Kas yra pirkimo užsakymas ir kas yra sąskaita faktūra?
Pirkimo užsakymas - tai dokumentas, kurį pirkėjas siunčia tiekėjui, norėdamas užsisakyti prekes ar paslaugas. Jame gali būti nurodyta apimtis, kiekis, sutarta kaina, pristatymo instrukcijos ir sąlygos. Ar jis tampa privaloma sutartimi išdavimo, priėmimo, įvykdymo ar kito įvykio metu, priklauso nuo taikytinos teisės ir šalių susitarimo. Taip pat gali turėti reikšmės prieštaringos tiekėjo ir pirkėjo sąlygos.
Sąskaitą faktūrą paprastai išrašo pardavėjas, kad nurodytų, už ką yra pateikta sąskaita ir kada turi būti atliktas mokėjimas. Joje įforminamas reikalavimas pagal pagrindinį užsakymą ar sutartį; pati sąskaita faktūra nebūtinai sukuria tą įsipareigojimą. Jos išrašymo laikas, numeravimas ir mokesčių informacija priklauso nuo sandorio ir vietinių taisyklių. Finansų komandos dažnai ją palygina su pirkimo užsakymu ir pristatymo arba priėmimo dokumentais prieš patvirtindamos mokėjimą.
Kas ir kada išduoda kiekvieną dokumentą?
Paprastai pirkimo užsakymą pirkėjas siunčia pardavėjui, o sąskaitą faktūrą - pardavėjas pirkėjui. Šis etapas nėra toks griežtai apibrėžtas. Tiekėjas gali išrašyti sąskaitą faktūrą už avansą prieš pradedant darbus, pagal projekto etapus arba po pristatymo. Sąskaitų faktūrų išsirašymas ir prekybos platformų susitarimai gali pakeisti tai, kas rengia sąskaitą faktūrą.
Dokumentą identifikuokite pagal jo paskirtį ir sąlygas, o ne vien pagal jo išdėstymą.
| Aspektas | Pirkimo užsakymas (PO) | Sąskaita faktūra |
|---|---|---|
| Įprastas išrašytojas | Pirkėjas | Pardavėjas, išskyrus leidžiamas sąskaitų faktūrų išsirašymo tvarkas |
| Įprastas laikas | Prieš tiekimą, pateikiant užsakymą | Sutartu arba įstatymų nustatytu sąskaitos išrašymo momentu |
| Tikslas | Patvirtinti ir apibūdinti pirkimą | Nurodyti, už ką išrašoma sąskaita ir kada turi būti sumokėta |
| Pagrindinis nuorodos numeris | Pirkėjo suteiktas užsakymo numeris | Pagal galiojančias taisykles reikalaujamas sąskaitos identifikatorius |
| Operacinis poveikis | Padeda patvirtinti ir įvykdyti užsakymą | Padeda patvirtinti mokėjimą ir tvarkyti apskaitą |
| Mokesčių statusas | Paprastai nėra mokesčių sąskaita faktūra | Galioja kaip mokesčių įrodymas tik tuomet, kai atitinka taikytinus reikalavimus |
Kokia informacija pateikiama pirkimo užsakyme, o kokia - sąskaitoje faktūroje?
Kai dokumentai susiję su tuo pačiu užsakytu prekių tiekimu ar paslaugų teikimu, jų laukai dažnai sutampa: šalys, eilutės elementai, kiekiai, sutartos kainos ir apmokestinimo tvarka. Skirtumai yra identifikuojančiose nuorodose ir tiksluose. Pirkimo užsakyme pirmiausia nurodomas užsakymo numeris ir pristatymo instrukcijos; sąskaitoje faktūroje pirmiausia nurodomas sąskaitos faktūros numeris, išrašymo data ir mokėjimo terminas bei mokėjimo duomenys. Abu dokumentai sąmoningai sudaromi taip, kad būtų suderinami. „FreeBillGen“ gali parengti sąskaitos faktūros projektą, tačiau jame nėra specialaus lauko pirkimo užsakymo numeriui; jei pirkėjas jį priima, aiškiai nurodykite nuorodą laisvoje eilutės aprašymo vietoje arba pastaboje.
- Dokumento pavadinimas
- Pirkimo užsakymą pavadinkite „Pirkimo užsakymas“, o sąskaitą faktūrą - „Sąskaita faktūra“, kad jų paskirtis būtų aiški.
- Nuorodų numeriai
- Pirkimo užsakyme nurodytas pirkėjo numeris. Sąskaitoje faktūroje nurodytas jos pačios privalomas identifikatorius, o dažnai cituojamas ir pirkimo užsakymo numeris.
- Pirkėjo ir pardavėjo duomenys
- Abi formos paprastai nurodo šalis, tačiau privalomi vardai, adresai ir mokesčių identifikatoriai skiriasi.
- Pozicijos ir kainos
- Pakankamai aiškiai apibūdinkite apimtį, kiekį ir kainą, kad jie atitiktų sutartas prekes ar paslaugas ir patvirtintus pakeitimus.
- Datos
- Pirkimo užsakyme gali būti nurodyta užsakymo data ir pageidaujamos pristatymo datos. Sąskaitoje faktūroje gali būti nurodytos išrašymo, tiekimo datos ir mokėjimo terminas.
- Mokesčiai
- Pirkimo užsakyme galima nurodyti apytikrę mokesčių sumą. Sąskaitoje faktūroje turi būti taikomas faktinis apmokestinimo būdas ir, jei taikytina, laikomasi vietinių mokesčių sąskaitų faktūrų taisyklių.
- Sąlygos ir instrukcijos
- Pirkimo užsakyme dažnai nurodomos pristatymo ir priėmimo sąlygos. Sąskaitoje faktūroje paprastai nurodytos mokėjimo sąlygos ir patvirtintas mokėjimo būdas.
Kaip veikia pirkimo užsakymo ir sąskaitos faktūros suderinimas?
Užsakymo ir sąskaitos faktūros sutikrinimas yra mokėtinų sąskaitų kontrolės priemonė. Prieš atlikdama mokėjimą, komanda palygina tiekėjo sąskaitą faktūrą su patvirtintais pirkimo įrašais. Nesutapimas gali būti perduotas peržiūrai, o ne traktuojamas kaip įrodymas, kad kuris nors iš dokumentų yra neteisingas.
Trikryptis suderinimas lygina pirkimo užsakymą, prekių gavimo arba paslaugų priėmimo įrašą ir sąskaitą faktūrą. Dvipusis suderinimas lygina pirkimo užsakymą ir sąskaitą faktūrą. Sistemos gali leisti sutartas paklaidas kainai, kiekiui, transportavimo išlaidoms, mokesčiams ar daliniams pristatymams, todėl ne visada reikalingas tikslus kiekvieno ženklo sutapimas.
Suderinimas gali padėti aptikti pasikartojančias sąskaitas faktūras, nepatvirtintus kiekius ir kainų skirtumus. Nurodykite pirkėjo pirkimo užsakymo numerį, kai to reikalauja pirkėjo nurodymai, ir fiksuokite patvirtintus pakeitimus, o ne keiskite sąskaitą faktūrą vien tam, kad dirbtinai pasiektumėte atitikimą.
- Dvipusis suderinimas
- Palygina pirkimo užsakymą su sąskaita faktūra (kaina ir kiekis). Dažnai taikoma paslaugoms, kai nėra fizinių prekių, kurias reikia gauti.
- Trikryptis suderinimas
- Palygina pirkimo užsakymą, prekių gavimo įrašą ar priėmimo aktą ir sąskaitą faktūrą. Dažnai taikoma kontroliuojamiems pirkimams.
- Taikyti paklaidas
- Peržiūrėkite skirtumus, atsižvelgdami į pirkėjo patvirtintas paklaidų ir išimčių taisykles, užuot darę prielaidą, kad kiekvienas neatitikimas blokuoja mokėjimą.
- Nurodykite pirkimo užsakymo numerį
- Prireikus nurodykite pirkėjo užsakymo numerį, kad apskaitos skyrius galėtų rasti patvirtintą užsakymą.
Kada iš tikrųjų reikia pirkimo užsakymo?
Ne kiekvienam pardavimui naudojamas pirkimo užsakymas. Daugelis mažų įmonių, laisvai samdomų darbuotojų ir mažmeninės prekybos sandorių vykdomi remiantis patvirtintu pasiūlymu arba sutartimi. Didesnės organizacijos dažnai reikalauja pirkimo užsakymo, nes jame užfiksuojamas biudžeto patvirtinimas ir užtikrinamas audito sekimas.
Jei pirkėjas naudoja pirkimo užsakymų sistemą, prieš pradedant darbą, jei įmanoma, gaukite patvirtintą pirkimo užsakymą ir sąskaitų faktūrų išrašymo instrukcijas. Patvirtintame pasiūlyme gali būti užfiksuoti panašūs komerciniai duomenys, tačiau tai nereiškia, kad jis automatiškai prilygsta pirkimo užsakymui pagal pirkėjo kontrolės procedūras ar pagal galiojančią sutartį.
Klausimai dėl pirkimo užsakymų ir sąskaitų faktūrų
Koks yra pagrindinis skirtumas tarp pirkimo užsakymo ir sąskaitos faktūros?
Pirkimo užsakymas paprastai yra pirkėjo dokumentais patvirtintas užsakymas. Sąskaita faktūra paprastai yra pardavėjo ataskaita apie tai, kas yra apskaityta ir už ką reikia sumokėti. Juos galima suderinti, tačiau jų pateikimo laikas ir teisinis poveikis priklauso nuo sutarties, mokesčių taisyklių ir pirkimų proceso.
Ar pirkimo užsakymas pateikiamas prieš sąskaitą faktūrą ar po jos?
Paprastai prieš. Pirkėjas dažniausiai išrašo užsakymą (PO) prieš tiekimą, tada pardavėjas išrašo sąskaitą faktūrą sutartu arba teisės aktais nustatytu laiku. Avansai, sąskaitų išrašymas pasiekus etapinius tikslus, periodiniai tiekimai ir sąskaitų faktūrų išsirašymas gali lemti kitokią seką.
Ar pirkimo užsakymą galima naudoti kaip sąskaitą faktūrą?
Paprastai ne. Pirkimo užsakymas (PO) patvirtina arba apibūdina pirkimą; paprastai tai nėra pardavėjo sąskaita ar galiojantis PVM įrodymas. Pagal sutartį mokėjimas gali būti privalomas ir be įprastos sąskaitos faktūros, o PVM sąskaita faktūra galioja tik tuomet, jei atitinka taikomus reikalavimus.
Kas yra trikryptis suderinimas?
Trikryptis suderinimas - tai pirkimo užsakymo, prekių gavimo arba paslaugų priėmimo įrašo ir sąskaitos faktūros palyginimas prieš patvirtinimą. Pirkėjas gali taikyti dokumentais pagrįstus nuokrypius ir nukreipti skirtumus peržiūrai. Tai yra kontrolės priemonė, o ne taisyklė, kad kiekvienas simbolis turi sutapti.
Ar sąskaitoje faktūroje privalau nurodyti pirkimo užsakymo numerį?
Įtraukite jį, jei to reikalauja sutartis arba pirkėjo sąskaitų išrašymo instrukcijos. Trūkstamos ar neteisingos nuorodos gali uždelsti patvirtinimą arba lemti atmetimą pagal tą procesą. Paprašykite patvirtintos nuorodos ir nesugalvokite jos patys.
Ar smulkioms įmonėms ir laisvai samdomiems specialistams reikalingi pirkimo užsakymai?
Ne visada. Daugelis vietoj to naudoja patvirtintą pasiūlymą arba sutartį. Naudokite pirkimo užsakymą (PO), kai to reikalauja pirkėjo procesas ar sutartis, ypač tais atvejais, kai svarbus išlaidų patvirtinimas, pasikartojantys užsakymai ar oficialus audito sekimas.