Czym jest faktura wykonawcy
Faktura wykonawcy jest żądaniem zapłaty, które niezależny wykonawca wysyła klientowi za wykonane usługi. Dokumentuje rozliczony zakres i wspiera ewidencję obu stron. Wykonawca może odpowiadać za własne podatki i składki społeczne, ale niektóre płatności mogą podlegać potrąceniom lub obowiązkom sprawozdawczym, także w branży budowlanej. Klasyfikację osoby i sposób płatności trzeba potwierdzić zamiast zakładać, że każda osoba wystawiająca fakturę jest prawnie niezależna lub otrzymuje kwotę brutto.
Poradnik dotyczy usług technicznych, budowlanych i innych niezależnych prac, przy których stosuje się zamówienie klienta oraz rozliczenie godzinowe, dzienne albo stałe. Dla samodzielnego twórcy, na przykład autora lub projektanta, lepiej pasuje szablon faktury freelancera. Usługi doradcze i profesjonalne szerzej opisuje szablon faktury konsultanta, obejmujący abonamenty, etapy i koszty podlegające zwrotowi.
Należy zastosować podstawę rozliczenia wskazaną w umowie lub zamówieniu. Praca oparta na czasie wykazuje ilość pomnożoną przez stawkę, a stałe honorarium wskazuje uzgodnioną kwotę za projekt lub etap. W obu przypadkach trzeba opisać wykonaną pracę, bieżącą kwotę należną i termin płatności.
Co umieścić na fakturze wykonawcy
Faktura wykonawcy powinna zawierać informacje wystarczające do zidentyfikowania pracy, sprawdzenia opłaty i przetworzenia płatności. Brak identyfikatora, terminu płatności lub podstawy rozliczenia może wywołać pytania albo opóźnienie. Pola te można przygotować w naszym bezpłatnym generatorze faktur. Należy też potwierdzić dodatkowe dane wymagane przez klienta i właściwą jurysdykcję.
- Tytuł i numer faktury
- Słowo „Faktura” oraz unikalny, kolejny numer, aby obie strony mogły się do dokumentu odwoływać i go śledzić.
- Dane wykonawcy
- Nazwa handlowa, adres, kontaktowy adres e-mail oraz właściwy numer rejestracyjny firmy lub numer podatkowy.
- Dane klienta
- Nazwa prawna klienta, adres rozliczeniowy oraz wskazana osoba kontaktowa lub e-mail działu zobowiązań, na który należy wysłać fakturę.
- Daty faktury i płatności
- Data wystawienia faktury i data, w której płatność jest wymagalna, wynikająca z uzgodnionych warunków płatności.
- Numer zamówienia zakupu (PO)
- Jeśli klient wystawił zamówienie albo wymaga numeru rozliczeniowego, należy podać go dokładnie. Brak wymaganego numeru może opóźnić lub uniemożliwić przyjęcie faktury.
- Opis pracy
- Czytelna pozycja dla każdego zadania, etapu projektu lub produktu, z okresem, którego dotyczy, jeśli ma to znaczenie.
- Godziny i stawka lub stałe honorarium
- Przy pracy godzinowej pokaż liczbę godzin i stawkę za godzinę; przy pracy za stałe honorarium pokaż uzgodnioną kwotę ryczałtową w osobnej pozycji.
- Wartość netto
- Suma wszystkich pozycji przed doliczeniem jakiegokolwiek podatku.
- Podatek
- Podatek od sprzedaży, VAT lub GST wymagany dla transakcji, wykazany osobno wraz ze stawką oraz numerem podatkowym, jeśli jest wymagany.
- Kwota całkowita do zapłaty
- Ostateczna kwota, którą klient musi zapłacić, w uzgodnionej walucie.
- Warunki i metoda płatności
- Termin płatności, na przykład netto 14 lub netto 30, dane bankowe lub inne instrukcje oraz dozwolone warunki dotyczące opóźnienia.
Stawka godzinowa a stałe honorarium
Przy stawce godzinowej lub dziennej każda pozycja wykazuje zatwierdzoną ilość pomnożoną przez uzgodnioną stawkę. Jeśli wymaga tego umowa lub płatnik, trzeba podać odniesienie do ewidencji czasu. Przy stałym honorarium należy wskazać określony projekt, etap lub rezultat oraz kwotę, która stała się należna zgodnie z umową. W obu modelach zatwierdzone zmiany wykazuje się osobno.
| Porównanie | Stawka godzinowa / dzienna | Stałe honorarium |
|---|---|---|
| Pozycja | Zatwierdzone godziny lub dni pomnożone przez uzgodnioną stawkę | Uzgodniona kwota za projekt, etap lub rezultat |
| Odniesienie do zakresu | Ewidencja czasu i opis pracy | Umowa, opis zakresu lub etap |
| Zmiany | Dodatkowy czas jest płatny tylko zgodnie z warunkami zatwierdzenia i limitu | Prace poza zakresem podlegają uzgodnionej procedurze zmian |
| Dokumentacja | Ewidencja czasu, jeśli jest wymagana | Zakres, akceptacja lub zapis etapu, jeśli jest wymagany |
Model należy uzgodnić przed rozpoczęciem pracy, a faktura powinna odpowiadać umowie i zamówieniu. Wymagany numer PO lub akceptacji trzeba podać dokładnie. Płatnik może odrzucić lub wstrzymać dokument niezgodny z jego procesem.
Czym różni się od paska wynagrodzenia pracownika
Faktura wykonawcy i pasek wynagrodzenia dotyczą różnych relacji. Pasek wynagrodzenia wystawia pracodawca. Dokumentuje on wynagrodzenie brutto, potrącenia i wynagrodzenie netto zgodnie z zasadami płacowymi. Pracownik może nadal mieć inne obowiązki podatkowe, więc pasek wynagrodzenia nie oznacza, że żadna dodatkowa kwota nie może być należna.
Fakturę wykonawcy wystawia dostawca klientowi. Wykonawca zasadniczo odpowiada za własny podatek dochodowy i składki społeczne oraz za naliczanie podatku pośredniego, gdy jest to wymagane. Płatnik może nadal mieć obowiązki sprawozdawcze lub dotyczące potrąceń, w tym potrąceń zaliczkowych, dla nierezydentów albo w branży budowlanej. Należy sprawdzić zasady dotyczące obu stron i uzgodnić każde potrącenie z fakturą.
Warunki płatności i przekazanie faktury
Należy zastosować termin płatności i zdarzenie rozliczeniowe wskazane w umowie lub zamówieniu. Faktura powinna podawać konkretną datę, akceptowaną metodę płatności oraz wymagany numer PO, ewidencji czasu, akceptacji lub konta. Trzeba ją przekazać przez e-mail, portal, sieć ustrukturyzowaną lub inny kanał akceptowany przez kupującego.
Należy stosować zasady numeracji właściwe dla ewidencji i zachować wystawioną fakturę wraz z dowodami wykonania i zatwierdzenia pracy. Odsetki, koszty windykacji lub prawo do wstrzymania prac można wymienić tylko wtedy, gdy wspierają je umowa i prawo właściwe.
Pytania o faktury wykonawcy
Co powinna zawierać faktura wykonawcy?
Przydatne pola obejmują identyfikator faktury, dane wykonawcy i klienta, datę wystawienia i termin płatności, opis pracy, podstawę godzinową lub stałe honorarium, potwierdzony podatek, kwotę należną i instrukcje płatności. Należy podać również numer zamówienia, ewidencji czasu, akceptacji, kanału lub identyfikator podatkowy wymagany dla transakcji.
Czy potrzebuję numeru PO na fakturze?
Numer PO należy podać, gdy klient go wystawił albo wymaga go jego proces. Trzeba przepisać go dokładnie i uzgodnić dane dostawcy, zakres, stawkę i kwotę z zatwierdzonym zamówieniem. Kupujący może odrzucić lub wstrzymać fakturę, która nie spełnia tych warunków.
Czym faktura wykonawcy różni się od paska wynagrodzenia?
Pasek wynagrodzenia wystawia pracodawca i wykazuje potrącenia płacowe oraz wynagrodzenie netto. Fakturę wykonawcy wystawia dostawca, a jego obowiązki podatkowe i składkowe zależą od klasyfikacji oraz jurysdykcji. Płatnik nadal może mieć obowiązki sprawozdawcze lub dotyczące potrąceń, dlatego faktura nie gwarantuje zapłaty kwoty brutto.
Czy stosować stawkę godzinową, czy stałe honorarium?
Należy zastosować model uzgodniony dla pracy. Faktura godzinowa lub dzienna wykazuje zatwierdzoną ilość pomnożoną przez uzgodnioną stawkę. Faktura ze stałym honorarium wskazuje określony projekt, etap lub rezultat oraz kwotę należną według umowy. Zatwierdzone zmiany trzeba wykazać osobno i uzgodnić z ewentualnym zamówieniem.
Czy wykonawcy naliczają podatek na fakturach?
Zależy to od miejsca świadczenia, statusu rejestracji lub zwolnienia wykonawcy, klienta i rodzaju pracy. Pozycję podatku, informację o zwolnieniu albo adnotację o odwrotnym obciążeniu należy stosować wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego właściwe przepisy, oraz zweryfikować rozliczenie konkretnej transakcji.
Jakie warunki płatności stosować?
Należy stosować termin uzgodniony z klientem albo wymagany przez umowę lub zamówienie. Netto 14 i netto 30 są przykładami, a nie uniwersalnymi ustawieniami. Faktura powinna podawać datę płatności i instrukcje, a opłaty za opóźnienie tylko wtedy, gdy pozwalają na nie umowa i prawo właściwe.