O que é uma fatura de prestador de serviços
Uma fatura de prestador de serviços é um pedido formal de pagamento que você, um prestador de serviços independente, envia a um cliente por serviços que prestou. Como não é um trabalhador por conta de outrem, ninguém retém imposto por si nem processa salários em seu nome - a fatura é o registo que aciona o pagamento, sustenta a sua própria contabilidade, e prova a uma autoridade tributária o que faturou e quando. É o documento mais importante no fluxo de caixa de um trabalhador independente ou empresário em nome individual, por isso acertar nos campos é fundamental.
O mesmo modelo funciona quer fature à hora, ao dia, ou como valor fixo de projeto. O que muda é o detalhe das linhas: o trabalho à hora apresenta a quantidade multiplicada pela taxa, enquanto o trabalho a valor fixo apresenta uma linha com o montante acordado. Em qualquer dos casos, a fatura não deve deixar ambiguidade sobre o que foi feito, quanto é devido, e até quando.
O que incluir numa fatura de prestador de serviços
Uma fatura de prestador de serviços não precisa de ser complicada, mas precisa de ser completa. Omitir um número único, uma data de vencimento, ou a base do valor cobrado é a razão mais comum para as faturas serem questionadas ou pagas em atraso. Os campos abaixo cobrem o que a maioria dos clientes e das equipas de contabilidade espera ver:
- Título e número da fatura
- A palavra "Fatura" mais um número único e sequencial para que ambas as partes possam referenciar e acompanhar o documento.
- Os seus dados
- O seu nome comercial, a morada, o email de contacto, e qualquer número de registo de empresa ou de identificação fiscal que se lhe aplique.
- Dados do cliente
- O nome legal do cliente, a morada de faturação, e um contacto nomeado ou email de contas a pagar para onde a fatura deve ser enviada.
- Datas de emissão e de vencimento
- A data em que emite a fatura e a data em que o pagamento é devido, derivada das condições de pagamento acordadas.
- Número de ordem de compra (PO)
- Se o cliente emitiu uma PO, indique-a - muitas empresas não pagam uma fatura a que falte a referência de PO correspondente.
- Descrição do trabalho
- Uma linha clara para cada tarefa, fase do projeto ou entregável, com o período que abrange, se relevante.
- Horas e taxa, ou valor fixo
- Para trabalho à hora, mostre a quantidade de horas e a sua taxa por hora; para trabalho a valor fixo, mostre o montante global acordado na sua própria linha.
- Subtotal
- O total de todas as linhas de artigos antes de qualquer imposto ser adicionado.
- Imposto
- Qualquer imposto sobre vendas, IVA ou GST que seja obrigado a cobrar, apresentado numa linha separada com a taxa aplicada, mais o seu número de contribuinte onde exigido.
- Valor total a pagar
- O valor final que o cliente tem de pagar, na moeda acordada.
- Condições e método de pagamento
- Quando o pagamento é devido (por exemplo, a 14 ou 30 dias), os seus dados bancários ou de pagamento, e quaisquer condições de pagamento em atraso.
Taxa à hora vs. valor fixo
A forma como define o preço do trabalho decide o aspeto das linhas. Com uma taxa à hora ou ao dia, cada linha mostra uma quantidade (horas ou dias) multiplicada pela sua taxa, para que o cliente veja exatamente como o total foi construído. Isto adequa-se a trabalho aberto ou contínuo e costuma combinar com uma folha de horas que pode anexar ou referenciar. Com um valor fixo, fatura um montante acordado por um entregável definido, independentemente das horas gastas - a fatura tem uma única linha para o projeto ou a etapa. Os valores fixos dão ao cliente certeza de custo e adequam-se a projetos bem delimitados.
Qualquer que seja o modelo que use, acorde-o por escrito antes de começar. Se foi emitida uma ordem de compra, a taxa ou o valor na sua fatura devem corresponder à PO, porque a maioria dos sistemas de contas a pagar bloqueia qualquer fatura que não concilie com a encomenda.
Em que difere de um recibo de vencimento
Uma fatura de prestador de serviços e um recibo de vencimento parecem semelhantes mas fazem trabalhos opostos. Um recibo de vencimento é emitido por uma entidade empregadora a um trabalhador; mostra a remuneração ilíquida, e depois subtrai o imposto sobre o rendimento, as contribuições sociais e outras deduções que a entidade empregadora já reteve e pagou em nome do trabalhador. O trabalhador recebe o valor líquido e nada mais tem a entregar.
Uma fatura de prestador de serviços é emitida por si ao cliente. Nada é retido: o cliente paga o valor integral, e é você que é responsável por reservar e pagar o seu próprio imposto sobre o rendimento e quaisquer contribuições sociais, e por cobrar e entregar o imposto sobre vendas ou IVA se estiver registado. É por isso que os prestadores de serviços devem reservar uma parte de cada pagamento para impostos, em vez de tratarem todo o montante como rendimento líquido. Em suma, um recibo de vencimento regista a remuneração após deduções; uma fatura pede o pagamento antes de quaisquer obrigações fiscais serem liquidadas pelo destinatário.
Definir condições que fazem com que seja pago
As faturas pagas mais depressa são claras e fáceis de processar. Indique a data de vencimento de forma explícita, em vez de apenas "na receção", mantenha condições comuns como a 14 dias ou a 30 dias, e coloque os seus dados de pagamento na própria fatura para que ninguém tenha de os pedir. Numere todas as faturas em sequência, envie-a prontamente depois de o trabalho ser aceite, e indique a PO do cliente se ele usar uma. Se opera numa jurisdição que o permita, pode também mencionar que podem aplicar-se juros legais de mora, o que incentiva subtilmente o pagamento atempado sem prejudicar a relação.
Perguntas sobre a fatura de prestador de serviços
O que deve incluir uma fatura de prestador de serviços?
No mínimo: a palavra "Fatura" com um número único, os seus dados e os do cliente, as datas de emissão e de vencimento, uma descrição do trabalho, as horas e a taxa ou o valor fixo, qualquer imposto, o valor total a pagar, e as suas condições e método de pagamento. Se o cliente emitiu uma ordem de compra, indique também o seu número.
Preciso de um número de PO na minha fatura?
Apenas se o cliente emitiu uma ordem de compra. Quando emite, indicar o número de PO correspondente é essencial, porque a maioria dos sistemas de contas a pagar recusa ou retém uma fatura que não faça referência à encomenda contra a qual foi autorizada.
Em que é que uma fatura de prestador de serviços difere de um recibo de vencimento?
Um recibo de vencimento é emitido por uma entidade empregadora e mostra a remuneração após o imposto e as contribuições já terem sido deduzidos. Uma fatura de prestador de serviços é emitida por si a um cliente, nada é retido, e é você o responsável por pagar o seu próprio imposto sobre o rendimento e qualquer imposto sobre vendas ou IVA.
Devo cobrar à hora ou um valor fixo?
Ambos são válidos. As taxas à hora ou ao dia adequam-se a trabalho aberto ou contínuo e mostram a quantidade multiplicada pela taxa. Um valor fixo adequa-se a um entregável bem definido e dá ao cliente certeza de custo. Acorde a base por escrito antes de começar, e certifique-se de que corresponde a qualquer ordem de compra.
Os prestadores de serviços cobram imposto nas faturas?
Depende do seu registo e do país. Se estiver registado para IVA, GST ou imposto sobre vendas, geralmente adiciona-o como uma linha separada à taxa aplicável e mostra o seu número de contribuinte. Se estiver abaixo do limiar de registo ou não for obrigado a registar-se, normalmente fatura sem imposto. Verifique as regras da sua jurisdição.
Que condições de pagamento devo usar?
A 14 ou a 30 dias são predefinições comuns, mas a condição certa depende do seu cliente e das suas necessidades de fluxo de caixa. Indique uma data de vencimento explícita na fatura, inclua os seus dados de pagamento, e considere mencionar que podem aplicar-se juros de mora onde a lei o permita.