Kas yra pirkimo užsakymas ir kas yra sąskaita faktūra?
Pirkimo užsakymas yra dokumentas, kuriuo pirkėjas užsako iš tiekėjo prekes ar paslaugas. Jame gali būti nurodyta apimtis, kiekis, sutarta kaina, pristatymo nurodymai ir sąlygos. Kada jis tampa įpareigojančia sutartimi – išsiuntus, priėmus, pradėjus vykdyti ar įvykus kitam įvykiui – priklauso nuo taikytinos teisės ir šalių susitarimo. Reikšmės gali turėti ir viena kitai prieštaraujančios pirkėjo bei tiekėjo sąlygos.
Sąskaita faktūra paprastai išrašoma pardavėjo. Joje nurodoma, už ką skaičiuojama suma ir kada ją reikia sumokėti. Sąskaita faktūra fiksuoja reikalavimą pagal užsakymą ar sutartį, tačiau nebūtinai pati sukuria mokėjimo prievolę. Išrašymo laikas, numeravimas ir mokesčių informacija priklauso nuo sandorio bei vietos taisyklių. Prieš patvirtindamos mokėjimą finansų komandos ją dažnai lygina su PO ir pristatymo arba priėmimo dokumentu.
Kas ir kada parengia kiekvieną dokumentą?
Įprastai pirkėjas siunčia PO pardavėjui, o pardavėjas išrašo sąskaitą faktūrą pirkėjui. Tačiau dokumentų pateikimo etapas nėra toks griežtas. Tiekėjas gali išrašyti sąskaitą faktūrą avansui prieš darbų pradžią, pagal projekto etapus arba po pristatymo. Pirkėjo išrašomos sąskaitos faktūros ir prekyviečių modeliai taip pat gali pakeisti, kas parengia sąskaitą faktūrą.
Dokumentą atpažinkite pagal jo paskirtį ir sąlygas, o ne vien pagal išdėstymą.
| Aspektas | Pirkimo užsakymas (PO) | Sąskaita faktūra |
|---|---|---|
| Įprastas rengėjas | Pirkėjas | Pardavėjas, išskyrus atvejus, kai leidžiama sąskaitas išrašyti pirkėjui |
| Įprastas laikas | Prieš tiekimą, kai pateikiamas užsakymas | Sutartu arba teisės aktuose nustatytu išrašymo momentu |
| Paskirtis | Patvirtinti ir aprašyti pirkimą | Nurodyti, už ką skaičiuojama suma ir kada ją sumokėti |
| Pagrindinis identifikatorius | Pirkėjo suteiktas PO numeris | Pagal taikomas taisykles privalomas sąskaitos faktūros identifikatorius |
| Reikšmė procesui | Padeda valdyti patvirtinimą ir įvykdymą | Padeda patvirtinti mokėjimą ir tvarkyti apskaitą |
| Mokestinis statusas | Paprastai nėra PVM sąskaita faktūra | Mokesčių įrodymu laikoma tik tada, kai atitinka taikomus reikalavimus |
Kokia informacija pateikiama PO, o kokia sąskaitoje faktūroje?
Kai abu dokumentai susiję su tuo pačiu užsakymu, daugelis laukų sutampa: šalys, pozicijos, kiekiai, sutartos kainos ir apmokestinimas. Skiriasi pagrindinės nuorodos ir dokumento tikslas. Pirkimo užsakymo pagrindas yra PO numeris ir pristatymo nurodymai, o sąskaitos faktūros – sąskaitos numeris, išrašymo data, apmokėjimo terminas ir mokėjimo duomenys. Dokumentai sąmoningai sudaromi taip, kad juos būtų galima sutikrinti. FreeBillGen padeda parengti sąskaitos juodraštį, tačiau neturi atskiro PO numerio lauko. Jei pirkėjas su tuo sutinka, aiškiai įrašykite šią nuorodą turimame pozicijos aprašymo ar pastabos lauke.
- Dokumento pavadinimas
- PO pažymėkite „Pirkimo užsakymas“, o sąskaitą faktūrą – „Sąskaita faktūra“, kad dokumentų paskirtis nekeltų abejonių.
- Nuorodų numeriai
- PO turi pirkėjo nuorodą. Sąskaita faktūra turi savo privalomą identifikatorių ir joje dažnai nurodomas PO numeris.
- Pirkėjo ir pardavėjo duomenys
- Abiejuose dokumentuose įprastai nurodomos šalys, tačiau privalomi pavadinimai, adresai ir mokesčių mokėtojų kodai skiriasi.
- Pozicijos ir kainos
- Apimtį, kiekį ir kainą aprašykite taip, kad būtų galima sutikrinti sutartas pozicijas bei patvirtintus pakeitimus.
- Datos
- PO gali būti nurodytos užsakymo ir pageidaujamo pristatymo datos. Sąskaitoje faktūroje gali būti išrašymo, tiekimo datos ir apmokėjimo terminas.
- Mokesčiai
- PO galima pateikti numatomą mokestį. Sąskaitoje faktūroje turi būti taikomas faktinis apmokestinimas ir, kai aktualu, laikomasi vietos PVM sąskaitų reikalavimų.
- Sąlygos ir nurodymai
- PO dažnai nustatomos pristatymo bei priėmimo sąlygos. Sąskaitoje faktūroje paprastai pateikiamos apmokėjimo sąlygos ir patikrintas mokėjimo būdas.
Kaip sutikrinamas PO ir sąskaita faktūra?
PO ir sąskaitos faktūros sutikrinimas yra mokėtinų sumų kontrolės priemonė. Prieš atlikdama mokėjimą komanda palygina tiekėjo sąskaitą faktūrą su patvirtintais pirkimo dokumentais. Radus neatitikimą, dokumentai perduodami peržiūrėti. Pats neatitikimas dar neįrodo, kad vienas iš jų yra klaidingas.
Trijų dokumentų sutikrinimas apima pirkimo užsakymą, prekių gavimo arba paslaugų priėmimo dokumentą ir sąskaitą faktūrą. Dviejų dokumentų sutikrinimas apima tik PO ir sąskaitą faktūrą. Sistemoje gali būti numatytos leistinos kainos, kiekio, pristatymo išlaidų, mokesčių ar dalinio tiekimo paklaidos, todėl nebūtina, kad sutaptų kiekvienas simbolis.
Sutikrinimas padeda aptikti sąskaitų dublikatus, nepatvirtintus kiekius ir kainų skirtumus. Jei pirkėjo taisyklės to reikalauja, nurodykite jo PO numerį. Patvirtintus pakeitimus dokumentuokite, o ne keiskite sąskaitą faktūrą vien tam, kad ji formaliai sutaptų.
- Dviejų dokumentų sutikrinimas
- Lyginamas pirkimo užsakymas ir sąskaita faktūra, daugiausia kaina bei kiekis. Dažnai taikoma paslaugoms, kai nėra gaunamų fizinių prekių.
- Trijų dokumentų sutikrinimas
- Lyginamas pirkimo užsakymas, gavimo arba priėmimo dokumentas ir sąskaita faktūra. Dažnai taikoma kontroliuojamiems pirkimams.
- Taikykite leistinas paklaidas
- Skirtumus vertinkite pagal pirkėjo patvirtintas paklaidų ir išimčių taisykles, o ne manykite, kad kiekvienas neatitikimas sustabdo mokėjimą.
- Nurodykite PO numerį
- Kai to reikalaujama, pateikite pirkėjo PO numerį, kad apskaitos komanda rastų patvirtintą užsakymą.
Kada iš tiesų reikia pirkimo užsakymo?
Pirkimo užsakymas naudojamas ne kiekvienam pardavimui. Daugelis mažųjų įmonių, laisvai samdomų specialistų ir mažmeninių sandorių remiasi priimtu komerciniu pasiūlymu arba sutartimi. Didesnės organizacijos dažnai reikalauja PO, nes jis fiksuoja biudžeto patvirtinimą ir užtikrina audito seką.
Jei pirkėjas taiko PO sistemą, kai įmanoma, prieš pradėdami darbus gaukite patvirtintą užsakymą ir sąskaitos išrašymo nurodymus. Priimtame komerciniame pasiūlyme gali būti tokios pačios komercinės sąlygos, tačiau pirkėjo vidaus kontrolės ar taikomos sutarties požiūriu jis savaime neprilygsta PO.
Klausimai apie pirkimo užsakymą ir sąskaitą faktūrą
Kuo iš esmės skiriasi pirkimo užsakymas ir sąskaita faktūra?
Pirkimo užsakymas paprastai yra dokumentuotas pirkėjo užsakymas, o sąskaita faktūra – pardavėjo nurodymas, už ką ir kiek reikia sumokėti. Juos galima sutikrinti, tačiau pateikimo laikas ir teisinė reikšmė priklauso nuo sutarties, mokesčių taisyklių ir pirkimų proceso.
Pirkimo užsakymas pateikiamas prieš sąskaitą faktūrą ar po jos?
Dažniausiai prieš. Pirkėjas paprastai pateikia PO iki tiekimo, o pardavėjas sąskaitą faktūrą išrašo sutartu arba teisės aktuose nustatytu momentu. Avansai, etapinis atsiskaitymas, periodinis tiekimas ir pirkėjo išrašomos sąskaitos gali pakeisti šią seką.
Ar pirkimo užsakymą galima naudoti kaip sąskaitą faktūrą?
Paprastai ne. PO patvirtina arba aprašo pirkimą, tačiau įprastai nėra pardavėjo sąskaita ar tinkamas PVM įrodymas. Pagal susitarimą suma gali būti mokėtina ir be įprastos sąskaitos, o PVM sąskaita faktūra galioja tik tada, kai atitinka taikomus reikalavimus.
Kas yra trijų dokumentų sutikrinimas?
Prieš patvirtinant mokėjimą palyginamas pirkimo užsakymas, prekių gavimo arba paslaugų priėmimo dokumentas ir sąskaita faktūra. Pirkėjas gali taikyti nustatytas paklaidas, o skirtumus perduoti peržiūrėti. Tai kontrolės priemonė, o ne reikalavimas, kad sutaptų kiekvienas simbolis.
Ar sąskaitoje faktūroje privalau nurodyti PO numerį?
Nurodykite jį, jei to reikalauja sutartis ar pirkėjo sąskaitų faktūrų pateikimo taisyklės. Trūkstama arba klaidinga nuoroda gali uždelsti patvirtinimą ar lemti atmetimą pagal tą procesą. Paprašykite patvirtinto numerio ir nekurkite jo patys.
Ar mažoms įmonėms ir laisvai samdomiems specialistams reikia pirkimo užsakymų?
Nebūtinai. Daugelis vietoj jo naudoja priimtą komercinį pasiūlymą arba sutartį. Pirkimo užsakymą naudokite, kai to reikalauja pirkėjo tvarka ar susitarimas, ypač jei svarbus išlaidų patvirtinimas, periodiniai užsakymai arba formalaus audito pėdsakas.