Cos'è la FatturaPA e l'obbligo di fatturazione elettronica tramite SdI?
Per le operazioni rientranti nell'obbligo di fattura elettronica in Italia, l'emittente crea il file XML nel formato prescritto e lo invia tramite il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall'Agenzia delle Entrate. Lo SdI verifica il file e restituisce un esito di consegna o di scarto. Un file scartato è considerato come non emesso e deve essere corretto secondo le regole di ritrasmissione vigenti.
L'obbligo riguarda la maggior parte delle fatture nazionali B2B, B2C e verso la pubblica amministrazione e, dal 2024, la maggior parte dei contribuenti in regime forfettario. Permangono esclusioni previste dalla legge. Un PDF può essere condiviso per comodità di lettura, ma non sostituisce la trasmissione XML e SdI obbligatoria.
Quali identificativi servono: Partita IVA, Codice Fiscale, Codice Destinatario?
La Partita IVA è l'identificativo IVA italiano, mentre il Codice Fiscale identifica una persona o un ente ai fini fiscali. Per l'instradamento tramite SdI si utilizza un codice ufficio IPA di sei caratteri per le fatture verso una pubblica amministrazione e un Codice Destinatario di sette caratteri per le fatture verso altri destinatari. Quando le norme lo consentono, è possibile utilizzare l'indirizzo PEC certificato del destinatario insieme al codice segnaposto previsto. Il destinatario può anche registrare il proprio indirizzo telematico preferito presso l'Agenzia delle Entrate; in tal caso, questo ha priorità nella consegna.
Gli identificativi richiesti nel file XML dipendono dal venditore, dal destinatario e dal tipo di operazione. I consumatori privati e i destinatari esteri utilizzano i valori di instradamento segnaposto previsti, mentre lo SdI rende disponibili i documenti attraverso i canali definiti dalla normativa vigente.
- Partita IVA
- Il numero di partita IVA italiano a 11 cifre del venditore e del cliente titolare di partita IVA. Identifica i soggetti registrati ai fini IVA.
- Codice Fiscale
- Il codice fiscale che identifica la persona fisica o l'ente. Utilizzato per i privati e richiesto insieme alla partita IVA per determinati soggetti.
- Codice Destinatario
- Per una fattura verso una pubblica amministrazione, questo campo contiene il codice IPA di sei caratteri dell'ufficio ricevente. Per gli altri destinatari, contiene un codice destinatario o segnaposto di sette caratteri che indica allo SdI come instradare la fattura.
- PEC (posta elettronica certificata)
- Per un destinatario diverso dalla pubblica amministrazione, la PEC può essere utilizzata come indirizzo di consegna. In tal caso, il file XML utilizza l'indirizzo PEC insieme al codice segnaposto di sette caratteri previsto.
- Codice segnaposto per i consumatori privati
- Per un consumatore privato privo di codice destinatario, si utilizza il codice segnaposto standard e la fattura compare nella sua area riservata del portale dell'Agenzia delle Entrate.
- Codice per clienti esteri
- Viene utilizzato un codice segnaposto separato di 7 caratteri quando il cliente è stabilito all'estero e non dispone di un canale SdI italiano.
Come si emette concretamente una fattura elettronica italiana?
L'emissione di una fattura elettronica è un processo strutturato, non la semplice produzione di un documento. Si preparano i dati, si genera l'XML, lo si trasmette e si attende l'esito della consegna dallo SdI. In pratica, la maggior parte delle imprese utilizza un software di contabilità, un intermediario accreditato oppure il portale e l'app gratuiti messi a disposizione dall'Agenzia delle Entrate per gestire l'XML e la connessione allo SdI.
Il contenuto della fattura segue comunque la logica ordinaria di una fattura IVA: chi vende, chi acquista, cosa è stato fornito, l'importo netto, l'aliquota e l'importo dell'IVA, e il totale. Una bozza chiara e ben strutturata rende la fase XML più semplice, quindi è utile predisporre prima i dati numerici. È possibile abbozzare rapidamente le voci e i totali con un generatore di fatture gratuito, per poi riportare tali dettagli nello strumento di fatturazione elettronica e produrre l'XML conforme da inviare allo SdI.
- Preparare i dati della fattura
- Identificativi del venditore e dell'acquirente, voci con descrizioni e quantità, importi netti, aliquota IVA e tipo di documento.
- Generare l'XML FatturaPA
- Il software o l'intermediario converte i dati nello schema XML richiesto con i campi e i codici corretti.
- Trasmettere allo SdI
- L'XML viene inviato al Sistema di Interscambio, che verifica la struttura e gli identificativi fiscali.
- Gestire l'esito della consegna
- Lo SdI restituisce una ricevuta: consegnata, mancata consegna (resa disponibile al destinatario) oppure scarto, da correggere e reinviare.
- Conservare la fattura
- Le fatture elettroniche devono essere archiviate tramite conservazione sostitutiva a norma per il periodo previsto dalla legge.
Quando si applica la marca da bollo (imposta di bollo)?
Alcune fatture italiane prevedono una piccola imposta, l'imposta di bollo (storicamente il contrassegno cartaceo della "marca da bollo"). Nella fattura elettronica non si tratta più di un bollo cartaceo: l'obbligo viene indicato nell'XML e l'imposta si versa telematicamente all'Agenzia delle Entrate, di norma con cadenza trimestrale, in base alle fatture che la richiedono.
In linea di massima, l'imposta di bollo si applica quando una fattura riporta un importo non soggetto a IVA superiore a una soglia minima (ad esempio, le fatture emesse senza IVA nel regime forfettario oppure le operazioni esenti ed escluse da IVA). Le fatture con applicazione dell'IVA di solito non la prevedono. Poiché la soglia e l'importo fisso dell'imposta sono stabiliti dalla legge e possono variare, è opportuno verificare i valori correnti sulla pagina dell'Agenzia delle Entrate anziché fare affidamento su un dato che potrebbe non essere aggiornato.
Come funzionano il reverse charge e la fatturazione transfrontaliera?
L'inversione contabile (reverse charge) prevede che sia il cliente ad assolvere l'IVA in determinati casi nazionali o transfrontalieri. Non è un meccanismo applicabile di default a ogni cliente estero o a ogni vendita intracomunitaria. Le cessioni intracomunitarie di beni, le prestazioni di servizi transfrontaliere, le esportazioni e i settori soggetti a inversione contabile nazionale hanno ciascuno le proprie condizioni, la propria documentazione, la propria formulazione e il proprio codice natura XML.
Le imprese italiane trasmettono inoltre i dati obbligatori delle operazioni transfrontaliere tramite lo SdI, utilizzando i tipi di documento e le scadenze previsti. Verificare il trattamento corretto per la singola operazione prima di scegliere un codice.
| Scenario | Orientamento generale | Cosa verificare |
|---|---|---|
| Cessione o prestazione nazionale ordinaria | Si applica normalmente l'IVA italiana | Aliquota, momento impositivo e campi della fattura |
| Inversione contabile nazionale | Il cliente assolve l'IVA quando si applica la regola | Base giuridica e codice natura XML |
| Beni o servizi B2B intracomunitari | Trattamento transfrontaliero specifico per operazione | Partite IVA, luogo di effettuazione, documentazione e formulazione |
| Esportazione extra-UE | Può applicarsi il trattamento di non imponibilità per esportazione | Documentazione doganale e codice XML |
| Prestazione B2C in Italia | Si applica generalmente l'IVA italiana | Eventuale regola speciale sul luogo di effettuazione o esenzione |
Domande sulla fatturazione italiana
La fatturazione elettronica è obbligatoria in Italia?
Sì. Per la quasi totalità delle fatture tra soggetti stabiliti in Italia, la fattura deve essere un file XML strutturato in formato FatturaPA, trasmesso tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Questo include ora le fatture B2B, B2C e verso la pubblica amministrazione e, dal 2024, anche la maggior parte dei contribuenti in regime forfettario. Una fattura cartacea o in PDF non ha generalmente valore fiscale tra imprese italiane titolari di partita IVA.
Cos'è il Sistema di Interscambio (SdI)?
Lo SdI è la piattaforma di interscambio gestita dall'Agenzia delle Entrate. Il contribuente trasmette il file XML della fattura elettronica, lo SdI ne verifica la struttura e gli identificativi fiscali e recapita poi la fattura al cliente. La fattura si considera emessa solo dopo l'accettazione da parte dello SdI; se il file non supera i controlli viene scartato e deve essere corretto e ritrasmesso.
Cos'è il Codice Destinatario e dove lo trovo?
Il Codice Destinatario instrada il file FatturaPA attraverso lo SdI. Per una fattura verso la pubblica amministrazione, è il codice di sei caratteri dell'ufficio ricevente, indicato nell'IPA. Per una fattura a qualsiasi altro destinatario, il campo contiene sette caratteri: di solito il codice assegnato a un canale di ricezione accreditato, oppure il segnaposto obbligatorio quando la consegna avviene tramite PEC o si applica un'altra regola. I clienti business ottengono il proprio codice dal software di contabilità o dall'intermediario e lo comunicano ai fornitori. I consumatori privati utilizzano il segnaposto obbligatorio affinché la fattura sia resa disponibile nella propria area del portale fiscale.
Serve la Partita IVA per fatturare in Italia?
Per emettere fatture commerciali in Italia è necessaria la Partita IVA, il numero di identificazione fiscale di 11 cifre che si ottiene registrandosi presso l'Agenzia delle Entrate. I privati cittadini sono identificati invece tramite il Codice Fiscale. La Partita IVA compare su ogni fattura commerciale ed è uno dei campi verificati dallo SdI.
Quando si deve pagare la marca da bollo su una fattura?
L'imposta di bollo si applica in genere alle fatture che riportano un importo non soggetto a IVA superiore a una soglia minima di legge, come le fatture emesse senza IVA in regime forfettario o talune operazioni esenti. Sulle fatture elettroniche è segnalata nell'XML e viene pagata in modalità digitale, di norma con cadenza trimestrale. Verificare la soglia e l'importo aggiornati sul sito dell'Agenzia delle Entrate, poiché sono stabiliti per legge e possono variare.
Come si fattura a un cliente estero dall'Italia?
La risposta dipende dal fatto che si vendano beni o servizi, dalla sede e dallo status del cliente e dalle regole sul luogo di effettuazione dell'operazione. Beni intracomunitari, servizi transfrontalieri ed esportazioni prevedono basi giuridiche, documentazione e codici XML diversi. I dati obbligatori per le operazioni transfrontaliere vengono trasmessi tramite SdI entro i termini applicabili. Verifica il trattamento corretto prima di emettere il documento.