Qué es una factura de contratista
Una factura de contratista es una solicitud de pago que un contratista independiente envía al cliente por los servicios prestados. La factura registra lo facturado y sirve de respaldo para las cuentas de ambas partes. Los contratistas pueden ser responsables de sus propios impuestos y contribuciones a la seguridad social, mientras que algunos pagos pueden estar sujetos a retenciones, obligaciones informativas o deducciones del sector de la construcción. Confirme la clasificación del trabajador y el tratamiento del pago, en vez de suponer que toda persona que emite una factura es legalmente independiente o cobra el monto bruto.
Esta guía se dirige a oficios, construcción y otros trabajos independientes que pueden usar una orden de compra del cliente y cobros por hora, jornada o precio fijo. Si trabaja por cuenta propia en una profesión creativa, por ejemplo, como escritor o diseñador, la plantilla de factura para freelancers será más adecuada. Si presta servicios profesionales o de asesoría, la plantilla de factura para consultores explica las cuotas fijas, los hitos y los gastos reembolsables.
Use la base de cobro establecida en el contrato o la orden de compra. En trabajos por tiempo, muestre la cantidad multiplicada por la tarifa. En trabajos a precio fijo, identifique el monto acordado para el proyecto o el hito. En ambos casos, indique el trabajo realizado, el monto pendiente y la fecha de vencimiento.
Qué incluir en una factura de contratista
Una factura de contratista debe proporcionar al cliente suficiente información para identificar el trabajo, verificar el cargo y tramitar el pago. La ausencia de un identificador, una fecha de vencimiento o la base de cobro puede provocar una consulta o un retraso. Puede incluir estos campos en nuestro generador de facturas gratuito. Confirme cualquier otro dato que exijan el cliente y su jurisdicción.
- Título e identificador de la factura
- Identifique el documento como factura y use el identificador único o correlativo que exijan sus registros, el proceso del cliente y las normas locales.
- Sus datos
- Su nombre comercial, dirección, correo de contacto y cualquier número de registro mercantil o fiscal que le corresponda.
- Datos del cliente
- El nombre legal del cliente, la dirección de facturación y un contacto designado o correo de cuentas por pagar donde enviar la factura.
- Fechas de factura y vencimiento
- La fecha en que emite la factura y la fecha en que vence el pago, derivada de sus condiciones de pago acordadas.
- Número de orden de compra (PO)
- Si el cliente emitió una orden de compra o exige una referencia para facturar, cópiela exactamente. Omitir una referencia obligatoria puede retrasar o impedir la aceptación.
- Descripción del trabajo
- Una línea clara por cada tarea, fase de proyecto o entregable, con el periodo que cubre si es relevante.
- Horas y tarifa, u honorario fijo
- Para el trabajo por horas, muestre la cantidad de horas y su tarifa por hora; para el trabajo a honorario fijo, muestre la cantidad acordada en su propia línea.
- Subtotal
- El total de todos los conceptos antes de agregar cualquier impuesto.
- Impuesto
- Cualquier impuesto sobre las ventas, IVA o GST que deba cobrar, mostrado en una línea aparte con la tasa aplicada, más su número de identificación fiscal cuando se exija.
- Monto total a pagar
- El monto final que el cliente debe pagar, en la moneda acordada.
- Condiciones y forma de pago
- Cuándo vence el pago (por ejemplo, a 14 o a 30 días), sus datos bancarios o de pago y cualquier condición por demora.
Tarifa por horas frente a honorario fijo
Con una tarifa por hora o por día, cada concepto muestra la cantidad aprobada multiplicada por la tarifa acordada. Haga referencia a una hoja de horas cuando lo exijan el contrato o el pagador. Con un precio fijo, identifique el proyecto, la etapa o el entregable definido y el monto que el acuerdo permite facturar. Registre por separado los cambios aprobados en cualquiera de los dos modelos.
| Comparación | Tarifa por hora o día | Precio fijo |
|---|---|---|
| Concepto | Horas o días aprobados multiplicados por la tarifa acordada | Monto acordado por el proyecto, la etapa o el entregable |
| Referencia del alcance | Registro del tiempo y descripción del trabajo | Contrato, alcance del trabajo o hito |
| Cambios | El tiempo adicional solo se factura conforme a las condiciones de aprobación y límite | El trabajo fuera del alcance sigue el proceso de cambios |
| Comprobante | Hoja de horas cuando se exija | Registro del alcance, la aceptación o el hito cuando se exija |
Acuerde el modelo antes de empezar y haga que la factura coincida con el contrato y cualquier orden de compra. Indique exactamente la referencia de la orden o aprobación exigida. El pagador puede rechazar o retener un documento que no se ajuste a su proceso.
En qué se diferencia de la nómina de un empleado
Una factura de contratista y el recibo de nómina de un empleado corresponden a relaciones distintas. Un recibo de nómina lo emite el empleador y registra el salario bruto, las deducciones y el monto neto conforme a las normas de nómina. El empleado todavía puede tener otras obligaciones fiscales, por lo que el recibo no significa que nunca pueda quedar otro monto pendiente.
Una factura de contratista la emite el proveedor al cliente. Por lo general, el contratista es responsable de sus propios impuestos sobre la renta y contribuciones a la seguridad social, así como de cobrar impuestos indirectos cuando corresponda. El pagador puede seguir teniendo obligaciones informativas o de retención, incluidas las relativas a retención adicional, no residentes o el sector de la construcción. Verifique las reglas aplicables a ambas partes y concilie cualquier deducción con la factura.
Condiciones de pago y presentación
Use el plazo de pago y el momento de cobro establecidos en el contrato o la orden de compra. Indique una fecha de vencimiento concreta, el método de pago aceptado y la referencia exigida de la orden de compra, la hoja de horas, la aceptación o la cuenta. Envíe la factura mediante el correo, portal, red estructurada u otro canal que acepte el comprador.
Aplique las reglas de numeración de sus registros y conserve la factura emitida junto con las pruebas del trabajo y la aprobación. Mencione intereses, costos de cobro o el derecho a suspender el trabajo solo cuando los respalden el acuerdo y la ley aplicable.
Preguntas sobre la factura de contratista
¿Qué debe incluir una factura de contratista?
Los campos útiles incluyen el identificador de la factura, los datos del proveedor y del cliente, las fechas de emisión y vencimiento, la descripción del trabajo, la base por horas o a precio fijo, los impuestos confirmados, el total pendiente y las instrucciones de pago. Indique cualquier orden de compra, hoja de horas, aceptación, dato de direccionamiento o identificador fiscal que exija la operación.
¿Necesito un número de pedido en mi factura?
Use el número de la orden de compra cuando el cliente haya emitido una o su proceso exija esa referencia. Cópielo exactamente y haga que el proveedor, el alcance, la tarifa y el monto coincidan con la orden autorizada. El comprador puede rechazar o retener una factura que no cumpla esos controles.
¿En qué se diferencia una factura de contratista de una nómina?
El empleador emite el recibo de nómina, que registra las deducciones y el pago neto. El proveedor emite la factura de contratista, cuyas obligaciones fiscales y de cotización dependen de la clasificación y la jurisdicción. El pagador puede seguir teniendo obligaciones informativas o de retención, así que una factura no garantiza el pago íntegro sin deducciones.
¿Debo cobrar por horas o un honorario fijo?
Use el modelo acordado para el trabajo. Una factura por hora o por día muestra la cantidad aprobada multiplicada por la tarifa acordada. Una factura a precio fijo identifica el proyecto, la etapa o el entregable definido y el monto que el acuerdo permite cobrar. Registre los cambios aprobados por separado y haga que la factura coincida con cualquier orden de compra.
¿Los contratistas cobran impuestos en las facturas?
Depende del lugar de suministro, del registro o exención del contratista, del cliente y del trabajo. Aplique una línea de impuestos o una mención de exención o inversión del sujeto pasivo solo cuando lo exijan las normas correspondientes, y verifique el tratamiento de la operación.
¿Qué condiciones de pago debo usar?
Use el plazo acordado con el cliente o exigido por el contrato o la orden de compra. Net 14 y Net 30 son ejemplos, no valores universales. Indique la fecha de vencimiento y los datos de pago, y mencione cargos por demora solo cuando lo permitan el acuerdo y la ley aplicable.