Ce qu'est une facture de prestataire
Une facture de prestataire est une demande de paiement formelle que vous, prestataire indépendant, envoyez à un client pour des services que vous avez livrés. Comme vous n'êtes pas salarié, personne ne prélève d'impôt pour vous et personne ne gère de paie en votre nom : la facture est le justificatif qui déclenche le paiement, étaye votre comptabilité et prouve à une administration fiscale ce que vous avez facturé et quand. C'est le document le plus important de la trésorerie d'un indépendant ou d'un entrepreneur individuel ; bien renseigner les champs compte donc.
Le même modèle fonctionne que vous facturiez à l'heure, à la journée ou sous forme de forfait de projet. Ce qui change, c'est le détail des lignes : le travail horaire affiche la quantité multipliée par le tarif, tandis que le travail au forfait affiche une seule ligne pour le montant convenu. Dans les deux cas, la facture ne devrait laisser aucune ambiguïté sur ce qui a été fait, le montant dû et l'échéance.
Que faire figurer sur une facture de prestataire
Une facture de prestataire n'a pas besoin d'être compliquée, mais elle doit être complète. Omettre un numéro unique, une date d'échéance ou la base de la facturation est la raison la plus fréquente pour laquelle les factures sont contestées ou payées en retard. Les champs ci-dessous couvrent ce que la plupart des clients et services comptables s'attendent à voir :
- Titre et numéro de facture
- La mention « Facture » plus un numéro unique et séquentiel afin que les deux parties puissent référencer et suivre le document.
- Vos coordonnées
- Votre nom commercial, votre adresse, votre e-mail de contact et tout numéro d'immatriculation professionnelle ou fiscale qui vous concerne.
- Coordonnées du client
- Le nom légal du client, l'adresse de facturation et un contact nommé ou un e-mail du service comptes fournisseurs où la facture doit être envoyée.
- Dates de facture et d'échéance
- La date d'émission de la facture et la date à laquelle le paiement est dû, découlant de vos conditions de paiement convenues.
- Numéro de bon de commande
- Si le client a émis un bon de commande, mentionnez-le : de nombreuses entreprises ne paieront pas une facture dépourvue de la référence du bon de commande correspondant.
- Description du travail
- Une ligne claire pour chaque tâche, phase de projet ou livrable, avec la période couverte le cas échéant.
- Heures et tarif, ou forfait
- Pour le travail horaire, indiquez la quantité d'heures et votre tarif horaire ; pour le travail au forfait, indiquez la somme convenue sur sa propre ligne.
- Sous-total
- Le total de toutes les lignes avant l'ajout de toute taxe.
- Taxe
- Toute taxe sur les ventes, TVA ou TPS que vous devez facturer, indiquée sur une ligne distincte avec le taux appliqué, plus votre numéro de taxe là où il est requis.
- Montant total dû
- Le montant final que le client doit payer, dans la devise convenue.
- Conditions et mode de paiement
- Quand le paiement est dû (par exemple, 14 ou 30 jours net), vos coordonnées bancaires ou de paiement et les éventuelles conditions de retard.
Tarif horaire vs forfait
La manière dont vous tarifez le travail détermine l'apparence des lignes. Avec un tarif horaire ou un tarif journalier, chaque ligne affiche une quantité (heures ou jours) multipliée par votre tarif, afin que le client voie exactement comment le total a été construit. Cela convient au travail ouvert ou récurrent et s'accompagne généralement d'une feuille de temps que vous pouvez joindre ou référencer. Avec un forfait, vous facturez un montant convenu pour un livrable défini, quel que soit le nombre d'heures passées : la facture porte une seule ligne pour le projet ou le jalon. Les forfaits donnent au client une certitude sur le coût et conviennent aux projets bien délimités.
Quel que soit le modèle utilisé, convenez-en par écrit avant de commencer. Si un bon de commande a été émis, le tarif ou le forfait de votre facture devrait correspondre au bon de commande, car la plupart des systèmes comptes fournisseurs bloquent toute facture qui ne se rapproche pas de la commande.
En quoi elle diffère d'un bulletin de paie de salarié
Une facture de prestataire et un bulletin de paie de salarié se ressemblent mais accomplissent des tâches opposées. Un bulletin de paie est émis par un employeur à un salarié ; il indique le salaire brut, puis soustrait l'impôt sur le revenu, les cotisations sociales et les autres déductions que l'employeur a déjà prélevées et reversées au nom du salarié. Le salarié reçoit le montant net et n'a plus rien à reverser.
Une facture de prestataire est émise par vous au client. Rien n'est prélevé : le client paie le montant intégral, et c'est à vous qu'il revient de mettre de côté et de payer votre propre impôt sur le revenu et vos éventuelles cotisations sociales, ainsi que de facturer et reverser la taxe sur les ventes ou la TVA si vous êtes immatriculé. C'est pourquoi les prestataires devraient réserver une partie de chaque paiement pour l'impôt plutôt que de traiter la somme entière comme un revenu net. En résumé, un bulletin de paie consigne une rémunération après déductions ; une facture demande un paiement avant que toute obligation fiscale ne soit réglée par le bénéficiaire.
Fixer des conditions qui vous font payer
Les factures payées le plus vite sont claires et faciles à traiter. Indiquez la date d'échéance explicitement plutôt que simplement « à réception », conservez des conditions courantes comme 14 jours net ou 30 jours net, et placez vos coordonnées de paiement sur la facture elle-même afin que personne n'ait à les demander. Numérotez chaque facture dans l'ordre, envoyez-la rapidement après acceptation du travail et mentionnez le bon de commande du client s'il en utilise un. Si vous exercez dans une juridiction qui l'autorise, vous pouvez aussi indiquer que des intérêts de retard légaux peuvent s'appliquer, ce qui encourage doucement le paiement à temps sans tendre la relation.
Questions sur la facture de prestataire
Que doit comporter une facture de prestataire ?
Au minimum : la mention « Facture » avec un numéro unique, vos coordonnées et celles du client, les dates d'émission et d'échéance, une description du travail, les heures et le tarif ou le forfait, toute taxe, le montant total dû, et vos conditions et mode de paiement. Si le client a émis un bon de commande, mentionnez-en aussi le numéro.
Ai-je besoin d'un numéro de bon de commande sur ma facture ?
Uniquement si le client a émis un bon de commande. Lorsque c'est le cas, mentionner le numéro de bon de commande correspondant est essentiel, car la plupart des systèmes comptes fournisseurs rejetteront ou retiendront une facture qui ne référence pas la commande sur laquelle elle a été autorisée.
En quoi une facture de prestataire diffère-t-elle d'un bulletin de paie ?
Un bulletin de paie est émis par un employeur et indique la rémunération après déduction de l'impôt et des cotisations. Une facture de prestataire est émise par vous à un client, rien n'est prélevé, et c'est à vous qu'il revient de payer vous-même votre impôt sur le revenu et toute taxe sur les ventes ou TVA.
Dois-je facturer à l'heure ou au forfait ?
Les deux sont valables. Les tarifs horaires ou journaliers conviennent au travail ouvert ou récurrent et affichent la quantité multipliée par le tarif. Un forfait convient à un livrable bien défini et donne au client une certitude sur le coût. Convenez de la base par écrit avant de commencer, et assurez-vous qu'elle correspond à tout bon de commande.
Les prestataires facturent-ils une taxe sur les factures ?
Cela dépend de votre immatriculation et de votre pays. Si vous êtes immatriculé à la TVA, à la TPS ou à une taxe sur les ventes, vous l'ajoutez généralement sur une ligne distincte au taux applicable et indiquez votre numéro de taxe. Si vous êtes en dessous du seuil d'immatriculation ou non tenu de vous immatriculer, vous facturez généralement sans elle. Vérifiez les règles de votre juridiction.
Quelles conditions de paiement dois-je utiliser ?
14 jours net ou 30 jours net sont des choix par défaut courants, mais le bon délai dépend de votre client et de vos besoins de trésorerie. Indiquez une date d'échéance explicite sur la facture, incluez vos coordonnées de paiement et envisagez d'indiquer que des intérêts de retard peuvent s'appliquer là où la loi l'autorise.