Ce este o factură de contractor
O factură de contractor este o cerere formală de plată pe care tu, un contractor independent, o trimiți unui client pentru servicii pe care le-ai livrat. Pentru că nu ești angajat, nimeni nu reține taxe pentru tine și nimeni nu rulează statele de plată în numele tău - factura este evidența care declanșează plata, susține propria contabilitate și dovedește unei autorități fiscale ce ai facturat și când. Este cel mai important document din fluxul de numerar al unui freelancer sau întreprinzător individual, așa că stabilirea corectă a câmpurilor contează.
Același șablon funcționează indiferent dacă facturezi la oră, pe zi sau ca onorariu fix de proiect. Ceea ce se schimbă este detaliul liniilor de articole: munca la oră arată cantitatea înmulțită cu tariful, în timp ce munca cu onorariu fix arată o singură linie pentru suma convenită. Oricum ar fi, factura nu ar trebui să lase nicio ambiguitate privind ce s-a făcut, cât se datorează și până când.
Ce să incluzi pe o factură de contractor
O factură de contractor nu trebuie să fie complicată, dar trebuie să fie completă. Omiterea unui număr unic, a unei date de scadență sau a bazei de calcul a tarifului este cel mai frecvent motiv pentru care facturile sunt contestate sau plătite cu întârziere. Câmpurile de mai jos acoperă ceea ce majoritatea clienților și a echipelor de contabilitate se așteaptă să vadă:
- Titlul și numărul facturii
- Cuvântul „Factură" plus un număr unic, secvențial, ca ambele părți să poată referi și urmări documentul.
- Datele tale
- Numele tău comercial, adresa, e-mailul de contact și orice cod de firmă sau de înregistrare fiscală aplicabil ție.
- Datele clientului
- Numele legal al clientului, adresa de facturare și o persoană de contact desemnată sau un e-mail al departamentului de plăți unde ar trebui trimisă factura.
- Datele de emitere și scadență
- Data la care emiți factura și data la care este scadentă plata, derivată din condițiile tale de plată convenite.
- Număr de comandă de achiziție (PO)
- Dacă clientul a emis un PO, menționează-l - multe firme nu plătesc o factură căreia îi lipsește referința PO corespunzătoare.
- Descrierea lucrării
- O linie clară pentru fiecare sarcină, etapă de proiect sau livrabil, cu perioada acoperită dacă este relevant.
- Ore și tarif sau onorariu fix
- Pentru munca la oră, afișează numărul de ore și tariful pe oră; pentru munca cu onorariu fix, afișează suma forfetară convenită pe linia ei proprie.
- Subtotal
- Totalul tuturor liniilor de articole înainte de adăugarea oricărei taxe.
- Taxă
- Orice impozit pe vânzări, TVA sau GST pe care ești obligat să-l percepi, afișat ca o linie separată cu cota aplicată, plus codul tău fiscal acolo unde este cerut.
- Suma totală de plată
- Suma finală pe care clientul trebuie să o plătească, în moneda convenită.
- Condiții și metodă de plată
- Când este scadentă plata (de exemplu, net 14 sau net 30), datele tale bancare sau de plată și orice condiții pentru întârziere.
Tarif orar vs. onorariu fix
Modul în care stabilești prețul lucrării decide cum arată liniile de articole. Cu un tarif orar sau un tarif pe zi, fiecare linie afișează o cantitate (ore sau zile) înmulțită cu tariful tău, ca să poată vedea clientul exact cum a fost construit totalul. Acest model se potrivește muncii deschise sau continue și se asociază de obicei cu o pontaj pe care îl poți atașa sau referi. Cu un onorariu fix, facturezi o sumă convenită pentru un livrabil definit, indiferent de orele petrecute - factura poartă o singură linie pentru proiect sau etapă. Onorariile fixe îi dau clientului certitudinea costului și se potrivesc proiectelor bine delimitate.
Indiferent de modelul pe care îl folosești, convine-l în scris înainte de a începe. Dacă a fost emisă o comandă de achiziție, tariful sau onorariul de pe factura ta ar trebui să corespundă cu PO-ul, deoarece majoritatea sistemelor de plăți blochează orice factură care nu se reconciliază cu comanda.
Prin ce diferă de un fluturaș de salariu
O factură de contractor și un fluturaș de salariu arată similar, dar fac treburi opuse. Un fluturaș de salariu este emis de un angajator unui angajat; arată salariul brut, apoi scade impozitul pe venit, contribuțiile sociale și alte rețineri pe care angajatorul le-a reținut și plătit deja în numele angajatului. Angajatul primește suma netă și nu mai are nimic de virat.
O factură de contractor este emisă de tine clientului. Nimic nu se reține: clientul plătește suma integrală, iar tu ești responsabil să pui deoparte și să plătești propriul impozit pe venit și orice contribuții sociale, precum și să percepi și să virezi impozitul pe vânzări sau TVA dacă ești înregistrat. De aceea contractorii ar trebui să rezerve o parte din fiecare plată pentru taxe, în loc să trateze întreaga sumă ca venit net. Pe scurt, un fluturaș de salariu înregistrează plata după rețineri; o factură cere plata înainte ca obligațiile fiscale să fie achitate de către destinatar.
Stabilirea condițiilor care te plătesc
Facturile care se plătesc cel mai repede sunt clare și ușor de acționat. Precizează data scadenței explicit, nu doar „la primire", păstrează condiții frecvente precum net 14 sau net 30 și pune-ți datele de plată chiar pe factură, ca să nu fie nevoie să le ceară cineva. Numerotează fiecare factură în secvență, trimite-o prompt după ce lucrarea este acceptată și menționează PO-ul clientului dacă folosește unul. Dacă operezi într-o jurisdicție care o permite, poți nota și că se poate aplica dobânda legală pentru întârziere, ceea ce încurajează discret plata la timp fără a tensiona relația.
Întrebări despre factura de contractor
Ce ar trebui să includă o factură de contractor?
La minimum: cuvântul „Factură" cu un număr unic, datele tale și ale clientului, datele de emitere și scadență, o descriere a lucrării, orele și tariful sau onorariul fix, eventuala taxă, suma totală de plată și condițiile și metoda ta de plată. Dacă clientul a emis o comandă de achiziție, menționează și numărul ei.
Am nevoie de un număr PO pe factură?
Doar dacă clientul a emis o comandă de achiziție. Când o face, menționarea numărului PO corespunzător este esențială, deoarece majoritatea sistemelor de plăți vor respinge sau reține o factură care nu face referire la comanda pe baza căreia a fost autorizată.
Prin ce diferă o factură de contractor de un fluturaș de salariu?
Un fluturaș de salariu este emis de un angajator și arată plata după ce taxele și contribuțiile au fost deja reținute. O factură de contractor este emisă de tine unui client, nimic nu se reține, iar tu ești responsabil să-ți plătești singur impozitul pe venit și orice impozit pe vânzări sau TVA.
Ar trebui să facturez la oră sau cu un onorariu fix?
Ambele sunt valabile. Tarifele orare sau pe zi se potrivesc muncii deschise sau continue și arată cantitatea înmulțită cu tariful. Un onorariu fix se potrivește unui livrabil bine definit și îi dă clientului certitudinea costului. Convine baza în scris înainte de a începe și asigură-te că se potrivește cu orice comandă de achiziție.
Contractorii percep taxă pe facturi?
Depinde de înregistrarea ta și de țară. Dacă ești înregistrat pentru TVA, GST sau impozit pe vânzări, în general o adaugi ca o linie separată la cota aplicabilă și afișezi codul tău fiscal. Dacă ești sub pragul de înregistrare sau nu ești obligat să te înregistrezi, de obicei facturezi fără el. Verifică regulile pentru jurisdicția ta.
Ce condiții de plată ar trebui să folosesc?
Net 14 sau net 30 sunt valori implicite frecvente, dar termenul potrivit depinde de clientul tău și de nevoile de flux de numerar. Precizează o dată de scadență explicită pe factură, include datele tale de plată și ia în calcul să notezi că se poate aplica dobânda pentru întârziere acolo unde legea o permite.