Wat is een factuur van een aannemer?
Een aannemersfactuur is een betalingsverzoek dat een zelfstandige aannemer naar een opdrachtgever stuurt voor geleverde diensten. Hierin wordt vastgelegd wat er in rekening is gebracht en dient het als onderbouwing voor de boekhouding van beide partijen. Aannemers kunnen zelf verantwoordelijk zijn voor hun belastingen en sociale premies, terwijl voor sommige betalingen inhoudingen, aangiften of specifieke inhoudingen in de bouwsector van toepassing kunnen zijn. Controleer de werknemersclassificatie en de betalingsregeling in plaats van ervan uit te gaan dat iedereen die een factuur verstuurt, juridisch zelfstandig is of bruto wordt betaald.
Deze gids is bedoeld voor vakmensen, de bouwsector en ander zelfstandig werk waarbij gebruik kan worden gemaakt van een inkooporder van de klant en facturering op basis van uurtarief, dagtarief of een vast bedrag. Als u een zelfstandig creatief professional bent, zoals een schrijver of ontwerper, past het factuursjabloon voor freelancers beter bij u; als u advies- of professionele diensten verkoopt, dekt het factuursjabloon voor consultants retainers, mijlpalen en vergoedbare onkosten.
Gebruik de factureringsgrondslag uit het contract of de inkooporder. Bij werk op basis van bestede tijd wordt de hoeveelheid vermenigvuldigd met het tarief, terwijl bij werk tegen een vast bedrag het overeengekomen project- of mijlpaalbedrag wordt vermeld. Vermeld in beide gevallen de geleverde werkzaamheden, het huidige verschuldigde bedrag en de vervaldatum.
Wat moet er op een factuur van een aannemer staan?
Een factuur van een aannemer moet de klant voldoende informatie geven om het werk te identificeren, de kosten te verifiëren en de betaling te verwerken. Een ontbrekende identificatiecode, vervaldatum of factureringsgrondslag kan aanleiding geven tot vragen of vertraging. U kunt deze velden aanmaken in onze gratis factuurgenerator; controleer of er aanvullende gegevens vereist zijn door de klant en uw rechtsgebied.
- Factuurtitel en identificatiecode
- Identificeer het document als een factuur en gebruik de unieke of opeenvolgende identificatiecode die vereist is volgens uw administratie, het proces van de klant en de lokale regels.
- Uw gegevens
- Uw handelsnaam, adres, e-mailadres en eventuele bedrijfs- of belastingregistratienummers die op u van toepassing zijn.
- Gegevens van de klant
- De officiële naam van de klant, het factuuradres en een contactpersoon bij naam of het e-mailadres van de crediteurenafdeling waarnaar de factuur moet worden verzonden.
- Factuur- en vervaldata
- De datum waarop u de factuur uitreikt en de vervaldatum van de betaling, afgeleid van uw overeengekomen betalingsvoorwaarden.
- Inkoopordernummer (PO)
- Als de klant een inkooporder heeft verstrekt of een factuurverwijzing vereist, vermeld deze dan exact. Een ontbrekende vereiste verwijzing kan de acceptatie vertragen of verhinderen.
- Beschrijving van de werkzaamheden
- Een duidelijke post voor elke taak, projectfase of te leveren prestatie, met de periode waarop deze betrekking heeft, indien relevant.
- Uren en tarief, of vast bedrag
- Geef bij werk op uurbasis het aantal uren en uw uurtarief aan; geef bij werk tegen een vast bedrag het overeengekomen forfaitaire bedrag op een aparte regel weer.
- Subtotaal
- Het totaal van alle regelitems voordat er belasting wordt toegevoegd.
- Belasting
- Eventuele omzetbelasting, btw of GST die u in rekening moet brengen, weergegeven op een aparte regel met het toegepaste tarief, plus uw belastingnummer indien vereist.
- Totaal verschuldigd bedrag
- Het uiteindelijke bedrag dat de klant moet betalen, in de overeengekomen valuta.
- Betalingsvoorwaarden en -wijze
- Wanneer de betaling verschuldigd is (bijvoorbeeld netto 14 of netto 30), uw bank- of betalingsgegevens en eventuele voorwaarden voor te late betaling.
Uurtarief versus vast bedrag
Bij een uurtarief of dagtarief toont elke regel de goedgekeurde hoeveelheid vermenigvuldigd met het overeengekomen tarief. Verwijs naar een urenstaat wanneer het contract of de betaler dit vereist. Bij een vast bedrag moet u het gedefinieerde project, de fase of het te leveren resultaat vermelden, evenals het bedrag dat volgens de overeenkomst in rekening mag worden gebracht. Registreer goedgekeurde wijzigingen apart, ongeacht het model.
| Vergelijking | Uur- / dagtarief | Vast bedrag |
|---|---|---|
| Regel | Goedgekeurde uren of dagen vermenigvuldigd met het overeengekomen tarief | Overeengekomen bedrag voor het project, de fase of de oplevering |
| Referentie van de projectomvang | Tijdregistratie en beschrijving van de werkzaamheden | Contract, werkbeschrijving of mijlpaal |
| Wijzigingen | Extra tijd is alleen factureerbaar onder de goedkeurings- en maximumvoorwaarden | Werk buiten de scope volgt het wijzigingsproces |
| Ondersteunende documentatie | Uurstaat indien vereist | Documentatie met betrekking tot de projectomvang, acceptatie of mijlpalen, indien vereist |
Spreek het model af voordat het werk begint en zorg ervoor dat de factuur overeenkomt met het contract en eventuele inkooporders. Vermeld het vereiste inkooporder- of goedkeuringsnummer exact; een betaler kan een document dat niet overeenkomt met zijn proces afwijzen of in de wacht zetten.
Waarin verschilt deze van een loonstrook voor werknemers?
Een factuur van een opdrachtnemer en een loonstrook van een werknemer horen bij verschillende relaties. Een loonstrook wordt verstrekt door een werkgever en vermeldt het brutoloon, inhoudingen en het nettoloon volgens de regels van de loonadministratie. De werknemer kan daarnaast nog andere belastingverplichtingen hebben, dus een loonstrook betekent niet dat er verder niets verschuldigd kan zijn.
Een factuur van een opdrachtnemer wordt uitgereikt door de leverancier aan de opdrachtgever. De opdrachtnemer is over het algemeen zelf verantwoordelijk voor de eigen inkomstenbelasting en sociale premies, en voor het in rekening brengen van indirecte belastingen wanneer dat verplicht is. Een betaler kan nog steeds rapportage- of inhoudingsverplichtingen hebben, zoals backup withholding, inhoudingen bij betalingen aan niet-ingezetenen of inhoudingen in de bouwsector. Controleer de regels die op beide partijen van toepassing zijn en stem eventuele inhoudingen af op de factuur.
Betalingsvoorwaarden en indiening
Gebruik de betalingstermijn en de factureringsgebeurtenis zoals vermeld in het contract of de inkooporder. Vermeld een kalendervervaldatum, de geaccepteerde betaalmethode en de vereiste inkooporder-, urenstaat-, acceptatie- of rekeningreferentie. Dien de factuur in via het door de koper geaccepteerde e-mailadres, portaal, gestructureerde netwerk of ander kanaal.
Pas de nummeringsregels voor uw administratie toe en bewaar de uitgereikte factuur samen met de bijbehorende werk- en goedkeuringsbewijzen. Vermeld rente, incassokosten of het recht om werkzaamheden op te schorten alleen wanneer de overeenkomst en het toepasselijke recht dit toestaan.
Vragen over facturen van aannemers
Wat moet er op een factuur van een aannemer staan?
Nuttige velden zijn onder meer het factuurnummer, gegevens van leverancier en klant, uitgifte- en vervaldata, werkbeschrijving, uurtarief of vaste vergoeding, bevestigde belasting, totaalbedrag en betalingsinstructies. Vermeld eventuele inkooporders, urenstaten, acceptatiebevestigingen, routegegevens of belastingnummers die voor de transactie vereist zijn.
Moet ik een inkoopordernummer op mijn factuur vermelden?
Gebruik een inkoopordernummer wanneer de klant er een heeft verstrekt of wanneer het proces die verwijzing vereist. Vermeld het exact en zorg ervoor dat de leverancier, de omvang, het tarief en het bedrag overeenkomen met de geautoriseerde bestelling. De inkoper kan een factuur afwijzen of in de wacht zetten als deze niet aan deze controles voldoet.
Waarin verschilt een factuur van een aannemer van een loonstrook?
Een loonstrook wordt uitgegeven door een werkgever en geeft de looninhoudingen en het nettoloon weer. Een factuur van een opdrachtnemer wordt uitgegeven door de leverancier, wiens eigen belasting- en premieverplichtingen afhankelijk zijn van de classificatie en het rechtsgebied. De betaler kan nog steeds rapportage- of inhoudingsverplichtingen hebben, dus een factuur garandeert geen bruto uitbetaling.
Moet ik per uur of tegen een vast tarief factureren?
Gebruik het model dat voor het werk is overeengekomen. Op een factuur op basis van een uurtarief of dagtarief wordt de goedgekeurde hoeveelheid vermenigvuldigd met het overeengekomen tarief weergegeven. Op een factuur met een vast bedrag worden het gedefinieerde project, de fase of het te leveren resultaat vermeld, evenals het bedrag dat volgens de overeenkomst in rekening mag worden gebracht. Leg goedgekeurde wijzigingen apart vast en zorg dat deze overeenkomen met de inkooporder.
Brengen aannemers belasting in rekening op facturen?
Dit hangt af van de plaats van levering, de registratie- of vrijstellingsstatus van de opdrachtnemer, de opdrachtgever en de werkzaamheden. Pas een belastingregel, vrijstelling of vermelding van verlegging alleen toe wanneer de relevante regels dit vereisen, en controleer de behandeling van de transactie.
Welke betalingsvoorwaarden moet ik gebruiken?
Gebruik de betalingstermijn die met de klant is overeengekomen of die vereist is volgens het contract of de inkooporder. ‘Net 14’ en ‘net 30’ zijn voorbeelden, geen universele standaardwaarden. Vermeld de vervaldatum en betalingsgegevens, en vermeld alleen kosten wegens te late betaling wanneer de overeenkomst en het toepasselijke recht dit toestaan.