Che cos'è una fattura da contractor
Una fattura da contractor è una richiesta formale di pagamento che tu, un contractor indipendente, invii a un cliente per i servizi che hai erogato. Poiché non sei un dipendente, nessuno trattiene le imposte per te e nessuno gestisce il libro paga per tuo conto: la fattura è il documento che innesca il pagamento, supporta la tua contabilità e dimostra a un'amministrazione fiscale cosa hai fatturato e quando. È il documento più importante in assoluto nel flusso di cassa di un libero professionista o lavoratore autonomo, quindi impostare correttamente i campi conta.
Lo stesso modello funziona sia che tu fatturi a ore, a giornata o come compenso fisso di progetto. Ciò che cambia è il dettaglio delle voci: il lavoro a ore mostra la quantità moltiplicata per la tariffa, mentre il lavoro a compenso fisso mostra una riga per l'importo concordato. In ogni caso la fattura non dovrebbe lasciare alcuna ambiguità su cosa è stato fatto, quanto è dovuto ed entro quando.
Cosa includere in una fattura da contractor
Una fattura da contractor non deve essere complicata, ma deve essere completa. Omettere un numero univoco, una scadenza o la base dell'addebito è il motivo più comune per cui le fatture vengono contestate o pagate in ritardo. I campi qui sotto coprono ciò che la maggior parte dei clienti e degli uffici amministrativi si aspetta di vedere:
- Titolo e numero della fattura
- La parola "Fattura" più un numero univoco e progressivo così entrambe le parti possono riferirsi al documento e tracciarlo.
- I tuoi dati
- Il tuo nome commerciale, l'indirizzo, l'email di contatto e qualsiasi numero di registrazione aziendale o fiscale che ti riguardi.
- Dati del cliente
- Il nome legale del cliente, l'indirizzo di fatturazione e un referente o un'email dell'ufficio amministrativo a cui inviare la fattura.
- Date di emissione e scadenza
- La data in cui emetti la fattura e la data in cui è dovuto il pagamento, derivata dalle condizioni di pagamento concordate.
- Numero d'ordine d'acquisto (PO)
- Se il cliente ha emesso un PO, indicalo: molte aziende non pagano una fattura priva del riferimento PO corrispondente.
- Descrizione del lavoro
- Una voce chiara per ciascun compito, fase di progetto o prodotto consegnato, con il periodo che copre se pertinente.
- Ore e tariffa, o compenso fisso
- Per il lavoro a ore, mostra la quantità di ore e la tua tariffa oraria; per il lavoro a compenso fisso, mostra la somma concordata su una propria riga.
- Subtotale
- Il totale di tutte le voci prima dell'aggiunta di qualsiasi imposta.
- Imposta
- Qualsiasi imposta sulle vendite, IVA o GST che sei tenuto ad addebitare, mostrata su una riga separata con l'aliquota applicata, più la tua partita IVA dove richiesto.
- Totale dovuto
- L'importo finale che il cliente deve pagare, nella valuta concordata.
- Condizioni e metodo di pagamento
- Quando è dovuto il pagamento (per esempio net 14 o net 30), i tuoi dati bancari o di pagamento ed eventuali condizioni di mora.
Tariffa oraria e compenso fisso a confronto
Il modo in cui prezzi il lavoro decide l'aspetto delle voci. Con una tariffa oraria o giornaliera, ciascuna riga mostra una quantità (ore o giornate) moltiplicata per la tua tariffa, così il cliente vede esattamente come è stato costruito il totale. Questo si adatta al lavoro aperto o continuativo e di solito si abbina a un foglio ore che puoi allegare o citare. Con un compenso fisso, fatturi un importo concordato per un prodotto definito a prescindere dalle ore impiegate: la fattura riporta un'unica riga per il progetto o la fase. I compensi fissi danno al cliente certezza sui costi e si adattano a progetti ben definiti.
Qualunque modello tu usi, concordalo per iscritto prima di iniziare. Se è stato emesso un ordine d'acquisto, la tariffa o il compenso sulla tua fattura dovrebbe corrispondere al PO, perché la maggior parte dei sistemi di amministrazione blocca qualsiasi fattura che non riconcilia con l'ordine.
In cosa differisce dalla busta paga di un dipendente
Una fattura da contractor e una busta paga sembrano simili ma svolgono compiti opposti. Una busta paga è emessa da un datore di lavoro a un dipendente; mostra la retribuzione lorda, poi sottrae imposte sul reddito, contributi sociali e altre trattenute che il datore ha già trattenuto e versato per conto del dipendente. Il dipendente riceve la cifra netta e non ha altro da versare.
Una fattura da contractor è emessa da te al cliente. Nulla viene trattenuto: il cliente paga l'intero importo, e sei tu il responsabile di accantonare e versare le tue imposte sul reddito ed eventuali contributi sociali, e di addebitare e versare l'imposta sulle vendite o l'IVA se sei registrato. Ecco perché i contractor dovrebbero accantonare una parte di ogni pagamento per le imposte invece di trattare l'intera somma come reddito netto. In breve, una busta paga registra la retribuzione dopo le trattenute; una fattura richiede il pagamento prima che gli obblighi fiscali siano saldati dal destinatario.
Stabilire condizioni che ti fanno pagare
Le fatture che vengono pagate più in fretta sono chiare e facili da gestire. Indica la scadenza in modo esplicito invece di un semplice "alla ricezione", mantieni condizioni comuni come net 14 o net 30 e metti i tuoi dati di pagamento sulla fattura stessa così nessuno deve chiederteli. Numera ogni fattura in sequenza, inviala con tempestività dopo che il lavoro è stato accettato e cita il PO del cliente se ne usa uno. Se operi in una giurisdizione che lo consente, puoi anche annotare che possono applicarsi interessi di mora di legge, il che incoraggia delicatamente il pagamento puntuale senza incrinare il rapporto.
Domande sulla fattura da contractor
Cosa dovrebbe includere una fattura da contractor?
Come minimo: la parola "Fattura" con un numero univoco, i tuoi dati e quelli del cliente, le date di emissione e scadenza, una descrizione del lavoro, le ore e la tariffa o il compenso fisso, l'eventuale imposta, il totale dovuto e le tue condizioni e il tuo metodo di pagamento. Se il cliente ha emesso un ordine d'acquisto, indica anche il suo numero.
Mi serve un numero PO sulla fattura?
Solo se il cliente ha emesso un ordine d'acquisto. Quando lo fa, indicare il numero PO corrispondente è essenziale, perché la maggior parte dei sistemi di amministrazione rifiuta o blocca una fattura che non fa riferimento all'ordine contro cui è stata autorizzata.
In cosa è diversa una fattura da contractor da una busta paga?
Una busta paga è emessa da un datore di lavoro e mostra la retribuzione dopo che imposte e contributi sono già stati trattenuti. Una fattura da contractor è emessa da te a un cliente, nulla viene trattenuto, e sei tu il responsabile del pagamento delle tue imposte sul reddito e di qualsiasi imposta sulle vendite o IVA.
Dovrei fatturare a ore o a compenso fisso?
Entrambi sono validi. Le tariffe orarie o giornaliere si adattano al lavoro aperto o continuativo e mostrano la quantità moltiplicata per la tariffa. Un compenso fisso si adatta a un prodotto ben definito e dà al cliente certezza sui costi. Concorda la base per iscritto prima di iniziare e assicurati che corrisponda a qualsiasi ordine d'acquisto.
I contractor addebitano l'imposta sulle fatture?
Dipende dalla tua registrazione e dal tuo paese. Se sei registrato all'IVA, alla GST o a un'imposta sulle vendite, in genere la aggiungi come riga separata all'aliquota applicabile e mostri la tua partita IVA. Se sei sotto la soglia di registrazione o non tenuto a registrarti, di solito fatturi senza. Verifica le regole per la tua giurisdizione.
Quali condizioni di pagamento dovrei usare?
Net 14 o net 30 sono predefinite comuni, ma la condizione giusta dipende dal tuo cliente e dalle tue esigenze di flusso di cassa. Indica una scadenza esplicita sulla fattura, includi i tuoi dati di pagamento e valuta di annotare che possono applicarsi interessi di mora dove la legge lo consente.