O que é uma fatura de contratado
Uma fatura de contratado é um pedido formal de pagamento que você, um contratado independente, envia a um cliente por serviços que prestou. Como você não é empregado, ninguém retém imposto por você e ninguém roda folha de pagamento em seu nome - a fatura é o registro que dispara o pagamento, dá suporte à sua própria escrituração e prova a uma autoridade fiscal o que você cobrou e quando. É o documento mais importante no fluxo de caixa de um autônomo ou profissional liberal, então acertar os campos importa.
O mesmo modelo funciona quer você cobre por hora, por dia ou como um honorário fixo de projeto. O que muda é o detalhe dos itens de linha: trabalho por hora mostra quantidade multiplicada pelo valor, enquanto trabalho de honorário fixo mostra uma linha com o valor acordado. De qualquer forma, a fatura não deve deixar ambiguidade sobre o que foi feito, quanto é devido e até quando.
O que incluir em uma fatura de contratado
Uma fatura de contratado não precisa ser complicada, mas precisa ser completa. Deixar de fora um número único, uma data de vencimento ou a base da cobrança é o motivo mais comum de faturas serem questionadas ou pagas em atraso. Os campos abaixo cobrem o que a maioria dos clientes e equipes de contabilidade espera ver:
- Título e número da fatura
- A palavra "Fatura" mais um número único e sequencial para que ambos os lados possam referenciar e rastrear o documento.
- Seus dados
- Seu nome comercial, endereço, e-mail de contato e qualquer número de inscrição empresarial ou fiscal que se aplique a você.
- Dados do cliente
- O nome legal do cliente, o endereço de cobrança e um contato nomeado ou e-mail do contas a pagar para onde a fatura deve ser enviada.
- Datas de emissão e de vencimento
- A data em que você emite a fatura e a data em que o pagamento vence, derivada das suas condições de pagamento acordadas.
- Número do pedido de compra (PC)
- Se o cliente emitiu um PC, cite-o - muitas empresas não pagam uma fatura que não traz a referência de PC correspondente.
- Descrição do trabalho
- Um item de linha claro para cada tarefa, fase de projeto ou entrega, com o período que abrange se for relevante.
- Horas e valor, ou honorário fixo
- Para trabalho por hora, mostre a quantidade de horas e o seu valor por hora; para trabalho de honorário fixo, mostre o valor acordado em sua própria linha.
- Subtotal
- O total de todos os itens de linha antes da adição de qualquer imposto.
- Imposto
- Qualquer imposto sobre vendas, IVA ou GST que você seja obrigado a cobrar, exibido como uma linha separada com a alíquota aplicada, além do seu número de inscrição fiscal onde for exigido.
- Valor total devido
- O valor final que o cliente deve pagar, na moeda combinada.
- Condições e forma de pagamento
- Quando o pagamento vence (por exemplo, em 14 ou 30 dias), os seus dados bancários ou de pagamento e quaisquer condições de atraso.
Valor por hora vs. honorário fixo
Como você precifica o trabalho decide como ficam os itens de linha. Com um valor por hora ou diária, cada linha mostra uma quantidade (horas ou dias) multiplicada pelo seu valor, para que o cliente veja exatamente como o total foi composto. Isso serve para trabalhos em aberto ou contínuos e geralmente combina com uma folha de horas que você pode anexar ou referenciar. Com um honorário fixo, você cobra um valor acordado por uma entrega definida, independentemente das horas gastas - a fatura traz uma única linha para o projeto ou a etapa. Honorários fixos dão ao cliente certeza de custo e servem para projetos bem delimitados.
Qualquer que seja o modelo, combine-o por escrito antes de começar. Se um pedido de compra foi emitido, o valor ou honorário na sua fatura deve corresponder ao PC, porque a maioria dos sistemas de contas a pagar bloqueia qualquer fatura que não se concilie com o pedido.
Como ela difere de um holerite de empregado
Uma fatura de contratado e um holerite de empregado se parecem, mas fazem trabalhos opostos. Um holerite é emitido por um empregador a um empregado; ele mostra o salário bruto, depois subtrai o imposto de renda, as contribuições sociais e outros descontos que o empregador já reteve e pagou em nome do empregado. O empregado recebe o valor líquido e não tem mais nada a recolher.
Uma fatura de contratado é emitida por você ao cliente. Nada é retido: o cliente paga o valor integral, e você é responsável por separar e pagar o seu próprio imposto de renda e quaisquer contribuições sociais, e por cobrar e recolher o imposto sobre vendas ou IVA se você for registrado. É por isso que contratados devem reservar uma parte de cada pagamento para imposto, em vez de tratar a soma inteira como líquido. Em resumo, um holerite registra a remuneração após os descontos; uma fatura solicita o pagamento antes de qualquer obrigação fiscal ser quitada pelo recebedor.
Definindo condições que fazem você receber
As faturas pagas mais rápido são claras e fáceis de processar. Indique a data de vencimento explicitamente, em vez de apenas "no recebimento", mantenha condições comuns como 14 dias ou 30 dias, e coloque os seus dados de pagamento na própria fatura para que ninguém precise perguntar. Numere cada fatura em sequência, envie-a sem demora depois que o trabalho for aceito e cite o PC do cliente se ele usar um. Se você atua em uma jurisdição que permite, também pode observar que juros legais por atraso podem se aplicar, o que estimula com delicadeza o pagamento no prazo sem desgastar a relação.
Perguntas sobre fatura de contratado
O que uma fatura de contratado deve incluir?
No mínimo: a palavra "Fatura" com um número único, os seus dados e os dados do cliente, as datas de emissão e de vencimento, uma descrição do trabalho, as horas e o valor ou o honorário fixo, qualquer imposto, o valor total devido e as suas condições e forma de pagamento. Se o cliente emitiu um pedido de compra, cite também o número dele.
Preciso de um número de PC na minha fatura?
Somente se o cliente emitiu um pedido de compra. Quando emite, citar o número de PC correspondente é essencial, porque a maioria dos sistemas de contas a pagar vai rejeitar ou reter uma fatura que não referencia o pedido contra o qual ela foi autorizada.
Como uma fatura de contratado difere de um holerite?
Um holerite é emitido por um empregador e mostra a remuneração após o imposto e as contribuições já terem sido descontados. Uma fatura de contratado é emitida por você a um cliente, nada é retido, e você é responsável por pagar o seu próprio imposto de renda e qualquer imposto sobre vendas ou IVA por conta própria.
Devo cobrar por hora ou um honorário fixo?
Ambos são válidos. Valores por hora ou diárias servem para trabalhos em aberto ou contínuos e mostram quantidade multiplicada pelo valor. Um honorário fixo serve para uma entrega bem definida e dá ao cliente certeza de custo. Combine a base por escrito antes de começar e garanta que ela corresponda a qualquer pedido de compra.
Contratados cobram imposto nas faturas?
Depende do seu registro e do seu país. Se você é registrado para IVA, GST ou imposto sobre vendas, em geral o acrescenta como uma linha separada à alíquota aplicável e exibe o seu número de inscrição fiscal. Se você está abaixo do limite de registro ou não é obrigado a se registrar, normalmente fatura sem ele. Verifique as regras da sua jurisdição.
Quais condições de pagamento devo usar?
14 ou 30 dias são padrões comuns, mas a condição certa depende do seu cliente e das suas necessidades de fluxo de caixa. Indique uma data de vencimento explícita na fatura, inclua os seus dados de pagamento e considere observar que juros por atraso podem se aplicar onde a lei permite.