Che cosa sono FatturaPA e l'obbligo di fatturazione elettronica tramite SdI?
Per le operazioni soggette all'obbligo italiano di fattura elettronica, l'emittente crea l'XML previsto e lo invia tramite il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall'Agenzia delle Entrate. SdI controlla il file e restituisce un esito di consegna o di scarto. Un file scartato è considerato non emesso e va corretto secondo le regole di reinvio in vigore.
L'obbligo riguarda la maggior parte delle fatture nazionali B2B, B2C e verso la pubblica amministrazione e, dal 2024, gran parte dei contribuenti in regime forfettario. Restano alcune esclusioni previste dalla legge. Un PDF può essere condiviso come copia leggibile, ma non sostituisce l'XML e la trasmissione tramite SdI richiesti.
Quali identificativi servono: Partita IVA, Codice Fiscale, Codice Destinatario?
La Partita IVA è l'identificativo IVA italiano, mentre il Codice Fiscale identifica una persona o un soggetto a fini fiscali. Per il recapito tramite SdI, le fatture verso una Pubblica Amministrazione usano il codice IPA a sei caratteri dell'ufficio destinatario. Le fatture verso altri destinatari usano un Codice Destinatario a sette caratteri. Quando le regole lo consentono, si può usare la PEC del destinatario insieme al codice convenzionale previsto. Il destinatario può anche registrare presso l'Agenzia delle Entrate il proprio indirizzo telematico preferito, che prevale ai fini della consegna.
Gli identificativi richiesti nell'XML dipendono dal venditore, dal destinatario e dal tipo di operazione. Per consumatori privati e destinatari esteri si usano i valori convenzionali previsti, mentre SdI rende disponibili i documenti attraverso i canali definiti dalle regole in vigore.
- Partita IVA
- Il numero IVA italiano a 11 cifre del venditore e del cliente soggetto passivo. Identifica chi è registrato ai fini IVA.
- Codice Fiscale
- Il codice che identifica fiscalmente una persona o un soggetto. È usato per i privati e, per alcuni soggetti, insieme alla Partita IVA.
- Codice Destinatario
- Per una fattura verso una Pubblica Amministrazione, questo campo contiene il codice IPA a sei caratteri dell'ufficio destinatario. Per gli altri destinatari contiene sette caratteri: il codice assegnato a un canale accreditato oppure il valore convenzionale previsto. SdI usa il campo per instradare la fattura.
- PEC (posta elettronica certificata)
- Per un destinatario diverso da una pubblica amministrazione, la PEC può essere usata come indirizzo di recapito. Nell'XML si indicano quindi l'indirizzo PEC e il codice segnaposto obbligatorio di sette caratteri.
- Codice convenzionale per i consumatori
- Per un consumatore privato senza codice destinatario si usa il valore convenzionale previsto e la fattura viene resa disponibile nella sua area del portale fiscale.
- Codice per clienti esteri
- Per un cliente stabilito all'estero e privo di un canale SdI italiano si usa un diverso codice convenzionale di sette caratteri.
Come si emette una fattura elettronica italiana?
Emettere una fattura elettronica è un processo strutturato, non la semplice creazione di un documento. Si preparano i dati, si genera l'XML, lo si trasmette e si attende l'esito di SdI. In pratica, la maggior parte delle imprese usa un software di contabilità, un intermediario accreditato oppure il portale e l'app gratuiti dell'Agenzia delle Entrate per gestire l'XML e il collegamento a SdI.
Il contenuto segue comunque la normale logica di una fattura IVA: chi vende, chi acquista, che cosa è stato fornito, imponibile, aliquota e importo IVA, totale. Una bozza chiara semplifica la fase XML. Puoi preparare rapidamente voci e totali con un generatore di fatture gratuito, poi riportare i dati verificati nel tuo strumento di fatturazione elettronica per produrre l'XML conforme e inviarlo a SdI.
- Prepara i dati della fattura
- Identificativi di venditore e acquirente, voci con descrizioni e quantità, imponibili, aliquota IVA e tipo di documento.
- Genera l'XML FatturaPA
- Il software o l'intermediario converte i dati nello schema XML richiesto, usando campi e codici corretti.
- Trasmetti a SdI
- L'XML viene inviato al Sistema di Interscambio, che controlla la struttura e gli identificativi fiscali.
- Gestisci l'esito
- SdI restituisce una ricevuta: consegnato, non consegnato ma messo a disposizione del destinatario, oppure scartato e da correggere e reinviare.
- Conserva la fattura
- Le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente nel rispetto delle regole e per il periodo previsto dalla legge.
Quando si applica la marca da bollo?
Su alcune fatture italiane si applica l'imposta di bollo, storicamente rappresentata dalla marca da bollo cartacea. Nella fattura elettronica non si applica un bollo fisico: l'obbligo viene indicato nell'XML e l'imposta viene versata digitalmente all'Agenzia delle Entrate, di norma con cadenza trimestrale, in base alle fatture interessate.
In linea generale, il bollo riguarda una fattura che documenta un importo non soggetto a IVA superiore a una soglia ridotta, per esempio una fattura senza IVA nel regime forfettario oppure determinate operazioni esenti o fuori campo. Le fatture con IVA, in genere, non lo richiedono. Poiché soglia e importo fisso sono stabiliti dalla legge e possono cambiare, verifica i valori aggiornati sul sito dell'Agenzia delle Entrate.
Come funzionano reverse charge e fatturazione transfrontaliera?
Il reverse charge (inversione contabile) fa assolvere l'IVA al cliente nei casi nazionali o transfrontalieri previsti. Non si applica automaticamente a ogni cliente estero o a ogni vendita nell'UE. Cessioni intracomunitarie di beni, servizi transfrontalieri, esportazioni e settori nazionali soggetti a inversione contabile hanno condizioni, prove, diciture e codici natura XML diversi.
Le imprese italiane trasmettono inoltre tramite SdI i dati richiesti sulle operazioni transfrontaliere, usando i tipi di documento e le scadenze applicabili. Verifica il trattamento della singola operazione prima di scegliere un codice.
| Scenario | Indicazione generale | Che cosa verificare |
|---|---|---|
| Operazione nazionale ordinaria | Di norma si applica l'IVA italiana | Aliquota, momento impositivo e campi della fattura |
| Reverse charge nazionale | Il cliente assolve l'IVA quando ricorrono i presupposti | Base giuridica e codice natura XML |
| Beni o servizi B2B nell'UE | Trattamento transfrontaliero legato all'operazione | Partite IVA, luogo della prestazione, prove e dicitura |
| Esportazione fuori dall'UE | Può applicarsi il regime di non imponibilità | Prove doganali e codice XML |
| Operazione B2C in Italia | Di norma si applica l'IVA italiana | Eventuali regole speciali sul luogo o esenzioni |
Domande sulla fatturazione in Italia
La fatturazione elettronica è obbligatoria in Italia?
Sì. Per quasi tutte le fatture tra soggetti stabiliti in Italia, la fattura deve essere un file XML FatturaPA strutturato e inviato tramite il Sistema di Interscambio (SdI). L'obbligo comprende le fatture B2B, B2C e verso la pubblica amministrazione e, dal 2024, gran parte dei piccoli contribuenti in regime forfettario. Una fattura cartacea o in PDF, in genere, non ha valore fiscale tra imprese italiane titolari di Partita IVA.
Che cos'è il Sistema di Interscambio (SdI)?
SdI è la piattaforma di scambio gestita dall'Agenzia delle Entrate. Riceve l'XML della fattura elettronica, ne controlla struttura e identificativi fiscali, poi lo recapita al cliente. La fattura è legalmente emessa solo quando SdI la accetta; se il file non supera i controlli viene scartato e deve essere corretto e reinviato.
Che cos'è il Codice Destinatario e dove si trova?
Il Codice Destinatario permette a SdI di instradare la FatturaPA. Per una fattura verso una Pubblica Amministrazione è il codice a sei caratteri dell'ufficio destinatario presente nell'Indice PA. Per gli altri destinatari il campo contiene sette caratteri: di norma il codice assegnato a un canale di ricezione accreditato, oppure il valore convenzionale previsto quando si usa la PEC o si applica un'altra regola. I clienti aziendali ottengono il proprio codice dal software di contabilità o dall'intermediario e lo comunicano ai fornitori. Per i consumatori privati si usa il valore convenzionale previsto e la fattura viene resa disponibile nella loro area del portale fiscale.
Serve una Partita IVA per fatturare in Italia?
Per emettere fatture nell'ambito di un'attività in Italia serve una Partita IVA, il numero IVA italiano a 11 cifre, ottenuto tramite registrazione presso l'Agenzia delle Entrate. I privati sono identificati dal Codice Fiscale. La Partita IVA compare sulle fatture dell'attività ed è uno dei campi controllati da SdI.
Quando si paga la marca da bollo su una fattura?
L'imposta di bollo si applica di norma alle fatture che documentano un importo non soggetto a IVA superiore alla soglia prevista, come le fatture senza IVA nel regime forfettario o determinate operazioni esenti. Nelle fatture elettroniche viene indicata nell'XML e pagata digitalmente, di solito ogni trimestre. Verifica soglia e importo aggiornati sul sito dell'Agenzia delle Entrate, perché sono stabiliti dalla legge e possono cambiare.
Come si fattura un cliente estero dall'Italia?
Dipende dalla vendita di beni o servizi, dal luogo e dallo status del cliente e dalle regole sul luogo dell'operazione. Cessioni intracomunitarie, servizi transfrontalieri ed esportazioni richiedono basi giuridiche, prove e codici XML diversi. I dati transfrontalieri richiesti vengono trasmessi tramite SdI entro le scadenze applicabili. Verifica il trattamento esatto prima dell'emissione.