Was eine Auftragnehmer-Rechnung ist
Eine Auftragnehmer-Rechnung ist eine förmliche Zahlungsaufforderung, die Sie als selbstständiger Auftragnehmer einem Kunden für erbrachte Leistungen senden. Da Sie kein Angestellter sind, behält niemand Steuer für Sie ein und niemand führt für Sie eine Lohnabrechnung durch - die Rechnung ist der Beleg, der die Zahlung auslöst, Ihre eigene Buchführung stützt und einer Steuerbehörde nachweist, was Sie in Rechnung gestellt haben und wann. Sie ist das wichtigste Dokument im Cashflow eines Freelancers oder Einzelunternehmers, daher kommt es darauf an, die Angaben richtig zu setzen.
Dieselbe Vorlage funktioniert, ob Sie nach Stunde, nach Tag oder als Projektpauschale abrechnen. Was sich ändert, ist das Detail der Posten: Stundenarbeit zeigt Menge mal Satz, während Pauschalarbeit eine Zeile für den vereinbarten Betrag zeigt. So oder so sollte die Rechnung keine Mehrdeutigkeit darüber lassen, was getan wurde, wie viel geschuldet wird und bis wann.
Was auf eine Auftragnehmer-Rechnung gehört
Eine Auftragnehmer-Rechnung muss nicht kompliziert sein, aber sie muss vollständig sein. Das Weglassen einer eindeutigen Nummer, eines Fälligkeitsdatums oder der Grundlage der Berechnung ist der häufigste Grund, warum Rechnungen hinterfragt oder verspätet bezahlt werden. Die untenstehenden Angaben decken ab, was die meisten Kunden und Buchhaltungsteams zu sehen erwarten:
- Rechnungstitel und -nummer
- Das Wort "Rechnung" plus eine eindeutige, fortlaufende Nummer, damit beide Seiten das Dokument referenzieren und nachverfolgen können.
- Ihre Angaben
- Ihr Geschäftsname, Ihre Anschrift, Kontakt-E-Mail und jede für Sie geltende Handelsregister- oder Steuernummer.
- Kundendaten
- Der rechtliche Name des Kunden, die Rechnungsanschrift und ein benannter Ansprechpartner oder eine Kreditoren-E-Mail, an die die Rechnung gesendet werden soll.
- Rechnungs- und Fälligkeitsdatum
- Das Datum, an dem Sie die Rechnung ausstellen, und das Datum, an dem die Zahlung fällig ist, abgeleitet aus Ihren vereinbarten Zahlungsbedingungen.
- Bestellnummer (PO)
- Wenn der Kunde eine Bestellung ausgestellt hat, geben Sie sie an - viele Unternehmen zahlen keine Rechnung, der die passende PO-Referenz fehlt.
- Beschreibung der Arbeit
- Ein klarer Posten für jede Aufgabe, Projektphase oder jedes Ergebnis, mit dem abgedeckten Zeitraum, sofern relevant.
- Stunden und Satz oder Pauschale
- Für Stundenarbeit zeigen Sie die Stundenmenge und Ihren Stundensatz; für Pauschalarbeit zeigen Sie den vereinbarten Festbetrag in einer eigenen Zeile.
- Zwischensumme
- Die Summe aller Posten, bevor Steuer hinzugerechnet wird.
- Steuer
- Jede Sales Tax, USt oder GST, die Sie erheben müssen, als separate Zeile mit dem angewandten Satz ausgewiesen, samt Ihrer Steuernummer, wo erforderlich.
- Zu zahlender Gesamtbetrag
- Der endgültige Betrag, den der Kunde zahlen muss, in der vereinbarten Währung.
- Zahlungsbedingungen und -weise
- Wann die Zahlung fällig ist (zum Beispiel netto 14 oder netto 30), Ihre Bank- oder Zahlungsdaten und etwaige Verzugsbedingungen.
Stundensatz vs. Pauschale
Wie Sie die Arbeit bepreisen, entscheidet, wie die Posten aussehen. Bei einem Stunden- oder Tagessatz zeigt jede Zeile eine Menge (Stunden oder Tage) mal Ihren Satz, sodass der Kunde genau sieht, wie sich der Gesamtbetrag zusammensetzt. Das passt zu offener oder laufender Arbeit und geht meist mit einem Stundennachweis einher, den Sie anhängen oder referenzieren können. Bei einer Pauschale rechnen Sie einen vereinbarten Betrag für ein definiertes Ergebnis ab, unabhängig von den aufgewendeten Stunden - die Rechnung trägt eine einzige Zeile für das Projekt oder den Meilenstein. Pauschalen geben dem Kunden Kostensicherheit und passen zu klar umrissenen Projekten.
Welches Modell Sie auch nutzen, vereinbaren Sie es schriftlich vor Beginn. Wenn eine Bestellung ausgestellt wurde, sollte der Satz oder die Pauschale auf Ihrer Rechnung mit der Bestellung übereinstimmen, denn die meisten Kreditorensysteme blockieren jede Rechnung, die sich nicht mit der Bestellung abgleichen lässt.
Wie sie sich von einer Lohnabrechnung unterscheidet
Eine Auftragnehmer-Rechnung und die Lohnabrechnung eines Angestellten sehen ähnlich aus, erfüllen aber gegensätzliche Aufgaben. Eine Lohnabrechnung wird von einem Arbeitgeber an einen Angestellten ausgestellt; sie zeigt den Bruttolohn und zieht dann Einkommensteuer, Sozialbeiträge und andere Abzüge ab, die der Arbeitgeber bereits einbehalten und im Namen des Angestellten abgeführt hat. Der Angestellte erhält den Nettobetrag und muss nichts weiter abführen.
Eine Auftragnehmer-Rechnung wird von Ihnen an den Kunden ausgestellt. Nichts wird einbehalten: Der Kunde zahlt den vollen Betrag, und Sie sind dafür verantwortlich, Ihre eigene Einkommensteuer und etwaige Sozialbeiträge zurückzulegen und abzuführen sowie Sales Tax oder USt zu erheben und abzuführen, falls Sie registriert sind. Deshalb sollten Auftragnehmer einen Teil jeder Zahlung für Steuern zurücklegen, statt die ganze Summe als Auszahlung zu behandeln. Kurz gesagt: Eine Lohnabrechnung hält Lohn nach Abzügen fest; eine Rechnung fordert Zahlung an, bevor der Empfänger irgendwelche Steuerpflichten erfüllt.
Bedingungen festlegen, die Sie bezahlt werden lassen
Die am schnellsten bezahlten Rechnungen sind klar und leicht zu bearbeiten. Geben Sie das Fälligkeitsdatum ausdrücklich an, statt nur "bei Erhalt", behalten Sie gängige Bedingungen wie netto 14 oder netto 30 und setzen Sie Ihre Zahlungsdaten auf die Rechnung selbst, damit niemand danach fragen muss. Nummerieren Sie jede Rechnung fortlaufend, senden Sie sie zeitnah, nachdem die Arbeit abgenommen ist, und geben Sie die Bestellung des Kunden an, falls er eine nutzt. Wenn Sie in einer Rechtsordnung tätig sind, die das erlaubt, können Sie auch anmerken, dass gesetzliche Verzugszinsen anfallen können, was sanft zur pünktlichen Zahlung anregt, ohne die Beziehung zu belasten.
Fragen zur Auftragnehmer-Rechnung
Was sollte eine Auftragnehmer-Rechnung enthalten?
Mindestens: das Wort "Rechnung" mit einer eindeutigen Nummer, Ihre Angaben und die Kundendaten, das Ausstellungs- und das Fälligkeitsdatum, eine Beschreibung der Arbeit, die Stunden und den Satz oder die Pauschale, etwaige Steuer, den zu zahlenden Gesamtbetrag sowie Ihre Zahlungsbedingungen und -weise. Wenn der Kunde eine Bestellung ausgestellt hat, geben Sie auch deren Nummer an.
Brauche ich eine Bestellnummer auf meiner Rechnung?
Nur wenn der Kunde eine Bestellung ausgestellt hat. Wenn er das tut, ist die Angabe der passenden Bestellnummer unerlässlich, denn die meisten Kreditorensysteme weisen eine Rechnung ab oder halten sie zurück, die nicht auf die Bestellung verweist, gegen die sie genehmigt wurde.
Wie unterscheidet sich eine Auftragnehmer-Rechnung von einer Lohnabrechnung?
Eine Lohnabrechnung wird von einem Arbeitgeber ausgestellt und zeigt den Lohn, nachdem Steuer und Beiträge bereits abgezogen wurden. Eine Auftragnehmer-Rechnung wird von Ihnen an einen Kunden ausgestellt, nichts wird einbehalten, und Sie sind dafür verantwortlich, Ihre eigene Einkommensteuer und etwaige Sales Tax oder USt selbst abzuführen.
Soll ich nach Stunde oder als Pauschale abrechnen?
Beides ist gültig. Stunden- oder Tagessätze passen zu offener oder laufender Arbeit und zeigen Menge mal Satz. Eine Pauschale passt zu einem klar definierten Ergebnis und gibt dem Kunden Kostensicherheit. Vereinbaren Sie die Grundlage schriftlich vor Beginn und sorgen Sie dafür, dass sie mit einer etwaigen Bestellung übereinstimmt.
Erheben Auftragnehmer Steuer auf Rechnungen?
Das hängt von Ihrer Registrierung und Ihrem Land ab. Wenn Sie für USt, GST oder Sales Tax registriert sind, fügen Sie sie in der Regel als separate Zeile zum geltenden Satz hinzu und weisen Ihre Steuernummer aus. Wenn Sie unter der Registrierungsschwelle liegen oder nicht zur Registrierung verpflichtet sind, stellen Sie meist ohne sie in Rechnung. Prüfen Sie die Regeln für Ihre Rechtsordnung.
Welche Zahlungsbedingungen sollte ich verwenden?
Netto 14 oder netto 30 sind gängige Voreinstellungen, aber die richtige Frist hängt von Ihrem Kunden und Ihren Cashflow-Bedürfnissen ab. Weisen Sie ein ausdrückliches Fälligkeitsdatum auf der Rechnung aus, geben Sie Ihre Zahlungsdaten an und erwägen Sie, anzumerken, dass Verzugszinsen anfallen können, wo das Gesetz es erlaubt.