Was sind FatturaPA und die SdI-E-Rechnungspflicht?
Für Transaktionen, die unter Italiens Pflicht zur fattura elettronica fallen, erstellt der Aussteller die vorgeschriebene XML-Datei und übermittelt sie über das von der Agenzia delle Entrate betriebene Sistema di Interscambio (SdI). Das SdI prüft die Datei und gibt eine Zustellungs- oder Ablehnungsmitteilung zurück. Eine abgelehnte Datei gilt als nicht ausgestellt und muss nach den geltenden Regeln für die erneute Einreichung korrigiert werden.
Die Verpflichtung umfasst die meisten inländischen B2B-, B2C- und Rechnungen an die öffentliche Hand sowie seit 2024 die meisten Steuerpflichtigen im regime forfettario. Gesetzliche Ausnahmen bestehen weiterhin. Eine PDF-Datei kann zur besseren Lesbarkeit geteilt werden, sie ersetzt jedoch nicht die erforderliche XML-Datei und die SdI-Übermittlung.
Welche Kennungen benötigen Sie: Partita IVA, Codice Fiscale, Codice Destinatario?
Die Partita IVA ist die italienische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, während der Codice Fiscale eine natürliche oder juristische Person für steuerliche Zwecke identifiziert. Das SdI-Routing verwendet einen sechsstelligen IPA-Behördencode für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und einen siebenstelligen Codice Destinatario für Rechnungen an andere Empfänger. Sofern die Bestimmungen es erlauben, kann die zertifizierte PEC-Adresse des Empfängers zusammen mit dem erforderlichen Platzhaltercode verwendet werden. Ein Empfänger kann auch seine bevorzugte elektronische Adresse bei der Steuerbehörde registrieren, die dann bei der Zustellung Vorrang hat.
Welche Kennungen in der XML-Datei erforderlich sind, hängt von Rechnungssteller, Empfänger und Transaktion ab. Für Endverbraucher und ausländische Empfänger werden die jeweils geltenden Platzhalterwerte für das Routing genutzt, während das SdI Dokumente über die durch die aktuellen Regeln festgelegten Kanäle bereitstellt.
- Partita IVA
- Die 11-stellige italienische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers und eines Geschäftskunden. Sie gibt an, wer für die Umsatzsteuer registriert ist.
- Codice Fiscale
- Die Steuernummer zur Identifizierung der Person oder Organisation. Sie wird für Privatpersonen verwendet und ist für bestimmte Einrichtungen zusätzlich zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich.
- Codice Destinatario
- Bei einer Rechnung an eine öffentliche Verwaltung enthält dieses Feld den sechsstelligen IPA-Code der empfangenden Stelle. Für andere Empfänger enthält es einen siebenstelligen Empfänger- oder Platzhaltercode, der dem SdI angibt, wie die Rechnung zuzustellen ist.
- PEC (zertifizierte E-Mail)
- Für einen anderen Empfänger als eine öffentliche Verwaltung kann die PEC als Zustelladresse genutzt werden. Die XML-Datei verwendet dann die PEC-Adresse zusammen mit dem erforderlichen siebenstelligen Platzhaltercode.
- Platzhaltercode für Endverbraucher
- Für Privatverbraucher ohne Empfängercode (Codice Destinatario) wird der Standard-Platzhaltercode verwendet, und die Rechnung wird in deren persönlichem Bereich des Steuerportals bereitgestellt.
- Code für ausländische Kunden
- Ein separater 7-stelliger Platzhalter wird verwendet, wenn der Kunde im Ausland ansässig ist und über keinen italienischen SdI-Kanal verfügt.
Wie wird eine italienische E-Rechnung konkret ausgestellt?
Das Erstellen einer Fattura elettronica ist vielmehr ein strukturierter Prozess als die bloße Erstellung eines Einzeldokuments: Sie bereiten die Daten vor, erzeugen die XML-Datei, übermitteln diese und warten auf den Zustellungsstatus des SdI. In der Praxis nutzen die meisten Unternehmen eine Buchhaltungssoftware, einen akkreditierten Vermittler oder das kostenlose Portal samt App der Agenzia delle Entrate, um die XML-Erstellung und die Anbindung an das SdI abzuwickeln.
Inhaltlich folgt die Rechnung weiterhin den allgemeinen umsatzsteuerlichen Vorgaben: Wer verkauft, wer kauft, welche Leistungen erbracht wurden, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie der Gesamtbetrag. Ein klarer, gut strukturierter Entwurf erleichtert den XML-Schritt erheblich; es empfiehlt sich daher, die Beträge vorab zusammenzustellen. Sie können Rechnungspositionen und Summen mit einem kostenlosen Rechnungsgenerator schnell erfassen und diese Daten anschließend in Ihr E-Invoicing-Tool übertragen, um die konforme XML-Datei zu erzeugen und an das SdI zu senden.
- Rechnungsdaten vorbereiten
- Identifikationsdaten von Verkäufer und Käufer, Rechnungspositionen mit Beschreibungen und Mengen, Nettobeträge, Steuersatz und Dokumenttyp.
- FatturaPA-XML erzeugen
- Ihre Software oder Ihr Dienstleister konvertiert die Daten in das vorgeschriebene XML-Schema mit den korrekten Feldern und Codes.
- An das SdI übermitteln
- Die XML-Datei wird an das Sistema di Interscambio übermittelt, welches die Struktur und die steuerlichen Identifikatoren prüft.
- Zustellstatus verarbeiten
- Das SdI sendet eine Bestätigung zurück: zugestellt, nicht zugestellt (dem Empfänger zur Verfügung gestellt) oder abgelehnt (scarto), was eine Korrektur und einen Neuversand erfordert.
- Rechnung aufbewahren
- E-Rechnungen müssen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer im Rahmen einer rechtskonformen digitalen Archivierung (conservazione sostitutiva) aufbewahrt werden.
Wann fällt die marca da bollo (Stempelsteuer) an?
Auf bestimmten italienischen Rechnungen fällt eine geringe Stempelabgabe an, die sogenannte imposta di bollo (historisch die physische Stempelmarke „marca da bollo“). Bei einer elektronischen Rechnung handelt es sich nicht mehr um eine Papiermarke; stattdessen wird die Verpflichtung in der XML-Datei gekennzeichnet und die Abgabe digital an die Agenzia delle Entrate entrichtet - in der Regel vierteljährlich auf Basis der betroffenen Rechnungen.
Grundsätzlich fällt die Stempelsteuer an, wenn eine Rechnung einen nicht umsatzsteuerpflichtigen Betrag oberhalb eines geringen Schwellenwerts ausweist - beispielsweise Rechnungen ohne Umsatzsteuer im Rahmen des regime forfettario oder steuerfreie bzw. nicht steuerbare Umsätze. Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erfordern diese in der Regel nicht. Da der Schwellenwert und der feste Steuerbetrag gesetzlich geregelt sind und sich ändern können, sollten stets die aktuellen Werte auf der Website der Agenzia delle Entrate geprüft werden, anstatt sich auf potenziell veraltete Angaben zu verlassen.
Wie funktionieren Reverse Charge und grenzüberschreitende Rechnungsstellung?
Beim Reverse-Charge-Verfahren (inversione contabile) schuldet der Kunde in bestimmten inländischen oder grenzüberschreitenden Fällen die Umsatzsteuer. Es gilt nicht standardmäßig für jeden ausländischen Kunden oder jeden Verkauf innerhalb der EU. Für innergemeinschaftliche Lieferungen, grenzüberschreitende Dienstleistungen, Exporte und inländische Reverse-Charge-Sektoren gelten jeweils eigene Bedingungen, Nachweise, Formulierungen und XML-Natura-Codes.
Italienische Unternehmen übermitteln die erforderlichen grenzüberschreitenden Transaktionsdaten ebenfalls über das SdI unter Berücksichtigung der geltenden Dokumenttypen und Fristen. Prüfen Sie die steuerliche Behandlung der jeweiligen Leistung genau, bevor Sie einen Code auswählen.
| Szenario | Grundregel | Zu prüfen |
|---|---|---|
| Inländische Standardleistung | Italienische MwSt. fällt normalerweise an | Steuersatz, Zeitpunkt und Rechnungsangaben |
| Inländisches Reverse-Charge-Verfahren | Kunde führt bei Anwendung der Regelung die MwSt. ab | Rechtsgrundlage und XML-Natura-Code |
| EU-B2B-Waren oder -Dienstleistungen | Transaktionsspezifische grenzüberschreitende Behandlung | USt-IdNr., Leistungsort, Nachweise und Formulierungen |
| Ausfuhr in Drittländer (außerhalb der EU) | Steuerbefreiung für Ausfuhren kann greifen | Zollbelege und XML-Code |
| Italienische B2C-Leistung | Italienische MwSt. fällt in der Regel an | Besondere Leistungsort- oder Befreiungsregeln |
Fragen zur Rechnungsstellung in Italien
Ist die elektronische Rechnungsstellung in Italien verpflichtend?
Ja. Bei nahezu allen Rechnungen zwischen in Italien ansässigen Parteien muss die Rechnung eine strukturierte FatturaPA-XML-Datei sein, die über das Sistema di Interscambio (SdI) versendet wird. Dies umfasst mittlerweile B2B-, B2C- und Rechnungen an die öffentliche Verwaltung sowie seit 2024 auch die meisten Kleinunternehmer im Regime Forfettario. Eine Papier- oder PDF-Rechnung besitzt zwischen italienischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen grundsätzlich keinen steuerlichen Wert.
Was ist das Sistema di Interscambio (SdI)?
Das SdI ist die von der italienischen Steuerbehörde Agenzia delle Entrate betriebene Austauschplattform. Sie übermitteln Ihre E-Rechnung im XML-Format dorthin; das System prüft die Struktur und die Steuernummern und stellt die Rechnung anschließend Ihrem Kunden zu. Die Rechnung gilt erst dann als rechtlich ausgestellt, wenn das SdI sie akzeptiert. Schlägt die Validierung fehl, wird sie abgewiesen (scarto) und muss korrigiert und erneut eingereicht werden.
Was ist ein Codice Destinatario und woher bekomme ich ihn?
Der Codice Destinatario steuert die Weiterleitung einer FatturaPA-Datei über das SdI. Bei einer Rechnung an eine öffentliche Verwaltung handelt es sich um den im IPA-Verzeichnis aufgeführten sechsstelligen Code der Empfängerstelle. Bei Rechnungen an sonstige Empfänger umfasst das Feld sieben Zeichen: meist der Code eines akkreditierten Empfangskanals oder der vorgeschriebene Platzhalter, wenn die Zustellung per PEC erfolgt oder eine andere Regelung greift. Geschäftskunden erhalten ihren Code von ihrer Buchhaltungssoftware oder ihrem Dienstleister und geben ihn an ihre Lieferanten weiter. Privatkunden verwenden den vorgesehenen Platzhalter, damit die Rechnung in ihrem Bereich des Steuerportals bereitgestellt wird.
Benötige ich eine Partita IVA, um in Italien Rechnungen auszustellen?
Um in Italien geschäftliche Rechnungen zu erstellen, benötigen Sie eine Partita IVA - die 11-stellige italienische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer -, die Sie durch Registrierung bei der Agenzia delle Entrate erhalten. Privatpersonen werden stattdessen über ihren Codice Fiscale identifiziert. Die Partita IVA muss auf jeder geschäftlichen Rechnung angegeben werden und gehört zu den Feldern, die vom SdI geprüft werden.
Wann muss die Stempelsteuer (Marca da bollo) auf einer Rechnung entrichtet werden?
Die Stempelsteuer (Imposta di bollo) fällt typischerweise bei Rechnungen an, die einen nicht der Umsatzsteuer unterliegenden Betrag oberhalb eines niedrigen gesetzlichen Schwellenwerts ausweisen - beispielsweise bei Rechnungen ohne MwSt. unter dem Regime Forfettario oder bei bestimmten steuerfreien Leistungen. Bei E-Rechnungen wird dies in der XML-Datei gekennzeichnet und digital bezahlt, üblicherweise vierteljährlich. Prüfen Sie die aktuellen Schwellenwerte und Beträge auf der Website der Agenzia delle Entrate, da diese gesetzlich festgelegt sind und sich ändern können.
Wie stelle ich von Italien aus eine Rechnung an einen ausländischen Kunden aus?
Die Antwort hängt davon ab, ob Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen, vom Standort und Status des Kunden sowie von den Regeln zum Leistungsort. Innerunionsweiter Warenverkehr, grenzüberschreitende Dienstleistungen und Ausfuhren verwenden unterschiedliche Rechtsgrundlagen, Nachweise und XML-Codes. Erforderliche grenzüberschreitende Daten werden über SdI innerhalb der maßgeblichen Fristen übermittelt. Prüfen Sie die genaue Behandlung vor der Ausstellung.