O que é uma fatura de prestador de serviços?
Uma fatura de prestador é uma cobrança que um profissional independente envia ao cliente pelos serviços prestados. Ela registra o que foi cobrado e serve de apoio à contabilidade das duas partes. O profissional pode ser responsável pelos próprios impostos e contribuições sociais, enquanto retenções, declarações ou descontos próprios da construção civil podem se aplicar a certos pagamentos. Confirme o enquadramento do trabalhador e o tratamento do pagamento. Nem toda pessoa que envia uma fatura é legalmente independente ou recebe o valor bruto.
Este guia se destina a serviços técnicos, construção e outros trabalhos independentes que podem usar um pedido de compra do cliente e cobrança por hora, diária ou preço fixo. Se você trabalha por conta própria em uma atividade criativa, como redação ou design, o modelo de fatura para freelancer combina melhor com o seu caso. Se presta assessoria ou serviços profissionais, o modelo de fatura de consultoria aborda honorários recorrentes, etapas e despesas reembolsáveis.
Use a base de cobrança definida no contrato ou pedido de compra. O trabalho por tempo mostra a quantidade multiplicada pelo valor unitário. No preço fixo, identifique o projeto ou a etapa e o valor combinado. Em ambos os casos, informe o serviço prestado, o valor a pagar agora e a data de vencimento.
O que incluir em uma fatura de prestador?
A fatura deve trazer informações suficientes para o cliente identificar o trabalho, conferir a cobrança e processar o pagamento. A falta do identificador, do vencimento ou da base de cobrança pode gerar dúvidas ou atrasos. Você pode montar esses campos no nosso gerador de faturas grátis. Confirme também os dados adicionais exigidos pelo cliente e pelas regras da sua jurisdição.
- Título e identificador da fatura
- Identifique o documento como fatura e use o identificador único ou sequencial exigido pelos seus registros, pelo processo do cliente e pelas regras locais.
- Seus dados
- Nome comercial, endereço, e-mail de contato e números de registro empresarial ou fiscal aplicáveis.
- Dados do cliente
- Razão social, endereço de cobrança e nome de contato ou e-mail do setor de contas a pagar que deve receber a fatura.
- Datas de emissão e vencimento
- A data de emissão da fatura e a data de vencimento, calculada conforme as condições de pagamento combinadas.
- Número do pedido de compra (PO)
- Se o cliente emitiu um pedido ou exige uma referência de cobrança, copie-a exatamente. A falta de uma referência obrigatória pode atrasar ou impedir a aceitação.
- Descrição do trabalho
- Um item claro para cada tarefa, fase do projeto ou entrega, com o período correspondente quando relevante.
- Horas e valor ou preço fixo
- No trabalho por hora, mostre a quantidade de horas e o valor por hora. No preço fixo, coloque o montante combinado em uma linha própria.
- Subtotal
- A soma de todos os itens antes de acrescentar qualquer imposto.
- Impostos
- Imposto sobre vendas, IVA, GST ou outro tributo que você deva cobrar, em linha separada com a alíquota aplicada e o seu número fiscal quando exigido.
- Valor total a pagar
- O valor final que o cliente deve pagar, na moeda combinada.
- Condições e forma de pagamento
- Prazo de pagamento, como 14 ou 30 dias, dados bancários ou de outro meio de pagamento e eventuais condições para atraso.
Valor por hora ou preço fixo
Na cobrança por hora ou diária, cada linha mostra a quantidade aprovada multiplicada pelo valor combinado. Faça referência a uma folha de horas quando o contrato ou o pagador exigir. No preço fixo, identifique o projeto, a fase ou a entrega definida e o valor que o contrato tornou faturável. Registre as alterações aprovadas separadamente nos dois modelos.
| Comparação | Por hora ou diária | Preço fixo |
|---|---|---|
| Item | Horas ou dias aprovados multiplicados pelo valor combinado | Valor combinado para o projeto, a fase ou a entrega |
| Referência do escopo | Registro de tempo e descrição do trabalho | Contrato, declaração de escopo ou etapa |
| Alterações | O tempo extra só é faturável conforme as condições de aprovação e limite | O trabalho fora do escopo segue o processo de alteração |
| Comprovante | Folha de horas quando exigida | Registro de escopo, aceite ou etapa quando exigido |
Combine o modelo antes do início e faça a fatura corresponder ao contrato e ao pedido de compra. Copie exatamente a referência obrigatória do PO ou da aprovação. O pagador pode rejeitar o documento ou suspender seu processamento se ele não seguir o processo estabelecido.
Como ela difere do contracheque de um empregado
A fatura do prestador e o contracheque do empregado correspondem a relações diferentes. O contracheque é emitido pelo empregador e registra pagamento bruto, descontos e pagamento líquido conforme as regras da folha. O empregado ainda pode ter outras obrigações tributárias, portanto o contracheque não significa que nada mais será devido.
A fatura do prestador é emitida pelo fornecedor para o cliente. Em geral, o prestador responde pelo próprio imposto de renda e pelas contribuições sociais, além de cobrar tributos indiretos quando exigido. O pagador ainda pode ter deveres de declaração ou retenção, inclusive a retenção norte-americana chamada backup withholding, retenções para não residentes ou descontos próprios do setor da construção. Confira as regras aplicáveis às duas partes e concilie qualquer desconto com a fatura.
Condições de pagamento e envio
Use o prazo de pagamento e o evento de cobrança definidos no contrato ou pedido de compra. Informe uma data de vencimento, uma forma de pagamento aceita e as referências exigidas de PO, folha de horas, aceite ou conta. Envie a fatura pelo e-mail, portal, rede estruturada ou outro canal aceito pelo comprador.
Aplique as regras de numeração dos seus registros e guarde a fatura emitida com os comprovantes do trabalho e da aprovação. Mencione juros, custos de cobrança ou o direito de suspender o trabalho apenas quando o contrato e a lei aplicável permitirem.
Dúvidas sobre faturas de prestadores
O que incluir em uma fatura de prestador?
Os campos úteis incluem identificador da fatura, dados do fornecedor e do cliente, datas de emissão e vencimento, descrição do trabalho, base por hora ou preço fixo, impostos confirmados, total a pagar e instruções de pagamento. Inclua o pedido de compra, a folha de horas, o aceite, a referência ou o identificador de encaminhamento e o identificador fiscal exigidos para a transação.
Preciso colocar o número do PO na fatura?
Use o número do PO quando o cliente emitir um pedido de compra ou exigir essa referência. Copie-o exatamente e confira se fornecedor, escopo, valor unitário e total correspondem ao pedido autorizado. O comprador pode rejeitar a fatura ou suspender seu processamento se ela não cumprir esses controles.
Qual é a diferença entre a fatura e o contracheque?
O contracheque é emitido pelo empregador e registra descontos da folha e valor líquido. A fatura é emitida pelo prestador, cujas obrigações tributárias e contributivas dependem do enquadramento e da jurisdição. O pagador ainda pode ter deveres de declaração ou retenção, então uma fatura não garante o recebimento do valor bruto.
Devo cobrar por hora ou usar um preço fixo?
Use o modelo combinado para o trabalho. Uma fatura por hora ou diária mostra a quantidade aprovada multiplicada pelo valor combinado. Uma fatura de preço fixo identifica o projeto, a fase ou a entrega definida e o valor que o contrato tornou faturável. Registre as alterações aprovadas separadamente e faça tudo corresponder ao pedido de compra.
Prestadores cobram impostos nas faturas?
Isso depende do local da prestação, do registro ou da isenção do prestador, do cliente e do trabalho. Aplique uma linha de imposto ou uma observação de isenção ou de inversão do sujeito passivo somente quando as regras relevantes exigirem. Confirme o tratamento para a transação.
Que condições de pagamento devo usar?
Use a condição combinada com o cliente ou exigida pelo contrato ou pedido de compra. Prazos de 14 e 30 dias são exemplos, não regras universais. Informe o vencimento e os dados de pagamento. Só mencione encargos por atraso quando o contrato e a lei aplicável permitirem.