Qu'est-ce qu'une facture de travailleur indépendant ?
La facture de travailleur indépendant est une demande de paiement qu'un travailleur indépendant envoie à un client pour des prestations réalisées. Elle consigne les montants facturés et sert de justificatif pour la comptabilité des deux parties. Les travailleurs indépendants peuvent être responsables de leurs propres impôts et cotisations sociales, tandis que des retenues à la source, des obligations déclaratives ou des déductions propres au secteur du bâtiment peuvent s'appliquer à certains paiements. Vérifiez la qualification du travailleur et le traitement du paiement au lieu de supposer que toute personne émettant une facture est juridiquement indépendante ou payée en brut.
Ce guide s'adresse aux métiers artisanaux, au secteur du bâtiment et à toute autre activité indépendante susceptible d'utiliser un bon de commande du client et une facturation à l'heure, à la journée ou au forfait. Si vous êtes un créatif indépendant tel qu'un rédacteur ou un designer, le modèle de facture pour freelance est plus adapté ; si vous proposez des services de conseil ou des prestations professionnelles, le modèle de facture pour consultant couvre les forfaits récurrents, les jalons et les frais remboursables.
Utilisez la base de facturation prévue au contrat ou au bon de commande. Pour les prestations facturées au temps passé, indiquez la quantité multipliée par le taux ; pour les prestations au forfait, mentionnez le montant convenu pour le projet ou le jalon. Dans les deux cas, précisez les travaux réalisés, le montant dû et la date d'échéance.
Que doit contenir une facture de travailleur indépendant ?
Une facture de travailleur indépendant doit fournir au client suffisamment d'informations pour identifier les travaux, vérifier la facturation et traiter le paiement. L'absence d'un identifiant, d'une date d'échéance ou d'une base de facturation peut entraîner une demande de clarification ou un retard. Vous pouvez renseigner ces champs dans notre générateur de factures gratuit ; vérifiez les mentions supplémentaires exigées par votre client et par la législation applicable.
- Titre et identifiant de la facture
- Identifiez le document comme une facture et utilisez l'identifiant unique ou séquentiel requis par vos registres, le processus de votre client et les règles locales.
- Vos coordonnées
- Votre nom commercial, votre adresse, votre adresse e-mail de contact et tout numéro d'immatriculation professionnel ou fiscal qui vous concerne.
- Coordonnées du client
- La raison sociale du client, son adresse de facturation et le nom d'un contact ou l'adresse e-mail du service comptabilité fournisseurs auquel la facture doit être envoyée.
- Dates de facture et d'échéance
- La date d'émission de la facture et la date à laquelle le paiement est dû, déterminées à partir des conditions de paiement convenues.
- Numéro de bon de commande (BC)
- Si le client a émis un bon de commande ou exige une référence de facturation, reprenez-la exactement. L'absence d'une référence obligatoire peut retarder ou empêcher l'acceptation de la facture.
- Description des prestations
- Une ligne distincte pour chaque tâche, phase de projet ou livrable, avec la période couverte le cas échéant.
- Heures et taux horaire, ou forfait
- Pour une prestation au temps passé, indiquez le nombre d'heures et votre taux horaire ; pour une prestation au forfait, mentionnez le montant forfaitaire convenu sur une ligne distincte.
- Sous-total
- Le total de toutes les lignes avant l'application de toute taxe.
- Taxe
- Toute taxe sur les ventes, TVA ou TPS que vous êtes tenu de facturer, présentée sur une ligne distincte avec le taux appliqué, ainsi que votre numéro de taxe lorsque la réglementation l'exige.
- Montant total dû
- Le montant final que le client doit régler, dans la devise convenue.
- Conditions et mode de paiement
- La date d'échéance du paiement (par exemple, net 14 ou net 30), vos coordonnées bancaires ou modalités de règlement, ainsi que les éventuelles conditions applicables en cas de retard de paiement.
Taux horaire ou forfait
Avec un taux horaire ou un tarif journalier, chaque ligne indique la quantité approuvée multipliée par le taux convenu. Faites référence à une feuille de temps lorsque le contrat ou le donneur d'ordre l'exige. Avec un forfait, identifiez le projet, la phase ou le livrable défini ainsi que le montant rendu facturable par l'accord. Consignez séparément les modifications approuvées, quel que soit le modèle retenu.
| Comparaison | Taux horaire / journalier | Forfait |
|---|---|---|
| Ligne de facturation | Heures ou jours approuvés multipliés par le taux convenu | Montant convenu pour le projet, la phase ou le livrable |
| Référence au périmètre | Relevé de temps et description des travaux | Contrat, cahier des charges ou jalon |
| Modifications | Le temps supplémentaire n'est facturable que dans les limites des conditions d'approbation et de plafonnement | Les travaux hors périmètre suivent la procédure de modification |
| Document justificatif | Feuille de temps lorsque celle-ci est requise | Document définissant le périmètre, justificatif d’acceptation ou relevé de jalon lorsque requis |
Convenez du modèle avant le début des travaux et veillez à ce que la facture soit conforme au contrat et à tout bon de commande. Reprenez exactement la référence de bon de commande ou d'approbation requise ; un donneur d'ordre peut rejeter ou suspendre un document qui ne correspond pas à sa procédure.
Différence avec le bulletin de paie d'un salarié
Une facture de prestataire et un bulletin de paie correspondent à des relations différentes. Le bulletin de paie est émis par un employeur et mentionne la rémunération brute, les retenues et la rémunération nette selon les règles de la paie. Le salarié peut néanmoins avoir d'autres obligations fiscales ; un bulletin de paie ne signifie donc pas qu'aucune somme supplémentaire ne peut être due.
Une facture de prestataire est émise par le fournisseur à destination du client. Le prestataire est généralement responsable de son propre impôt sur le revenu et de ses cotisations sociales, ainsi que de la facturation de la taxe indirecte lorsque celle-ci est applicable. Le donneur d'ordre peut néanmoins avoir des obligations déclaratives ou de retenue à la source, notamment la retenue à la source de substitution (« backup withholding »), les retenues visant les non-résidents ou celles propres au secteur du bâtiment. Vérifiez les règles applicables aux deux parties et rapprochez toute retenue de la facture correspondante.
Modalités de paiement et de transmission
Utilisez le délai de paiement et l'événement de facturation prévus au contrat ou au bon de commande. Indiquez une date d'échéance calendaire, le mode de paiement accepté et toute référence requise : bon de commande, feuille de temps, référence d’acceptation ou de compte. Transmettez la facture par le canal accepté par l'acheteur : courriel, portail, réseau de facturation structuré ou autre moyen.
Appliquez les règles de numérotation propres à votre comptabilité et conservez la facture émise avec les justificatifs de réalisation et d'approbation. Ne mentionnez des intérêts de retard, des frais de recouvrement ou un droit de suspension des travaux que si le contrat et la loi applicable le prévoient.
Questions sur la facture de prestataire
Que doit contenir une facture de prestataire ?
Les champs utiles comprennent le numéro de facture, les coordonnées du prestataire et du client, les dates d'émission et d'échéance, la description de la prestation, la base horaire ou forfaitaire, la taxe applicable, le montant total dû et les modalités de paiement. Mentionnez tout bon de commande, relevé d'heures, bon de réception, référence d'acheminement ou numéro d'identification fiscale requis pour la transaction.
Dois-je indiquer un numéro de bon de commande sur ma facture ?
Indiquez un numéro de bon de commande lorsque le client en a émis un ou que sa procédure interne l'exige. Reportez-le à l'identique et veillez à ce que le prestataire, le périmètre, le tarif et le montant soient cohérents avec la commande autorisée. L'acheteur peut rejeter ou suspendre une facture qui ne satisfait pas à ces contrôles.
En quoi une facture de prestataire diffère-t-elle d'un bulletin de paie ?
Un bulletin de paie est émis par un employeur et retrace les retenues sur salaire ainsi que le salaire net. Une facture de prestataire est émise par le fournisseur, dont les obligations fiscales et sociales dépendent de son statut et de la juridiction applicable. Le payeur peut néanmoins avoir des obligations déclaratives ou de retenue à la source ; une facture ne garantit donc pas un règlement sans retenue.
Dois-je facturer à l'heure ou au forfait ?
Utilisez le mode de facturation convenu pour la prestation. Une facture horaire ou journalière fait apparaître la quantité validée multipliée par le tarif convenu. Une facture au forfait identifie le projet, l'étape ou le livrable défini ainsi que le montant rendu facturable par l'accord. Consignez séparément les modifications approuvées et veillez à la concordance avec tout bon de commande.
Les prestataires appliquent-ils des taxes sur leurs factures ?
Cela dépend du lieu de la prestation, du statut d’immatriculation fiscale ou d’exonération du prestataire, du client et de la nature des travaux. N'ajoutez une ligne de taxe, une mention d'exonération ou une note d'autoliquidation que lorsque les règles applicables l'exigent, et vérifiez le traitement fiscal propre à la transaction.
Quels délais de paiement dois-je indiquer ?
Utilisez le délai convenu avec le client ou imposé par le contrat ou le bon de commande. « Net 14 » et « Net 30 » sont des exemples, et non des valeurs par défaut universelles. Indiquez la date d'échéance et les coordonnées de paiement, et ne mentionnez des pénalités de retard que si l'accord et la loi applicable le permettent.