Co je faktura dodavatele?
Faktura dodavatele je žádost o platbu, kterou nezávislý dodavatel zasílá klientovi za poskytnuté služby. Zaznamenává, co bylo fakturováno, a slouží jako podklad pro účetnictví obou stran. Dodavatelé mohou být odpovědní za vlastní daň a sociální odvody, přičemž na některé platby se mohou vztahovat srážky, ohlašovací povinnosti nebo odvody ve stavebnictví. Ověřte klasifikaci pracovníka a způsob úhrady namísto předpokladu, že každá osoba, která vystaví fakturu, je právně nezávislá nebo je jí vyplácena hrubá částka.
Tento průvodce je určen pro řemesla, stavebnictví a další nezávislou práci, při které se může používat objednávka klienta a fakturace po hodinách, dnech nebo paušální částkou. Pokud jste samostatný tvůrce, například spisovatel nebo designér, lépe poslouží šablona faktury pro freelancery; pokud poskytujete poradenské nebo profesionální služby, šablona faktury pro konzultanty pokrývá paušální odměny, milníky a proplácení výdajů.
Použijte způsob fakturace uvedený ve smlouvě nebo objednávce. U časově závislé práce se uvádí množství vynásobené sazbou, u paušální práce se uvádí dohodnutá částka za projekt nebo milník. V obou případech uveďte poskytnutou práci, aktuální splatnou částku a datum splatnosti.
Co by měla faktura dodavatele obsahovat?
Faktura dodavatele by měla klientovi poskytnout dostatek informací k identifikaci práce, ověření částky a zpracování platby. Chybějící identifikátor, datum splatnosti nebo způsob fakturace může vést k dotazu nebo zpoždění. Tyto údaje můžete vyplnit v našem bezplatném generátoru faktur; ověřte si případné další náležitosti požadované klientem nebo ve vaší jurisdikci.
- Název a identifikátor faktury
- Označte doklad jako fakturu a použijte jedinečný nebo postupný identifikátor vyžadovaný vašimi záznamy, procesem klienta a místními předpisy.
- Vaše údaje
- Váš obchodní název, adresa, kontaktní e-mail a případné identifikační číslo nebo daňové registrační číslo, které se na vás vztahuje.
- Údaje klienta
- Oficiální jméno nebo název klienta, fakturační adresa a konkrétní kontaktní osoba nebo e-mail účtárny, na který má být faktura zaslána.
- Datum vystavení a splatnost faktury
- Datum vystavení faktury a datum splatnosti platby odvozené od dohodnutých platebních podmínek.
- Číslo objednávky (PO)
- Pokud zákazník vystavil objednávku (PO) nebo vyžaduje fakturační referenci, uveďte ji přesně. Chybějící povinná reference může zpozdit nebo znemožnit přijetí faktury.
- Popis prací
- Jasná položka pro každý úkol, fázi projektu nebo výstup, případně s uvedením období, kterého se týká.
- Hodiny a sazba, nebo paušální částka
- U hodinové práce uveďte počet hodin a svou hodinovou sazbu; u práce za paušální částku uveďte dohodnutou jednorázovou částku na samostatném řádku.
- Mezisoučet
- Součet všech položek před připočtením daně.
- Daň
- Jakákoli daň z prodeje, DPH nebo GST, kterou jste povinni účtovat, zobrazená jako samostatný řádek s uvedenou sazbou, a vaše daňové identifikační číslo, pokud je vyžadováno.
- Celková částka k úhradě
- Konečná částka, kterou musí zákazník uhradit, v dohodnuté měně.
- Platební podmínky a způsob platby
- Datum splatnosti platby (například splatnost 14 nebo 30 dní), vaše bankovní nebo platební údaje a případné podmínky při prodlení s platbou.
Hodinová sazba vs. paušální částka
Při hodinové nebo denní sazbě každý řádek uvádí schválené množství vynásobené dohodnutou sazbou. Pokud smlouva nebo plátce vyžaduje výkaz práce, uveďte na něj odkaz. U paušální částky identifikujte definovaný projekt, fázi nebo výstup a částku, která je na základě dohody fakturovatelná. Schválené změny zaznamenávejte samostatně u obou modelů.
| Srovnání | Hodinová / denní sazba | Paušální částka |
|---|---|---|
| Položka | Schválené hodiny nebo dny vynásobené dohodnutou sazbou | Dohodnutá částka za projekt, fázi nebo výstup |
| Odkaz na rozsah | Výkaz času a popis prací | Smlouva, specifikace prací nebo milník |
| Změny | Dodatečný čas je fakturovatelný pouze za podmínek schválení a limitu | Práce mimo rozsah se řídí procesem změn |
| Podkladní doklad | Výkaz práce, pokud je vyžadován | Rozsah, převzetí nebo záznam milníku, pokud je vyžadován |
Model fakturace dohodněte před zahájením prací a zajistěte, aby faktura odpovídala smlouvě a případné objednávce. Uveďte požadovanou objednávku (PO) nebo referenci schválení přesně; plátce může odmítnout nebo pozdržet doklad, který neodpovídá jeho procesu.
Jak se liší od výplatní pásky zaměstnance
Faktura dodavatele a výplatní páska zaměstnance slouží odlišným vztahům. Výplatní pásku vystavuje zaměstnavatel a zaznamenává hrubou mzdu, srážky a čistou mzdu podle mzdových předpisů. Zaměstnanec může mít i další daňové povinnosti, takže výplatní páska neznamená, že nemůže být splatné nic dalšího.
Fakturu dodavatele vystavuje dodavatel zákazníkovi. Dodavatel je obecně odpovědný za svou vlastní daň z příjmu a sociální odvody a za účtování nepřímé daně, pokud je vyžadováno. Plátce může mít i nadále oznamovací nebo srážkové povinnosti, včetně záložní srážky, srážky u nerezidentů nebo srážky ve stavebnictví. Ověřte pravidla, která se vztahují na obě strany, a slaďte případnou srážku s fakturou.
Platební podmínky a podání faktury
Použijte platební podmínky a fakturační událost uvedené ve smlouvě nebo objednávce. Uveďte kalendářní datum splatnosti, akceptovaný způsob platby a požadovanou objednávku (PO), výkaz práce, potvrzení převzetí nebo referenci účtu. Fakturu doručte prostřednictvím e-mailu, portálu, strukturované sítě nebo jiného kanálu, který odběratel akceptuje.
Pro svou evidenci použijte pravidla číslování a vystavenou fakturu uschovejte spolu s podklady o provedené práci a doklady o schválení. Úrok z prodlení, náklady na vymáhání nebo právo pozastavit práce uveďte pouze tehdy, pokud to dohoda a rozhodné právo umožňují.
Časté dotazy k faktuře dodavatele
Co má faktura dodavatele obsahovat?
Mezi užitečné údaje patří identifikátor faktury, údaje o dodavateli a klientovi, datum vystavení a datum splatnosti, popis práce, hodinová sazba nebo paušální částka, potvrzená daň, celková částka k úhradě a platební pokyny. Uveďte číslo objednávky, výkaz práce, protokol o převzetí, směrovací údaje nebo daňový identifikátor, pokud je daná transakce vyžaduje.
Potřebuji na faktuře uvést číslo objednávky?
Číslo objednávky uveďte tehdy, když ho klient vystavil nebo když to vyžaduje jeho interní proces. Uveďte ho přesně a zajistěte, aby dodavatel, rozsah, sazba i částka odpovídaly schválené objednávce. Kupující může fakturu, která těmto kontrolám neodpovídá, odmítnout nebo pozastavit.
Jak se faktura dodavatele liší od výplatní pásky?
Výplatní pásku vystavuje zaměstnavatel a obsahuje srážky ze mzdy a čistou mzdu. Fakturu dodavatele vystavuje dodavatel, jehož vlastní daňové a odvodové povinnosti závisí na klasifikaci a jurisdikci. Plátce může mít i nadále vykazovací nebo srážkové povinnosti, faktura tedy nezaručuje výplatu v plné výši.
Mám účtovat hodinově, nebo paušální částkou?
Použijte model sjednaný pro danou práci. Faktura s hodinovou nebo denní sazbou uvádí schválené množství vynásobené dohodnutou sazbou. Faktura s paušální částkou identifikuje definovaný projekt, fázi nebo výstup a částku, která je na základě dohody fakturovatelná. Schválené změny zaznamenávejte samostatně a zajistěte soulad s případnou objednávkou.
Účtují dodavatelé na fakturách daň?
Záleží na místě plnění, registračním nebo osvobozovacím statusu dodavatele, klientovi a charakteru práce. Daňový řádek, poznámku o osvobození nebo poznámku o přenesení daňové povinnosti uveďte pouze tehdy, když to vyžadují příslušné předpisy, a ověřte daňový režim pro danou transakci.
Jaké platební podmínky mám použít?
Použijte podmínky sjednané s klientem nebo vyžadované smlouvou či objednávkou. Splatnost 14 dní a splatnost 30 dní jsou pouze příklady, nikoli univerzální výchozí hodnoty. Uveďte datum splatnosti a platební údaje a případné poplatky za prodlení zmiňte pouze tehdy, když to umožňuje dohoda a rozhodné právo.