Was ist eine Auftragnehmerrechnung?
Eine Auftragnehmerrechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die ein selbstständiger Auftragnehmer einem Kunden für erbrachte Leistungen sendet. Sie dokumentiert die abgerechneten Leistungen und dient beiden Parteien als Buchungsbeleg. Auftragnehmer können selbst für ihre Steuern und Sozialabgaben verantwortlich sein, während bei bestimmten Zahlungen Quellensteuer-, Melde- oder branchenspezifische Abzugspflichten für das Baugewerbe gelten können. Prüfen Sie die arbeitsrechtliche Einstufung und die Behandlung der Zahlung, anstatt davon auszugehen, dass jede Person, die eine Rechnung stellt, rechtlich selbstständig ist oder die Zahlung ohne Abzüge erhält.
Dieser Leitfaden richtet sich an Handwerksbetriebe, das Baugewerbe und andere selbstständige Tätigkeiten, bei denen eine Kundenbestellung sowie die Abrechnung nach Stunden, Tagessätzen oder Pauschalhonoraren üblich sein können. Wenn Sie allein einer kreativen Tätigkeit nachgehen, etwa als Autor oder Designer, passt die Rechnungsvorlage für Freiberufler besser; wenn Sie Beratungs- oder professionelle Dienstleistungen anbieten, behandelt die Rechnungsvorlage für Berater Vorschüsse, Meilensteine und erstattungsfähige Auslagen.
Verwenden Sie die im Vertrag oder in der Bestellung festgelegte Abrechnungsgrundlage. Bei zeitbasierter Arbeit wird die Menge mit dem Vergütungssatz multipliziert, während bei einem Pauschalhonorar der vereinbarte Betrag für das Projekt oder den Meilenstein ausgewiesen wird. Geben Sie in beiden Fällen die erbrachte Leistung, den aktuell fälligen Betrag und das Fälligkeitsdatum an.
Was sollte eine Auftragnehmerrechnung enthalten?
Eine Auftragnehmerrechnung sollte dem Kunden genügend Informationen bieten, um die Leistung zuzuordnen, die Forderung zu prüfen und die Zahlung zu bearbeiten. Eine fehlende Kennung, ein fehlendes Fälligkeitsdatum oder eine unklare Abrechnungsgrundlage kann Rückfragen oder Verzögerungen verursachen. Sie können diese Angaben mit unserem kostenlosen Rechnungsgenerator erfassen; prüfen Sie, welche zusätzlichen Angaben der Kunde und die für Sie geltenden Rechtsvorschriften verlangen.
- Rechnungsbezeichnung und Kennung
- Kennzeichnen Sie das Dokument als Rechnung und verwenden Sie die eindeutige oder fortlaufende Kennung, die für Ihre Unterlagen, die Abläufe des Kunden und die örtlichen Vorschriften erforderlich ist.
- Ihre Angaben
- Ihr Geschäftsname, Ihre Anschrift, Ihre Kontakt-E-Mail-Adresse sowie jede für Sie geltende Unternehmens- oder Steuerregistrierungsnummer.
- Kundenangaben
- Der rechtliche Name und die Rechnungsanschrift des Kunden sowie ein namentlich genannter Ansprechpartner oder die E-Mail-Adresse der Kreditorenbuchhaltung, an die die Rechnung gesendet werden soll.
- Rechnungs- und Fälligkeitsdatum
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung und das aus den vereinbarten Zahlungsbedingungen abgeleitete Fälligkeitsdatum.
- Bestellnummer (PO)
- Wenn der Kunde eine Bestellung ausgestellt hat oder eine Abrechnungsreferenz verlangt, geben Sie diese exakt an. Eine fehlende vorgeschriebene Referenz kann die Annahme verzögern oder verhindern.
- Leistungsbeschreibung
- Eine eindeutige Rechnungsposition für jede Aufgabe, Projektphase oder Leistung, gegebenenfalls einschließlich des betreffenden Zeitraums.
- Stunden und Vergütungssatz oder Pauschalhonorar
- Geben Sie bei Stundenabrechnung die Anzahl der Stunden und Ihren Stundensatz an; weisen Sie bei einem Pauschalhonorar die vereinbarte Gesamtsumme in einer eigenen Position aus.
- Zwischensumme
- Die Summe aller Rechnungspositionen vor Hinzurechnung etwaiger Steuern.
- Steuer
- Jede von Ihnen zu erhebende Verkaufssteuer, Umsatzsteuer oder GST, als eigene Position mit dem angewandten Steuersatz sowie, sofern vorgeschrieben, Ihrer Steuernummer.
- Fälliger Gesamtbetrag
- Der endgültige Betrag, den der Kunde in der vereinbarten Währung zahlen muss.
- Zahlungsbedingungen und Zahlungsart
- Der Zeitpunkt der Fälligkeit, beispielsweise zahlbar innerhalb von 14 oder 30 Tagen, Ihre Bank- oder Zahlungsdaten und etwaige Bedingungen für verspätete Zahlungen.
Stundensatz oder Pauschalhonorar
Bei einem Stunden- oder Tagessatz weist jede Position die genehmigte Menge multipliziert mit dem vereinbarten Vergütungssatz aus. Verweisen Sie auf einen Stundennachweis, wenn der Vertrag oder der Zahlungspflichtige einen solchen verlangt. Bei einem Pauschalhonorar benennen Sie das definierte Projekt, die Phase oder die Leistung sowie den Betrag, der gemäß der Vereinbarung abrechenbar geworden ist. Erfassen Sie genehmigte Änderungen bei beiden Modellen separat.
| Vergleich | Stunden-/Tagessatz | Pauschalhonorar |
|---|---|---|
| Rechnungsposition | Genehmigte Stunden oder Tage multipliziert mit dem vereinbarten Vergütungssatz | Vereinbarter Betrag für das Projekt, die Phase oder die Leistung |
| Leistungsumfangsreferenz | Zeitnachweis und Beschreibung der Arbeit | Vertrag, Leistungsbeschreibung oder Meilenstein |
| Änderungen | Zusätzlicher Zeitaufwand ist nur gemäß den Genehmigungs- und Obergrenzenbedingungen abrechenbar | Arbeiten außerhalb des Leistungsumfangs unterliegen dem Änderungsverfahren |
| Nachweis | Stundennachweis, sofern erforderlich | Nachweis über Leistungsumfang, Abnahme oder Meilenstein, sofern erforderlich |
Vereinbaren Sie das Modell vor Beginn der Arbeiten und stimmen Sie die Rechnung mit dem Vertrag und jeder Bestellung ab. Geben Sie die erforderliche PO- oder Genehmigungsreferenz exakt an; ein Zahlungspflichtiger kann ein Dokument ablehnen oder zurückhalten, wenn es nicht seinen Abläufen entspricht.
Der Unterschied zur Entgeltabrechnung eines Arbeitnehmers
Eine Auftragnehmerrechnung und die Entgeltabrechnung eines Arbeitnehmers betreffen unterschiedliche Rechtsverhältnisse. Eine Entgeltabrechnung wird vom Arbeitgeber ausgestellt und weist nach den Vorschriften der Lohn- und Gehaltsabrechnung das Bruttoentgelt, die Abzüge und das Nettoentgelt aus. Ein Arbeitnehmer kann dennoch weitere steuerliche Pflichten haben; eine Entgeltabrechnung bedeutet daher nicht, dass keine weiteren Beträge fällig werden können.
Eine Auftragnehmerrechnung wird vom Leistungserbringer an den Kunden ausgestellt. Der Auftragnehmer ist grundsätzlich selbst für seine Einkommensteuer und Sozialabgaben sowie, sofern vorgeschrieben, für die Erhebung indirekter Steuern verantwortlich. Der Zahlungspflichtige kann dennoch Melde- oder Quellensteuerpflichten haben, darunter Sicherungseinbehalte sowie Abzüge für nicht ansässige Personen oder im Baugewerbe. Prüfen Sie die für beide Parteien geltenden Vorschriften und gleichen Sie jeden Abzug mit der Rechnung ab.
Zahlungsbedingungen und Einreichung
Verwenden Sie die im Vertrag oder in der Bestellung festgelegte Zahlungsfrist und das dort bestimmte Abrechnungsereignis. Geben Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum, die akzeptierte Zahlungsart und die erforderliche PO-, Stundennachweis-, Abnahme- oder Kontoreferenz an. Reichen Sie die Rechnung über die vom Käufer akzeptierte E-Mail-Adresse, das Portal, das strukturierte Netzwerk oder einen anderen vorgesehenen Kanal ein.
Wenden Sie die Nummerierungsvorschriften für Ihre Unterlagen an und bewahren Sie die ausgestellte Rechnung zusammen mit den zugehörigen Arbeits- und Genehmigungsnachweisen auf. Erwähnen Sie Zinsen, Inkassokosten oder ein Recht zur Einstellung der Arbeiten nur, wenn die Vereinbarung und das anwendbare Recht dies vorsehen.
Fragen zu Auftragnehmerrechnungen
Was sollte eine Auftragnehmerrechnung enthalten?
Zu den nützlichen Angaben zählen die Rechnungskennung, die Daten des Leistungserbringers und des Kunden, das Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, die Leistungsbeschreibung, die Abrechnungsgrundlage als Stunden- oder Pauschalhonorar, die bestätigte Steuer, der fällige Gesamtbetrag und die Zahlungsanweisungen. Geben Sie jede für die Transaktion erforderliche Bestell-, Stundennachweis-, Abnahme-, Weiterleitungs- oder Steuerkennung an.
Benötige ich eine PO-Nummer auf meiner Rechnung?
Verwenden Sie eine PO-Nummer, wenn der Kunde eine Bestellung ausgestellt hat oder diese Referenz in seinen Abläufen verlangt wird. Geben Sie sie exakt an und stellen Sie sicher, dass Leistungserbringer, Leistungsumfang, Vergütungssatz und Betrag mit der genehmigten Bestellung übereinstimmen. Der Käufer kann eine Rechnung ablehnen oder zurückhalten, wenn sie diese Kontrollen nicht erfüllt.
Wie unterscheidet sich eine Auftragnehmerrechnung von einer Entgeltabrechnung?
Eine Entgeltabrechnung wird vom Arbeitgeber ausgestellt und weist die Abzüge der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie das Nettoentgelt aus. Eine Auftragnehmerrechnung wird vom Leistungserbringer ausgestellt, dessen eigene Steuer- und Beitragspflichten von der Einstufung und der Rechtsordnung abhängen. Der Zahlungspflichtige kann dennoch Melde- oder Quellensteuerpflichten haben, sodass eine Rechnung keine Zahlung ohne Abzüge garantiert.
Sollte ich nach Stunden oder mit einem Pauschalhonorar abrechnen?
Verwenden Sie das für die Arbeit vereinbarte Modell. Eine Rechnung auf Stunden- oder Tagessatzbasis weist die genehmigte Menge multipliziert mit dem vereinbarten Vergütungssatz aus. Eine Rechnung über ein Pauschalhonorar benennt das definierte Projekt, die Phase oder die Leistung und den Betrag, der gemäß der Vereinbarung abrechenbar geworden ist. Erfassen Sie genehmigte Änderungen separat und stimmen Sie die Rechnung mit jeder Bestellung ab.
Berechnen Auftragnehmer Steuern auf Rechnungen?
Dies hängt vom Leistungsort, vom Registrierungs- oder Befreiungsstatus des Auftragnehmers, vom Kunden und von der Arbeit ab. Fügen Sie eine Steuerposition oder einen Hinweis auf eine Befreiung oder die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft nur hinzu, wenn die einschlägigen Vorschriften dies verlangen, und prüfen Sie die Behandlung der jeweiligen Transaktion.
Welche Zahlungsbedingungen sollte ich verwenden?
Verwenden Sie die mit dem Kunden vereinbarte oder im Vertrag beziehungsweise in der Bestellung vorgeschriebene Zahlungsfrist. Zahlungsziele von 14 oder 30 Tagen sind Beispiele und keine allgemeingültigen Standards. Geben Sie das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsdaten an und erwähnen Sie Verzugsgebühren nur, wenn die Vereinbarung und das anwendbare Recht sie zulassen.