¿Qué es una factura de contratista?
Una factura de contratista es una solicitud de pago que un contratista independiente envía a un cliente por los servicios prestados. Registra lo facturado y respalda la contabilidad de ambas partes. Los contratistas pueden ser responsables de sus propios impuestos y cotizaciones sociales, aunque en algunos pagos pueden aplicarse retenciones, obligaciones de información o deducciones propias del sector de la construcción. Confirme la clasificación del trabajador y el tratamiento del pago en lugar de asumir que toda persona que emite una factura es legalmente independiente o cobra el importe bruto.
Esta guía está dirigida a oficios, construcción y otros trabajos independientes que pueden utilizar una orden de compra del cliente y facturación por horas, por tarifa diaria o por importe fijo. Si es un creativo independiente, como redactor o diseñador, la plantilla de factura para freelancers se ajusta más a sus necesidades; si ofrece servicios de asesoría o profesionales, la plantilla de factura para consultores cubre igualas, hitos y gastos reembolsables.
Utilice la base de facturación establecida en el contrato o la orden de compra. El trabajo por tiempo muestra la cantidad multiplicada por la tarifa, mientras que el trabajo por importe fijo identifica el monto acordado del proyecto o del hito. En ambos casos, indique el trabajo realizado, el importe actual adeudado y la fecha de vencimiento.
¿Qué debe incluir una factura de contratista?
Una factura de contratista debe proporcionar al cliente información suficiente para identificar el trabajo, verificar el cargo y procesar el pago. La falta de un identificador, una fecha de vencimiento o una base de facturación puede generar una consulta o un retraso. Puede crear estos campos en nuestro generador de facturas gratuito; confirme cualquier dato adicional que exijan el cliente y la normativa aplicable en su jurisdicción.
- Título e identificador de la factura
- Identifique el documento como factura y utilice el identificador único o secuencial que exijan sus registros, el proceso del cliente y la normativa local.
- Sus datos
- Su nombre comercial, dirección, correo electrónico de contacto y cualquier número de registro empresarial o fiscal que le corresponda.
- Datos del cliente
- El nombre legal del cliente, su dirección de facturación y un contacto designado o correo electrónico del departamento de cuentas por pagar al que deba enviarse la factura.
- Fechas de factura y de vencimiento
- La fecha en que se emite la factura y la fecha en que vence el pago, derivadas de las condiciones de pago acordadas.
- Número de orden de compra (OC)
- Si el cliente emitió una orden de compra o requiere una referencia de facturación, cítela exactamente. La ausencia de una referencia obligatoria puede retrasar o impedir la aceptación.
- Descripción del trabajo
- Una partida clara para cada tarea, fase del proyecto o entregable, con el período que abarca si procede.
- Horas y tarifa, o importe fijo
- Para trabajos por horas, indique la cantidad de horas y su tarifa por hora; para trabajos a importe fijo, indique el importe global acordado en una línea aparte.
- Subtotal
- La suma de todas las partidas antes de aplicar cualquier impuesto.
- Impuestos
- Cualquier impuesto sobre las ventas, IVA o GST que esté obligado a repercutir, indicado como partida aparte con el tipo aplicado, junto con su número de identificación fiscal cuando sea obligatorio.
- Importe total a pagar
- El importe final que el cliente debe pagar, en la divisa acordada.
- Condiciones y método de pago
- La fecha de vencimiento del pago (por ejemplo, neto 14 o neto 30), sus datos bancarios o de pago, y las condiciones aplicables en caso de retraso en el pago.
Tarifa por horas frente a importe fijo
Con una tarifa por horas o por jornada, cada línea muestra la cantidad aprobada multiplicada por la tarifa acordada. Haga referencia a un parte de horas cuando el contrato o el pagador lo exija. Con un importe fijo, identifique el proyecto, la fase o el entregable definido y la cantidad que el acuerdo hace facturable. Registre los cambios aprobados por separado en cualquiera de los dos modelos.
| Comparación | Tarifa por horas / por jornada | Importe fijo |
|---|---|---|
| Partida | Horas o jornadas aprobadas multiplicadas por la tarifa acordada | Importe acordado por el proyecto, la fase o el entregable |
| Referencia del alcance | Registro de tiempo y descripción del trabajo | Contrato, declaración de trabajo o hito |
| Cambios | El tiempo adicional solo es facturable conforme a las condiciones de aprobación y límite | El trabajo fuera del alcance sigue el proceso de cambios |
| Registro de soporte | Parte de horas cuando se requiera | Registro de alcance, aceptación o hito cuando se requiera |
Acuerde el modelo antes de iniciar el trabajo y asegúrese de que la factura se ajuste al contrato y a cualquier orden de compra. Cite la referencia de la orden de compra o de la aprobación exactamente; un pagador puede rechazar o retener un documento que no se ajuste a su proceso.
Diferencias con la nómina de un empleado
Una factura de contratista y una nómina de empleado responden a relaciones distintas. La nómina la emite un empleador y recoge el salario bruto, las deducciones y el salario neto conforme a las normas de nómina. El empleado puede seguir teniendo otras obligaciones fiscales, por lo que una nómina no significa que no pueda haber nada más pendiente.
Una factura de contratista la emite el proveedor al cliente. El contratista es, por lo general, responsable de su propio impuesto sobre la renta y de sus cotizaciones a la seguridad social, así como de repercutir los impuestos indirectos cuando corresponda. El pagador puede seguir teniendo obligaciones de información o retención, incluidas retenciones adicionales (backup withholding), a no residentes o propias del sector de la construcción. Consulte las normas aplicables a ambas partes y concilie cualquier deducción con la factura.
Condiciones de pago y presentación
Utilice la condición de pago y el evento de facturación establecidos en el contrato o la orden de compra. Indique una fecha de vencimiento concreta, el método de pago aceptado y la referencia de la orden de compra, el parte de horas, la aceptación o la cuenta que se requiera. Presente la factura a través del correo electrónico, el portal, la red estructurada u otro canal aceptado por el comprador.
Aplique las normas de numeración para sus registros y conserve la factura emitida junto con la documentación de soporte del trabajo y las pruebas de aprobación. Mencione intereses, costes de recobro o el derecho a suspender el trabajo únicamente cuando el acuerdo y la legislación aplicable lo amparen.
Preguntas sobre la factura de contratista
¿Qué debe incluir una factura de contratista?
Entre los campos útiles se encuentran el identificador de la factura, los datos del proveedor y del cliente, las fechas de emisión y de vencimiento, la descripción del trabajo, la modalidad por hora o de tarifa fija, el impuesto confirmado, el importe total a pagar y las instrucciones de pago. Cite cualquier orden de compra, parte de horas, aceptación, código de enrutamiento o identificador fiscal que la transacción requiera.
¿Necesito incluir un número de orden de compra en mi factura?
Utilice un número de orden de compra cuando el cliente haya emitido uno o su proceso exija esa referencia. Cítelo exactamente y asegúrese de que el proveedor, el alcance, la tarifa y el importe coincidan con la orden autorizada. El comprador puede rechazar o retener una factura que no cumpla dichos controles.
¿En qué se diferencia una factura de contratista de una nómina?
La nómina la emite un empleador y recoge las deducciones de nómina y el sueldo neto. La factura de contratista la emite el proveedor, cuyas obligaciones fiscales y de cotización dependen de la clasificación y la jurisdicción. El pagador puede tener aún obligaciones de declaración o retención, por lo que una factura no garantiza el pago bruto.
¿Debo facturar por horas o por importe fijo?
Utilice el modelo acordado para el trabajo. Una factura por horas o por tarifa diaria muestra la cantidad aprobada multiplicada por la tarifa acordada. Una factura por importe fijo identifica el proyecto, la fase o el entregable definido y el importe facturable en virtud del acuerdo. Registre los cambios aprobados por separado y compruebe que la factura se corresponda con cualquier orden de compra.
¿Los contratistas aplican impuestos en sus facturas?
Depende del lugar de prestación, del estado de registro o exención del contratista, del cliente y del tipo de trabajo. Aplique una línea de impuesto, una nota de exención o de inversión del sujeto pasivo solo cuando las normas aplicables lo exijan, y verifique el tratamiento fiscal de la transacción.
¿Qué condiciones de pago debo utilizar?
Utilice la condición acordada con el cliente o la exigida por el contrato o la orden de compra. Neto 14 y Neto 30 son ejemplos, no valores predeterminados universales. Indique la fecha de vencimiento y los datos de pago, y mencione los recargos por mora solo cuando el acuerdo y la legislación aplicable los permitan.