Warum sind diese Angaben wichtig?
Eine Rechnung hilft dem Kunden, den Vorsteuerabzug geltend zu machen, und dient der Steuerbehörde als Nachweis für die Transaktion. Fehlt eine Pflichtangabe, benötigt der Kunde möglicherweise eine korrigierte Rechnung, bevor er die Vorsteuer abziehen kann. Die Mehrwertsteuersystemrichtlinie legt einen gemeinsamen Kern für alle EU-Mitgliedstaaten fest, doch nationale Vorschriften zu Format, Sprache, Meldewesen und E-Rechnung können zusätzliche wesentliche Anforderungen stellen.
Die Pflichtangaben auf einer vollständigen Rechnung
Artikel 226 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie legt die Angaben fest, die eine vollständige Rechnung enthalten muss. Für typische Freiberufler oder Einzelunternehmer gelten folgende Pflichtangaben:
- Ausstellungsdatum
- Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
- Fortlaufende Nummer
- Eine eindeutige Nummer, die auf einer oder mehreren Serien basiert und die Rechnung identifiziert.
- Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, unter der Sie die Waren geliefert oder die Dienstleistungen erbracht haben.
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden
- Erforderlich für Lieferungen und Leistungen im Reverse-Charge-Verfahren sowie für innergemeinschaftliche Geschäfte, bei denen der Kunde die Steuer schuldet.
- Vollständiger Name und Anschrift
- Der vollständige Name und die Anschrift sowohl von Ihnen (dem Leistenden) als auch von Ihrem Kunden.
- Beschreibung der Lieferung oder Leistung
- Die Menge und die Art der gelieferten Waren oder der Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistungen.
- Datum der Lieferung oder Leistung
- Das Datum, an dem die Lieferung oder Leistung ausgeführt oder abgeschlossen wurde, sofern es vom Rechnungsdatum abweicht.
- Steuerbemessungsgrundlage je Steuersatz
- Die Bemessungsgrundlage je Umsatzsteuersatz, der Einzelpreis ohne Umsatzsteuer sowie alle nicht im Einzelpreis enthaltenen Rabatte.
- Angewandter Umsatzsteuersatz
- Der oder die für die Lieferung oder Leistung angewandten Umsatzsteuersätze.
- Geschuldeter Umsatzsteuerbetrag
- Der geschuldete Umsatzsteuerbetrag, angegeben in der nationalen Währung des Mitgliedstaats, in dem die Steuer geschuldet wird.
- Hinweis auf Steuerbefreiung oder Reverse-Charge-Verfahren
- Wenn die Lieferung oder Leistung steuerfrei ist oder der Kunde die Steuer schuldet, ein Verweis auf die einschlägige Rechtsvorschrift oder der Hinweis "Reverse Charge".
Grenzüberschreitende B2B-Geschäfte: das Reverse-Charge-Verfahren
Wenn Sie Dienstleistungen an ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat erbringen, ist der Kunde in der Regel im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens zur Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet. Bei Transaktionen, die unter diese Regelung fallen, weist die Rechnung den Betrag ohne Umsatzsteuer aus, enthält die entsprechenden USt-IdNrn. und den Hinweis “Reverse Charge”. Artikel 196 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates ist eine nützliche Referenz für die abgedeckten grenzüberschreitenden B2B-Dienstleistungen. Überprüfen Sie den Umsatzsteuerstatus des Kunden im VIES und bewahren Sie das Ergebnis zusammen mit Ihren Unterlagen auf. Ein ungültiges oder nicht verfügbares VIES-Ergebnis erfordert weitere Nachforschungen; es allein bestimmt nicht die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung.
Wann ist eine vereinfachte Rechnung zulässig?
Für Kleinbeträge (Mitgliedstaaten können vereinfachte Rechnungen bis zu 100 EUR und in einigen Fällen auch für höhere Beträge zulassen) oder für Gutschriften können Sie ein kürzeres Dokument ausstellen. Eine vereinfachte Rechnung muss dennoch das Datum, Ihre Identität und USt-IdNr., eine Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen sowie den Steuerbetrag oder die zu seiner Berechnung erforderlichen Angaben enthalten - sie kann jedoch einige der auf einer vollständigen Rechnung erforderlichen Kundendaten auslassen. Prüfen Sie den Schwellenwert in dem Land, in dem die Leistung besteuert wird, da dieser variiert.
Währung, Sprache und Aufbewahrung
Sie können die Rechnung in jeder beliebigen Währung ausstellen, der Steuerbetrag muss jedoch auch in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben werden, in dem die Steuer geschuldet wird. Sie können Rechnungen in jeder Sprache ausstellen, wobei die Steuerbehörde im Rahmen einer Betriebsprüfung eine Übersetzung verlangen kann. Bewahren Sie eine Kopie jeder von Ihnen ausgestellten und empfangenen Rechnung auf: Die Aufbewahrungsfrist ist national geregelt und liegt in der Regel zwischen 6 und 10 Jahren.
Fragen zur Umsatzsteuer auf EU-Rechnungen
Muss ich einem Kunden in einem anderen EU-Land Umsatzsteuer berechnen?
Für die meisten Dienstleistungen an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat: Nein - es gilt das Reverse-Charge-Verfahren und der Kunde schuldet die Umsatzsteuer. Sie stellen eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuer aus, geben beide USt-IdNrn. an und fügen den Hinweis "Reverse Charge" hinzu. Ist der Kunde nicht umsatzsteuerlich registriert (Privatperson), berechnen Sie in der Regel Umsatzsteuer, wobei für digitale Dienstleistungen Sonderregelungen gelten.
Was bedeutet "Reverse Charge" auf einer Rechnung?
Das bedeutet, dass der Käufer und nicht der Verkäufer für die Abführung der Umsatzsteuer im eigenen Land verantwortlich ist. Der Verkäufer stellt die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und vermerkt die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens unter Hinweis auf Artikel 196 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie für grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen.
Ist eine fortlaufende Rechnungsnummer wirklich zwingend erforderlich?
Ja. Jede Umsatzsteuerrechnung muss eine eindeutige Nummer tragen, die auf einer oder mehreren Zahlenreihen basiert. Halten Sie die Zahlenreihe lückenlos und geordnet, vermeiden Sie Duplikate und dokumentieren Sie stornierte Nummern oder Lücken, wie es die Vorschriften an Ihrem Sitzort verlangen.
Kann ich die Rechnung in US-Dollar oder einer anderen Währung ausstellen?
Ja, Sie können in jeder Währung Rechnungen ausstellen. Der Umsatzsteuerbetrag muss jedoch auch in der Landeswährung des Mitgliedstaats, in dem die Umsatzsteuer geschuldet wird, unter Verwendung eines anerkannten Wechselkurses ausgewiesen werden.
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfrist wird von jedem Mitgliedstaat festgelegt und beträgt in der Regel 6 bis 10 Jahre. Bewahren Sie sowohl die von Ihnen ausgestellten als auch die empfangenen Rechnungen für diesen Zeitraum auf.