نموذج فاتورة المقاول

ما هي فاتورة المقاول؟

فاتورة المقاول هي طلب دفع يرسله المقاول المستقل إلى العميل مقابل الخدمات التي تم تقديمها. وتوثق الفاتورة تفاصيل المبالغ المفوترة وتدعم الحسابات المالية لكلا الطرفين. قد يكون المقاولون مسؤولين عن سداد ضرائبهم واشتراكات التأمينات الاجتماعية بأنفسهم، في حين قد تنطبق استقطاعات ضريبية، أو متطلبات إفصاح، أو خصومات خاصة بقطاع المقاولات على بعض المدفوعات. لذا يُرجى التحقق من التصنيف الوظيفي وطبيعة المعاملة المالية المطبقة بدلاً من افتراض استقلالية كل شخص يرسل فاتورة قانونياً أو استحقاقه لكامل المبلغ دون اقتطاع.

يستهدف هذا الدليل أصحاب الحرف المهنية، والمقاولات والإنشاءات، والأعمال المستقلة الأخرى التي قد تستند إلى أمر شراء صادر من العميل ونظام الفوترة بالساعة أو اليومية أو السعر الثابت للمشروع. وإذا كنت تمارس عملاً إبداعياً فردياً مثل الكتابة أو التصميم، فإن نموذج فاتورة العمل الحر هو الأنسب لك؛ أما إذا كنت تقدم خدمات استشارية أو مهنية، فإن نموذج فاتورة الاستشاري يغطي الأتعاب الدورية، ومراحل الإنجاز، والمصاريف القابلة للاسترداد.

اعتمد أساس الفوترة الموضح في العقد أو أمر الشراء؛ حيث توضح الأعمال القائمة على الوقت ضرب الكمية في السعر، بينما تحدد الأعمال ذات السعر الثابت المبلغ المتفق عليه للمشروع أو لمرحلة الإنجاز. وفي كلتا الحالتين، احرص على ذكر تفاصيل العمل المنجز، والمبلغ المستحق الحالي، وتاريخ الاستحقاق.

ما الذي يجب أن تتضمنه فاتورة المقاول؟

يجب أن توفر فاتورة المقاول للعميل معلومات كافية لتحديد العمل والتحقق من الرسوم ومعالجة الدفع. قد يؤدي فقدان المعرّف أو تاريخ الاستحقاق أو أساس الفوترة إلى استفسار أو تأخير. يمكنك إنشاء هذه الحقول في أداة إنشاء الفواتير المجانية الخاصة بنا؛ تأكد من أي تفاصيل إضافية يطلبها العميل والسلطة القضائية التي تخضع لها.

عنوان الفاتورة ومعرّفها

حدد المستند على أنه فاتورة واستخدم المعرّف الفريد أو التسلسلي الذي تتطلبه سجلاتك وإجراءات العميل والقواعد المحلية.

بياناتك

الاسم التجاري، والعنوان، والبريد الإلكتروني للاتصال، وأي رقم تسجيل تجاري أو ضريبي ينطبق عليك.

تفاصيل العميل

الاسم القانوني للعميل، وعنوان إرسال الفواتير، واسم جهة الاتصال أو عنوان البريد الإلكتروني الخاص بقسم الحسابات الدائنة الذي يجب إرسال الفاتورة إليه.

تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق

تاريخ إصدار الفاتورة وتاريخ استحقاق الدفع، المستمدان من شروط الدفع المتفق عليها.

رقم أمر الشراء (PO)

إذا أصدر العميل أمر شراء أو طلب مرجعًا للفوترة، فاقتبسه بالضبط. فقد يؤدي عدم وجود المرجع المطلوب إلى تأخير القبول أو منعه.

وصف العمل

بند واضح لكل مهمة أو مرحلة من مراحل المشروع أو ناتج، مع الفترة التي يغطيها إن كان ذلك ذا صلة.

الساعات والسعر، أو الرسوم الثابتة

بالنسبة للعمل بالساعة، اعرض عدد الساعات وسعرك في الساعة؛ أما بالنسبة للعمل مقابل أجر ثابت، فاعرض المبلغ الإجمالي المتفق عليه في سطر منفصل.

المجموع الفرعي

إجمالي جميع البنود قبل إضافة أي ضريبة.

الضرائب

أي ضريبة مبيعات أو ضريبة القيمة المضافة (VAT) أو ضريبة السلع والخدمات (GST) يُطلب منك تحصيلها، تُعرض في سطر منفصل مع المعدل المطبق، بالإضافة إلى رقمك الضريبي عند الحاجة.

المبلغ الإجمالي المستحق

المبلغ النهائي الذي يجب على العميل دفعه، بالعملة المتفق عليها.

شروط وطريقة الدفع

موعد استحقاق الدفع (على سبيل المثال، صافي 14 أو صافي 30)، وتفاصيل البنك أو الدفع الخاصة بك، وأي شروط تتعلق بالتأخير في السداد.

السعر بالساعة مقابل الأجر الثابت

مع الأجر بالساعة أو اليومي، يُظهر كل بند الكمية المعتمدة مضروبة في السعر المتفق عليه. يُرجى الإشارة إلى سجل الدوام عندما يتطلب العقد أو الدافع ذلك. ومع الرسوم الثابتة، يجب تحديد المشروع أو المرحلة أو المُسلَّم المحدد والمبلغ المستحق بموجب الاتفاقية. قم بتسجيل التغييرات المعتمدة بشكل منفصل في كلا النموذجين.

اتفق على النموذج قبل بدء العمل واحرص على مطابقة الفاتورة للعقد وأي أمر شراء. اذكر مرجع أمر الشراء أو الموافقة المطلوب بدقة؛ فقد يرفض الدافع أو يعلق أي مستند لا يتطابق مع إجراءاته.

كيف تختلف عن كشف راتب الموظف

تخدم فاتورة المقاول وقسيمة راتب الموظف علاقتين مختلفتين؛ حيث تصدر قسيمة الراتب عن صاحب العمل وتوضح إجمالي الراتب، والاستقطاعات، وصافي الراتب بموجب قواعد كشوف المرتبات. قد تظل على الموظف التزامات ضريبية أخرى، لذا فإن قسيمة الراتب لا تعني بالضرورة عدم وجود مستحقات إضافية.

أما فاتورة المقاول فيصدرها المورّد إلى العميل. ويكون المقاول بشكل عام مسؤولاً عن ضريبة الدخل والاشتراكات التأمينية الخاصة به، وعن فرض الضرائب غير المباشرة عند الاقتضاء. ومع ذلك، قد تقع على الدافع واجبات إبلاغ أو استقطاع ضريبي، بما في ذلك الاستقطاع الاحتياطي، أو استقطاع غير المقيمين، أو استقطاعات قطاع التشييد والبناء. تحقق من القواعد المطبقة على كلا الطرفين وقم بتسوية أي استقطاع مقابل الفاتورة.

شروط الدفع وتقديم الفواتير

استخدم شروط الدفع وحدث الفوترة الواردة في العقد أو أمر الشراء. حدد تاريخ الاستحقاق التقويمي، وطريقة الدفع المقبولة، ومرجع أمر الشراء أو سجل الدوام أو القبول أو الحساب المطلوب. أرسل الفاتورة عبر البريد الإلكتروني أو البوابة الإلكترونية أو الشبكة المنظمة أو أي قناة أخرى يقبلها المشتري.

قم بتطبيق قواعد الترقيم الخاصة بسجلاتك واحتفظ بالفاتورة الصادرة مع المستندات الداعمة لها وأدلة الموافقة. لا تذكر الفوائد أو تكاليف التحصيل أو الحق في تعليق العمل إلا إذا كان الاتفاق والقانون الساري يدعمان ذلك.

أسئلة حول فاتورة المقاول

ما الذي يجب أن تتضمنه فاتورة المقاول؟

تشمل الحقول المفيدة معرّف الفاتورة، وتفاصيل المورد والعميل، وتواريخ الإصدار والاستحقاق، ووصف العمل، وأساس الأجر بالساعة أو الأجر الثابت، والضريبة المؤكدة، والإجمالي المستحق، وتعليمات الدفع. اذكر أي أمر شراء، أو سجل دوام، أو قبول، أو توجيه، أو معرّف ضريبي مطلوب للمعاملة.

هل أحتاج إلى رقم أمر شراء (PO) في فاتورتي؟

استخدم رقم أمر الشراء (PO) عندما يصدره العميل أو عندما تتطلب العملية الإشارة إليه. اذكره بالضبط وتأكد من مطابقة المورد ونطاق العمل والسعر والمبلغ مع أمر الشراء المعتمد. قد يرفض المشتري الفاتورة التي لا تستوفي هذه المعايير أو يوقفها.

كيف تختلف فاتورة المقاول عن كشف الراتب؟

يتم إصدار كشف الراتب من قبل صاحب العمل، وهو يسجل الاستقطاعات من الراتب والراتب الصافي. أما فاتورة المقاول فتصدر من قبل المورد، الذي تعتمد التزاماته الضريبية واشتراكات التأمين على تصنيفه والولاية القضائية. قد يظل على الدافع التزامات بالإبلاغ أو الاقتطاع، لذا فإن الفاتورة لا تضمن الدفع الإجمالي.

هل يجب أن أتقاضى أجرًا بالساعة أم رسومًا ثابتة؟

استخدم النموذج المتفق عليه للعمل. تُظهر الفاتورة بالساعة أو باليوم الكمية المعتمدة مضروبة في السعر المتفق عليه. تحدد الفاتورة ذات الأجر الثابت المشروع أو المرحلة أو الناتج المحدد والمبلغ القابل للفوترة بموجب الاتفاقية. سجل التغييرات المعتمدة بشكل منفصل وقارنها بأي أمر شراء.

هل يفرض المقاولون ضريبة على الفواتير؟

يعتمد ذلك على مكان التوريد، وحالة تسجيل المقاول أو إعفائه، والعميل، والعمل. لا تقم بتطبيق بند ضريبي أو إعفاء أو ملاحظة التحويل الضريبي إلا عندما تتطلب القواعد ذات الصلة ذلك، وتحقق من المعاملة الضريبية للمعاملة.

ما هي شروط الدفع التي يجب أن أستخدمها؟

استخدم شرط الدفع المتفق عليه مع العميل أو المطلوب بموجب العقد أو أمر الشراء. «صافي 14» و«صافي 30» هما مثالان، وليسا القيم الافتراضية العامة. اذكر تاريخ الاستحقاق وتفاصيل الدفع، ولا تذكر رسوم التأخير إلا عندما يسمح بها الاتفاق والقانون الساري.