Kas iš tikrųjų yra kvitas
Kvitas yra dokumentas, patvirtinantis, kad mokėjimas buvo atliktas. Jį išrašo pardavėjas ir pateikia pirkėjui po to, kai pinigai pereina iš rankų į rankas, kaip rašytinį įrodymą, kad už konkrečias prekes ar paslaugas buvo gauta konkreti suma. Kasos čekis parduotuvėje, el. laiškas, patvirtinantis mokėjimą kortele, kvitas, pridedamas prie atsiskaitymo grynaisiais - visa tai yra kvitai.
Pagrindinis kvito bruožas yra jo laikas ir paskirtis: jis žvelgia atgal į jau įvykusį mokėjimą. Tai pirkėjo įrodymas, kad jis sumokėjo, pardavėjo įrašas, kad jam buvo sumokėta, ir abiem pusėms tai dokumentas, pagrindžiantis grąžinimą, garantinę pretenziją, išlaidų ataskaitą ar mokesčių atskaitą. Kvitas nieko neprašo - jis patvirtina, kad sandoris baigtas.
Kvitas ir sąskaita faktūra: esminis skirtumas
Kvitai ir sąskaitos faktūros nuolat painiojami, tačiau jie yra priešinguose to paties sandorio galuose. Sąskaita faktūra yra reikalavimas mokėti, išrašoma prieš pirkėjui sumokant - joje nurodoma, kiek skolinga ir iki kada. Kvitas yra mokėjimo įrodymas, išrašomas po to, kai pirkėjas sumoka - jis patvirtina, kad suma buvo gauta ir sąskaita apmokėta.
Paprasčiausias patikrinimas - pinigų ir laiko kryptis. Jei dokumentas prašo jūsų sumokėti, tai sąskaita faktūra. Jei jis patvirtina, kad jau sumokėjote, tai kvitas. Vienas pardavimas gali sukurti abu: pirmiausia išsiunčiama sąskaita, klientas ją apmoka, o kvitas išrašomas ratui uždaryti.
- Laikas
- Sąskaita faktūra: išrašoma prieš mokėjimą. Kvitas: išrašomas po atlikto mokėjimo.
- Paskirtis
- Sąskaita faktūra: prašo apmokėjimo ir nurodo, kiek skolinga. Kvitas: patvirtina, kad mokėjimas gautas.
- Kas juo remiasi
- Pirkėjas naudoja sąskaitą faktūrą, kad žinotų, kiek mokėti; kvitą jis naudoja kaip įrodymą, kad sumokėjo.
- Nurodoma suma
- Sąskaita faktūra rodo mokėtiną sumą. Kvitas rodo faktiškai sumokėtą sumą ir naudotą būdą.
- Grąžinimai ir garantijos
- Kvitas yra dokumentas, kurį pirkėjas pateikia grąžindamas prekes ar teikdamas garantinę pretenziją - vien sąskaita faktūra mokėjimo neįrodo.
Ką turi turėti galiojantis kvitas
Kvitas turi gerai atlikti tik vieną dalyką: įrodyti, kas kam sumokėjo, už ką, kiek ir kada. Laikykitės būtent įvykusio mokėjimo - tikros sumos, tikro mokėjimo būdo ir tikros datos. Kvitas fiksuoja užbaigtą sandorį, todėl skaičiai yra fiksuoti, o ne preliminarūs. Žemiau pateikti laukai, kuriuos turi turėti aiškus, naudingas kvitas.
- Žodis „Kvitas“ ir kvito numeris
- Aiškiai pažymėkite jį ir suteikite unikalią nuorodą, kad mokėjimą būtų galima vėliau vėl rasti.
- Pardavėjo pavadinimas ir duomenys
- Kas gavo pinigus - įmonės ar verslininko pavadinimas, adresas ir kontaktai bei mokesčių numeris, kai to reikalaujama.
- Pirkėjo duomenys, kai aktualu
- Verslo ar didesnės vertės mokėjimams pirkėjo vardas užtikrina pilną įrašą; maži mažmeniniai kvitai jo dažnai nenurodo.
- Mokėjimo data
- Data, kada pinigai buvo faktiškai gauti, o ne ankstesnės sąskaitos data.
- Aprašymas, už ką sumokėta
- Eilutė kiekvienai prekei ar paslaugai, kad būtų aišku, ką mokėjimas dengė.
- Sumokėta suma ir mokesčiai
- Gauta bendra suma, atskirai nurodant PVM ar pardavimo mokestį, kai jis taikomas.
- Mokėjimo būdas
- Kaip pirkėjas sumokėjo - grynaisiais, kortele, bankiniu pavedimu - tai svarbu derinant mokėjimą ir grąžinant pinigus.
Kada privalote išrašyti kvitą
Bendra taisyklė - kvitą turėtumėte išrašyti kaskart, kai klientas jums sumoka: tai švariausias įrodymas, kad sandoris baigtas, ir apsauga abiem pusėms, jei kada kiltų ginčas. Daugelyje vietų kvitas taip pat tikimasi ar privalomas konkrečiose situacijose: mokėjimams grynaisiais, kai nėra banko įrašo, kuriuo būtų galima pasiremti; mokėjimams, viršijantiems tam tikrą vertę; ir visada, kai pirkėjas jo paprašo, o tai jis paprastai turi teisę padaryti.
Kvitai svarbiausi tada, kai kam nors vėliau reikia įrodyti mokėjimą. PVM atskaitą darantis pirkėjas, išlaidų ataskaitą teikiantis darbuotojas, brokuotą prekę grąžinantis klientas ar bet kas, teikiantis garantinę pretenziją, remiasi kvitu kaip įrodymu. Išrašydami jį iš įpročio užtikrinate, kad nei jūs, nei klientas neliksite be reikiamo įrodymo - o grynaisiais besiremiančiose veiklose tai dažnai teisinė prievolė, todėl pasitikrinkite savo šalies taisykles.
Kaip sukurti kvitą nemokamai
Tinkamam kvitui parengti nereikia apskaitos programos. Pradėkite nuo aiškaus šablono, užpildykite aukščiau nurodytus laukus ir įsitikinkite, kad skaičiai tiksliai atitinka mokėjimą - ta pati bendra suma, ta pati data, tas pats būdas, kurį klientas iš tikrųjų naudojo. Numeruokite kiekvieną kvitą, kad galėtumėte jį vėl rasti, ir saugokite kopiją savo įrašams bei pateikite vieną pirkėjui.
Su tokiu generatoriumi kaip FreeBillGen apmokėtą sąskaitą faktūrą galite paversti atitinkančiu kvitu nieko neperrašydami: išlaikote tas pačias eilutes ir pardavėjo duomenis, pažymite dokumentą kaip apmokėtą, pridedate mokėjimo būdą bei datą ir per kelias sekundes atsisiunčiate tvarkingą PDF. Taip jūsų sąskaita ir kvitas išlieka nuoseklūs, klientas gauna reikiamą įrodymą, o jūs turite tvarkingą kiekvieno gauto mokėjimo įrašą - nemokamai, be banko kortelės.
Klausimai apie kvitą
Kuo skiriasi kvitas ir sąskaita faktūra?
Sąskaita faktūra yra reikalavimas mokėti, siunčiamas prieš pirkėjui sumokant, nurodantis, kiek skolinga ir iki kada. Kvitas yra mokėjimo įrodymas, pateikiamas pirkėjui sumokėjus, patvirtinantis gautą sumą. Trumpai tariant, sąskaita prašo pinigų, o kvitas patvirtina, kad pinigai gauti.
Ar kvitas yra mokėjimo įrodymas?
Taip. Kvitas yra standartinis įrodymas, kad mokėjimas buvo atliktas ir gautas. Būtent todėl pirkėjai saugo kvitus grąžinimams, garantinėms pretenzijoms, išlaidų ataskaitoms ir mokesčių atskaitoms - būtent kvitas, o ne sąskaita faktūra, rodo, kad sąskaita iš tikrųjų apmokėta.
Ką turi turėti galiojantis kvitas?
Aiškus kvitas rodo žodį „Kvitas" ir unikalų numerį, pardavėjo pavadinimą ir duomenis, mokėjimo datą, aprašymą, už ką sumokėta, sumokėtą sumą su atskirai nurodytu mokesčiu ir naudotą mokėjimo būdą. Verslo ar didesnės vertės mokėjimams jame taip pat turi būti nurodytas pirkėjas.
Ar privalau pateikti kvitą už kiekvieną mokėjimą?
Gera praktika yra išrašyti kvitą už kiekvieną mokėjimą, o pirkėjas paprastai gali jo paprašyti bet kada. Daugelis šalių konkrečiai reikalauja kvitų už mokėjimus grynaisiais arba už sumas, viršijančias nustatytą ribą. Tiksli prievolė skiriasi, todėl pasitikrinkite savo jurisdikcijoje galiojančias taisykles.
Ar galiu naudoti sąskaitą faktūrą kaip kvitą?
Ne savaime. Sąskaita faktūra rodo, kiek skolinga, o ne tai, kad sumokėta. Sąskaitą galite paversti kvitu pažymėdami ją kaip apmokėtą ir pridėdami mokėjimo datą bei būdą, tačiau nepažymėta sąskaita mokėjimo neįrodo ir kvito nepakeičia.
Kaip sukurti kvitą nemokamai?
Naudokite nemokamą kvito šabloną ar generatorių: užpildykite pardavėjo ir pirkėjo duomenis, datą, už ką sumokėta, sumą ir mokėjimo būdą, suteikite numerį ir išsaugokite kaip PDF. Su FreeBillGen apmokėtą sąskaitą faktūrą galite tiesiog paversti atitinkančiu kvitu, neįvesdami duomenų iš naujo.