Kas yra sąskaita faktūra ir kas yra kvitas?
Sąskaitoje faktūroje nurodomas sandoris, šalys, sumos ir apmokestinimo tvarka, dažnai nurodomas ir mokėjimo terminas. Priklausomai nuo komercinių ir mokestinių taisyklių, ji gali būti išrašyta prieš mokėjimą, mokėjimo metu ar gavus avansą. Šalių teises nustato pagrindinė sutartis ir pats sandoris, o sąskaita faktūra tik įformina reikalaujamą sumą ir yra prašymas ją sumokėti.
Kvitas patvirtina pinigų gavimą. Jame turėtų būti nurodytas mokėjimas, data, suma ir tai, kokį įsipareigojimą jis padengė. Kvitas gali būti išduotas už avansą ar dalinį mokėjimą, todėl ne visada įrodo, kad už visą sandorį sumokėta.
Įprasto pardavimo skolon atveju sąskaita faktūra paprastai išrašoma prieš mokėjimą, o po jo išduodamas kvitas arba pažymima apmokėjimo būsena. Perkant fizinėje parduotuvėje vienintelis pirkėjui pateikiamas dokumentas gali būti kasos kvitas.
Sąskaita faktūra ir kvitas: palyginimas
Aiškiausias skirtumas yra paskirtis: sąskaita faktūra įformina sandorį ir pateikia reikalavimą sumokėti, o kvitas patvirtina mokėjimą. Šių dokumentų išrašymo laikas yra tipinis, bet ne absoliutus.
| Kriterijus | Sąskaita faktūra | Kvitas |
|---|---|---|
| Paskirtis | Įformina sandorį ir paprastai naudojama prašant sumokėti | Patvirtina gautą mokėjimą |
| Įprastas laikas | Sąskaitos faktūros išrašymo momentu | Gavus ar patvirtinus mokėjimą |
| Suma | Išrašyta ar dar mokėtina suma | Faktiškai gauta suma |
| Mokėjimo būsena | Gali būti neapmokėta, iš dalies apmokėta arba apmokėta | Nurodo patvirtinamą mokėjimą |
| Teisinė paskirtis | Patvirtina pardavėjo reikalavimą ir yra mokestinis įrašas (kai taikoma) | Patvirtina mokėjimą, jei duomenys tikslūs |
| Apskaita | Apskaitoma pagal apskaitos ir mokesčių taisykles | Pagrindžia kasos ar mokėjimo įrašą |
| Mokesčio įrodymas | Tinkama mokestinė sąskaita faktūra gali pagrįsti PVM atskaitą | Kai kuriose sistemose tam gali pakakti reikalavimus atitinkančio kasos kvito |
- Kryptis
- Sąskaita faktūra yra prašymas sumokėti pardavėjui priklausančius pinigus. Kvitas patvirtina, kad pardavėjas pinigus gavo.
- Įprastas laikas
- Pardavimo skolon sąskaita faktūra paprastai išduodama prieš mokėjimą, o kvitas išduodamas po apmokėjimo, kurį jis patvirtina.
- Nurodoma suma
- Sąskaitoje faktūroje rodoma mokėtina suma. Kvite rodoma faktiškai sumokėta suma, kuri gali būti avansas ar dalinis mokėjimas.
- Teisinė paskirtis
- Sąskaita faktūra patvirtina reikalaujamą sumą, o kvitas – mokėjimą. Pagrindinis susitarimas vis tiek svarbus.
- Apskaita
- Pripažinimas priklauso nuo apskaitos principo ir mokesčių taisyklių. Vien dokumento pavadinimas nenustato įrašo datos.
Kada išrašyti sąskaitą faktūrą?
Sąskaitą faktūrą išrašykite, kai to reikalauja sutartis, kliento procesai ar taikomos mokesčių taisyklės. Sąskaitos faktūros dažnai naudojamos parduodant skolon, atsiskaitant už darbo etapus ar taikant avansinius mokėjimus, tačiau mokestinės sąskaitos faktūros išrašymo terminas gali būti susietas su prekių pateikimu, mokėjimu ar kitu mokestiniu momentu.
Daugelyje PVM ar GST sistemų tinkama mokestinė sąskaita faktūra yra svarbus pirkimo PVM atskaitos įrodymas, jei pirkėjas turi teisę į atskaitą. Pardavimo mokesčio sistemos veikia kitaip, o apmokestinamosios pajamos ne visur pripažįstamos sąskaitos faktūros išrašymo dieną. Nemokama sąskaitų faktūrų išrašymo programa gali parengti Jūsų pasirinkto tipo dokumentą ir apskaičiuoti sumas, tačiau nenustato teisinio išrašymo laiko.
Kada išduoti kvitą?
Kvitą išduokite, kai to reikalauja teisės aktai, kliento prašymas ar Jūsų apskaitos procesai. Jei pardavimui buvo išrašyta sąskaita faktūra, atskiru kvitu arba apmokėta sąskaita faktūra galima patvirtinti įvykdytą mokėjimą. Nežymėkite visos sąskaitos faktūros kaip apmokėtos vien todėl, kad pavedimas inicijuotas arba gautas avansas.
Kvite turi būti aišku, kas gavo kokią sumą, kurią dieną, kokiu būdu ir už kurį pardavimą ar sąskaitą faktūrą. Mokant etapais, nurodykite gautą sumą ir nesumokėtą likutį. Pinigų grąžinimui, garantijai, išlaidų kompensavimui ar mokesčio atskaitai reikalingi dokumentai skiriasi, todėl paprasto mokėjimo kvito savaime gali nepakakti.
Kas turėtų būti kiekviename dokumente?
Sąskaitoje faktūroje daugiausia dėmesio skiriama tam, už ką prašoma mokėti, o kvite – tam, kas sumokėta. Konkretūs teisiniai ir mokestiniai rekvizitai skiriasi. Praktinėje sąskaitoje faktūroje nurodomos šalys, sąskaitos numeris, išrašymo ir prekių ar paslaugų suteikimo datos, eilutės, valiuta, apmokestinimo tvarka, bendra suma ir sąlygos. Praktiniame kvite nurodomas išdavėjas, mokėjimo data, gauta suma, valiuta, mokėjimo būdas ar saugus identifikatorius, ką mokėjimas padengė ir koks likutis liko.
Naudokite konkrečiam dokumentui privalomą numeraciją, pirkėjo duomenis, mokesčių išskaidymą ir nustatytus formuluotės reikalavimus. Jei sąskaita faktūra buvo išrašyta, kvite nurodykite jos numerį, tačiau nepriskirkite sąskaitos faktūros numerio pardavimo vietoje įvykusiam sandoriui, kuriam ji nebuvo išrašyta.
- Sąskaita faktūra – už ką prašoma mokėti
- Kaip reikalaujama: identifikatorius, datos, šalys, detalizuotos sumos, apmokestinimas, visa mokėtina suma, sąlygos ir mokėjimo instrukcijos.
- Kvitas – kas sumokėta
- Mokėjimo data, gauta suma, valiuta, mokėjimo būdas ar saugus identifikatorius, ką mokėjimas padengė ir koks likutis liko.
- Bendri duomenys
- Abu dokumentai turėtų aiškiai įvardyti pardavėją ir sandorį. Ar reikia pirkėjo duomenų, priklauso nuo aplinkybių ir taisyklių.
- Jų sąsaja
- Jei sąskaita faktūra buvo išrašyta, kvite nurodykite jos numerį, kad būtų galima susieti tiekimą ir mokėjimą.
Kaip sąskaita faktūra ir kvitas veikia kartu?
Parduodant skolon sąskaitoje faktūroje užregistruojama priskaičiuota suma, mokėjimai mažina neapmokėtą likutį, o kvitas arba apmokėjimo būsena patvirtina kiekvieną gautą sumą. Mokėjimo įrašą susiekite su sąskaitos faktūros identifikatoriumi ir netvirtinkite, kad viskas sumokėta, kol nesuderintas likutis ir galimi koregavimai.
Apskaitinis pripažinimas gali būti grindžiamas kaupimo, kasos ar specialiomis mokestinėmis taisyklėmis, todėl sąskaitos faktūros ir mokėjimo datos ne kiekvienam verslui sukelia tokias pačias pasekmes. Išrašytą sąskaitą faktūrą, taisymus ir mokėjimo įrodymus saugokite kaip atskirus susietus įrašus.
Klausimai apie sąskaitas faktūras ir kvitus
Ar sąskaita faktūra yra tas pats, kas kvitas?
Ne. Sąskaitoje faktūroje fiksuojama, už ką prašoma mokėti, ir dažnai pateikiamas mokėjimo reikalavimas. Kvitas patvirtina gautą sumą. Sąskaita faktūra gali būti išduota prieš sandorį, jo metu ar po jo, o kvitas išduodamas po konkretaus jame nurodyto mokėjimo. Kai taikomos taisyklės leidžia, vienas dokumentas gali atlikti abi funkcijas.
Kas išduodama pirmiau: sąskaita faktūra ar kvitas?
Įprastai parduodant skolon pirmiausia išrašoma sąskaita faktūra, o po mokėjimo išduodamas kvitas. Avansai, pardavimo vietoje įvykę sandoriai ir mokestinio momento taisyklės gali pakeisti šią seką arba sujungti abi funkcijas viename apmokėtame dokumente.
Ar kvitą galima naudoti kaip sąskaitą faktūrą?
Mokėjimo kvitu neprašoma sumokėti neapmokėtos sumos. Bendras mokestinis kvitas arba apmokėta sąskaita faktūra gali fiksuoti ir pardavimą, ir mokėjimą, jei pateikta visa privaloma informacija. Jei lieka mokėtinas likutis, naudokite tam sandoriui privalomą sąskaitą faktūrą ar kitą atsiskaitymo dokumentą.
Ar turiu išduoti ir sąskaitą faktūrą, ir kvitą?
Ne visada. Parduodant skolon gali būti naudojama sąskaita faktūra ir mokėjimo įrodymas arba kvitas, o mažmeniniam pardavimui gali pakakti vieno reikalavimus atitinkančio kvito. Laikykitės kliento, mokestinių ir vartotojų teisių taisyklių bei saugokite pakankamai įrodymų sandoriui ir mokėjimui susieti.
Ar pagal kvitą galiu susigrąžinti PVM ar kitą mokestį?
Pirkimo PVM atskaitai paprastai reikia tinkamo įrodymo ir reikalavimus atitinkančio pirkimo. Gali būti privaloma visa mokestinė sąskaita faktūra, o kai kuriose sistemose tam tikriems sandoriams priimama supaprastinta mokestinė sąskaita faktūra ar reikalavimus atitinkantis kvitas. Paprasto mokėjimo kvito savaime nepakanka.
Kuo apmokėta sąskaita faktūra skiriasi nuo kvito?
Apmokėta sąskaita faktūra yra sąskaita faktūra su užregistruota apmokėjimo būsena, o kvitas yra atskiras mokėjimo patvirtinimas. Jei duomenys tikslūs, abu gali pagrįsti mokėjimo pėdsaką, tačiau nė vienas nėra viršesnis už banko išrašus, dalinio mokėjimo faktus ar konkrečios šalies kvito reikalavimus.