Hvad er en leverandørfaktura?
En leverandørfaktura er en anmodning om betaling, som en selvstændig kontrahent eller underleverandør sender til en kunde for udførte ydelser. Den dokumenterer, hvad der er faktureret, og fungerer som regnskabsbilag for begge parter. Selvstændige kan selv være ansvarlige for deres skat og sociale bidrag, mens kildeskat, indberetningspligt eller fradrag eller tilbageholdelser i byggebranchen kan gælde i visse tilfælde. Sørg altid for at afklare ansættelsesstatus og skatteforhold i stedet for blot at antage, at enhver, der sender en faktura, er juridisk uafhængig eller modtager bruttobetaling.
Denne guide henvender sig primært til håndværk, byggeri og andre uafhængige fagområder, hvor der kan anvendes kundens indkøbsordre samt afregning pr. time, dagspris eller fast pris. Hvis du arbejder som kreativ solist, f.eks. tekstforfatter eller designer, passer vores freelance-fakturaskabelon bedre. Sælger du rådgivnings- eller konsulentydelser, dækker vores konsulentfakturaskabelon retainer-aftaler, milepæle og udlæg.
Brug det afregningsgrundlag, der fremgår af kontrakten eller indkøbsordren. Tidsbaseret arbejde angives som antal ganget med takst, mens arbejde til fast pris angiver det aftalte projekt- eller milepælsbeløb. Uanset model skal du tydeligt anføre det leverede arbejde, det aktuelle skyldige beløb og forfaldsdatoen.
Hvad skal en faktura indeholde?
En faktura bør indeholde tilstrækkeligt med oplysninger til, at kunden kan identificere arbejdet, kontrollere beløbet og gennemføre betalingen. Et manglende fakturanummer, forfaldsdato eller faktureringsgrundlag kan føre til spørgsmål eller forsinkelser. Du kan nemt oprette disse felter i vores gratis fakturaprogram. Husk også at kontrollere eventuelle yderligere krav fra kunden eller gældende lovgivning.
- Fakturatitel og fakturanummer
- Angiv tydeligt på dokumentet, at det er en faktura, og brug det entydige eller fortløbende fakturanummer, som dit regnskab, kundens arbejdsgang og gældende regler kræver.
- Dine oplysninger
- Dit virksomhedsnavn, adresse, kontakt-e-mail samt eventuelt virksomheds- eller skatteregistreringsnummer.
- Kundeoplysninger
- Kundens officielle firmanavn, faktureringsadresse og en kontaktperson eller e-mailadresse til kreditorbogholderiet, som fakturaen skal sendes til.
- Fakturadato og forfaldsdato
- Den dato, du udsteder fakturaen, samt forfaldsdatoen for betaling, beregnet ud fra jeres aftalte betalingsbetingelser.
- Indkøbsordrenummer (PO-nummer)
- Hvis kunden har udstedt et ordrenummer (PO) eller kræver en fakturareference, skal du anføre det nøjagtigt. En manglende påkrævet reference kan forsinke eller forhindre godkendelse.
- Beskrivelse af arbejdet
- En tydelig linje for hver opgave, projektfase eller leverance med den periode, den dækker, hvis det er relevant.
- Timer og sats eller fast pris
- Ved timebaseret arbejde angives antallet af timer og din timesats. Ved fastprisarbejde angives det aftalte engangsbeløb på sin egen linje.
- Subtotal
- Det samlede beløb for alle linjer, før der tillægges moms eller afgifter.
- Moms og afgifter
- Eventuel moms, GST eller salgsafgift, du er forpligtet til at opkræve, vist på en separat linje med den anvendte sats samt dit skatte- eller afgiftsnummer, hvor det er påkrævet.
- Samlet beløb til betaling
- Det endelige beløb, kunden skal betale, i den aftalte valuta.
- Betalingsbetingelser og betalingsmåde
- Hvornår betalingen forfalder (f.eks. netto 14 eller netto 30 dage), dine bank- eller betalingsoplysninger samt eventuelle vilkår ved forsinket betaling.
Timesats i forhold til fast pris
Ved en timesats eller dagsats viser hver linje det godkendte antal ganget med den aftalte sats. Henvis til en timeseddel, når kontrakten eller betaleren kræver det. Ved en fast pris angives det definerede projekt, fasen eller leverancen samt det beløb, der kan faktureres ifølge aftalen. Registrer godkendte ændringer separat under begge modeller.
| Sammenligning | Time- / dagsats | Fast pris |
|---|---|---|
| Fakturalinje | Godkendte timer eller dage ganget med den aftalte sats | Aftalt beløb for projektet, fasen eller leverancen |
| Omfangsreference | Tidsregistrering og beskrivelse af arbejdet | Kontrakt, opgavebeskrivelse eller milepæl |
| Ændringer | Ekstra tid kan kun faktureres i henhold til godkendelses- og loftsbetingelserne | Arbejde uden for det aftalte omfang følger ændringsproceduren |
| Dokumentation | Timeseddel, hvor det er påkrævet | Omfangs-, accept- eller milepælsdokumentation, hvor det er påkrævet |
Aftal modellen, før arbejdet påbegyndes, og sørg for, at fakturaen stemmer overens med kontrakten og en eventuel indkøbsordre. Angiv det påkrævede PO-nummer eller godkendelsesreferencen nøjagtigt; en betaler kan afvise eller tilbageholde et dokument, der ikke matcher deres arbejdsgang.
Sådan adskiller den sig fra en lønseddel
En faktura fra en selvstændig og en medarbejders lønseddel knytter sig til vidt forskellige relationer. En lønseddel udstedes af en arbejdsgiver og angiver bruttoløn, fradrag, kildeskat og nettoløn i henhold til lønreglerne. Den ansatte kan stadig have andre skattemæssige forpligtelser, så en lønseddel udelukker ikke nødvendigvis yderligere skat.
En faktura udstedes af leverandøren til kunden. Den selvstændige eller konsulenten er generelt selv ansvarlig for egen indkomstskat og sociale bidrag samt for opkrævning af indirekte skatter og afgifter, hvor det er påkrævet. En betaler kan dog stadig have indberetnings- eller indeholdelsespligter, herunder ordningen backup withholding samt tilbageholdelser for ikke-hjemmehørende eller i byggebranchen. Tjek de regler, der gælder for begge parter, og afstem eventuelle indeholdelser med fakturaen.
Betalingsbetingelser og afsendelse
Brug den betalingsfrist og afregningsbegivenhed, der er fastsat i kontrakten eller indkøbsordren. Angiv en specifik forfaldsdato, accepterede betalingsmetoder og eventuelt påkrævet PO-nummer, timeseddel, godkendelse eller kontoreference. Send fakturaen via kundens foretrukne e-mail, fakturaportal, strukturerede elektroniske netværk eller anden kanal.
Følg reglerne for fakturanummerering i dit regnskab, og opbevar den udstedte faktura sammen med den tilhørende arbejds- og godkendelsesdokumentation. Nævn kun renter, rykkergebyrer eller retten til at standse arbejdet, hvis aftalen og gældende lovgivning giver hjemmel til det.
Ofte stillede spørgsmål om fakturering for freelancere og konsulenter
Hvad skal en faktura fra en konsulent eller freelancer indeholde?
Relevante felter omfatter fakturanummer, leverandør- og kundeoplysninger, udstedelses- og forfaldsdatoer, opgavebeskrivelse, time- eller fastprisgrundlag, bekræftede skatter og afgifter, det samlede skyldige beløb samt betalingsinstruktioner. Angiv eventuelt indkøbsordrenummer (PO), timeseddel, godkendelse, routingoplysninger eller skatte- eller afgifts-id, som transaktionen kræver.
Skal jeg have et PO-nummer på min faktura?
Brug et PO-nummer (indkøbsordrenummer), hvis kunden har udstedt et, eller hvis kundens arbejdsgang kræver denne reference. Angiv det nøjagtigt, og sørg for, at leverandør, omfang, takst og beløb stemmer overens med den godkendte ordre. Kunden kan afvise eller tilbageholde en faktura, der ikke overholder disse kontrolkrav.
Hvordan adskiller en faktura sig fra en lønseddel?
En lønseddel udstedes af en arbejdsgiver og angiver lønfradrag og udbetalt nettoløn. En faktura udstedes af leverandøren, hvis egne skatte- og bidragsforpligtelser afhænger af klassificering og jurisdiktion. Betaleren kan stadig have indberetnings- eller indeholdelsespligt, så en faktura er ingen garanti for udbetaling af et bruttobeløb.
Bør jeg fakturere pr. time eller med en fast pris?
Brug den model, der er aftalt for opgaven. En faktura med time- eller dagspris viser det godkendte antal ganget med den aftalte sats. En fastprisfaktura angiver det definerede projekt, fasen eller leverancen samt det beløb, der kan faktureres ifølge aftalen. Registrer godkendte ændringer separat, og afstem med en eventuel indkøbsordre.
Opkræver freelancere og underleverandører moms/skat på fakturaer?
Det afhænger af leveringsstedet, leverandørens registrerings- eller fritagelsesstatus, kunden samt ydelsens art. Tilføj kun en linje for skat eller afgifter, fritagelsesnote eller bemærkning om omvendt betalingspligt (reverse charge), når de relevante regler kræver det, og kontroller den skattemæssige behandling af transaktionen.
Hvilke betalingsbetingelser bør jeg vælge?
Brug den betalingsfrist, der er aftalt med kunden eller fastsat i kontrakten eller indkøbsordren. Netto 14 dage og netto 30 dage er blot eksempler, ikke faste standarder. Angiv forfaldsdato og betalingsoplysninger, og påfør kun rykkergebyrer eller morarenter, hvis aftalen og gældende lovgivning tillader det.