Τι είναι η εντολή αγοράς και τι είναι το τιμολόγιο;
Μια εντολή αγοράς είναι ένα έγγραφο που στέλνει ο αγοραστής σε έναν προμηθευτή για να παραγγείλει αγαθά ή υπηρεσίες. Μπορεί να αναφέρει το αντικείμενο, την ποσότητα, τη συμφωνημένη τιμή, τις οδηγίες παράδοσης και τους όρους. Το αν καθίσταται δεσμευτική σύμβαση κατά την έκδοση, την αποδοχή, την εκτέλεση ή κάποιο άλλο γεγονός εξαρτάται από το εφαρμοστέο δίκαιο και τη συμφωνία των μερών. Ενδέχεται επίσης να έχουν σημασία τυχόν αντικρουόμενοι όροι του προμηθευτή και του αγοραστή.
Ένα τιμολόγιο εκδίδεται συνήθως από τον πωλητή για να αναφέρει τι χρεώνεται και πότε πρέπει να καταβληθεί η πληρωμή. Καταγράφει μια απαίτηση βάσει της υποκείμενης παραγγελίας ή σύμβασης· το ίδιο το τιμολόγιο δεν δημιουργεί κατ’ ανάγκη αυτή την υποχρέωση. Ο χρόνος έκδοσης, η αρίθμηση και το φορολογικό του περιεχόμενο εξαρτώνται από τη συναλλαγή και τους τοπικούς κανόνες. Τα οικονομικά τμήματα συχνά το συγκρίνουν με την εντολή αγοράς και το αρχείο παράδοσης ή αποδοχής πριν εγκρίνουν την πληρωμή.
Ποιος εκδίδει κάθε έγγραφο και πότε;
Η συνήθης κατεύθυνση είναι από τον αγοραστή προς τον πωλητή για μια εντολή αγοράς και από τον πωλητή προς τον αγοραστή για ένα τιμολόγιο. Η χρονική στιγμή είναι λιγότερο αυστηρά καθορισμένη. Ένας προμηθευτής μπορεί να εκδώσει τιμολόγιο για προκαταβολή πριν από την έναρξη των εργασιών, ανά στάδια κατά τη διάρκεια ενός έργου ή μετά την παράδοση. Η αυτοτιμολόγηση και οι ρυθμίσεις των πλατφορμών συναλλαγών μπορούν να αλλάξουν το ποιος προετοιμάζει το τιμολόγιο.
Χρησιμοποιήστε τον σκοπό και τους όρους του εγγράφου, και όχι μόνο τη μορφή του, για να το αναγνωρίσετε.
| Πτυχή | Εντολή αγοράς (PO) | Τιμολόγιο |
|---|---|---|
| Συνήθης εκδότης | Αγοραστής | Πωλητής, εκτός αν ισχύει επιτρεπόμενη ρύθμιση αυτοτιμολόγησης |
| Συνήθης χρονική στιγμή | Πριν από την παράδοση, για την υποβολή παραγγελίας | Στο συμφωνημένο ή νομικά απαιτούμενο χρονικό σημείο τιμολόγησης |
| Σκοπός | Εξουσιοδότηση και περιγραφή μιας αγοράς | Να δηλώσετε τι τιμολογείται και πότε είναι πληρωτέο |
| Κύρια αναφορά | Αριθμός παραγγελίας που έχει εκχωρηθεί από τον αγοραστή | Αναγνωριστικό τιμολογίου που απαιτείται από τους ισχύοντες κανόνες |
| Λειτουργικό αποτέλεσμα | Υποστηρίζει την έγκριση και την εκτέλεση | Υποστηρίζει την έγκριση πληρωμής και τη λογιστική καταχώριση |
| Φορολογική κατάσταση | Συνήθως δεν αποτελεί φορολογικό τιμολόγιο | Αποτελεί έγκυρο φορολογικό αποδεικτικό μόνο όταν πληροί τις ισχύουσες απαιτήσεις |
Ποιες πληροφορίες περιλαμβάνονται σε μια εντολή αγοράς (PO) και ποιες σε ένα τιμολόγιο;
Όταν τα έγγραφα αφορούν την ίδια παραγγελία προμήθειας, τα πεδία τους συχνά συμπίπτουν: τα συμβαλλόμενα μέρη, οι γραμμές παραγγελίας, οι ποσότητες, οι συμφωνημένες τιμές και η φορολογική μεταχείριση. Οι διαφορές βρίσκονται στους αναγνωριστικούς κωδικούς και στον σκοπό. Μια παραγγελία αγοράς ξεκινά με τον αριθμό παραγγελίας και τις οδηγίες παράδοσης· ένα τιμολόγιο ξεκινά με τον αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία έκδοσης και την ημερομηνία λήξης, καθώς και τα στοιχεία πληρωμής. Τα δύο έγγραφα έχουν σχεδιαστεί σκόπιμα ώστε να ευθυγραμμίζονται, ώστε να μπορούν να αντιστοιχιστούν. Το FreeBillGen μπορεί να προετοιμάσει το προσχέδιο τιμολογίου, αλλά δεν διαθέτει ειδικό πεδίο για τον αριθμό παραγγελίας· εάν ο αγοραστής σας το αποδεχτεί, συμπεριλάβετε την αναφορά με σαφήνεια σε μια διαθέσιμη περιγραφή γραμμής ή σε σημείωση.
- Τίτλος εγγράφου
- Ονομάστε μια παραγγελία αγοράς «Παραγγελία αγοράς» και ένα τιμολόγιο «Τιμολόγιο», ώστε να είναι σαφείς οι ρόλοι τους.
- Αριθμοί αναφοράς
- Μια παραγγελία φέρει τον αριθμό αναφοράς του αγοραστή. Ένα τιμολόγιο φέρει τον δικό του απαιτούμενο αναγνωριστικό κωδικό και συχνά αναγράφει τον αριθμό αναφοράς της παραγγελίας.
- Στοιχεία αγοραστή και πωλητή
- Και τα δύο έγγραφα συνήθως προσδιορίζουν τα μέρη, αλλά οι απαιτήσεις για ονόματα, διευθύνσεις και φορολογικά αναγνωριστικά διαφέρουν.
- Θέσεις παραγγελίας και τιμές
- Περιγράψτε το εύρος, την ποσότητα και την τιμή με επαρκή σαφήνεια, ώστε να αντιστοιχούν στα συμφωνηθέντα στοιχεία και στις εγκεκριμένες αλλαγές.
- Ημερομηνίες
- Μια παραγγελία αγοράς (PO) μπορεί να περιλαμβάνει την ημερομηνία παραγγελίας και την ημερομηνία παράδοσης που έχει ζητηθεί. Ένα τιμολόγιο μπορεί να περιλαμβάνει την ημερομηνία έκδοσης, την ημερομηνία παράδοσης και την ημερομηνία λήξης.
- Φόρος
- Μια παραγγελία αγοράς (PO) μπορεί να αναφέρει εκτίμηση του φόρου. Ένα τιμολόγιο πρέπει να εφαρμόζει την πραγματική φορολογική μεταχείριση και να πληροί τους τοπικούς κανόνες για τα φορολογικά τιμολόγια, όπου αυτό ισχύει.
- Όροι και οδηγίες
- Μια παραγγελία (PO) συχνά αναφέρει τους όρους παράδοσης και παραλαβής. Ένα τιμολόγιο αναφέρει συνήθως τους όρους πληρωμής και έναν επαληθευμένο τρόπο πληρωμής.
Πώς λειτουργεί η αντιστοίχιση παραγγελιών με τιμολόγια;
Η αντιστοίχιση παραγγελίας αγοράς με τιμολόγιο αποτελεί μέτρο ελέγχου των πληρωτέων λογαριασμών. Η ομάδα συγκρίνει το τιμολόγιο του προμηθευτή με τα εγκεκριμένα αρχεία αγορών πριν από την πληρωμή. Μια ασυμφωνία μπορεί να προωθηθεί για επανεξέταση, αντί να θεωρηθεί ως απόδειξη ότι κάποιο από τα δύο έγγραφα είναι λανθασμένο.
Η τριμερής αντιστοίχιση συγκρίνει την εντολή αγοράς, ένα αρχείο παραλαβής εμπορευμάτων ή αποδοχής υπηρεσιών και το τιμολόγιο. Η διμερής αντιστοίχιση συγκρίνει την εντολή αγοράς και το τιμολόγιο. Τα συστήματα μπορούν να επιτρέπουν συμφωνημένα όρια ανοχής για την τιμή, την ποσότητα, τα μεταφορικά, τους φόρους ή τις μερικές παραδόσεις, οπότε δεν απαιτείται πάντα ακριβής αντιστοίχιση χαρακτήρα προς χαρακτήρα.
Η αντιστοίχιση μπορεί να εντοπίσει διπλά τιμολόγια, μη εγκεκριμένες ποσότητες και διαφορές τιμών. Αναφέρετε τον αριθμό παραγγελίας του αγοραστή όταν το απαιτούν οι οδηγίες του και τεκμηριώστε τις εγκεκριμένες αλλαγές, αντί να τροποποιείτε ένα τιμολόγιο απλώς για να επιβάλετε μια αντιστοίχιση.
- Αντιστοίχιση δύο εγγράφων
- Συγκρίνει την παραγγελία αγοράς με το τιμολόγιο (τιμή και ποσότητα). Συνήθης πρακτική για υπηρεσίες χωρίς φυσικά αγαθά προς παραλαβή.
- Τριπλή αντιστοιχία
- Συγκρίνει την παραγγελία αγοράς, την απόδειξη παραλαβής ή το πρωτόκολλο παραλαβής και το τιμολόγιο. Συνήθης πρακτική για ελεγχόμενες αγορές.
- Εφαρμογή ανοχών
- Ελέγξτε τις διαφορές σε σχέση με τους εγκεκριμένους κανόνες ανοχής και εξαιρέσεων του αγοραστή, αντί να υποθέτετε ότι κάθε ασυμφωνία εμποδίζει την πληρωμή.
- Αναφέρετε τον αριθμό παραγγελίας
- Αναφέρετε την παραγγελία αγοράς (PO) του αγοραστή όταν απαιτείται, ώστε το τμήμα πληρωμών να μπορεί να εντοπίσει την εγκεκριμένη παραγγελία.
Πότε χρειάζεστε πραγματικά μια εντολή αγοράς;
Δεν χρησιμοποιείται εντολή αγοράς σε κάθε πώληση. Πολλές μικρές επιχειρήσεις, ελεύθεροι επαγγελματίες και συναλλαγές λιανικής βασίζονται σε μια αποδεκτή προσφορά ή σύμβαση. Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί συχνά απαιτούν εντολή αγοράς, καθώς αυτή καταγράφει την έγκριση του προϋπολογισμού και υποστηρίζει το ιστορικό ελέγχου.
Εάν ο αγοραστής χρησιμοποιεί σύστημα παραγγελιών αγοράς, προμηθευτείτε την εγκεκριμένη παραγγελία αγοράς και τις οδηγίες τιμολόγησης πριν ξεκινήσετε, όπου αυτό είναι εφικτό. Μια αποδεκτή προσφορά μπορεί να καταγράφει παρόμοιες εμπορικές λεπτομέρειες, αλλά δεν ισοδυναμεί αυτόματα με μια παραγγελία αγοράς στο πλαίσιο των ελέγχων του αγοραστή ή σύμφωνα με τη διέπουσα σύμβαση.
Ερωτήσεις σχετικά με τις παραγγελίες αγοράς και τα τιμολόγια
Ποια είναι η κύρια διαφορά μεταξύ μιας εντολής αγοράς και ενός τιμολογίου;
Μια εντολή αγοράς είναι συνήθως η τεκμηριωμένη παραγγελία του αγοραστή. Ένα τιμολόγιο είναι συνήθως η δήλωση του πωλητή σχετικά με το τι χρεώνεται και τι οφείλεται. Μπορούν να αντιστοιχιστούν, αλλά ο χρόνος έκδοσής τους και η νομική τους ισχύς εξαρτώνται από τη σύμβαση, τους φορολογικούς κανόνες και τη διαδικασία προμήθειας.
Η εντολή αγοράς προηγείται ή ακολουθεί το τιμολόγιο;
Συνήθως πριν. Ο αγοραστής εκδίδει συνήθως μια εντολή αγοράς πριν από την παράδοση, και στη συνέχεια ο πωλητής εκδίδει το τιμολόγιο στο συμφωνημένο ή νομικά απαιτούμενο χρονικό σημείο. Οι προκαταβολές, η τιμολόγηση κατά στάδια, οι επαναλαμβανόμενες παραδόσεις και η αυτοτιμολόγηση μπορούν να οδηγήσουν σε διαφορετική σειρά ενεργειών.
Μπορεί μια εντολή αγοράς να χρησιμοποιηθεί ως τιμολόγιο;
Γενικά όχι. Μια εντολή αγοράς (PO) εγκρίνει ή περιγράφει την αγορά· συνήθως δεν αποτελεί τιμολόγιο του πωλητή ούτε έγκυρο αποδεικτικό ΦΠΑ. Η συμφωνία μπορεί να καθιστά την πληρωμή οφειλόμενη ακόμη και χωρίς συμβατικό τιμολόγιο, ενώ ένα φορολογικό τιμολόγιο είναι έγκυρο μόνο εάν πληροί τις ισχύουσες απαιτήσεις.
Τι είναι η τριπλή αντιστοίχιση;
Η τριπλή αντιστοίχιση συγκρίνει την εντολή αγοράς, την καταγραφή παραλαβής εμπορευμάτων ή αποδοχής υπηρεσιών και το τιμολόγιο πριν από την έγκριση. Ο αγοραστής μπορεί να εφαρμόσει τεκμηριωμένα όρια ανοχής και να παραπέμψει τις διαφορές για έλεγχο. Πρόκειται για έλεγχο και όχι για κανόνα που απαιτεί την απόλυτη αντιστοίχιση κάθε χαρακτήρα.
Πρέπει να αναγράψω τον αριθμό παραγγελίας στο τιμολόγιό μου;
Συμπεριλάβετέ το όταν το απαιτεί η σύμβαση ή οι οδηγίες τιμολόγησης του αγοραστή. Η έλλειψη ή η ανακριβής αναφορά μπορεί να καθυστερήσει την έγκριση ή να οδηγήσει σε απόρριψη στο πλαίσιο αυτής της διαδικασίας. Ζητήστε την εγκεκριμένη αναφορά και μην επινοήσετε κάποια.
Χρειάζονται οι μικρές επιχειρήσεις και οι ελεύθεροι επαγγελματίες εντολές αγοράς;
Όχι απαραίτητα. Πολλοί χρησιμοποιούν αντ’ αυτού μια αποδεκτή προσφορά ή σύμβαση. Χρησιμοποιήστε μια εντολή αγοράς (PO) όταν η διαδικασία του αγοραστή ή η συμφωνία το απαιτεί, ειδικά όταν έχει σημασία η έγκριση δαπανών, οι επαναλαμβανόμενες παραγγελίες ή ένα επίσημο ίχνος ελέγχου.