Qué es una factura de contratista
Una factura de contratista es una solicitud de pago que un contratista independiente envía al cliente por los servicios prestados. Registra lo facturado y sirve de respaldo para las cuentas de ambas partes. Los contratistas pueden ser responsables de sus propios impuestos y aportes, mientras que algunos pagos pueden estar sujetos a retenciones, obligaciones informativas o deducciones del sector de la construcción. Confirmá la clasificación del trabajador y el tratamiento del pago, en vez de suponer que toda persona que emite una factura es legalmente independiente o cobra el monto bruto.
Esta guía se dirige a oficios, construcción y otros trabajos independientes que pueden utilizar una orden de compra del cliente y cobros por hora, jornada o precio fijo. Si trabajás por cuenta propia en una profesión creativa, por ejemplo, como redactor o diseñador, la plantilla de factura para freelancers se ajusta mejor. Si prestás servicios profesionales o de asesoría, la plantilla de factura para consultores explica los abonos fijos, los hitos y los gastos reembolsables.
Usá la base de cobro establecida en el contrato o la orden de compra. En trabajos por tiempo, mostrá la cantidad multiplicada por la tarifa. En trabajos a precio fijo, identificá el monto acordado para el proyecto o el hito. En ambos casos, indicá el trabajo realizado, el monto pendiente y la fecha de vencimiento.
Qué incluir en una factura de contratista
Una factura de contratista debe darle al cliente suficiente información para identificar el trabajo, comprobar el cargo y procesar el pago. La ausencia de un identificador, una fecha de vencimiento o la base de cobro puede provocar una consulta o una demora. Podés incluir estos campos en nuestro generador de facturas gratuito. Confirmá cualquier otro dato que exijan el cliente y tu jurisdicción.
- Título e identificador de la factura
- Identificá el documento como factura y usá el identificador único o correlativo que exijan tus registros, el proceso del cliente y las normas locales.
- Tus datos
- Tu nombre comercial, domicilio, email de contacto y cualquier número de inscripción comercial o fiscal que te corresponda.
- Datos del cliente
- El nombre legal del cliente, el domicilio de facturación y un contacto nombrado o email de cuentas por pagar adonde debe enviarse la factura.
- Fechas de factura y vencimiento
- La fecha en que emitís la factura y la fecha en que vence el pago, derivada de tus condiciones de pago acordadas.
- Número de orden de compra (OC)
- Si el cliente emitió una orden de compra o exige una referencia para facturar, copiala exactamente. Omitir una referencia obligatoria puede demorar o impedir la aceptación.
- Descripción del trabajo
- Una línea clara por cada tarea, fase del proyecto o entregable, con el período que cubre si es relevante.
- Horas y tarifa, u honorario fijo
- Para trabajo por hora, mostrá la cantidad de horas y tu tarifa por hora; para trabajo a honorario fijo, mostrá la suma fija acordada en su propia línea.
- Subtotal
- El total de todos los ítems antes de agregar cualquier impuesto.
- Impuesto
- Cualquier impuesto sobre las ventas, IVA o GST que estés obligado a cobrar, mostrado como una línea aparte con la tasa aplicada, más tu número de identificación fiscal cuando corresponda.
- Monto total a pagar
- El monto final que el cliente debe pagar, en la moneda acordada.
- Condiciones y medio de pago
- Cuándo vence el pago (por ejemplo, a 14 o a 30 días), tus datos bancarios o de pago, y cualquier condición por mora.
Tarifa por hora u honorario fijo
Con una tarifa por hora o por día, cada concepto muestra la cantidad aprobada multiplicada por la tarifa acordada. Hacé referencia a una planilla de horas cuando lo exijan el contrato o el pagador. Con un precio fijo, identificá el proyecto, la etapa o el entregable definido y el monto que el acuerdo permite facturar. Registrá por separado los cambios aprobados en cualquiera de los dos modelos.
| Comparación | Tarifa por hora o día | Precio fijo |
|---|---|---|
| Concepto | Horas o días aprobados multiplicados por la tarifa acordada | Monto acordado por el proyecto, la etapa o el entregable |
| Referencia del alcance | Registro del tiempo y descripción del trabajo | Contrato, alcance de tareas o hito |
| Cambios | El tiempo adicional solo se factura según las condiciones de aprobación y límite | El trabajo fuera del alcance sigue el proceso de cambios |
| Respaldo | Planilla de horas cuando se exija | Registro del alcance, la aceptación o el hito cuando se exija |
Acordá el modelo antes de empezar y hacé que la factura coincida con el contrato y cualquier orden de compra. Indicá exactamente la referencia de la orden o aprobación exigida. El pagador puede rechazar o retener un documento que no se ajuste a su proceso.
En qué se diferencia del recibo de sueldo de un empleado
Una factura de contratista y el recibo de sueldo de un empleado corresponden a relaciones distintas. Un recibo de sueldo lo emite el empleador y registra el sueldo bruto, las deducciones y el monto neto según las normas laborales. El empleado todavía puede tener otras obligaciones fiscales, por lo que el recibo no significa que nunca pueda quedar otro monto pendiente.
Una factura de contratista la emite el proveedor al cliente. Por lo general, el contratista es responsable de sus propios impuestos a las ganancias y aportes, así como de cobrar impuestos indirectos cuando corresponda. El pagador puede seguir teniendo obligaciones informativas o de retención, incluidas las relativas a retenciones adicionales, no residentes o el sector de la construcción. Comprobá las reglas aplicables a ambas partes y conciliá cualquier deducción con la factura.
Condiciones de pago y presentación
Usá el plazo de pago y el momento de cobro establecidos en el contrato o la orden de compra. Indicá una fecha de vencimiento concreta, el medio de pago aceptado y la referencia exigida de la orden de compra, la planilla de horas, la aceptación o la cuenta. Enviá la factura por correo electrónico, portal, red estructurada u otro canal que acepte el comprador.
Aplicá las reglas de numeración de tus registros y conservá la factura emitida junto con las pruebas del trabajo y la aprobación. Mencioná intereses, costos de cobro o el derecho a suspender el trabajo solo cuando los respalden el acuerdo y la ley aplicable.
Preguntas sobre la factura de contratista
¿Qué debe incluir una factura de contratista?
Los campos útiles incluyen el identificador de la factura, los datos del proveedor y del cliente, las fechas de emisión y vencimiento, la descripción del trabajo, la base por hora o a precio fijo, los impuestos confirmados, el total pendiente y las instrucciones de pago. Indicá cualquier orden de compra, planilla de horas, aceptación, dato de direccionamiento o identificador fiscal que exija la operación.
¿Necesito un número de orden de compra en mi factura?
Usá el número de la orden de compra cuando el cliente haya emitido una o su proceso exija esa referencia. Copialo exactamente y hacé que el proveedor, el alcance, la tarifa y el monto coincidan con la orden autorizada. El comprador puede rechazar o retener una factura que no cumpla esos controles.
¿En qué se diferencia una factura de contratista de un recibo de sueldo?
El empleador emite el recibo de sueldo, que registra las deducciones y el pago neto. El proveedor emite la factura de contratista, cuyas obligaciones fiscales y de aportes dependen de la clasificación y la jurisdicción. El pagador puede seguir teniendo obligaciones informativas o de retención, así que una factura no garantiza el pago íntegro sin deducciones.
¿Conviene cobrar por hora o un honorario fijo?
Usá el modelo acordado para el trabajo. Una factura por hora o por día muestra la cantidad aprobada multiplicada por la tarifa acordada. Una factura a precio fijo identifica el proyecto, la etapa o el entregable definido y el monto que el acuerdo permite cobrar. Registrá los cambios aprobados por separado y hacé que la factura coincida con cualquier orden de compra.
¿Los contratistas cobran impuestos en las facturas?
Depende del lugar de prestación, de la inscripción o exención del contratista, del cliente y del trabajo. Aplicá una línea de impuestos o una mención de exención o inversión del sujeto pasivo solo cuando lo exijan las normas correspondientes, y comprobá el tratamiento de la operación.
¿Qué condiciones de pago debería usar?
Usá el plazo acordado con el cliente o exigido por el contrato o la orden de compra. A 14 y a 30 días son ejemplos, no valores universales. Indicá la fecha de vencimiento y los datos de pago, y mencioná cargos por mora solo cuando lo permitan el acuerdo y la ley aplicable.