Czym jest FatturaPA i obowiązek e-fakturowania SdI?
W przypadku transakcji objętych włoskim obowiązkiem fattura elettronica wystawca tworzy wymagany XML i przesyła go przez Sistema di Interscambio (SdI), obsługiwany przez Agenzia delle Entrate. SdI sprawdza plik i zwraca wynik doręczenia albo odrzucenia. Odrzucony plik uznaje się za niewystawiony i trzeba go poprawić zgodnie z bieżącymi zasadami ponownego przesłania.
Obowiązek obejmuje większość krajowych faktur B2B, B2C i dla sektora publicznego, a od 2024 roku także większość podatników w ramach regime forfettario. Nadal istnieją ustawowe wyłączenia. PDF można udostępnić jako czytelną kopię, ale nie zastępuje wymaganej transmisji XML przez SdI.
Jakie identyfikatory są potrzebne: Partita IVA, Codice Fiscale i Codice Destinatario?
Partita IVA jest włoskim identyfikatorem VAT, a Codice Fiscale identyfikuje osobę lub podmiot do celów podatkowych. Do faktur dla administracji publicznej routing SdI używa sześcioznakowego kodu biura IPA, a dla innych odbiorców siedmioznakowego Codice Destinatario. Gdy przepisy na to pozwalają, certyfikowany adres PEC odbiorcy może zostać użyty z wymaganym kodem zastępczym. Odbiorca może również zarejestrować preferowany adres elektroniczny w organie podatkowym. Taki adres ma pierwszeństwo przy doręczaniu.
Identyfikatory wymagane w XML zależą od sprzedawcy, odbiorcy i transakcji. Konsumenci prywatni i odbiorcy zagraniczni korzystają z właściwych zastępczych wartości routingu, a SdI udostępnia dokumenty kanałami określonymi w bieżących przepisach.
- Partita IVA
- 11-cyfrowy włoski numer VAT sprzedawcy oraz klienta będącego firmą. Identyfikuje, kto jest zarejestrowany do VAT.
- Codice Fiscale
- Kod podatkowy identyfikujący osobę lub podmiot. Używany w przypadku osób prywatnych i wymagany obok numeru VAT dla niektórych podmiotów.
- Codice Destinatario
- W fakturze dla administracji publicznej pole zawiera sześcioznakowy kod IPA biura odbiorcy. W przypadku innych odbiorców zawiera siedmioznakowy kod odbiorcy albo kod zastępczy, który wskazuje sposób routingu faktury w SdI.
- PEC (certyfikowany e-mail)
- Dla odbiorcy innego niż administracja publiczna PEC może być stosowany jako adres doręczenia. XML używa wtedy adresu PEC z wymaganym kodem 7-znakowym.
- Kod zastępczy dla konsumentów
- Dla konsumenta prywatnego bez kodu docelowego używa się standardowego kodu zastępczego, a faktura pojawia się w jego strefie portalu podatkowego.
- Kod dla klientów zagranicznych
- Osobny 7-znakowy kod zastępczy stosuje się, gdy klient ma siedzibę za granicą i nie posiada włoskiego kanału SdI.
Jak właściwie wystawić włoską e-fakturę?
Wystawienie fattura elettronica jest ustrukturyzowanym procesem, a nie przygotowaniem pojedynczego dokumentu. Najpierw przygotowuje się dane i generuje XML, następnie przesyła plik i czeka na wynik doręczenia z SdI. W praktyce większość firm korzysta z oprogramowania księgowego, akredytowanego pośrednika albo bezpłatnego portalu i aplikacji Agenzia delle Entrate do obsługi XML i połączenia z SdI.
Treść faktury nadal podlega zwykłym zasadom faktury VAT: należy wskazać sprzedawcę i nabywcę, przedmiot dostawy, kwotę netto, stawkę i kwotę VAT oraz sumę. Czytelny, uporządkowany szkic ułatwia późniejsze przygotowanie XML. Pozycje i sumy można najpierw rozpisać za pomocą bezpłatnego generatora faktur, a następnie przenieść zweryfikowane dane do narzędzia do e-fakturowania, które utworzy zgodny XML i prześle go do SdI.
- Przygotowanie danych faktury
- Identyfikatory sprzedawcy i kupującego, pozycje z opisami i ilościami, kwoty netto, stawka VAT oraz typ dokumentu.
- Wygenerowanie XML FatturaPA
- Oprogramowanie lub pośrednik przekształca dane w wymagany schemat XML z odpowiednimi polami i kodami.
- Przesłanie do SdI
- XML jest wysyłany do Sistema di Interscambio, który weryfikuje strukturę i identyfikatory podatkowe.
- Obsługa wyniku doręczenia
- SdI zwraca potwierdzenie: dostarczona, niedostarczona (udostępniona odbiorcy) lub odrzucona (scarto) do poprawy i ponownego wysłania.
- Przechowywanie faktury
- E-faktury muszą być przechowywane w zgodnym archiwum cyfrowym (conservazione sostitutiva) przez ustawowy okres.
Kiedy ma zastosowanie marca da bollo (opłata skarbowa)?
Niektóre faktury włoskie podlegają niewielkiej opłacie skarbowej, czyli imposta di bollo (historycznie fizyczny znaczek „marca da bollo”). Na fakturze elektronicznej nie jest to już papierowy znaczek; obowiązek oznacza się w pliku XML, a opłatę wnosi cyfrowo do Agenzia delle Entrate, zwykle co kwartał, na podstawie faktur, które jej wymagają.
Z reguły opłata skarbowa ma zastosowanie, gdy faktura ujmuje kwotę niepodlegającą VAT powyżej niskiego progu, na przykład w przypadku faktur wystawionych bez VAT w ramach regime forfettario albo dostaw zwolnionych z VAT lub pozostających poza zakresem opodatkowania. Faktury z naliczonym VAT zwykle jej nie wymagają. Próg i stałą kwotę opłaty określa ustawa, a wartości mogą się zmieniać, dlatego należy potwierdzić je na stronie Agenzia delle Entrate.
Jak działa odwrotne obciążenie i fakturowanie transgraniczne?
Odwrotne obciążenie (inversione contabile) przenosi obowiązek rozliczenia VAT na klienta w określonych przypadkach krajowych lub transgranicznych. Nie jest domyślne dla każdego zagranicznego klienta ani każdej sprzedaży w UE. Towary wewnątrz UE, usługi transgraniczne, eksport i krajowe sektory objęte odwrotnym obciążeniem mają odrębne warunki, dowody, brzmienie oraz kody charakteru transakcji w XML.
Włoskie firmy przekazują również wymagane dane o transakcjach transgranicznych przez SdI, używając właściwych typów dokumentów i terminów. Przed wyborem kodu trzeba potwierdzić sposób rozliczenia konkretnej dostawy.
| Scenariusz | Ogólna zasada | Co sprawdzić |
|---|---|---|
| Standardowa dostawa krajowa | Zwykle obowiązuje włoski VAT | Stawkę, moment rozliczenia i pola faktury |
| Krajowe odwrotne obciążenie | Klient rozlicza VAT, gdy przepis ma zastosowanie | Podstawę prawną i kod charakteru transakcji w XML |
| Towary lub usługi B2B w UE | Sposób rozliczenia zależy od transakcji | Numery VAT, miejsce dostawy, dowody i wymagane brzmienie |
| Eksport poza UE | Może mieć zastosowanie rozliczenie jako eksport niepodlegający opodatkowaniu | Dowody celne i kod XML |
| Włoska dostawa B2C | Zwykle obowiązuje włoski VAT | Szczególną zasadę miejsca dostawy lub zwolnienie |
Pytania o fakturowanie we Włoszech
Czy fakturowanie elektroniczne jest obowiązkowe we Włoszech?
Tak. W przypadku niemal wszystkich faktur między podmiotami mającymi siedzibę we Włoszech faktura musi być ustrukturyzowanym plikiem XML FatturaPA przesłanym przez Sistema di Interscambio (SdI). Obejmuje to obecnie faktury B2B, B2C i administracji publicznej, a od 2024 roku również większość drobnych podatników objętych regime forfettario. Faktura papierowa lub PDF zazwyczaj nie ma wartości podatkowej między włoskimi firmami zarejestrowanymi do VAT.
Czym jest Sistema di Interscambio (SdI)?
SdI to platforma wymiany danych prowadzona przez włoski organ podatkowy Agenzia delle Entrate. Przesłany do niej plik XML e-faktury jest sprawdzany pod kątem struktury i identyfikatorów podatkowych, a następnie dostarczany klientowi. Fakturę uznaje się za wystawioną dopiero po przyjęciu jej przez SdI. Plik, który nie przejdzie weryfikacji, zostaje odrzucony (scarto) i wymaga poprawienia oraz ponownego wysłania.
Czym jest Codice Destinatario i skąd go wziąć?
Codice Destinatario kieruje plik FatturaPA przez SdI. W przypadku faktury dla administracji publicznej jest to sześcioznakowy kod biura odbiorcy wskazany w IPA. Dla innego odbiorcy pole ma siedem znaków: zwykle kod przypisany do akredytowanego kanału odbiorczego albo wymagany znacznik zastępczy, gdy doręczenie odbywa się przez PEC lub ma zastosowanie inna zasada. Klient biznesowy otrzymuje kod od swojego programu księgowego lub pośrednika i przekazuje go dostawcom. Konsument prywatny używa wymaganego znacznika zastępczego, aby faktura była dostępna w jego części portalu podatkowego.
Czy potrzebuję Partita IVA, aby fakturować we Włoszech?
Do wystawiania faktur firmowych we Włoszech potrzebna jest Partita IVA, czyli 11-cyfrowy włoski numer VAT uzyskiwany po rejestracji w Agenzia delle Entrate. Osoby prywatne są identyfikowane za pomocą Codice Fiscale. Partita IVA pojawia się na każdej fakturze firmowej i jest jednym z pól sprawdzanych przez SdI.
Kiedy muszę zapłacić marca da bollo od faktury?
Opłata skarbowa (imposta di bollo) zazwyczaj dotyczy faktur, które ujmują kwotę niepodlegającą VAT powyżej niskiego progu ustawowego, takich jak faktury wystawione bez VAT w ramach regime forfettario lub niektóre dostawy zwolnione. Na e-fakturach oznacza się ją w pliku XML i wnosi cyfrowo, zwykle kwartalnie. Aktualny próg i kwotę należy sprawdzić na stronie Agenzia delle Entrate, ponieważ określa je ustawa i mogą się zmieniać.
Jak zafakturować klienta zagranicznego z Włoch?
Sposób rozliczenia zależy od tego, czy sprzedawane są towary czy usługi, od lokalizacji i statusu klienta oraz zasad miejsca dostawy. Towary wewnątrz UE, usługi transgraniczne i eksport wymagają różnych podstaw prawnych, dowodów i kodów XML. Wymagane dane transgraniczne są przekazywane przez SdI w odpowiednich terminach. Dokładny sposób rozliczenia trzeba sprawdzić przed wystawieniem.