Was sind FatturaPA und die SdI-Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?
Bei Transaktionen, die unter die italienische Verpflichtung zur fattura elettronica fallen, erstellt der Rechnungsaussteller die vorgeschriebene XML-Datei und übermittelt sie über das von der Agenzia delle Entrate betriebene Sistema di Interscambio (SdI). SdI prüft die Datei und meldet, ob sie zugestellt oder abgelehnt wurde. Eine abgelehnte Datei gilt als nicht ausgestellt und muss gemäß den jeweils geltenden Vorschriften für die erneute Übermittlung berichtigt werden.
Die Verpflichtung gilt für die meisten inländischen B2B-, B2C- und Behördenrechnungen sowie seit 2024 für die meisten Steuerpflichtigen im regime forfettario. Gesetzliche Ausnahmen bestehen weiterhin. Eine PDF-Datei kann zur besseren Lesbarkeit bereitgestellt werden, ersetzt jedoch weder die vorgeschriebene XML-Datei noch die Übermittlung über SdI.
Welche Kennungen benötigen Sie: Partita IVA, Codice Fiscale, Codice Destinatario?
Die Partita IVA ist eine italienische Umsatzsteuer-ID, während der Codice Fiscale eine natürliche oder juristische Person für steuerliche Zwecke identifiziert. Für die Zustellung über SdI wird bei Rechnungen an eine öffentliche Verwaltung der sechsstellige IPA-Code der empfangenden Dienststelle verwendet. Bei Rechnungen an andere Empfänger enthält der Codice Destinatario sieben Zeichen. Soweit die Vorschriften dies zulassen, kann die zertifizierte PEC-Adresse des Empfängers zusammen mit dem vorgeschriebenen Platzhaltercode verwendet werden. Ein Empfänger kann zudem seine bevorzugte elektronische Adresse bei der Steuerbehörde registrieren. Diese hat bei der Zustellung Vorrang.
Welche Kennungen in der XML-Datei erforderlich sind, hängt vom Verkäufer, vom Empfänger und von der Transaktion ab. Für Privatverbraucher und ausländische Empfänger gelten die jeweils vorgesehenen Platzhalterwerte für die Zustellung, während SdI die Dokumente über die nach den geltenden Vorschriften festgelegten Kanäle bereitstellt.
- Partita IVA
- Die elfstellige italienische Umsatzsteuer-ID des Verkäufers und eines gewerblichen Kunden. Sie gibt an, wer umsatzsteuerlich registriert ist.
- Codice Fiscale
- Die Steuernummer zur Identifizierung einer natürlichen oder juristischen Person. Sie wird für Privatpersonen verwendet und ist bei einigen Rechtsträgern zusätzlich zur Umsatzsteuer-ID erforderlich.
- Codice Destinatario
- Bei einer Rechnung an eine öffentliche Verwaltung enthält dieses Feld den sechsstelligen IPA-Code der empfangenden Dienststelle. Bei anderen Empfängern enthält es einen siebenstelligen Empfänger- oder Platzhaltercode, anhand dessen SdI die Rechnung zustellt.
- PEC (zertifizierte E-Mail)
- Für einen Empfänger, der keine öffentliche Verwaltung ist, kann eine PEC-Adresse als Zustelladresse verwendet werden. Wenn die Vorschriften dies zulassen, tragen Sie die PEC-Adresse in die XML-Datei und den vorgeschriebenen siebenstelligen Platzhaltercode in das Feld Codice Destinatario ein. Bei einer öffentlichen Verwaltung bleibt der sechsstellige IPA-Code der empfangenden Dienststelle erforderlich.
- Platzhaltercode für Verbraucher
- Für einen Privatverbraucher ohne Empfängercode wird der standardmäßige Platzhaltercode verwendet und die Rechnung in seinem Bereich im Steuerportal bereitgestellt.
- Code für ausländische Kunden
- Ein gesonderter siebenstelliger Platzhalter wird verwendet, wenn der Kunde im Ausland ansässig ist und über keinen italienischen SdI-Kanal verfügt.
Wie stellen Sie eine italienische E-Rechnung konkret aus?
Die Ausstellung einer fattura elettronica ist ein strukturierter Prozess und nicht lediglich die Erstellung eines einzelnen Dokuments. Sie bereiten die Daten vor, erzeugen die XML-Datei, übermitteln sie und warten auf die Zustellmeldung von SdI. In der Praxis verwenden die meisten Unternehmen eine Buchhaltungssoftware, einen zugelassenen Vermittler oder das kostenlose Portal und die App der Agenzia delle Entrate, um die XML-Datei und die Verbindung zu SdI zu verwalten.
Die Rechnungsinhalte folgen weiterhin der üblichen Systematik einer Umsatzsteuerrechnung: Wer verkauft, wer kauft, was wurde geliefert oder geleistet, wie hoch sind Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Gesamtbetrag? Ein klarer, gut strukturierter Entwurf erleichtert die Erstellung der XML-Datei. Daher empfiehlt es sich, die Beträge zunächst übersichtlich zusammenzustellen. Mit einem kostenlosen Rechnungsgenerator können Sie Positionen und Summen schnell entwerfen und diese Angaben anschließend in Ihr E-Rechnungssystem übernehmen, um die konforme XML-Datei zu erstellen und an SdI zu senden.
- Rechnungsdaten vorbereiten
- Kennungen von Verkäufer und Käufer, Positionen mit Beschreibungen und Mengen, Nettobeträge, Umsatzsteuersatz und Dokumentart.
- FatturaPA-XML erstellen
- Ihre Software oder Ihr Vermittler überführt die Daten mit den richtigen Feldern und Codes in das vorgeschriebene XML-Schema.
- An SdI übermitteln
- Die XML-Datei wird an das Sistema di Interscambio gesendet, das die Struktur und die steuerlichen Kennungen validiert.
- Zustellmeldung bearbeiten
- SdI sendet eine Empfangsbestätigung: zugestellt, nicht zugestellt (für den Empfänger bereitgestellt) oder abgelehnt (scarto), sodass die Datei berichtigt und erneut gesendet werden muss.
- Rechnung aufbewahren
- E-Rechnungen müssen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer in einer regelkonformen digitalen Archivierung (conservazione sostitutiva) aufbewahrt werden.
Wann fällt die marca da bollo (Stempelsteuer) an?
Für bestimmte italienische Rechnungen fällt eine geringe Stempelsteuer an, die imposta di bollo (früher die physische Stempelmarke "marca da bollo"). Bei einer elektronischen Rechnung wird keine Papiermarke mehr verwendet. Stattdessen wird die Verpflichtung in der XML-Datei gekennzeichnet und die Abgabe für die betreffenden Rechnungen digital an die Agenzia delle Entrate entrichtet, üblicherweise vierteljährlich.
Als Faustregel gilt, dass die Stempelsteuer anfällt, wenn eine Rechnung einen Betrag oberhalb eines niedrigen Schwellenwerts ausweist, der nicht der Umsatzsteuer unterliegt. Dazu zählen beispielsweise Rechnungen, die im Rahmen des regime forfettario ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden, sowie von der Umsatzsteuer befreite oder nicht in ihren Anwendungsbereich fallende Lieferungen und Leistungen. Rechnungen, auf denen Umsatzsteuer berechnet wird, unterliegen ihr im Allgemeinen nicht. Da der Schwellenwert und der feste Abgabenbetrag gesetzlich festgelegt sind und sich ändern können, sollten Sie die aktuellen Werte auf der Seite der Agenzia delle Entrate prüfen, statt sich auf möglicherweise veraltete Zahlen zu verlassen.
Wie funktionieren das Reverse-Charge-Verfahren und die grenzüberschreitende Rechnungsstellung?
Beim Reverse-Charge-Verfahren (inversione contabile) muss der Kunde die Umsatzsteuer in bestimmten inländischen oder grenzüberschreitenden Fällen selbst erfassen. Das Verfahren gilt nicht automatisch für jeden ausländischen Kunden oder jeden Verkauf innerhalb der EU. Für innergemeinschaftliche Warenlieferungen, grenzüberschreitende Dienstleistungen, Ausfuhren und inländische Reverse-Charge-Sektoren gelten jeweils eigene Voraussetzungen, Nachweise, Formulierungen und XML-Naturcodes.
Italienische Unternehmen übermitteln zudem die vorgeschriebenen Daten zu grenzüberschreitenden Transaktionen innerhalb der geltenden Fristen und unter Verwendung der jeweils einschlägigen Dokumentarten über SdI. Prüfen Sie die Behandlung der konkreten Lieferung oder Leistung, bevor Sie einen Code auswählen.
| Szenario | Allgemeine Behandlung | Was ist zu prüfen? |
|---|---|---|
| Inländische Standardlieferung oder -leistung | In der Regel fällt italienische Umsatzsteuer an | Satz, Zeitpunkt und Rechnungsfelder |
| Inländisches Reverse-Charge-Verfahren | Der Kunde erfasst die Umsatzsteuer, sofern die Regelung anwendbar ist | Rechtsgrundlage und XML-Naturcode |
| Waren oder Dienstleistungen im EU-B2B-Geschäft | Transaktionsspezifische grenzüberschreitende Behandlung | Umsatzsteuer-IDs, Leistungsort, Nachweise und Formulierung |
| Ausfuhr außerhalb der EU | Eine Behandlung als nicht steuerbare Ausfuhr kann anwendbar sein | Zollnachweise und XML-Code |
| Italienische B2C-Lieferung oder -Leistung | Üblicherweise fällt italienische Umsatzsteuer an | Etwaige besondere Regelung zum Leistungsort oder zur Befreiung |
Fragen zur Rechnungsstellung in Italien
Ist die elektronische Rechnungsstellung in Italien verpflichtend?
Ja. Bei nahezu allen Rechnungen zwischen in Italien ansässigen Parteien muss die Rechnung als strukturierte FatturaPA-XML-Datei erstellt und über das Sistema di Interscambio (SdI) gesendet werden. Dies umfasst inzwischen B2B-, B2C- und Behördenrechnungen sowie seit 2024 die meisten kleinen Steuerpflichtigen im regime forfettario. Eine Papier- oder PDF-Rechnung hat zwischen italienischen, umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen im Allgemeinen keine steuerliche Gültigkeit.
Was ist das Sistema di Interscambio (SdI)?
SdI ist die Austauschplattform der italienischen Steuerbehörde Agenzia delle Entrate. Sie übermitteln Ihre E-Rechnungs-XML an diese Plattform. SdI validiert die Struktur und die steuerlichen Kennungen und stellt die Rechnung anschließend Ihrem Kunden zu. Rechtlich gilt die Rechnung erst als ausgestellt, wenn SdI sie akzeptiert. Schlägt die Validierung der Datei fehl, wird sie abgelehnt (scarto) und muss berichtigt und erneut gesendet werden.
Was ist ein Codice Destinatario und woher erhalte ich ihn?
Der Codice Destinatario steuert die Zustellung einer FatturaPA über SdI. Bei einer Rechnung an eine öffentliche Verwaltung ist dies der sechsstellige Code der empfangenden Dienststelle im IPA-Verzeichnis. Bei anderen Empfängern enthält das Feld sieben Zeichen: in der Regel den Code eines akkreditierten Empfangskanals oder den vorgeschriebenen Platzhalter, wenn die Zustellung per PEC erfolgt oder eine andere Regel greift. Gewerbliche Kunden erhalten ihren Code von ihrer Buchhaltungssoftware oder ihrem Vermittler und teilen ihn ihren Lieferanten mit. Für Privatverbraucher wird der vorgeschriebene Platzhaltercode verwendet, damit die Rechnung in ihrem Bereich im Steuerportal bereitgestellt wird.
Benötige ich eine Partita IVA, um in Italien Rechnungen auszustellen?
Um in Italien geschäftliche Rechnungen auszustellen, benötigen Sie eine Partita IVA, die elfstellige italienische Umsatzsteuer-ID. Sie erhalten sie durch die Registrierung bei der Agenzia delle Entrate. Privatpersonen werden stattdessen anhand ihres Codice Fiscale identifiziert. Die Partita IVA erscheint auf jeder geschäftlichen Rechnung und gehört zu den Feldern, die SdI prüft.
Wann muss ich die marca da bollo für eine Rechnung entrichten?
Die Stempelsteuer (imposta di bollo) fällt typischerweise für Rechnungen an, die einen Betrag oberhalb eines niedrigen gesetzlichen Schwellenwerts ausweisen, der nicht der Umsatzsteuer unterliegt. Beispiele sind Rechnungen, die im Rahmen des regime forfettario ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden, oder bestimmte befreite Lieferungen und Leistungen. Bei E-Rechnungen wird sie in der XML-Datei gekennzeichnet und digital entrichtet, üblicherweise vierteljährlich. Prüfen Sie den aktuellen Schwellenwert und Betrag auf der Website der Agenzia delle Entrate, da beide gesetzlich festgelegt sind und sich ändern können.
Wie stelle ich von Italien aus eine Rechnung an einen ausländischen Kunden?
Die Antwort hängt davon ab, ob Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen, wo der Kunde ansässig ist, welchen Status er hat und welche Vorschriften zum Leistungsort gelten. Für innergemeinschaftliche Warenlieferungen, grenzüberschreitende Dienstleistungen und Ausfuhren gelten unterschiedliche Rechtsgrundlagen, Nachweispflichten und XML-Codes. Die vorgeschriebenen grenzüberschreitenden Daten werden innerhalb der jeweils geltenden Fristen über SdI übermittelt. Prüfen Sie die genaue Behandlung, bevor Sie die Rechnung ausstellen.