Pourquoi les mentions sont importantes
Une facture avec TVA est le document que votre client utilise pour récupérer la TVA déductible et qu'une administration fiscale utilise pour vérifier la transaction. Si une mention obligatoire manque, la facture peut être rejetée, votre client peut se trouver dans l'impossibilité de déduire la TVA et l'on peut vous demander de la réémettre. Les règles sont harmonisées dans tous les États membres de l'UE par la directive TVA ; la liste essentielle ci-dessous s'applique donc que vous facturiez un client en Allemagne, en France, en Irlande ou dans tout autre État membre : chaque pays n'ajoute par-dessus que des exigences mineures de mise en forme ou de langue.
Les mentions obligatoires d'une facture complète avec TVA
L'article 226 de la directive TVA fixe les éléments qu'une facture complète doit contenir. Pour un indépendant ou un entrepreneur individuel type, voici ceux qui s'appliquent :
- Date d'émission
- La date à laquelle la facture est émise.
- Numéro séquentiel
- Un numéro unique, fondé sur une ou plusieurs séries, qui identifie la facture.
- Votre numéro d'identification à la TVA
- Le numéro de TVA sous lequel vous avez fourni les biens ou services.
- Numéro de TVA du client
- Requis pour les prestations en autoliquidation et les transactions intra-UE où le client est redevable de la taxe.
- Nom complet et adresse
- Le nom complet et l'adresse de vous (le fournisseur) comme de votre client.
- Description de la prestation
- La quantité et la nature des biens, ou l'étendue et la nature des services.
- Date de la prestation
- La date à laquelle la prestation a été effectuée ou achevée, si elle diffère de la date d'émission.
- Base imposable par taux
- La base imposable par taux de TVA, le prix unitaire hors TVA et les remises non incluses dans le prix unitaire.
- Taux de TVA appliqué
- Le ou les taux de TVA appliqués à la prestation.
- Montant de TVA à payer
- Le montant de TVA à payer, exprimé dans la devise nationale où la taxe est due.
- Référence d'exonération ou d'autoliquidation
- Lorsque la prestation est exonérée ou que le client est redevable, une référence à la disposition applicable ou la mention « Autoliquidation ».
B2B transfrontalier : l'autoliquidation
Lorsque vous fournissez des services à une entreprise assujettie à la TVA dans un autre État membre de l'UE, vous ne facturez généralement pas de TVA. C'est au contraire le client qui en rend compte dans son propre pays au titre du mécanisme d'autoliquidation. Dans ce cas, votre facture indique un montant net sans ligne de TVA, comporte à la fois votre numéro de TVA et le numéro de TVA valide du client, et porte une mention explicite : la formulation recommandée par la directive est simplement « Autoliquidation », idéalement avec la référence « article 196 de la directive 2006/112/CE du Conseil ». Vérifiez toujours que le numéro de TVA du client est valide dans le système VIES de l'UE avant d'exonérer la prestation ; s'il n'est pas valide, vous devez normalement facturer votre TVA nationale.
Quand une facture simplifiée est autorisée
Pour de petits montants (les États membres peuvent autoriser les factures simplifiées jusqu'à 100 EUR, et dans certains cas davantage), ou pour les avoirs, vous pouvez émettre un document plus court. Une facture simplifiée doit tout de même comporter la date, votre identité et votre numéro de TVA, une description de ce qui a été fourni, ainsi que le montant de la TVA ou les informations nécessaires à son calcul, mais elle peut omettre certaines des données client exigées sur une facture complète. Vérifiez le seuil dans le pays où la prestation est taxée, car il varie.
Devise, langue et conservation
Vous pouvez émettre la facture dans n'importe quelle devise, mais le montant de la TVA doit aussi être indiqué dans la devise nationale de l'État membre où la taxe est due. Vous pouvez facturer dans n'importe quelle langue, même si une administration fiscale peut demander une traduction lors d'un contrôle. Conservez une copie de chaque facture que vous émettez et recevez : la durée de conservation est fixée au niveau national et se situe couramment entre 6 et 10 ans.
Questions sur la facture avec TVA dans l'UE
Dois-je facturer la TVA à un client situé dans un autre pays de l'UE ?
Pour la plupart des services fournis à une entreprise assujettie à la TVA dans un autre État membre de l'UE, non : l'autoliquidation s'applique et c'est le client qui rend compte de la TVA. Vous émettez une facture nette sans TVA, indiquez les deux numéros de TVA et ajoutez une mention « Autoliquidation ». Si le client n'est pas assujetti à la TVA (un consommateur), vous facturez généralement la TVA, et des règles particulières s'appliquent aux services numériques.
Que signifie « autoliquidation » sur une facture ?
Cela signifie que c'est l'acheteur, et non le vendeur, qui est chargé de rendre compte de la TVA dans son propre pays. Le vendeur émet la facture sans TVA et précise que l'autoliquidation s'applique, en citant l'article 196 de la directive TVA pour les prestations de services B2B transfrontalières.
Un numéro de facture séquentiel est-il vraiment obligatoire ?
Oui. Chaque facture avec TVA doit porter un numéro unique fondé sur une ou plusieurs séries. Les ruptures ou les doublons sont un signal d'alerte fréquent lors des contrôles, c'est pourquoi un générateur qui attribue automatiquement le numéro suivant par série est plus sûr qu'une numérotation manuelle.
Puis-je émettre la facture en dollars américains ou dans une autre devise ?
Oui, vous pouvez facturer dans n'importe quelle devise. Le montant de la TVA doit toutefois aussi être exprimé dans la devise nationale de l'État membre où la TVA est due, en utilisant un taux de change accepté.
Combien de temps dois-je conserver mes factures ?
La durée de conservation est fixée par chaque État membre et se situe couramment entre 6 et 10 ans. Conservez pendant cette période aussi bien les factures que vous émettez que celles que vous recevez.