Εντολή αγοράς ή τιμολόγιο

Τι είναι η εντολή αγοράς και τι είναι το τιμολόγιο;

Η εντολή αγοράς είναι έγγραφο που στέλνει ο αγοραστής σε έναν προμηθευτή για να παραγγείλει αγαθά ή υπηρεσίες. Μπορεί να αναφέρει το αντικείμενο, την ποσότητα, τη συμφωνημένη τιμή, τις οδηγίες παράδοσης και τους όρους. Το αν μετατρέπεται σε δεσμευτική σύμβαση κατά την έκδοση, την αποδοχή, την εκτέλεση ή άλλο γεγονός εξαρτάται από το εφαρμοστέο δίκαιο και τη συμφωνία των μερών. Μπορεί επίσης να έχουν σημασία οι αντικρουόμενοι όροι προμηθευτή και αγοραστή.

Το τιμολόγιο εκδίδεται συνήθως από τον πωλητή για να αναφέρει τι χρεώνεται και πότε λήγει η πληρωμή. Καταγράφει μια απαίτηση βάσει της υποκείμενης παραγγελίας ή σύμβασης. Το ίδιο το τιμολόγιο δεν δημιουργεί απαραίτητα αυτή την υποχρέωση. Ο χρόνος έκδοσης, η αρίθμηση και το φορολογικό περιεχόμενο εξαρτώνται από τη συναλλαγή και τους τοπικούς κανόνες. Οι οικονομικές ομάδες συχνά το συγκρίνουν με την PO και με το αρχείο παράδοσης ή αποδοχής πριν εγκρίνουν την πληρωμή.

Ποιος εκδίδει κάθε έγγραφο και πότε;

Η συνήθης κατεύθυνση είναι από τον αγοραστή προς τον πωλητή για την PO και από τον πωλητή προς τον αγοραστή για το τιμολόγιο. Το στάδιο είναι λιγότερο αυστηρό. Ένας προμηθευτής μπορεί να τιμολογήσει προκαταβολή πριν από την εργασία, στάδια κατά τη διάρκεια έργου ή μετά την παράδοση. Οι ρυθμίσεις αυτοτιμολόγησης και αγορών μέσω πλατφόρμας μπορούν να αλλάξουν ποιος ετοιμάζει το τιμολόγιο.

Προσδιορίστε το έγγραφο από τον σκοπό και τους όρους του, όχι μόνο από τη διάταξή του.

Ποιες πληροφορίες περιέχει η PO και ποιες το τιμολόγιο;

Όταν τα έγγραφα αφορούν την ίδια παραγγελθείσα παροχή, τα πεδία τους συχνά συμπίπτουν: μέρη, γραμμές, ποσότητες, συμφωνημένες τιμές και φορολογική μεταχείριση. Οι διαφορές βρίσκονται στις αναφορές ταυτοποίησης και στην πρόθεση. Η εντολή αγοράς προβάλλει τον αριθμό PO και τις οδηγίες παράδοσης. Το τιμολόγιο προβάλλει τον αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία έκδοσης και λήξης και τα στοιχεία πληρωμής. Τα δύο έγγραφα σχεδιάζονται σκόπιμα ώστε να μπορούν να αντιστοιχιστούν. Το FreeBillGen μπορεί να ετοιμάσει το πρόχειρο τιμολογίου, αλλά δεν διαθέτει ειδικό πεδίο αριθμού PO. Αν το δέχεται ο αγοραστής σας, συμπεριλάβετε καθαρά την αναφορά σε μια διαθέσιμη περιγραφή γραμμής ή σημείωση.

Τίτλος εγγράφου

Ονομάστε την PO «Εντολή αγοράς» και το τιμολόγιο «Τιμολόγιο» ώστε να είναι σαφείς οι ρόλοι τους.

Αριθμοί αναφοράς

Η PO φέρει την αναφορά του αγοραστή. Το τιμολόγιο φέρει το δικό του απαιτούμενο αναγνωριστικό και συχνά αναφέρει την PO.

Στοιχεία αγοραστή και πωλητή

Και τα δύο συνήθως προσδιορίζουν τα μέρη, αλλά τα απαιτούμενα ονόματα, οι διευθύνσεις και τα φορολογικά αναγνωριστικά διαφέρουν.

Γραμμές και τιμές

Περιγράψτε το αντικείμενο, την ποσότητα και την τιμή αρκετά καθαρά ώστε να αντιστοιχίζονται τα συμφωνημένα στοιχεία και οι εγκεκριμένες αλλαγές.

Ημερομηνίες

Η PO μπορεί να εμφανίζει ημερομηνίες παραγγελίας και ζητούμενης παράδοσης. Το τιμολόγιο μπορεί να εμφανίζει ημερομηνίες έκδοσης, παροχής και λήξης.

Φόρος

Η PO μπορεί να εκτιμά τον φόρο. Το τιμολόγιο πρέπει να χρησιμοποιεί την πραγματική φορολογική μεταχείριση και να καλύπτει τους τοπικούς κανόνες φορολογικού τιμολογίου όπου ισχύουν.

Όροι και οδηγίες

Η PO συχνά αναφέρει όρους παράδοσης και αποδοχής. Το τιμολόγιο συνήθως αναφέρει όρους πληρωμής και επαληθευμένο τρόπο πληρωμής.

Πώς λειτουργεί η αντιστοίχιση PO με τιμολόγιο;

Η αντιστοίχιση PO με τιμολόγιο είναι έλεγχος πληρωτέων λογαριασμών. Η ομάδα συγκρίνει το τιμολόγιο του προμηθευτή με τα εγκεκριμένα αρχεία αγοράς πριν από την πληρωμή. Μια διαφορά μπορεί να σταλεί για έλεγχο και δεν αποδεικνύει από μόνη της ότι κάποιο από τα δύο έγγραφα είναι λάθος.

Η τριμερής αντιστοίχιση συγκρίνει την εντολή αγοράς, ένα αρχείο παραλαβής αγαθών ή αποδοχής υπηρεσίας και το τιμολόγιο. Η διμερής αντιστοίχιση συγκρίνει την PO με το τιμολόγιο. Τα συστήματα μπορούν να επιτρέπουν συμφωνημένες ανοχές για την τιμή, την ποσότητα, τα μεταφορικά, τον φόρο ή τις μερικές παραδόσεις, επομένως δεν απαιτείται πάντα απόλυτη ταύτιση κάθε χαρακτήρα.

Η αντιστοίχιση μπορεί να εντοπίσει διπλότυπα τιμολόγια, μη εγκεκριμένες ποσότητες και διαφορές τιμών. Αναφέρετε την PO του αγοραστή όταν το απαιτούν οι οδηγίες του και τεκμηριώστε τις εγκεκριμένες αλλαγές αντί να αλλοιώνετε ένα τιμολόγιο μόνο για να επιβάλετε την αντιστοίχιση.

Διμερής αντιστοίχιση

Συγκρίνει την εντολή αγοράς με το τιμολόγιο ως προς τιμή και ποσότητα. Είναι συνηθισμένη για υπηρεσίες χωρίς φυσικά αγαθά προς παραλαβή.

Τριμερής αντιστοίχιση

Συγκρίνει την εντολή αγοράς, ένα αρχείο παραλαβής ή αποδοχής και το τιμολόγιο. Είναι συνηθισμένη για ελεγχόμενες αγορές.

Εφαρμογή ανοχών

Ελέγξτε τις διαφορές βάσει των εγκεκριμένων ορίων ανοχής και των κανόνων εξαιρέσεων του αγοραστή, αντί να υποθέτετε ότι κάθε διαφορά εμποδίζει την πληρωμή.

Αναφορά του αριθμού PO

Αναφέρετε την PO του αγοραστή όταν απαιτείται, ώστε οι πληρωτέοι λογαριασμοί να μπορούν να βρουν την εγκεκριμένη παραγγελία.

Πότε χρειάζεστε πραγματικά εντολή αγοράς;

Δεν χρησιμοποιεί κάθε πώληση εντολή αγοράς. Πολλές μικρές επιχειρήσεις, ελεύθεροι επαγγελματίες και λιανικές συναλλαγές βασίζονται σε αποδεκτή προσφορά ή σύμβαση. Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί συχνά απαιτούν PO, επειδή καταγράφει την έγκριση προϋπολογισμού και υποστηρίζει τη διαδρομή ελέγχου.

Αν ο αγοραστής χρησιμοποιεί σύστημα PO, λάβετε όπου είναι πρακτικό την εγκεκριμένη PO και τις οδηγίες τιμολόγησης πριν ξεκινήσετε. Μια αποδεκτή προσφορά μπορεί να καταγράφει παρόμοιες εμπορικές λεπτομέρειες, αλλά δεν ισοδυναμεί αυτόματα με PO στους ελέγχους του αγοραστή ή βάσει της ισχύουσας σύμβασης.

Ερωτήσεις για εντολές αγοράς και τιμολόγια

Ποια είναι η κύρια διαφορά ανάμεσα σε εντολή αγοράς και τιμολόγιο;

Η εντολή αγοράς είναι συνήθως η τεκμηριωμένη παραγγελία του αγοραστή. Το τιμολόγιο είναι συνήθως η δήλωση του πωλητή για όσα χρεώνονται και οφείλονται. Μπορούν να αντιστοιχιστούν, αλλά ο χρόνος και το νομικό τους αποτέλεσμα εξαρτώνται από τη σύμβαση, τους φορολογικούς κανόνες και τη διαδικασία προμηθειών.

Η εντολή αγοράς εκδίδεται πριν ή μετά το τιμολόγιο;

Συνήθως πριν. Ο αγοραστής εκδίδει συνήθως PO πριν από την παροχή και ο πωλητής τιμολογεί στο συμφωνημένο ή νομικά απαιτούμενο σημείο. Οι προκαταβολές, η τιμολόγηση σταδίων, οι επαναλαμβανόμενες παροχές και η αυτοτιμολόγηση μπορούν να δημιουργήσουν διαφορετική σειρά.

Μπορεί η εντολή αγοράς να χρησιμοποιηθεί ως τιμολόγιο;

Γενικά όχι. Η PO εγκρίνει ή περιγράφει την αγορά και συνήθως δεν είναι η χρέωση του πωλητή ούτε έγκυρο αποδεικτικό ΦΠΑ. Ωστόσο, η συμφωνία μπορεί να καθιστά απαιτητή την πληρωμή χωρίς συμβατικό τιμολόγιο, ενώ ένα φορολογικό τιμολόγιο είναι έγκυρο μόνο αν καλύπτει τις ισχύουσες απαιτήσεις.

Τι είναι η τριμερής αντιστοίχιση;

Η τριμερής αντιστοίχιση συγκρίνει την εντολή αγοράς, ένα αρχείο παραλαβής αγαθών ή αποδοχής υπηρεσίας και το τιμολόγιο πριν από την έγκριση. Ο αγοραστής μπορεί να εφαρμόζει τεκμηριωμένες ανοχές και να στέλνει τις διαφορές για έλεγχο. Είναι μηχανισμός ελέγχου και όχι κανόνας ότι πρέπει να ταυτίζεται κάθε χαρακτήρας.

Πρέπει να βάλω τον αριθμό PO στο τιμολόγιό μου;

Συμπεριλάβετε τον όταν το απαιτούν η σύμβαση ή οι οδηγίες τιμολόγησης του αγοραστή. Οι απούσες ή λανθασμένες αναφορές μπορούν να καθυστερήσουν την έγκριση ή να οδηγήσουν σε απόρριψη βάσει της διαδικασίας. Ζητήστε την εγκεκριμένη αναφορά και μην επινοείτε μία.

Χρειάζονται εντολές αγοράς οι μικρές επιχειρήσεις και οι ελεύθεροι επαγγελματίες;

Όχι απαραίτητα. Πολλοί χρησιμοποιούν αντί για αυτή αποδεκτή προσφορά ή σύμβαση. Χρησιμοποιήστε PO όταν το απαιτούν η διαδικασία του αγοραστή ή η συμφωνία, ιδιαίτερα όταν έχουν σημασία η έγκριση δαπάνης, οι επαναλαμβανόμενες παραγγελίες ή η επίσημη διαδρομή ελέγχου.