Wat een contractorfactuur is
Een contractorfactuur is een formeel betalingsverzoek dat u, een zelfstandige contractor, een klant stuurt voor geleverde diensten. Omdat u geen werknemer bent, houdt niemand belasting voor u in en voert niemand een loonadministratie namens u - de factuur is het document dat de betaling in gang zet, uw eigen boekhouding ondersteunt, en aan een belastingdienst bewijst wat u factureerde en wanneer. Het is het belangrijkste document in de cashflow van een freelancer of eenmanszaak, dus de velden correct krijgen telt.
Hetzelfde sjabloon werkt of u nu per uur, per dag, of als vast projecthonorarium factureert. Wat verandert is het detail van de factuurregels: werk per uur toont hoeveelheid maal tarief, terwijl werk tegen vast honorarium één regel voor het afgesproken bedrag toont. Hoe dan ook mag de factuur geen onduidelijkheid laten over wat er is gedaan, hoeveel verschuldigd is, en tegen wanneer.
Wat u op een contractorfactuur opneemt
Een contractorfactuur hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar moet wel volledig zijn. Een uniek nummer, een vervaldatum, of de basis van de aanrekening weglaten is de meest voorkomende reden dat facturen worden bevraagd of te laat worden betaald. De onderstaande velden dekken wat de meeste klanten en boekhoudingen verwachten te zien:
- Factuurtitel en -nummer
- Het woord "Factuur" plus een uniek, doorlopend nummer zodat beide partijen het document kunnen vermelden en opvolgen.
- Uw gegevens
- Uw handelsnaam, adres, contact-e-mailadres, en elk op u toepasselijk ondernemings- of btw-nummer.
- Gegevens van de klant
- De wettelijke naam van de klant, het factuuradres, en een genoemde contactpersoon of e-mailadres van de crediteurenadministratie waar de factuur naartoe moet.
- Factuur- en vervaldatum
- De datum waarop u de factuur opmaakt en de datum waarop de betaling verschuldigd is, afgeleid van uw afgesproken betalingsvoorwaarden.
- Inkoopordernummer (PO)
- Heeft de klant een inkooporder uitgegeven, vermeld die dan - veel bedrijven betalen geen factuur die de bijbehorende PO-referentie mist.
- Omschrijving van het werk
- Een duidelijke factuurregel voor elke taak, projectfase of oplevering, met de periode die ze dekt indien relevant.
- Uren en tarief, of vast honorarium
- Voor werk per uur, toon de hoeveelheid uren en uw uurtarief; voor werk tegen vast honorarium, toon het afgesproken bedrag op een eigen regel.
- Subtotaal
- Het totaal van alle factuurregels voordat enige belasting wordt toegevoegd.
- Belasting
- Elke omzetbelasting, btw of gst die u verplicht bent in rekening te brengen, weergegeven op een aparte regel met het toegepaste tarief, plus uw btw-nummer waar vereist.
- Totaal verschuldigd bedrag
- Het eindbedrag dat de klant moet betalen, in de afgesproken valuta.
- Betalingsvoorwaarden en -methode
- Wanneer de betaling verschuldigd is (bijvoorbeeld netto 14 of netto 30), uw bank- of betalingsgegevens, en eventuele voorwaarden bij late betaling.
Uurtarief versus vast honorarium
Hoe u het werk beprijst, bepaalt hoe de factuurregels eruitzien. Bij een uur- of dagtarief toont elke regel een hoeveelheid (uren of dagen) maal uw tarief, zodat de klant precies ziet hoe het totaal is opgebouwd. Dit past bij open of doorlopend werk en gaat meestal samen met een timesheet die u kunt bijvoegen of vermelden. Bij een vast honorarium factureert u een afgesproken bedrag voor een afgebakende oplevering, ongeacht de bestede uren - de factuur draagt één regel voor het project of de mijlpaal. Vaste honoraria geven de klant kostenzekerheid en passen bij goed afgebakende projecten.
Welk model u ook gebruikt, spreek het schriftelijk af voordat u begint. Is er een inkooporder opgemaakt, dan moet het tarief of honorarium op uw factuur overeenstemmen met de PO, want de meeste crediteurensystemen blokkeren elke factuur die niet aansluit bij de bestelling.
Hoe zij verschilt van een loonstrook van een werknemer
Een contractorfactuur en een loonstrook van een werknemer lijken op elkaar maar doen tegengestelde dingen. Een loonstrook wordt door een werkgever aan een werknemer uitgegeven; ze toont het brutoloon, en trekt daarna inkomstenbelasting, sociale bijdragen en andere inhoudingen af die de werkgever al heeft ingehouden en namens de werknemer heeft betaald. De werknemer ontvangt het nettobedrag en hoeft verder niets af te dragen.
Een contractorfactuur wordt door u aan de klant uitgegeven. Er wordt niets ingehouden: de klant betaalt het volledige bedrag, en u bent verantwoordelijk om uw eigen inkomstenbelasting en eventuele sociale bijdragen opzij te zetten en te betalen, en om omzetbelasting of btw aan te rekenen en af te dragen als u geregistreerd bent. Daarom zouden contractors een deel van elke betaling voor belasting moeten reserveren in plaats van het hele bedrag als nettoloon te behandelen. Kortom: een loonstrook legt loon na inhoudingen vast; een factuur verzoekt om betaling voordat de ontvanger enige belastingverplichting heeft voldaan.
Voorwaarden vaststellen die u betaald krijgen
Facturen die het snelst worden betaald, zijn duidelijk en makkelijk op te volgen. Vermeld de vervaldatum expliciet in plaats van enkel "bij ontvangst", houd gangbare voorwaarden zoals netto 14 of netto 30 aan, en zet uw betalingsgegevens op de factuur zelf zodat niemand erom hoeft te vragen. Nummer elke factuur doorlopend, verstuur hem snel nadat het werk is aanvaard, en vermeld de PO van de klant als die er een gebruikt. Werkt u in een rechtsgebied dat het toelaat, dan kunt u ook vermelden dat wettelijke rente bij late betaling van toepassing kan zijn, wat zachtjes aanzet tot tijdige betaling zonder de relatie te belasten.
Vragen over contractorfacturen
Wat moet een contractorfactuur bevatten?
Op zijn minst: het woord "Factuur" met een uniek nummer, uw gegevens en die van de klant, de factuur- en vervaldatum, een omschrijving van het werk, de uren en het tarief of het vaste honorarium, eventuele belasting, het totaal verschuldigde bedrag, en uw betalingsvoorwaarden en -methode. Heeft de klant een inkooporder uitgegeven, vermeld dan ook het nummer ervan.
Heb ik een PO-nummer op mijn factuur nodig?
Alleen als de klant een inkooporder heeft opgemaakt. Wanneer dat het geval is, is het vermelden van het bijbehorende PO-nummer essentieel, want de meeste crediteurensystemen weigeren of houden een factuur tegen die niet verwijst naar de bestelling waartegen ze werd geautoriseerd.
Hoe verschilt een contractorfactuur van een loonstrook?
Een loonstrook wordt door een werkgever uitgegeven en toont loon nadat belasting en bijdragen al zijn afgetrokken. Een contractorfactuur wordt door u aan een klant uitgegeven, er wordt niets ingehouden, en u bent zelf verantwoordelijk om uw eigen inkomstenbelasting en eventuele omzetbelasting of btw te betalen.
Moet ik per uur of tegen een vast honorarium factureren?
Beide zijn geldig. Uur- of dagtarieven passen bij open of doorlopend werk en tonen hoeveelheid maal tarief. Een vast honorarium past bij een goed afgebakende oplevering en geeft de klant kostenzekerheid. Spreek de basis schriftelijk af voordat u begint, en zorg dat ze overeenstemt met een eventuele inkooporder.
Brengen contractors belasting op facturen in rekening?
Dat hangt af van uw registratie en land. Bent u geregistreerd voor btw, gst of omzetbelasting, dan voegt u die over het algemeen toe op een aparte regel tegen het toepasselijke tarief en toont u uw btw-nummer. Bent u onder de registratiedrempel of niet verplicht te registreren, dan factureert u meestal zonder. Controleer de regels voor uw eigen rechtsgebied.
Welke betalingsvoorwaarden moet ik gebruiken?
Netto 14 of netto 30 zijn gangbare standaarden, maar de juiste termijn hangt af van uw klant en uw cashflowbehoeften. Vermeld een expliciete vervaldatum op de factuur, voeg uw betalingsgegevens toe, en overweeg te vermelden dat rente bij late betaling van toepassing kan zijn waar de wet het toelaat.