder Leistung sowie den Umsatzsteuerbetrag oder die zu seiner Berechnung erforderlichen Angaben enthalten - sie darf jedoch einige der Kundendaten auslassen, die bei einer vollständigen Rechnung erforderlich sind. Prüfen Sie den Schwellenwert in dem Land, in dem die Lieferung oder Leistung besteuert wird, da er unterschiedlich ist.
Währung, Sprache und Aufbewahrung
Sie können die Rechnung in jeder Währung ausstellen, der Umsatzsteuerbetrag muss jedoch zusätzlich in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben werden, in dem die Steuer geschuldet wird. Sie können die Rechnung in jeder Sprache ausstellen, wobei eine Steuerbehörde während einer Prüfung eine Übersetzung verlangen kann. Bewahren Sie eine Kopie jeder ausgestellten und empfangenen Rechnung auf: Die Aufbewahrungsfrist wird national festgelegt und beträgt üblicherweise zwischen 6 und 10 Jahren.
Fragen zu EU-Umsatzsteuerrechnungen
Muss ich einem Kunden in einem anderen EU-Land Umsatzsteuer berechnen?
Bei den meisten Dienstleistungen an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat nicht - das Reverse-Charge-Verfahren gilt, und der Kunde rechnet die Umsatzsteuer ab. Sie stellen eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuer aus, geben beide Umsatzsteuer-IDs an und fügen den Hinweis "Reverse charge" hinzu. Ist der Kunde nicht umsatzsteuerlich registriert, sondern Verbraucher, berechnen Sie üblicherweise Umsatzsteuer; für digitale Dienstleistungen gelten besondere Vorschriften.
Was bedeutet "Reverse charge" auf einer Rechnung?
Es bedeutet, dass der Käufer und nicht der Verkäufer für die Abrechnung der Umsatzsteuer in seinem eigenen Land verantwortlich ist. Der Verkäufer stellt die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und weist auf das Reverse-Charge-Verfahren hin. Bei grenzüberschreitenden B2B-Dienstleistungen verweist er dabei auf Artikel 196 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie.
Ist eine fortlaufende Rechnungsnummer wirklich verpflichtend?
Ja. Jede Umsatzsteuerrechnung muss eine eindeutige Nummer aus einer oder mehreren Nummernreihen tragen. Halten Sie die Reihenfolge geordnet, verhindern Sie doppelte Nummern und dokumentieren Sie stornierte Nummern oder Lücken entsprechend den an Ihrem Sitz geltenden Vorschriften.
Kann ich die Rechnung in US-Dollar oder einer anderen Währung ausstellen?
Ja, Sie können in jeder Währung fakturieren. Der Umsatzsteuerbetrag muss jedoch zusätzlich in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben werden, in dem die Umsatzsteuer geschuldet wird. Verwenden Sie dafür einen anerkannten Wechselkurs.
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfrist wird von jedem Mitgliedstaat festgelegt und beträgt üblicherweise 6 bis 10 Jahre. Bewahren Sie sowohl die von Ihnen ausgestellten als auch die von Ihnen empfangenen Rechnungen für diesen Zeitraum auf.