Τι είναι το τιμολόγιο και τι είναι η απόδειξη πληρωμής;
Ένα τιμολόγιο προσδιορίζει την παροχή, τα μέρη, τα ποσά και τη φορολογική μεταχείριση και συχνά αναφέρει προθεσμία πληρωμής. Μπορεί να εκδοθεί πριν από την πληρωμή, κατά την πληρωμή ή μετά από προκαταβολή, ανάλογα με τους εμπορικούς και φορολογικούς κανόνες. Η υποκείμενη σύμβαση και η παροχή δημιουργούν τα δικαιώματα των μερών. Το τιμολόγιο τεκμηριώνει και ζητά το ποσό της απαίτησης.
Μια απόδειξη πληρωμής επιβεβαιώνει ότι εισπράχθηκαν χρήματα. Πρέπει να προσδιορίζει την πληρωμή, την ημερομηνία, το ποσό και τι εξόφλησε. Μπορεί να αφορά προκαταβολή ή μερική πληρωμή, επομένως δεν αποδεικνύει πάντα ότι εξοφλήθηκε ολόκληρη η συναλλαγή.
Σε μια συνηθισμένη πώληση με πίστωση, το τιμολόγιο συνήθως προηγείται της πληρωμής και ακολουθεί η απόδειξη ή η ένδειξη εξόφλησης. Σε συναλλαγή στο σημείο πώλησης, ένα φορολογικό παραστατικό λιανικής μπορεί να είναι το μόνο έγγραφο που λαμβάνει ο πελάτης.
Τιμολόγιο και απόδειξη: σύγκριση δίπλα δίπλα
Η σαφέστερη διαφορά είναι ο σκοπός. Το τιμολόγιο καταγράφει και χρεώνει την παροχή, ενώ η απόδειξη καταγράφει μια πληρωμή. Ο χρόνος έκδοσης είναι συνήθης και όχι απόλυτος.
| Πτυχή | Τιμολόγιο | Απόδειξη πληρωμής |
|---|---|---|
| Σκοπός | Καταγράφει μια παροχή και συνήθως ζητά πληρωμή | Επιβεβαιώνει την είσπραξη πληρωμής |
| Συνήθης χρόνος | Στο ισχύον χρονικό σημείο τιμολόγησης | Όταν η πληρωμή εισπράττεται ή επιβεβαιώνεται |
| Ποσό | Ποσό που τιμολογήθηκε ή εξακολουθεί να οφείλεται | Ποσό που πράγματι εισπράχθηκε |
| Κατάσταση πληρωμής | Μπορεί να είναι απλήρωτο, μερικώς πληρωμένο ή εξοφλημένο | Εμφανίζει την πληρωμή που επιβεβαιώνει |
| Νομικός ρόλος | Απόδειξη της απαίτησης του πωλητή και φορολογικό αρχείο όπου ισχύει | Απόδειξη πληρωμής, εφόσον είναι ακριβής |
| Λογιστική | Η μεταχείριση εξαρτάται από τους λογιστικούς και φορολογικούς κανόνες | Υποστηρίζει την εγγραφή μετρητών ή πληρωμής |
| Φορολογικό αποδεικτικό | Έγκυρο φορολογικό τιμολόγιο μπορεί να υποστηρίζει έκπτωση | Κατάλληλο φορολογικό παραστατικό μπορεί να την υποστηρίζει σε ορισμένα συστήματα |
- Κατεύθυνση
- Το τιμολόγιο ζητά χρήματα που οφείλονται στον πωλητή. Η απόδειξη επιβεβαιώνει χρήματα που καταβλήθηκαν στον πωλητή.
- Συνήθης χρόνος
- Το τιμολόγιο πώλησης με πίστωση συνήθως προηγείται της πληρωμής. Η απόδειξη ακολουθεί την πληρωμή που επιβεβαιώνει.
- Εμφανιζόμενο ποσό
- Το τιμολόγιο εμφανίζει το οφειλόμενο ποσό. Η απόδειξη εμφανίζει το ποσό που πράγματι πληρώθηκε, το οποίο μπορεί να είναι προκαταβολή ή μερική πληρωμή.
- Νομικός ρόλος
- Το τιμολόγιο τεκμηριώνει το ποσό της απαίτησης. Η απόδειξη τεκμηριώνει μια πληρωμή. Η υποκείμενη συμφωνία εξακολουθεί να έχει σημασία.
- Λογιστική
- Η αναγνώριση εξαρτάται από τη λογιστική βάση και τους φορολογικούς κανόνες. Ο τίτλος του εγγράφου από μόνος του δεν καθορίζει την ημερομηνία εγγραφής.
Πότε πρέπει να εκδίδετε τιμολόγιο;
Εκδώστε τιμολόγιο όταν το απαιτούν η σύμβαση, η διαδικασία του πελάτη ή ο ισχύων φορολογικός κανόνας. Οι πωλήσεις με πίστωση, τα στάδια έργου και οι προκαταβολές διατήρησης χρησιμοποιούν συχνά τιμολόγια, αλλά η προθεσμία του φορολογικού τιμολογίου μπορεί να συνδέεται με την παροχή, την πληρωμή ή άλλο φορολογικό σημείο.
Ένα έγκυρο φορολογικό τιμολόγιο αποτελεί σημαντικό αποδεικτικό για την ανάκτηση φόρου εισροών σε πολλά συστήματα ΦΠΑ ή GST, με την επιφύλαξη της επιλεξιμότητας του αγοραστή. Τα συστήματα φόρου πωλήσεων λειτουργούν διαφορετικά και το φορολογητέο εισόδημα δεν αναγνωρίζεται παντού την ημερομηνία του τιμολογίου. Ένας δωρεάν δημιουργός τιμολογίων μπορεί να ετοιμάσει τον τύπο εγγράφου και τα σύνολα που επιλέγετε. Δεν αποφασίζει τον νόμιμο χρόνο έκδοσης.
Πότε πρέπει να εκδίδετε απόδειξη πληρωμής;
Δώστε απόδειξη όταν το απαιτεί ο νόμος, το ζητά ο πελάτης ή το προβλέπει η διαδικασία αρχείων σας. Σε μια τιμολογημένη πώληση, ξεχωριστή απόδειξη ή ένδειξη εξόφλησης στο τιμολόγιο μπορεί να επιβεβαιώσει μια εκκαθαρισμένη πληρωμή. Μην χαρακτηρίζετε ολόκληρο το τιμολόγιο ως εξοφλημένο μόνο επειδή ξεκίνησε μια μεταφορά ή εισπράχθηκε προκαταβολή.
Η απόδειξη πρέπει να διευκρινίζει ποιος έλαβε ποιο ποσό, σε ποια ημερομηνία, με ποια μέθοδο και για ποια πώληση ή τιμολόγιο. Για τμηματικές πληρωμές, αναφέρετε το ποσό που εισπράχθηκε και το υπόλοιπο. Τα έγγραφα που απαιτούνται για επιστροφή χρημάτων, εγγύηση, έξοδο ή φορολογική έκπτωση διαφέρουν, επομένως μια βασική απόδειξη πληρωμής μπορεί να μην αρκεί από μόνη της.
Τι πρέπει να περιέχει κάθε έγγραφο;
Το τιμολόγιο εστιάζει σε ό,τι χρεώνεται, ενώ η απόδειξη εστιάζει σε ό,τι πληρώθηκε. Τα ακριβή νομικά και φορολογικά πεδία διαφέρουν. Ένα πρακτικό τιμολόγιο προσδιορίζει τα μέρη, την αναφορά τιμολογίου, τις ημερομηνίες έκδοσης και παροχής, τις γραμμές, το νόμισμα, τη φορολογική μεταχείριση, το σύνολο και τους όρους. Μια πρακτική απόδειξη προσδιορίζει τον εκδότη, την ημερομηνία πληρωμής, το ποσό που εισπράχθηκε, το νόμισμα, τη μέθοδο ή ασφαλή αναφορά, τι κάλυψε και τυχόν υπόλοιπο.
Χρησιμοποιήστε την αρίθμηση, τα στοιχεία αγοραστή, τη φορολογική ανάλυση και την καθορισμένη διατύπωση που απαιτείται για το πραγματικό έγγραφο. Συνδέστε την απόδειξη με το τιμολόγιο όπου υπάρχει, αλλά μην επινοείτε αναφορά τιμολογίου για συναλλαγή στο σημείο πώλησης που δεν είχε τιμολόγιο.
- Τιμολόγιο: τι χρεώνεται
- Αναγνωριστικό, ημερομηνίες, μέρη, αναλυτικά ποσά, φορολογική μεταχείριση, πληρωτέο σύνολο, όροι και οδηγίες πληρωμής όπως απαιτείται.
- Απόδειξη: τι πληρώθηκε
- Ημερομηνία πληρωμής, ποσό που εισπράχθηκε, νόμισμα, μέθοδος ή ασφαλής αναφορά, τι κάλυψε και τυχόν υπόλοιπο.
- Κοινά στοιχεία
- Και τα δύο πρέπει να προσδιορίζουν σαφώς τον πωλητή και τη συναλλαγή. Τα στοιχεία του αγοραστή εξαρτώνται από το πλαίσιο και τους κανόνες.
- Η σύνδεση μεταξύ τους
- Όταν υπάρχει τιμολόγιο, αναφέρετε το αναγνωριστικό του στην απόδειξη ώστε να αντιστοιχίζονται η παροχή και η πληρωμή.
Πώς λειτουργούν μαζί το τιμολόγιο και η απόδειξη;
Σε μια ροή πώλησης με πίστωση, το τιμολόγιο καταγράφει το ποσό που χρεώθηκε, οι πληρωμές μειώνουν το υπόλοιπο και μια απόδειξη ή ένδειξη εξόφλησης επιβεβαιώνει κάθε ποσό που εισπράχθηκε. Συνδέστε το αρχείο πληρωμής με το αναγνωριστικό του τιμολογίου και μην δηλώνετε πλήρη εξόφληση έως ότου συμφωνούν το υπόλοιπο και κάθε εγκεκριμένη προσαρμογή.
Η λογιστική αναγνώριση μπορεί να ακολουθεί τη δεδουλευμένη βάση, την ταμειακή βάση ή ειδικούς φορολογικούς κανόνες, επομένως η ημερομηνία τιμολογίου και η ημερομηνία πληρωμής δεν έχουν το ίδιο αποτέλεσμα για κάθε επιχείρηση. Διατηρήστε το εκδοθέν τιμολόγιο, τις διορθώσεις και τα αποδεικτικά πληρωμής ως ξεχωριστά συνδεδεμένα αρχεία.
Ερωτήσεις για τιμολόγια και αποδείξεις
Είναι το τιμολόγιο το ίδιο με την απόδειξη πληρωμής;
Όχι. Το τιμολόγιο καταγράφει ό,τι χρεώνεται και συχνά ζητά πληρωμή. Η απόδειξη επιβεβαιώνει ένα ποσό που εισπράχθηκε. Το τιμολόγιο μπορεί να εκδοθεί πριν, κατά ή μετά την παροχή, ενώ η απόδειξη ακολουθεί τη συγκεκριμένη πληρωμή που καταγράφει. Ένα έγγραφο μπορεί να συνδυάζει και τις δύο λειτουργίες όπου το επιτρέπουν οι ισχύοντες κανόνες.
Ποιο εκδίδεται πρώτο, το τιμολόγιο ή η απόδειξη;
Σε μια συνηθισμένη πώληση με πίστωση, το τιμολόγιο συνήθως εκδίδεται πρώτο και η απόδειξη ακολουθεί την πληρωμή. Οι προκαταβολές, οι συναλλαγές στο σημείο πώλησης και οι κανόνες φορολογικού σημείου μπορούν να αλλάξουν αυτή τη σειρά ή να συνδυάσουν τις λειτουργίες σε ένα εξοφλημένο έγγραφο.
Μπορεί μια απόδειξη να χρησιμοποιηθεί ως τιμολόγιο;
Μια απόδειξη πληρωμής δεν χρεώνει απλήρωτο ποσό. Ένα συνδυασμένο φορολογικό παραστατικό ή εξοφλημένο τιμολόγιο μπορεί να καταγράφει τόσο την πώληση όσο και την πληρωμή αν περιέχει τις απαιτούμενες πληροφορίες. Αν παραμένει οφειλόμενο υπόλοιπο, χρησιμοποιήστε το τιμολόγιο ή άλλο έγγραφο χρέωσης που απαιτεί η συναλλαγή.
Χρειάζεται να εκδώσω και τιμολόγιο και απόδειξη;
Όχι πάντα. Μια πώληση με πίστωση μπορεί να χρησιμοποιεί τιμολόγιο μαζί με αποδεικτικό πληρωμής ή απόδειξη, ενώ μια λιανική πώληση μπορεί να χρησιμοποιεί ένα κατάλληλο παραστατικό. Ακολουθήστε τους κανόνες πελάτη, φόρου και καταναλωτή που ισχύουν και διατηρήστε επαρκή στοιχεία ώστε να συνδέονται η παροχή και η πληρωμή.
Μπορώ να ανακτήσω ΦΠΑ ή φόρο με μια απόδειξη;
Η ανάκτηση φόρου εισροών συνήθως απαιτεί έγκυρο αποδεικτικό και επιλέξιμη αγορά. Μπορεί να απαιτείται πλήρες φορολογικό τιμολόγιο, ενώ ορισμένα συστήματα δέχονται απλοποιημένο φορολογικό τιμολόγιο ή κατάλληλη απόδειξη για συγκεκριμένες συναλλαγές. Μια γενική απόδειξη πληρωμής δεν αρκεί αυτόματα.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε εξοφλημένο τιμολόγιο και απόδειξη;
Το εξοφλημένο τιμολόγιο είναι το τιμολόγιο μαζί με καταγεγραμμένη κατάσταση εξόφλησης. Η απόδειξη είναι ξεχωριστή επιβεβαίωση πληρωμής. Και τα δύο μπορούν να υποστηρίζουν το ιστορικό πληρωμής αν είναι ακριβή, αλλά κανένα δεν υπερισχύει των τραπεζικών αποδεικτικών, των στοιχείων μερικής πληρωμής ή μιας ειδικής απαίτησης απόδειξης στη δικαιοδοσία.