Qué es una factura de contratista
Una factura de contratista es una solicitud formal de pago que tú, como contratista independiente, envías a un cliente por los servicios que has prestado. Como no eres un empleado, nadie retiene impuestos por ti ni gestiona una nómina en tu nombre: la factura es el documento que desencadena el pago, respalda tu propia contabilidad y demuestra a una administración tributaria qué facturaste y cuándo. Es el documento más importante en el flujo de caja de un autónomo o trabajador por cuenta propia, así que acertar con los campos importa.
La misma plantilla funciona tanto si cobras por horas, por días o como un honorario fijo de proyecto. Lo que cambia es el detalle de los conceptos: el trabajo por horas muestra la cantidad multiplicada por la tarifa, mientras que el trabajo a honorario fijo muestra una línea con el importe acordado. En cualquier caso, la factura no debe dejar ninguna ambigüedad sobre qué se hizo, cuánto se adeuda y para cuándo.
Qué incluir en una factura de contratista
Una factura de contratista no tiene por qué ser complicada, pero sí tiene que ser completa. Omitir un número único, una fecha de vencimiento o la base del cobro es el motivo más habitual de que las facturas se consulten o se paguen tarde. Los campos de abajo cubren lo que la mayoría de los clientes y departamentos de contabilidad esperan ver:
- Título y número de factura
- La palabra "Factura" más un número único y correlativo para que ambas partes puedan referenciar y hacer el seguimiento del documento.
- Tus datos
- Tu nombre comercial, dirección, correo de contacto y cualquier número de registro mercantil o fiscal que te corresponda.
- Datos del cliente
- El nombre legal del cliente, la dirección de facturación y un contacto designado o correo de cuentas por pagar donde enviar la factura.
- Fechas de factura y vencimiento
- La fecha en que emites la factura y la fecha en que vence el pago, derivada de tus condiciones de pago acordadas.
- Número de pedido (PO)
- Si el cliente emitió un pedido, indícalo: muchas empresas no pagan una factura a la que le falta la referencia del pedido correspondiente.
- Descripción del trabajo
- Una línea clara por cada tarea, fase de proyecto o entregable, con el periodo que cubre si es relevante.
- Horas y tarifa, u honorario fijo
- Para el trabajo por horas, muestra la cantidad de horas y tu tarifa por hora; para el trabajo a honorario fijo, muestra la cantidad acordada en su propia línea.
- Base imponible
- El total de todos los conceptos antes de añadir cualquier impuesto.
- Impuesto
- Cualquier impuesto sobre las ventas, IVA o GST que debas repercutir, mostrado en una línea aparte con el tipo aplicado, más tu número de identificación fiscal cuando se exija.
- Importe total a pagar
- El importe final que el cliente debe pagar, en la divisa acordada.
- Condiciones y forma de pago
- Cuándo vence el pago (por ejemplo, a 14 o a 30 días), tus datos bancarios o de pago y cualquier condición por demora.
Tarifa por horas frente a honorario fijo
Cómo cobras el trabajo decide cómo se ven los conceptos. Con una tarifa por horas o tarifa por días, cada línea muestra una cantidad (horas o días) multiplicada por tu tarifa, para que el cliente pueda ver exactamente cómo se construyó el total. Esto encaja con el trabajo abierto o continuado y normalmente se acompaña de una hoja de horas que puedes adjuntar o referenciar. Con un honorario fijo, facturas una cantidad acordada por un entregable definido, sin importar las horas dedicadas: la factura lleva una única línea por el proyecto o el hito. Los honorarios fijos dan al cliente certeza de costes y encajan con proyectos bien delimitados.
Sea cual sea el modelo que uses, acuérdalo por escrito antes de empezar. Si se emitió un pedido, la tarifa o el honorario de tu factura deben coincidir con el pedido, porque la mayoría de los sistemas de cuentas por pagar bloquean cualquier factura que no cuadre con el pedido.
En qué se diferencia de la nómina de un empleado
Una factura de contratista y una nómina de empleado parecen similares pero hacen trabajos opuestos. Una nómina la emite un empleador a un empleado; muestra el salario bruto y luego resta el impuesto sobre la renta, las cotizaciones sociales y otras deducciones que el empleador ya ha retenido y pagado en nombre del empleado. El empleado recibe la cifra neta y no tiene nada más que ingresar.
Una factura de contratista la emites tú al cliente. No se retiene nada: el cliente paga el importe completo, y tú eres responsable de apartar y pagar tu propio impuesto sobre la renta y cualquier cotización social, y de repercutir e ingresar el impuesto sobre las ventas o el IVA si estás dado de alta. Por eso los contratistas deberían reservar una parte de cada pago para impuestos en lugar de tratar la suma entera como dinero neto. En resumen, una nómina registra la paga después de las deducciones; una factura solicita el pago antes de que el destinatario liquide cualquier obligación fiscal.
Fijar condiciones que te hagan cobrar
Las facturas que se cobran más rápido son claras y fáciles de tramitar. Indica la fecha de vencimiento de forma explícita en lugar de solo "al recibir", mantén condiciones habituales como a 14 días o a 30 días, y pon tus datos de pago en la propia factura para que nadie tenga que pedirlos. Numera cada factura de forma correlativa, envíala con prontitud después de que el trabajo sea aceptado, y referencia el pedido del cliente si usa uno. Si operas en una jurisdicción que lo permite, también puedes indicar que pueden aplicarse intereses legales por demora, lo que anima con suavidad al pago puntual sin tensar la relación.
Preguntas sobre la factura de contratista
¿Qué debe incluir una factura de contratista?
Como mínimo: la palabra "Factura" con un número único, tus datos y los del cliente, las fechas de emisión y vencimiento, una descripción del trabajo, las horas y la tarifa o el honorario fijo, los impuestos, el importe total a pagar, y tus condiciones y forma de pago. Si el cliente emitió un pedido, indica también su número.
¿Necesito un número de pedido en mi factura?
Solo si el cliente emitió un pedido. Cuando lo hace, indicar el número de pedido correspondiente es esencial, porque la mayoría de los sistemas de cuentas por pagar rechazarán o retendrán una factura que no referencie el pedido contra el que se autorizó.
¿En qué se diferencia una factura de contratista de una nómina?
Una nómina la emite un empleador y muestra la paga después de deducir impuestos y cotizaciones. Una factura de contratista la emites tú a un cliente, no se retiene nada, y eres responsable de pagar tú mismo tu propio impuesto sobre la renta y cualquier impuesto sobre las ventas o IVA.
¿Debo cobrar por horas o un honorario fijo?
Ambos son válidos. Las tarifas por horas o por días encajan con el trabajo abierto o continuado y muestran la cantidad multiplicada por la tarifa. Un honorario fijo encaja con un entregable bien definido y da al cliente certeza de costes. Acuerda la base por escrito antes de empezar y asegúrate de que coincide con cualquier pedido.
¿Los contratistas repercuten impuestos en las facturas?
Depende de tu situación de registro y de tu país. Si estás dado de alta en el IVA, el GST o un impuesto sobre las ventas, por lo general lo añades en una línea aparte al tipo aplicable y muestras tu número de identificación fiscal. Si estás por debajo del umbral de registro o no estás obligado a registrarte, normalmente facturas sin él. Verifica las normas de tu jurisdicción.
¿Qué condiciones de pago debo usar?
A 14 o a 30 días son valores por defecto habituales, pero el plazo adecuado depende de tu cliente y de tus necesidades de tesorería. Indica una fecha de vencimiento explícita en la factura, incluye tus datos de pago y considera indicar que pueden aplicarse intereses por demora donde la ley lo permita.