O que é uma fatura de prestador de serviços?
Uma fatura de prestador é um documento de faturação que um profissional independente envia ao cliente pelos serviços prestados. Regista o que foi faturado e serve de apoio à contabilidade das duas partes. O profissional pode ser responsável pelos próprios impostos e contribuições sociais, enquanto retenções, declarações ou descontos próprios da construção civil podem aplicar-se a certos pagamentos. Confirme o enquadramento do trabalhador e o tratamento do pagamento. Nem todas as pessoas que enviam uma fatura são legalmente independentes ou recebem o valor bruto.
Este guia destina-se a serviços técnicos, construção e outros trabalhos independentes que podem usar uma ordem de compra do cliente e faturação à hora, com taxa diária ou a preço fixo. Se trabalha por conta própria numa atividade criativa, como redação ou design, o modelo de fatura para freelancer combina melhor com o seu caso. Se presta consultoria ou serviços profissionais, o modelo de fatura de consultoria aborda honorários recorrentes, etapas e despesas reembolsáveis.
Use a base de faturação definida no contrato ou ordem de compra. O trabalho por tempo mostra a quantidade multiplicada pelo valor unitário. No preço fixo, identifique o projeto ou a etapa e o valor combinado. Em ambos os casos, indique o serviço prestado, o valor a pagar agora e a data de vencimento.
O que incluir numa fatura de prestador?
A fatura deve conter informação suficiente para o cliente identificar o trabalho, verificar o valor faturado e processar o pagamento. A falta do identificador, do vencimento ou da base de faturação pode gerar dúvidas ou atrasos. Pode criar esses campos no nosso gerador de faturas grátis. Confirme também os dados adicionais exigidos pelo cliente e pelas regras da sua jurisdição.
- Título e identificador da fatura
- Identifique o documento como fatura e use o identificador único ou sequencial exigido pelos seus registos, pelo processo do cliente e pelas regras locais.
- Os seus dados
- Nome comercial, endereço, e-mail de contacto e números de registo empresarial ou fiscal aplicáveis.
- Dados do cliente
- Denominação social, morada de faturação e nome de contacto ou e-mail do setor de contas a pagar que deve receber a fatura.
- Datas de emissão e vencimento
- A data de emissão da fatura e a data de vencimento, calculada conforme as condições de pagamento combinadas.
- Número da ordem de compra (PO)
- Se o cliente emitiu uma ordem de compra ou exige uma referência de faturação, copie-a exatamente. A falta de uma referência obrigatória pode atrasar ou impedir a aceitação.
- Descrição do trabalho
- Um item claro para cada tarefa, fase do projeto ou entrega, com o período correspondente quando relevante.
- Horas e valor ou preço fixo
- No trabalho por hora, mostre a quantidade de horas e o valor por hora. No preço fixo, coloque o montante combinado numa linha própria.
- Subtotal
- A soma de todos os itens antes de acrescentar qualquer imposto.
- Impostos
- Imposto sobre vendas, IVA, GST ou outro imposto que deva cobrar, em linha separada com a taxa aplicada e o seu número fiscal quando exigido.
- Valor total a pagar
- O valor final que o cliente deve pagar, na moeda combinada.
- Condições e forma de pagamento
- Prazo de pagamento, por exemplo, 14 ou 30 dias, dados bancários ou de outro meio de pagamento e eventuais condições aplicáveis a pagamentos em atraso.
Valor por hora ou preço fixo
Na faturação por hora ou com taxa diária, cada linha mostra a quantidade aprovada multiplicada pelo valor combinado. Faça referência a uma folha de horas quando o contrato ou o pagador exigir. No preço fixo, identifique o projeto, a fase ou a entrega definida e o valor que o contrato tornou faturável. Registe as alterações aprovadas separadamente nos dois modelos.
| Comparação | Por hora ou com taxa diária | Preço fixo |
|---|---|---|
| Item | Horas ou dias aprovados multiplicados pelo valor combinado | Valor combinado para o projeto, a fase ou a entrega |
| Referência do âmbito | Registo de tempo e descrição do trabalho | Contrato, declaração de âmbito ou etapa |
| Alterações | O tempo extra só é faturável conforme as condições de aprovação e limite | O trabalho fora do âmbito segue o processo de alteração |
| Comprovativo | Folha de horas quando exigida | Registo de âmbito, aceite ou etapa quando exigido |
Combine o modelo antes do início e faça a fatura corresponder ao contrato e à ordem de compra. Copie exatamente a referência obrigatória da PO ou da aprovação. O pagador pode rejeitar o documento ou suspender o seu processamento se não seguir o processo estabelecido.
Como se distingue do recibo de vencimento de um empregado
A fatura do prestador e o recibo de vencimento do empregado correspondem a relações diferentes. O recibo de vencimento é emitido pelo empregador e regista pagamento bruto, descontos e pagamento líquido segundo as regras de processamento salarial. O empregado ainda pode ter outras obrigações fiscais, portanto o recibo de vencimento não significa que nada mais será devido.
A fatura do prestador é emitida pelo fornecedor para o cliente. Em geral, o prestador responde pelo próprio imposto sobre o rendimento e pelas contribuições sociais, além de cobrar impostos indiretos quando exigido. O pagador ainda pode ter deveres de declaração ou retenção, incluindo a retenção norte-americana chamada retenção federal de contingência (backup withholding), retenções para não residentes ou descontos próprios do setor da construção. Verifique as regras aplicáveis às duas partes e concilie qualquer desconto com a fatura.
Condições de pagamento e envio
Use o prazo de pagamento e o evento de faturação definidos no contrato ou ordem de compra. Indique uma data de vencimento, uma forma de pagamento aceite e as referências exigidas de PO, folha de horas, aceitação ou conta. Envie a fatura pelo e-mail, portal, rede estruturada ou outro canal aceite pelo comprador.
Aplique as regras de numeração dos seus registos e guarde a fatura emitida com os comprovativos do trabalho e da aprovação. Mencione juros, custos de cobrança ou o direito de suspender o trabalho apenas quando o contrato e a lei aplicável permitirem.
Dúvidas sobre faturas de prestadores
O que incluir numa fatura de prestador?
Os campos úteis incluem identificador da fatura, dados do fornecedor e do cliente, datas de emissão e vencimento, descrição do trabalho, base por hora ou preço fixo, impostos confirmados, total a pagar e instruções de pagamento. Inclua a ordem de compra, a folha de horas, a aceitação, a referência ou o identificador de encaminhamento e o identificador fiscal exigidos para a transação.
Preciso de colocar o número do PO na fatura?
Use o número da PO quando o cliente emitir uma ordem de compra ou exigir essa referência. Copie-o exatamente e verifique se fornecedor, âmbito, valor unitário e total correspondem à ordem autorizada. O comprador pode rejeitar a fatura ou suspender o seu processamento se não cumprir esses controlos.
Qual é a diferença entre a fatura e o recibo de vencimento?
O recibo de vencimento é emitido pelo empregador e regista descontos salariais e valor líquido. A fatura é emitida pelo prestador, cujas obrigações fiscais e contributivas dependem do enquadramento e da jurisdição. O pagador ainda pode ter deveres de declaração ou retenção, pelo que uma fatura não garante a receção do valor bruto.
Devo cobrar por hora ou usar um preço fixo?
Use o modelo combinado para o trabalho. Uma fatura por hora ou com taxa diária mostra a quantidade aprovada multiplicada pelo valor combinado. Uma fatura de preço fixo identifica o projeto, a fase ou a entrega definida e o valor que o contrato tornou faturável. Registe as alterações aprovadas separadamente e faça tudo corresponder à ordem de compra.
Prestadores cobram impostos nas faturas?
Depende do local da prestação, do registo ou da isenção do prestador, do cliente e do trabalho. Aplique uma linha de imposto ou uma observação de isenção ou de inversão do sujeito passivo apenas quando as regras relevantes exigirem. Confirme o tratamento para a transação.
Que condições de pagamento devo usar?
Use a condição combinada com o cliente ou exigida pelo contrato ou ordem de compra. Prazos de 14 e 30 dias são exemplos, não regras universais. Indique o vencimento e os dados de pagamento. Só mencione encargos por atraso quando o contrato e a lei aplicável permitirem.