Hvad en kontraktarbejderfaktura er
En kontraktarbejderfaktura er en formel anmodning om betaling, som du, en selvstændig kontraktarbejder, sender til en kunde for tjenester, du har leveret. Fordi du ikke er ansat, indeholder ingen skat for dig, og ingen kører løn på dine vegne - fakturaen er den registrering, der udløser betaling, understøtter dit eget regnskab og beviser over for en skattemyndighed, hvad du fakturerede og hvornår. Det er det enkeltstående vigtigste dokument i en freelancers eller enkeltmandsvirksomheds pengestrøm, så det betyder noget at få felterne rigtige.
Den samme skabelon virker, uanset om du fakturerer pr. time, pr. dag eller som et fast projekthonorar. Det, der ændrer sig, er detaljerne i linjeposterne: timearbejde viser mængde gange sats, mens arbejde til fast honorar viser én linje for det aftalte beløb. Uanset hvad bør fakturaen ikke efterlade tvetydighed om, hvad der blev udført, hvor meget der skyldes, og hvornår.
Hvad der skal med på en kontraktarbejderfaktura
En kontraktarbejderfaktura behøver ikke at være kompliceret, men den skal være komplet. At udelade et unikt nummer, en forfaldsdato eller grundlaget for opkrævningen er den mest almindelige årsag til, at fakturaer bliver undersøgt eller betalt sent. Felterne nedenfor dækker, hvad de fleste kunder og regnskabsafdelinger forventer at se:
- Fakturatitel og -nummer
- Ordet "Faktura" plus et unikt, fortløbende nummer, så begge sider kan henvise til og spore dokumentet.
- Dine oplysninger
- Dit handelsnavn, adresse, kontakt-e-mail og ethvert relevant virksomheds- eller skatteregistreringsnummer.
- Kundeoplysninger
- Kundens juridiske navn, faktureringsadresse og en navngiven kontakt eller e-mail til kreditorbogholderiet, hvor fakturaen skal sendes.
- Faktura- og forfaldsdatoer
- Den dato, du udsteder fakturaen, og den dato, betaling forfalder, udledt af dine aftalte betalingsbetingelser.
- Indkøbsordrenummer (PO-nummer)
- Hvis kunden udstedte en PO, så angiv den - mange virksomheder vil ikke betale en faktura, der mangler den matchende PO-reference.
- Beskrivelse af arbejdet
- En tydelig linjepost for hver opgave, projektfase eller leverance, med den periode den dækker, hvis det er relevant.
- Timer og sats, eller fast honorar
- For timearbejde, vis antallet af timer og din sats pr. time; for arbejde til fast honorar, vis det aftalte engangsbeløb på sin egen linje.
- Subtotal
- Totalen af alle linjeposter, før afgift tilføjes.
- Afgift
- Enhver salgsafgift, moms eller GST, du er forpligtet til at opkræve, vist som en separat linje med den anvendte sats, plus dit momsnummer hvor det kræves.
- Samlet skyldigt beløb
- Det endelige beløb, kunden skal betale, i den aftalte valuta.
- Betalingsbetingelser og -metode
- Hvornår betaling forfalder (for eksempel netto 14 eller netto 30), dine bank- eller betalingsoplysninger og eventuelle vilkår for sen betaling.
Timesats kontra fast honorar
Hvordan du prissætter arbejdet afgør, hvordan linjeposterne ser ud. Med en timesats eller dagssats viser hver linje en mængde (timer eller dage) gange din sats, så kunden kan se præcis, hvordan totalen blev opbygget. Dette passer til åbent eller løbende arbejde og parres normalt med en timeseddel, du kan vedhæfte eller henvise til. Med et fast honorar fakturerer du et aftalt beløb for en defineret leverance uanset de brugte timer - fakturaen bærer en enkelt linje for projektet eller milepælen. Faste honorarer giver kunden omkostningssikkerhed og passer til veldefinerede projekter.
Uanset hvilken model du bruger, så aftal den skriftligt inden du går i gang. Hvis der blev oprettet en indkøbsordre, bør satsen eller honoraret på din faktura matche PO'en, fordi de fleste kreditorbogholderisystemer blokerer enhver faktura, der ikke stemmer med ordren.
Hvordan den adskiller sig fra en medarbejders lønseddel
En kontraktarbejderfaktura og en medarbejders lønseddel ligner hinanden, men gør modsatte ting. En lønseddel udstedes af en arbejdsgiver til en medarbejder; den viser bruttoløn og fratrækker derefter indkomstskat, sociale bidrag og andre fradrag, som arbejdsgiveren allerede har indeholdt og betalt på medarbejderens vegne. Medarbejderen modtager nettobeløbet og har intet yderligere at indbetale.
En kontraktarbejderfaktura udstedes af dig til kunden. Intet indeholdes: kunden betaler det fulde beløb, og du er ansvarlig for at sætte til side og betale din egen indkomstskat og eventuelle sociale bidrag samt for at opkræve og indbetale salgsafgift eller moms, hvis du er registreret. Det er derfor, kontraktarbejdere bør reservere en del af hver betaling til skat frem for at behandle hele summen som udbetaling. Kort sagt: en lønseddel registrerer løn efter fradrag; en faktura anmoder om betaling, før modtageren har afregnet nogen skatteforpligtelser.
Fastsættelse af betingelser, der får dig betalt
De hurtigst betalte fakturaer er klare og lette at handle på. Angiv forfaldsdatoen udtrykkeligt frem for blot "ved modtagelse", hold dig til almindelige betingelser som netto 14 eller netto 30, og sæt dine betalingsoplysninger på selve fakturaen, så ingen behøver at spørge. Nummerér hver faktura fortløbende, send den hurtigt efter, at arbejdet er accepteret, og henvis til kundens PO, hvis de bruger en. Hvis du opererer i en jurisdiktion, der tillader det, kan du også notere, at lovbestemte renter for sen betaling kan gælde, hvilket nænsomt opmuntrer til rettidig betaling uden at belaste forholdet.
Spørgsmål om kontraktarbejderfaktura
Hvad bør en kontraktarbejderfaktura indeholde?
Som minimum: ordet "Faktura" med et unikt nummer, dine oplysninger og kundens oplysninger, udstedelses- og forfaldsdatoer, en beskrivelse af arbejdet, timerne og satsen eller det faste honorar, eventuel afgift, det samlede skyldige beløb og dine betalingsbetingelser og -metode. Hvis kunden udstedte en indkøbsordre, så angiv også dens nummer.
Har jeg brug for et PO-nummer på min faktura?
Kun hvis kunden oprettede en indkøbsordre. Når de gør det, er det afgørende at angive det matchende PO-nummer, fordi de fleste kreditorbogholderisystemer afviser eller tilbageholder en faktura, der ikke henviser til den ordre, den blev godkendt mod.
Hvordan adskiller en kontraktarbejderfaktura sig fra en lønseddel?
En lønseddel udstedes af en arbejdsgiver og viser løn, efter at skat og bidrag allerede er fratrukket. En kontraktarbejderfaktura udstedes af dig til en kunde, intet indeholdes, og du er ansvarlig for selv at betale din egen indkomstskat og eventuel salgsafgift eller moms.
Bør jeg fakturere pr. time eller et fast honorar?
Begge er gyldige. Time- eller dagssatser passer til åbent eller løbende arbejde og viser mængde gange sats. Et fast honorar passer til en veldefineret leverance og giver kunden omkostningssikkerhed. Aftal grundlaget skriftligt, inden du går i gang, og sørg for, at det matcher enhver indkøbsordre.
Opkræver kontraktarbejdere afgift på fakturaer?
Det afhænger af din registrering og dit land. Hvis du er registreret for moms, GST eller salgsafgift, tilføjer du den generelt som en separat linje til den gældende sats og viser dit momsnummer. Hvis du er under registreringsgrænsen eller ikke forpligtet til at registrere dig, fakturerer du normalt uden den. Verificér reglerne for din jurisdiktion.
Hvilke betalingsbetingelser bør jeg bruge?
Netto 14 eller netto 30 er almindelige standarder, men den rette betingelse afhænger af din kunde og dine pengestrømsbehov. Angiv en udtrykkelig forfaldsdato på fakturaen, medtag dine betalingsoplysninger, og overvej at notere, at renter for sen betaling kan gælde, hvor loven tillader det.