Wat is een nota fiscal in Brazilië?
Een nota fiscal is een officieel Braziliaans fiscaal document voor de verkoop van goederen of diensten. Het exacte model en de uitgevende instantie zijn afhankelijk van de transactie. Voor een NF-e stelt de uitgever gestructureerde XML op, ondertekent deze met het vereiste certificaat en stuurt deze naar SEFAZ voor autorisatie. De uitgifte van een NFS-e volgt het gemeentelijke of nationale facturatiesysteem dat van toepassing is op de uitgever.
Een geautoriseerde NF-e krijgt een unieke toegangssleutel (chave de acesso) en een protocolnummer. Het voor mensen leesbare aanvullende document, de DANFE, kan bij de goederen worden gevoegd of aan de klant worden verstrekt, maar vervangt de geautoriseerde XML niet. NFS-e-systemen genereren na uitgifte ook een weergave voor de klant. Een zelfgemaakte PDF die nooit via het toepasselijke officiële systeem is verwerkt, is daarom geen vervanging voor het vereiste fiscale document.
NF-e voor goederen versus NFS-e voor diensten: wat is het verschil?
In Brazilië wordt de facturering ingedeeld op basis van wat u verkoopt en op welk bestuursniveau dit wordt belast. De verkoop van goederen wordt voornamelijk op staatsniveau belast (de ICMS-belasting) en maakt gebruik van de NF-e, die wordt uitgegeven via de staatsbelastingdienst, SEFAZ. De verkoop van diensten wordt voornamelijk op gemeentelijk niveau belast (de ISS-belasting) en maakt gebruik van de NFS-e, die wordt uitgegeven via de gemeente (of het nationale NFS-e-platform dat veel gemeenten nu gebruiken). Daarnaast is er de NFC-e, een elektronisch kassabonnetje voor de consument dat wordt gebruikt bij detailhandelsverkopen aan het publiek.
Het is belangrijk om het juiste document te gebruiken, omdat het uitgiftekanaal, de belastingen en de gegevensvelden allemaal verschillen. In de onderstaande tabel worden de belangrijkste soorten samengevat.
| Document | Gebruikt voor | Belangrijkste belastingniveau | Uitgegeven via |
|---|---|---|---|
| NF-e | Verkoop of verplaatsing van goederen (van bedrijf naar bedrijf) | Staat (ICMS) | SEFAZ (belastingdienst van de staat) |
| NFC-e | Detailverkoop van goederen aan een consument | Staat (ICMS) | SEFAZ (belastingdienst van de deelstaat) |
| NFS-e | Verlening van diensten | Gemeente (ISS) | Stedelijk / nationaal NFS-e-platform |
| CT-e | Transport / vrachtdiensten | Staatsniveau (ICMS) | SEFAZ (belastingdienst van de staat) |
- NF-e (goederen)
- De elektronische factuur voor de verkoop of het vervoer van fysieke goederen. Goedgekeurd door de staatsdienst SEFAZ en gekoppeld aan de ICMS-belasting.
- NFS-e (diensten)
- De elektronische factuur voor diensten. Uitgegeven via de gemeente (of het nationale NFS-e-portaal) en gekoppeld aan de ISS-belasting.
- NFC-e (consument)
- De elektronische consumentenbon voor detailhandelsverkopen aan het publiek, ter vervanging van de oude papieren aankoopbon.
CNPJ en CPF: wie mag een factuur uitschrijven?
In Braziliaanse fiscale documenten worden de partijen geïdentificeerd aan de hand van de toepasselijke belastingnummers. Bedrijven en geregistreerde ondernemingen gebruiken een CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), een 14 tekens tellend belastingnummer voor bedrijven. De eerste 12 posities mogen cijfers of hoofdletters bevatten, terwijl de laatste twee posities numerieke controlecijfers zijn. Bestaande numerieke CNPJ’s blijven geldig. De Receita Federal heeft op 31 juli 2026 het eerste alfanumerieke CNPJ uitgegeven. Natuurlijke personen gebruiken een CPF (Cadastro de Pessoas Físicas), een 11-cijferig persoonlijk belastingnummer.
De registratie die nodig is voor het uitgeven van een fiscaal document hangt af van de activiteit, het documentmodel, de staat of gemeente en de fiscale status van de uitgever. Een bedrijf dat een NF-e uitgeeft, heeft doorgaans een CNPJ, de relevante staatsregistratie en een compatibel digitaal certificaat nodig. Dienstverleners volgen de NFS-e-registratie- en authenticatieregels van hun gemeentelijke of nationale uitgever. Veel kleine ondernemers maken gebruik van MEI (Microempreendedor Individual), wat een CNPJ en vereenvoudigde verplichtingen biedt. Het CNPJ of CPF van de koper wordt ook geregistreerd wanneer de regels voor de transactie dit vereisen.
Waarom is een gewone PDF-factuur in Brazilië meestal niet voldoende?
Voor belastbare leveringen in Brazilië kan een officieel fiscaal document vereist zijn dat is uitgegeven via het relevante NF-e- of NFS-e-systeem. Voor NF-e omvat dit gestructureerde XML, een digitale handtekening en elektronische autorisatie. NFS-e volgt het authenticatie- en uitgifteproces van het toepasselijke gemeentelijke of nationale platform. Een PDF die buiten deze systemen is aangemaakt, heeft dat proces niet doorlopen en kan daarom een vereist fiscaal document niet vervangen.
Zonder het vereiste geautoriseerde document beschikt een zakelijke klant mogelijk niet over de fiscale gegevens die nodig zijn voor zijn boekhouding of fiscale afhandeling, en ontbreekt bij goederen mogelijk de DANFE die bij het transport wordt gebruikt. Een algemene factuur kan nog steeds dienen als factuuroverzicht, offerte of proforma, maar deze moet naast het officiële fiscale document worden gevoegd wanneer dat vereist is.
Hoe stelt u een nota fiscal eletrônica op?
Begin met de registraties die voor uw activiteit vereist zijn. Dat kan een CNPJ zijn, een staatsregistratie (inscrição estadual) voor goederen of een gemeentelijke registratie (inscrição municipal) voor diensten. Voor NF-e moet u het compatibele digitale certificaat verkrijgen en de factuur uitgeven via software of een portaal dat is aangesloten op SEFAZ. Voor NFS-e gebruikt u de gemeentelijke of nationale uitgever die op u van toepassing is; de nationale webuitgever ondersteunt zijn eigen inlogmethoden, terwijl API-integratie aparte technische vereisten heeft.
Vanaf 1 november 2026 moeten micro- en kleine ondernemingen die onder Simples Nacional vallen en verplicht zijn NFS-e uit te geven, gebruikmaken van de nationale NFS-e-uitgever, via diens webapplicatie of API. Het besluit van augustus 2026 verving de eerdere datum van 1 september. Controleer de huidige officiële regels voordat u uw workflow aanpast.
Als u alleen een factuuroverzicht, offerte of proforma nodig hebt, kunt u deze opstellen met een gratis factuurgenerator. Houd deze gescheiden van het officiële fiscale document dat via het toepasselijke overheidssysteem wordt uitgegeven.
- Registreer het bedrijf (CNPJ)
- Vraag een CNPJ aan bij de Receita Federal; MEI is een vereenvoudigde procedure voor kleine ondernemers.
- Registratie op staats- of gemeentelijk niveau
- Inscrição estadual voor goederen of inscrição municipal voor diensten, indien vereist.
- Gebruik de vereiste authenticatie
- Voor NF-e is doorgaans een compatibel digitaal certificaat vereist. De authenticatie via de NFS-e-website en API hangt af van de betreffende uitgever en de toegangsmethode.
- Uitgeven via een officieel kanaal
- Gebruik het toepasselijke staats-, gemeentelijke of nationale portaal, of compatibele software die verbinding maakt met de autoriteit.
- Autorisatie- en toegangssleutel
- De belastingdienst valideert het bestand en retourneert de chave de acesso en het protocol waarmee het geldig wordt verklaard.
- De DANFE afleveren / afdrukken
- Geef de klant de voor mensen leesbare afdruk; de geautoriseerde XML blijft het juridische document.
Vragen over facturering in Brazilië
Kan ik gewoon een PDF-factuur naar een Braziliaanse klant sturen?
U kunt een PDF versturen als factuuroverzicht, offerte of proforma, maar dit vervangt geen officieel fiscaal document wanneer dat vereist is. NF-e maakt gebruik van ondertekende XML en elektronische autorisatie. NFS-e moet worden uitgegeven via het toepasselijke gemeentelijke of nationale systeem. Een gewone PDF die buiten deze systemen is aangemaakt, is niet het vereiste fiscale document.
Wat is het verschil tussen NF-e en NFS-e?
NF-e is de elektronische factuur voor goederen, goedgekeurd door de staatsbelastingdienst (SEFAZ) en gekoppeld aan de staatsbelasting ICMS. NFS-e is de elektronische factuur voor diensten, uitgegeven via de gemeente (of het nationale NFS-e-platform) en gekoppeld aan de gemeentelijke ISS-belasting. Welke u moet uitgeven, hangt af van of u goederen of diensten verkoopt.
Heb ik een CNPJ nodig om een nota fiscal uit te geven?
Een bedrijf dat NF-e's uitgeeft, heeft doorgaans een CNPJ, de relevante staatsregistratie en een compatibel digitaal certificaat nodig. De registratie en authenticatie voor NFS-e zijn afhankelijk van de status van de dienstverlener en de gemeentelijke of nationale uitgever. MEI is een vereenvoudigde bedrijfsvorm. Controleer de regels voor uw activiteit in plaats van ervan uit te gaan dat hetzelfde registratiepakket voor elk document geldt.
Wat is SEFAZ?
SEFAZ (Secretaria da Fazenda) is de belastingautoriteit op staatsniveau in Brazilië. Voor goederen wordt de NF-e verzonden naar de SEFAZ van de betreffende staat, die deze valideert en goedkeurt voordat het document rechtsgeldig wordt. Diensten worden op gemeentelijk niveau afgehandeld in plaats van via SEFAZ.
Wat is een DANFE?
De DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletronica) is de vereenvoudigde gedrukte of PDF-weergave van een NF-e. Deze vergezelt goederen tijdens het transport en wordt aan de klant overhandigd, maar is slechts een voor mensen leesbare samenvatting. Het juridisch bindende document is het geautoriseerde XML-bestand met de bijbehorende toegangssleutel, niet de DANFE zelf.
Kan FreeBillGen een nota fiscal voor mij opstellen?
Nee. FreeBillGen genereert een duidelijk factuurdocument, offerte of proforma dat u naar een klant kunt sturen, maar het maakt geen verbinding met SEFAZ of de gemeentelijke systemen, dus het kan geen officiële NF-e of NFS-e uitgeven of autoriseren. De uitgifte van Braziliaanse nota fiscals moet via de goedgekeurde overheidskanalen of gecertificeerde emissor-software verlopen.