Wat is FatturaPA en het SdI-mandaat voor elektronische facturatie?
Voor transacties die onder het Italiaanse fattura elettronica-mandaat vallen, stelt de uitgever de voorgeschreven XML op en verzendt deze via het Sistema di Interscambio (SdI), dat wordt beheerd door de Agenzia delle Entrate. SdI controleert het bestand en geeft een aflever- of afkeuringsresultaat terug. Een afgewezen bestand wordt als niet-uitgegeven beschouwd en moet worden gecorrigeerd volgens de huidige regels voor herindiening.
Het mandaat geldt voor de meeste binnenlandse B2B-, B2C- en overheidsfacturen en, sinds 2024, voor de meeste belastingplichtigen onder het regime forfettario. Er bestaan nog steeds wettelijke uitzonderingen. Een PDF mag worden gedeeld voor de leesbaarheid, maar is geen vervanging voor de vereiste XML en SdI-verzending.
Welke identificatiecodes hebt u nodig: Partita IVA, Codice Fiscale, Codice Destinatario?
De Partita IVA is een Italiaanse btw-identificatiecode, terwijl de Codice Fiscale een persoon of entiteit voor belastingdoeleinden identificeert. SdI-routering maakt gebruik van een zeskarakterige IPA-kantoorcode voor facturen aan een overheidsinstantie en een zevenkarakterige Codice Destinatario voor facturen aan andere ontvangers. Waar de regels dit toestaan, kan het gecertificeerde PEC-adres van de ontvanger worden gebruikt met de vereiste placeholdercode. Een ontvanger kan ook het gewenste elektronische adres bij de belastingdienst registreren; dit heeft voorrang bij de bezorging.
De identificatiecodes die in de XML vereist zijn, hangen af van de verkoper, de ontvanger en de transactie. Particuliere consumenten en buitenlandse ontvangers gebruiken de toepasselijke placeholder-routeringswaarden, terwijl SdI documenten beschikbaar stelt via de kanalen die in de huidige regels zijn vastgelegd.
- Partita IVA
- Het 11-cijferige Italiaanse btw-nummer van de verkoper en van een zakelijke klant. Het identificeert wie voor de btw is geregistreerd.
- Codice Fiscale
- De fiscale code waarmee de persoon of entiteit wordt geïdentificeerd. Wordt gebruikt voor particulieren en is voor sommige entiteiten vereist naast het btw-nummer.
- Codice Destinatario
- Voor een factuur aan een overheidsinstantie bevat dit veld de zeskarakterige IPA-code van het ontvangende kantoor. Voor andere ontvangers bevat het een zevenkarakterige ontvangers- of placeholdercode die SdI vertelt hoe de factuur moet worden gerouteerd.
- PEC (gecertificeerde e-mail)
- Voor een ontvanger die geen overheidsinstantie is, kan PEC als bezorgadres worden gebruikt. De XML gebruikt dan het PEC-adres met de vereiste zevenkarakterige placeholdercode.
- Placeholdercode voor consumenten
- Voor een particuliere consument zonder bestemmingscode wordt de standaard placeholdercode gebruikt en verschijnt de factuur in het belastingportaal.
- Code voor buitenlandse klanten
- Er wordt een aparte placeholder van 7 tekens gebruikt wanneer de klant in het buitenland is gevestigd en geen Italiaans SdI-kanaal heeft.
Hoe stelt u eigenlijk een Italiaanse e-factuur op?
Het opstellen van een fattura elettronica is een gestructureerd proces en niet slechts een eenmalig document. U bereidt de gegevens voor, genereert de XML, verzendt deze en wacht op het afleverresultaat van het SdI. In de praktijk gebruiken de meeste bedrijven boekhoudsoftware, een geaccrediteerde tussenpersoon, of het gratis portaal en de app van de Agenzia delle Entrate om de XML en de SdI-verbinding af te handelen.
De inhoud van de factuur volgt nog steeds de standaard btw-logica: wie verkoopt, wie koopt, wat is geleverd, het nettobedrag, het btw-tarief en -bedrag, en het totaal. Een duidelijke, goed gestructureerde opzet maakt de XML-stap moeiteloos, dus het helpt om de cijfers eerst op een rijtje te zetten. U kunt de factuurregels en totalen snel schetsen met een gratis factuurgenerator en deze gegevens vervolgens overbrengen naar uw e-facturatietool om de conforme XML te genereren en naar het SdI te sturen.
- Factuurgegevens voorbereiden
- Identificatiegegevens van verkoper en koper, factuurregels met beschrijvingen en hoeveelheden, nettobedragen, btw-tarief en het documenttype.
- FatturaPA XML genereren
- Uw software of tussenpersoon zet de gegevens om in het vereiste XML-schema met de juiste velden en codes.
- Verzenden naar SdI
- De XML wordt naar het Sistema di Interscambio gestuurd, dat de structuur en de fiscale identificatienummers valideert.
- Afleverresultaat verwerken
- Het SdI stuurt een ontvangstbevestiging: afgeleverd, niet afgeleverd (beschikbaar gesteld aan de ontvanger), of afgewezen (scarto) om te corrigeren en opnieuw te verzenden.
- Factuur opslaan
- E-facturen moeten voor de wettelijke termijn worden bewaard in een conforme digitale archivering (conservazione sostitutiva).
Wanneer is de marca da bollo (zegelrecht) van toepassing?
Op sommige Italiaanse facturen wordt een klein bedrag aan zegelrecht geheven, de imposta di bollo (historisch gezien de fysieke "marca da bollo"-zegel). Op een elektronische factuur is dit geen papieren zegel meer; in plaats daarvan wordt de verplichting in de XML gemarkeerd en wordt het recht digitaal betaald aan de Agenzia delle Entrate, meestal per kwartaal, op basis van de facturen waarvoor dit vereist is.
Als vuistregel geldt dat het zegelrecht van toepassing is wanneer een factuur een bedrag registreert dat niet aan btw onderhevig is en boven een lage drempel ligt - bijvoorbeeld facturen die zonder btw worden uitgegeven onder het regime forfettario, of btw-vrijgestelde en buiten het toepassingsgebied vallende leveringen. Facturen waarover wel btw wordt berekend, hebben dit over het algemeen niet nodig. Omdat de drempel en het vaste bedrag van het recht bij wet zijn vastgesteld en kunnen veranderen, kunt u de huidige bedragen beter bevestigen op de pagina van de Agenzia delle Entrate in plaats van te vertrouwen op een mogelijk verouderd bedrag.
Hoe werken reverse charge en grensoverschrijdende facturatie?
Bij reverse charge (inversione contabile) verantwoordt de klant de btw in specifieke binnenlandse of grensoverschrijdende gevallen. Het is niet automatisch van toepassing op elke buitenlandse klant of elke verkoop binnen de EU. Intracommunautaire goederenleveringen, grensoverschrijdende diensten, export en binnenlandse reverse-charge-sectoren hebben elk hun eigen voorwaarden, bewijslast, formulering en XML-code voor de btw-behandeling.
Italiaanse bedrijven versturen ook vereiste gegevens over grensoverschrijdende transacties via SdI, met gebruikmaking van de van toepassing zijnde documenttypes en termijnen. Bevestig de behandeling voor de exacte prestatie voordat u een code kiest.
| Scenario | Algemene richting | Wat te controleren |
|---|---|---|
| Binnenlandse standaardlevering | Normaal geldt Italiaanse btw | Tarief, tijdstip en factuurvelden |
| Binnenlandse reverse charge | De klant verantwoordt de btw wanneer de regel van toepassing is | Wettelijke grondslag en XML-code voor de btw-behandeling |
| B2B-goederen of -diensten binnen de EU | Transactiespecifieke grensoverschrijdende behandeling | Btw-nummers, plaats van levering, bewijslast en formulering |
| Export buiten de EU | Er kan een niet-belastbare exportbehandeling van toepassing zijn | Douanebewijs en XML-code |
| Italiaanse B2C-levering | Normaal geldt Italiaanse btw | Eventuele bijzondere regels voor plaats van levering of vrijstelling |
Vragen over facturatie in Italië
Is elektronische facturatie verplicht in Italië?
Ja. Voor vrijwel alle facturen tussen in Italië gevestigde partijen moet de factuur een gestructureerd FatturaPA XML-bestand zijn dat via het Sistema di Interscambio (SdI) wordt verzonden. Dit omvat inmiddels B2B-, B2C- en overheidsfacturen, en sinds 2024 ook de meeste kleine belastingplichtigen onder het regime forfettario. Een papieren of PDF-factuur heeft doorgaans geen fiscale waarde tussen Italiaanse btw-geregistreerde bedrijven.
Wat is het Sistema di Interscambio (SdI)?
SdI is het uitwisselingsplatform dat wordt beheerd door de Italiaanse belastingdienst, de Agenzia delle Entrate. U dient uw e-factuur-XML in, het valideert de structuur en fiscale identificatiegegevens, en levert de factuur vervolgens af aan uw klant. De factuur is pas juridisch uitgegeven wanneer SdI deze accepteert; als het bestand de validatie niet doorstaat, wordt het afgewezen (scarto) en moet het worden gecorrigeerd en opnieuw verzonden.
Wat is een Codice Destinatario en waar vind ik die?
De Codice Destinatario routeert een FatturaPA-bestand door SdI. Voor een factuur aan een overheidsinstelling is het de zes tekens tellende code van het ontvangende kantoor, vermeld in IPA. Voor een factuur aan een andere ontvanger bevat het veld zeven tekens: doorgaans de code die is toegewezen aan een geaccrediteerd ontvangstkanaal, of de vereiste placeholder wanneer de aflevering via PEC verloopt of een andere regel geldt. Zakelijke klanten verkrijgen hun code via hun boekhoudsoftware of tussenpersoon en geven deze door aan leveranciers. Particuliere consumenten gebruiken de vereiste placeholder zodat de factuur beschikbaar wordt gesteld in hun belastingportaal.
Heb ik een Partita IVA nodig om in Italië te factureren?
Om zakelijke facturen in Italië uit te geven, heeft u een Partita IVA nodig, het elfcijferige Italiaanse btw-nummer, dat u verkrijgt door u te registreren bij de Agenzia delle Entrate. Particulieren worden in plaats daarvan geïdentificeerd via hun Codice Fiscale. De Partita IVA staat op elke zakelijke factuur en is een van de velden die SdI controleert.
Wanneer moet ik de marca da bollo op een factuur betalen?
De zegelbelasting (imposta di bollo) is doorgaans van toepassing op facturen met een niet-btw-plichtig bedrag boven een lage wettelijke drempel, zoals facturen zonder btw onder het regime forfettario of bepaalde vrijgestelde prestaties. Op e-facturen wordt deze in de XML aangegeven en digitaal betaald, doorgaans per kwartaal. Controleer de huidige drempel en het bedrag op de website van de Agenzia delle Entrate, aangezien deze wettelijk zijn vastgesteld en kunnen wijzigen.
Hoe factureer ik vanuit Italië een buitenlandse klant?
Het antwoord hangt af van het feit of u goederen of diensten verkoopt, de locatie en status van de klant, en de regels inzake de plaats van levering. Intracommunautaire goederen, grensoverschrijdende diensten en export gebruiken verschillende rechtsgronden, bewijsmiddelen en XML-codes. Vereiste grensoverschrijdende gegevens worden via SdI verzonden binnen de geldende termijnen. Controleer de exacte behandeling voordat u de factuur uitgeeft.