Was ist eine Auftragnehmerrechnung?
Eine Auftragnehmerrechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die ein selbständig tätiger Auftragnehmer einem Kunden für erbrachte Leistungen sendet. Sie erfasst die berechneten Leistungen und unterstützt die Buchführung beider Parteien. Auftragnehmer können für ihre eigenen Steuern und Sozialabgaben verantwortlich sein, während bei einzelnen Zahlungen Einbehalte, Meldepflichten oder Abzüge im Bauwesen anwendbar sein können. Klären Sie die Einordnung der Beschäftigten und die Behandlung der Zahlung, statt anzunehmen, dass jede Person, die eine Rechnung sendet, rechtlich selbständig oder brutto vergütet wird.
Dieser Leitfaden richtet sich an Handwerk, Bauwesen und andere selbständige Tätigkeiten, bei denen eine Bestellung des Kunden sowie Abrechnung nach Stunden, Tagessatz oder Festpreis zum Einsatz kommen können. Wenn Sie als kreative Einzelperson tätig sind, etwa als Autor oder Designer, ist die Rechnungsvorlage für Freelancer die passendere Wahl; wenn Sie Beratungs- oder professionelle Dienstleistungen anbieten, deckt die Rechnungsvorlage für Berater Retainer, Meilensteine und erstattungsfähige Auslagen ab.
Verwenden Sie die Abrechnungsgrundlage im Vertrag oder in der Bestellung. Zeitbezogene Leistungen weisen die Menge mal Satz aus, während bei Festpreisleistungen der vereinbarte Projekt- oder Meilensteinbetrag angegeben wird. Geben Sie in jedem Fall die erbrachte Leistung, den aktuellen fälligen Betrag und das Fälligkeitsdatum an.
Welche Angaben sollte eine Auftragnehmerrechnung enthalten?
Eine Auftragnehmerrechnung sollte dem Kunden genügend Informationen geben, um die Leistung zu erkennen, die Berechnung zu prüfen und die Zahlung zu bearbeiten. Eine fehlende Kennung, ein fehlendes Fälligkeitsdatum oder eine fehlende Abrechnungsgrundlage kann zu Rückfragen oder Verzögerungen führen. Diese Felder können Sie in unserem kostenlosen Rechnungsgenerator anlegen; prüfen Sie etwaige weitere Angaben, die Ihr Kunde und Ihre Rechtsordnung erfordern.
- Rechnungsbezeichnung und Kennung
- Kennzeichnen Sie das Dokument als Rechnung und verwenden Sie die eindeutige oder fortlaufende Kennung, die Ihre Unterlagen, Ihr Kundenprozess und die örtlichen Vorschriften erfordern.
- Ihre Angaben
- Ihr Firmenname, Ihre Adresse, Ihre Kontakt-E-Mail-Adresse und eine etwaige für Sie geltende Geschäfts- oder Steuernummer.
- Angaben zum Kunden
- Der vollständige Name des Kunden, die Rechnungsanschrift sowie ein benannter Ansprechpartner oder die E-Mail-Adresse der Buchhaltung, an die die Rechnung gesendet werden soll.
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
- Das Datum, an dem Sie die Rechnung erstellen, und das Datum, zu dem die Zahlung fällig ist, abgeleitet aus den vereinbarten Zahlungsbedingungen.
- Bestellnummer (PO-Nummer)
- Wenn der Kunde eine Bestellnummer (PO) ausgegeben hat oder eine Abrechnungsreferenz verlangt, geben Sie diese exakt an. Eine fehlende erforderliche Referenz kann die Annahme verzögern oder verhindern.
- Beschreibung der Leistung
- Eine klare Position für jede Aufgabe, jeden Projektabschnitt oder jedes Ergebnis, mit dem jeweiligen Zeitraum, sofern relevant.
- Stunden und Stundensatz oder Festpreis
- Bei Stundenlohnarbeiten geben Sie die Anzahl der Stunden und Ihren Stundensatz an; bei Festpreisarbeiten weisen Sie den vereinbarten Pauschalbetrag auf einer eigenen Position aus.
- Zwischensumme
- Die Summe aller Positionen, bevor Steuern hinzugerechnet werden.
- Steuer
- Eine etwaige Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer oder GST, die Sie erheben müssen, als separate Zeile mit dem angewendeten Steuersatz, ergänzt um Ihre Steuernummer, sofern erforderlich.
- Gesamtbetrag zur Zahlung
- Der endgültige Betrag, den der Kunde zahlen muss, in der vereinbarten Währung.
- Zahlungsbedingungen und Zahlungsart
- Wann die Zahlung fällig ist (z. B. netto 14 oder netto 30), Ihre Bank- oder Zahlungsdaten sowie etwaige Verzugsbedingungen.
Stundensatz versus Festpreis
Bei einem Stunden- oder Tagessatz zeigt jede Zeile die genehmigte Menge multipliziert mit dem vereinbarten Satz. Verweisen Sie auf einen Stundennachweis, wenn der Vertrag oder der Zahler einen solchen verlangt. Bei einem Festpreis nennen Sie das definierte Projekt, die Phase oder das Ergebnis sowie den Betrag, der durch die Vereinbarung zahlbar wird. Erfassen Sie genehmigte Änderungen getrennt unter beiden Modellen.
| Vergleich | Stunden- / Tagessatz | Festpreis |
|---|---|---|
| Position | Genehmigte Stunden oder Tage multipliziert mit dem vereinbarten Satz | Vereinbarter Betrag für das Projekt, die Phase oder das Ergebnis |
| Referenz zum Leistungsumfang | Zeitaufzeichnung und Beschreibung der Arbeit | Vertrag, Leistungsbeschreibung oder Meilenstein |
| Änderungen | Zusätzliche Zeit ist nur nach den Genehmigungs- und Höchstgrenzenbestimmungen berechnungsfähig | Arbeit außerhalb des Umfangs folgt dem Änderungsprozess |
| Nachweis | Stundennachweis, sofern erforderlich | Nachweis zu Umfang, Abnahme oder Meilenstein, sofern erforderlich |
Vereinbaren Sie das Modell, bevor die Arbeit beginnt, und sorgen Sie dafür, dass die Rechnung mit dem Vertrag und etwaigen Bestellnummern übereinstimmt. Geben Sie die erforderliche PO- oder Genehmigungsreferenz exakt an; ein Zahler kann ein Dokument ablehnen oder zurückhalten, das nicht zu seinem Verfahren passt.
Wie sich eine Auftragnehmerrechnung von der Gehaltsabrechnung eines Arbeitnehmers unterscheidet
Eine Rechnung eines Auftragnehmers und die Gehaltsabrechnung eines Arbeitnehmers dienen unterschiedlichen Rechtsverhältnissen. Eine Gehaltsabrechnung wird vom Arbeitgeber ausgestellt und weist Bruttogehalt, Abzüge und Nettogehalt nach den Regeln der Lohnbuchhaltung aus. Der Arbeitnehmer kann weiterhin andere Steuerpflichten haben; eine Gehaltsabrechnung bedeutet daher nicht, dass nichts weiter zu zahlen ist.
Eine Rechnung eines Auftragnehmers wird vom Leistungserbringer an den Kunden ausgestellt. Der Auftragnehmer ist in der Regel für die eigene Einkommensteuer und Sozialbeiträge sowie - wenn erforderlich - für die Erhebung indirekter Steuern verantwortlich. Ein Zahler kann dennoch Meldepflichten oder Einbehaltungspflichten haben, etwa Steuerabschläge für Subunternehmer, Nichtansässige oder im Bauwesen. Prüfen Sie die für beide Parteien geltenden Regelungen und gleichen Sie etwaige Abzüge mit der Rechnung ab.
Zahlungsbedingungen und Einreichung
Verwenden Sie die Zahlungsbedingungen und das Abrechnungsereignis aus dem Vertrag oder der Bestellung. Nennen Sie ein kalendermäßig festes Fälligkeitsdatum, die akzeptierte Zahlungsart sowie die erforderliche PO-Nummer, den Stundennachweis, die Abnahme oder eine Kontoreferenz. Reichen Sie die Rechnung über die vom Käufer akzeptierte E-Mail-Adresse, das Portal, das strukturierte Netzwerk oder einen anderen Kanal ein.
Wenden Sie die Nummerierungsregelungen für Ihre Unterlagen an und bewahren Sie die ausgestellte Rechnung zusammen mit dem zugrunde liegenden Leistungsnachweis und den Genehmigungsnachweisen auf. Erwähnen Sie Zinsen, Inkassokosten oder ein Recht zur Aussetzung der Leistung nur, soweit die Vereinbarung und das maßgebliche Recht dies vorsehen.
Fragen zur Auftragnehmerrechnung
Was sollte eine Auftragnehmerrechnung enthalten?
Nützliche Felder sind unter anderem die Rechnungsnummer, Angaben zum Leistungserbringer und zum Kunden, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, Leistungsbeschreibung, Abrechnung nach Stunden oder Festpreis, bestätigte Steuer, geschuldeter Gesamtbetrag und Zahlungsanweisungen. Nennen Sie gegebenenfalls eine Bestellnummer, einen Stundennachweis, einen Abnahmenachweis, Angaben zur Rechnungszustellung oder eine Steuerkennung, sofern diese für den Vorgang erforderlich sind.
Brauche ich eine Bestellnummer (PO-Nummer) auf meiner Rechnung?
Verwenden Sie eine Bestellnummer, wenn der Kunde eine ausgestellt hat oder sein Prozess diese Referenz verlangt. Geben Sie sie exakt an und stimmen Sie Leistungserbringer, Umfang, Satz und Betrag mit dem beauftragten Auftrag ab. Der Käufer kann eine Rechnung, die diese Vorgaben nicht erfüllt, ablehnen oder zurückhalten.
Worin unterscheidet sich die Rechnung eines Auftragnehmers von einer Gehaltsabrechnung?
Eine Gehaltsabrechnung wird vom Arbeitgeber ausgestellt und weist Lohnabzüge und Nettolohn aus. Die Rechnung eines Auftragnehmers wird vom Leistungserbringer ausgestellt, dessen eigene Steuer- und Abgabenpflichten von der Einordnung und der Rechtsordnung abhängen. Der Zahler kann weiterhin Melde- oder Einbehaltspflichten haben; eine Rechnung garantiert daher keine Auszahlung ohne Abzüge.
Soll ich nach Stunden oder mit Festpreis abrechnen?
Verwenden Sie die für die Leistung vereinbarte Abrechnungsart. Eine Stunden- oder Tagessatzrechnung weist die freigegebene Menge multipliziert mit dem vereinbarten Satz aus. Eine Festpreisrechnung benennt das festgelegte Projekt, die Phase oder das Lieferobjekt und den gemäß Vereinbarung abrechenbaren Betrag. Erfassen Sie freigegebene Änderungen getrennt und gleichen Sie die Rechnung mit einer etwaigen Bestellung ab.
Weisen Auftragnehmer Steuer auf Rechnungen aus?
Das hängt vom Leistungsort, dem Registrierungs- oder Befreiungsstatus des Auftragnehmers, dem Kunden und der Leistung ab. Fügen Sie eine Steuerzeile, eine Befreiung oder einen Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuld nur hinzu, wenn die einschlägigen Regeln dies verlangen, und prüfen Sie die Behandlung für den Vorgang.
Welche Zahlungsbedingungen sollte ich verwenden?
Verwenden Sie die mit dem Kunden vereinbarte Frist oder die vertraglich beziehungsweise über die Bestellnummer geforderte. Netto 14 und Netto 30 sind Beispiele, keine allgemein geltenden Standardfristen. Nennen Sie Fälligkeitsdatum und Zahlungsdaten und erwähnen Sie Verzugszinsen nur, wenn Vereinbarung und anwendbares Recht dies zulassen.