Co je faktura dodavatele
Faktura dodavatele je formální žádost o platbu, kterou vy jako nezávislý dodavatel posíláte klientovi za služby, které jste dodali. Protože nejste zaměstnanec, nikdo za vás nesráží daň a nikdo vám nezpracovává mzdu - faktura je záznam, který spouští platbu, podporuje vaše vlastní účetnictví a dokazuje finančnímu úřadu, co jste fakturovali a kdy. Je to nejdůležitější doklad v cash flow freelancera nebo živnostníka, takže mít pole správně je zásadní.
Stejná šablona funguje, ať fakturujete po hodině, po dni, nebo jako pevnou odměnu za projekt. Mění se detail položek: hodinová práce ukazuje množství násobené sazbou, zatímco práce s pevnou odměnou ukazuje jeden řádek s dohodnutou částkou. Tak či onak by faktura neměla nechávat žádnou nejasnost o tom, co bylo uděláno, kolik se dluží a do kdy.
Co uvést na faktuře dodavatele
Faktura dodavatele nemusí být složitá, ale musí být úplná. Vynechání jedinečného čísla, data splatnosti nebo základu účtování je nejčastějším důvodem, proč jsou faktury zpochybněny nebo zaplaceny pozdě. Níže uvedená pole pokrývají to, co většina klientů a účetních týmů očekává:
- Název a číslo faktury
- Slovo "Faktura" plus jedinečné, pořadové číslo, aby se na doklad mohly obě strany odkazovat a sledovat ho.
- Vaše údaje
- Vaše obchodní jméno, adresa, kontaktní e-mail a jakékoli podnikatelské nebo daňové identifikační číslo, které se vás týká.
- Údaje klienta
- Právní název klienta, fakturační adresa a jmenovaný kontakt nebo e-mail účtárny, kam má být faktura zaslána.
- Datum faktury a splatnosti
- Datum vystavení faktury a datum splatnosti, odvozené z vašich dohodnutých platebních podmínek.
- Číslo objednávky
- Pokud klient vystavil objednávku, uveďte ji - mnoho firem nezaplatí fakturu, na níž chybí odpovídající reference objednávky.
- Popis práce
- Jasná položka pro každý úkol, fázi projektu nebo plnění, s obdobím, které pokrývá, je-li to relevantní.
- Hodiny a sazba nebo pevná odměna
- U hodinové práce uveďte množství hodin a vaši hodinovou sazbu; u práce s pevnou odměnou uveďte dohodnutou paušální částku na vlastním řádku.
- Mezisoučet
- Součet všech položek před přičtením jakékoli daně.
- Daň
- Jakákoli daň z prodeje, DPH nebo GST, kterou musíte účtovat, uvedená jako samostatný řádek s uplatněnou sazbou, plus vaše daňové číslo tam, kde se vyžaduje.
- Celková splatná částka
- Konečná částka, kterou klient musí zaplatit, v dohodnuté měně.
- Platební podmínky a metoda
- Kdy je platba splatná (například net 14 nebo net 30), vaše bankovní nebo platební údaje a jakékoli podmínky pro pozdní platbu.
Hodinová sazba vs. pevná odměna
Způsob, jakým práci oceníte, určuje, jak položky vypadají. U hodinové nebo denní sazby každý řádek ukazuje množství (hodiny nebo dny) násobené vaší sazbou, takže klient přesně vidí, jak byl součet sestaven. To se hodí pro otevřenou nebo průběžnou práci a obvykle se páruje s výkazem práce, který můžete přiložit nebo na nějž lze odkázat. U pevné odměny fakturujete dohodnutou částku za definované plnění bez ohledu na odpracované hodiny - faktura nese jediný řádek za projekt nebo milník. Pevné odměny dávají klientovi jistotu nákladů a hodí se pro dobře vymezené projekty.
Ať použijete jakýkoli model, dohodněte ho písemně před zahájením. Pokud byla vystavena objednávka, měla by sazba nebo odměna na vaší faktuře odpovídat objednávce, protože většina systémů účtárny zablokuje jakoukoli fakturu, která se s objednávkou neshoduje.
Jak se liší od výplatní pásky zaměstnance
Faktura dodavatele a výplatní páska zaměstnance vypadají podobně, ale dělají opačnou práci. Výplatní páska je vystavena zaměstnavatelem zaměstnanci; ukazuje hrubou mzdu a poté odečítá daň z příjmu, sociální odvody a další srážky, které zaměstnavatel již srazil a odvedl za zaměstnance. Zaměstnanec dostává čistou částku a nemá nic dalšího k odvedení.
Faktura dodavatele je vystavena vámi klientovi. Nic se nesráží: klient platí celou částku a vy jste odpovědni za to, že odložíte a zaplatíte vlastní daň z příjmu a jakékoli sociální odvody, a za vyúčtování a odvedení daně z prodeje nebo DPH, pokud jste registrováni. Proto by si dodavatelé měli z každé platby rezervovat část na daň místo toho, aby celou sumu považovali za čistý příjem. Stručně: výplatní páska zaznamenává mzdu po srážkách; faktura žádá o platbu dříve, než příjemce vyřeší jakékoli daňové povinnosti.
Nastavení podmínek, které vám zajistí platbu
Nejrychleji placené faktury jsou jasné a snadno zpracovatelné. Uveďte datum splatnosti výslovně, nikoli jen "při převzetí", používejte běžné podmínky jako net 14 nebo net 30 a uveďte své platební údaje přímo na faktuře, aby se na ně nikdo nemusel ptát. Číslujte každou fakturu pořadově, odešlete ji neprodleně po přijetí práce a uveďte objednávku klienta, pokud ji používá. Pokud působíte v jurisdikci, která to umožňuje, můžete také poznamenat, že může platit zákonný úrok z prodlení, což jemně podpoří včasnou platbu, aniž by to zatížilo vztah.
Otázky k faktuře dodavatele
Co by měla faktura dodavatele obsahovat?
Minimálně: slovo "Faktura" s jedinečným číslem, vaše údaje a údaje klienta, datum vystavení a splatnosti, popis práce, hodiny a sazbu nebo pevnou odměnu, případnou daň, celkovou splatnou částku a vaše platební podmínky a metodu. Pokud klient vystavil objednávku, uveďte i její číslo.
Potřebuji na faktuře číslo objednávky?
Pouze pokud klient vystavil objednávku. Když ano, uvedení odpovídajícího čísla objednávky je nezbytné, protože většina systémů účtárny odmítne nebo pozdrží fakturu, která se neodkazuje na objednávku, proti níž byla schválena.
Jak se faktura dodavatele liší od výplatní pásky?
Výplatní páska je vystavena zaměstnavatelem a ukazuje mzdu poté, co již byla sražena daň a odvody. Faktura dodavatele je vystavena vámi klientovi, nic se nesráží a vy jste odpovědni za zaplacení vlastní daně z příjmu a jakékoli daně z prodeje nebo DPH sami.
Mám účtovat po hodině nebo pevnou odměnu?
Obojí je platné. Hodinové nebo denní sazby se hodí pro otevřenou nebo průběžnou práci a ukazují množství násobené sazbou. Pevná odměna se hodí pro dobře definované plnění a dává klientovi jistotu nákladů. Dohodněte základ písemně před zahájením a ujistěte se, že odpovídá jakékoli objednávce.
Účtují dodavatelé daň na fakturách?
Záleží na vaší registraci a zemi. Pokud jste registrováni k DPH, GST nebo dani z prodeje, obvykle ji přidáte jako samostatný řádek v platné sazbě a uvedete své daňové číslo. Pokud jste pod hranicí pro registraci nebo registraci nemusíte, obvykle fakturujete bez ní. Ověřte si pravidla pro svou jurisdikci.
Jaké platební podmínky bych měl použít?
Net 14 nebo net 30 jsou běžné výchozí hodnoty, ale správná podmínka závisí na vašem klientovi a potřebách cash flow. Uveďte na faktuře výslovné datum splatnosti, zahrňte své platební údaje a zvažte poznámku, že může platit úrok z prodlení tam, kde to zákon umožňuje.