Τι είναι το τιμολόγιο και τι είναι η απόδειξη;
Ένα τιμολόγιο προσδιορίζει την παροχή, τα μέρη, τα ποσά και τη φορολογική μεταχείριση και συχνά αναγράφει προθεσμία πληρωμής. Μπορεί να εκδοθεί πριν από την πληρωμή, κατά τη στιγμή της πληρωμής ή μετά από προκαταβολή, ανάλογα με τους εμπορικούς και φορολογικούς κανόνες. Η υποκείμενη σύμβαση και η παροχή δημιουργούν τα δικαιώματα των μερών· το τιμολόγιο τεκμηριώνει και ζητά το απαιτούμενο ποσό.
Μια απόδειξη επιβεβαιώνει ότι εισπράχθηκαν χρήματα. Πρέπει να προσδιορίζει την πληρωμή, την ημερομηνία, το ποσό και τι εξοφλήθηκε. Μια απόδειξη μπορεί να καλύπτει προκαταβολή ή μερική πληρωμή, επομένως δεν αποδεικνύει πάντα ότι εξοφλήθηκε ολόκληρη η συναλλαγή.
Σε μια συνήθη πώληση επί πιστώσει, το τιμολόγιο συνήθως προηγείται της πληρωμής και η απόδειξη ή η κατάσταση εξόφλησης ακολουθεί. Σε μια συναλλαγή στο σημείο πώλησης, μία φορολογική απόδειξη μπορεί να είναι το μόνο έγγραφο που απευθύνεται στον πελάτη.
Τιμολόγιο και απόδειξη: παράλληλη σύγκριση
Η σαφέστερη διαφορά είναι ο σκοπός: το τιμολόγιο καταγράφει και χρεώνει την παροχή, ενώ η απόδειξη καταγράφει μια πληρωμή. Ο χρόνος είναι τυπικός και όχι απόλυτος.
| Πτυχή | Τιμολόγιο | Απόδειξη |
|---|---|---|
| Σκοπός | Καταγράφει μια παροχή και συνήθως ζητά πληρωμή | Επιβεβαιώνει πληρωμή που εισπράχθηκε |
| Τυπικός χρόνος | Στο εφαρμοστέο σημείο τιμολόγησης | Όταν η πληρωμή εισπράττεται ή επιβεβαιώνεται |
| Ποσό | Ποσό που τιμολογήθηκε ή εξακολουθεί να οφείλεται | Ποσό που πράγματι εισπράχθηκε |
| Κατάσταση πληρωμής | Μπορεί να είναι απλήρωτο, μερικώς πληρωμένο ή εξοφλημένο | Δείχνει την πληρωμή που επιβεβαιώνει |
| Νομικός ρόλος | Αποδεικτικό της απαίτησης του πωλητή και φορολογικό παραστατικό, κατά περίπτωση | Αποδεικτικό πληρωμής, υπό την προϋπόθεση ακρίβειας |
| Λογιστική | Η μεταχείριση εξαρτάται από τους λογιστικούς και φορολογικούς κανόνες | Υποστηρίζει την εγγραφή ταμείου ή πληρωμής |
| Φορολογικό αποδεικτικό | Ένα έγκυρο φορολογικό τιμολόγιο μπορεί να στηρίξει έκπτωση | Μια φορολογική απόδειξη που πληροί τις προϋποθέσεις μπορεί να στηρίξει τέτοια έκπτωση σε ορισμένα συστήματα |
- Κατεύθυνση
- Το τιμολόγιο ζητά τα χρήματα που οφείλονται στον πωλητή. Η απόδειξη επιβεβαιώνει τα χρήματα που έχει εισπράξει ο πωλητής.
- Τυπικός χρόνος
- Το τιμολόγιο πώλησης επί πιστώσει συνήθως προηγείται της πληρωμής· η απόδειξη ακολουθεί την πληρωμή που επιβεβαιώνει.
- Αναγραφόμενο ποσό
- Το τιμολόγιο αναγράφει το οφειλόμενο ποσό. Η απόδειξη αναγράφει το ποσό που καταβλήθηκε πραγματικά, το οποίο μπορεί να είναι προκαταβολή ή μερική πληρωμή.
- Νομικός ρόλος
- Το τιμολόγιο τεκμηριώνει το απαιτούμενο ποσό· η απόδειξη τεκμηριώνει μια πληρωμή. Η υποκείμενη συμφωνία εξακολουθεί να έχει σημασία.
- Λογιστική
- Η αναγνώριση εξαρτάται από τη λογιστική βάση και τους φορολογικούς κανόνες· ούτε η μία ούτε η άλλη ονομασία καθορίζει από μόνη της την ημερομηνία εγγραφής.
Πότε πρέπει να εκδίδετε τιμολόγιο;
Εκδίδετε τιμολόγιο όταν η σύμβαση, η διαδικασία του πελάτη ή ο εφαρμοστέος φορολογικός κανόνας το απαιτεί. Για πωλήσεις επί πιστώσει, ορόσημα και πάγιες αμοιβές χρησιμοποιούνται συνήθως τιμολόγια, ωστόσο η προθεσμία έκδοσης φορολογικού τιμολογίου μπορεί να συνδέεται με την παροχή, την πληρωμή ή άλλο φορολογικό γεγονός.
Ένα έγκυρο φορολογικό τιμολόγιο αποτελεί σημαντικό αποδεικτικό στοιχείο για την ανάκτηση φόρου εισροών σε πολλά συστήματα ΦΠΑ ή GST, υπό την προϋπόθεση ότι ο αγοραστής πληροί τις απαιτούμενες προϋποθέσεις. Τα συστήματα φόρου πωλήσεων λειτουργούν διαφορετικά και το φορολογητέο εισόδημα δεν αναγνωρίζεται καθολικά κατά την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου. Ένας δωρεάν δημιουργός τιμολογίων μπορεί να προετοιμάσει τον τύπο εγγράφου και τα σύνολα που επιλέγετε· δεν καθορίζει τη νόμιμη χρονική στιγμή.
Πότε πρέπει να εκδίδετε απόδειξη;
Παρέχετε απόδειξη όταν η νομοθεσία, το αίτημα του πελάτη ή η διαδικασία τήρησης αρχείων σας το απαιτεί. Για πώληση με τιμολόγιο, μια ξεχωριστή απόδειξη ή ένα εξοφλημένο τιμολόγιο μπορεί να επιβεβαιώνει μια ολοκληρωμένη πληρωμή. Μην χαρακτηρίζετε το πλήρες τιμολόγιο ως εξοφλημένο απλώς επειδή ξεκίνησε μια μεταφορά ή επειδή έφτασε μια προκαταβολή.
Η απόδειξη πρέπει να διευκρινίζει ποιος παρέλαβε ποιο ποσό, ποια ημερομηνία, με ποιο μέσο και έναντι ποιας πώλησης ή τιμολογίου. Για τμηματικές πληρωμές, αναγράψτε το ποσό που εισπράχθηκε και το εναπομένον υπόλοιπο. Τα έγγραφα που απαιτούνται για επιστροφή χρημάτων, εγγύηση, αξίωση εξόδων ή φορολογική έκπτωση ποικίλλουν, επομένως μια βασική απόδειξη πληρωμής ενδέχεται να μην αρκεί από μόνη της.
Τι πρέπει να περιέχει κάθε έγγραφο;
Το τιμολόγιο εστιάζει στο τι χρεώνεται, ενώ η απόδειξη εστιάζει στο τι πληρώθηκε. Τα ακριβή νομικά και φορολογικά πεδία διαφέρουν. Ένα πρακτικό τιμολόγιο προσδιορίζει τα μέρη, τον αριθμό αναφοράς του τιμολογίου, τις ημερομηνίες έκδοσης και παροχής, τα είδη, το νόμισμα, τη φορολογική μεταχείριση, το σύνολο και τους όρους. Μια πρακτική απόδειξη προσδιορίζει τον εκδότη, την ημερομηνία πληρωμής, το ποσό που εισπράχθηκε, το νόμισμα, το μέσο ή ασφαλή αναφορά, τι κάλυπτε και τυχόν υπόλοιπο.
Χρησιμοποιήστε την αρίθμηση, τα στοιχεία του αγοραστή, την ανάλυση φόρου και την προβλεπόμενη διατύπωση που απαιτείται για το συγκεκριμένο έγγραφο. Συνδέστε την απόδειξη με το τιμολόγιο όπου υπάρχει, αλλά μην επινοείτε αριθμό αναφοράς τιμολογίου για συναλλαγή στο σημείο πώλησης που δεν είχε τέτοιο.
- Τιμολόγιο - τι χρεώνεται
- Αναγνωριστικό, ημερομηνίες, μέρη, αναλυτικά ποσά ανά είδος, φορολογική μεταχείριση, συνολικό οφειλόμενο ποσό, όροι και οδηγίες πληρωμής, όπως απαιτείται.
- Απόδειξη - τι πληρώθηκε
- Ημερομηνία πληρωμής, ποσό που εισπράχθηκε, νόμισμα, μέσο ή ασφαλής αναφορά, τι κάλυπτε και τυχόν υπόλοιπο.
- Κοινά στοιχεία
- Και τα δύο πρέπει να προσδιορίζουν σαφώς τον πωλητή και τη συναλλαγή· τα στοιχεία του αγοραστή εξαρτώνται από το πλαίσιο και τους κανόνες.
- Ο σύνδεσμος μεταξύ τους
- Όταν υπάρχει τιμολόγιο, αναγράψτε το αναγνωριστικό του στην απόδειξη, ώστε η παροχή και η πληρωμή να μπορούν να αντιστοιχηθούν.
Πώς συνεργάζονται το τιμολόγιο και η απόδειξη;
Στη ροή εργασίας μιας πώλησης επί πιστώσει, το τιμολόγιο καταγράφει το χρεούμενο ποσό, οι πληρωμές μειώνουν το ανεξόφλητο υπόλοιπο και μια απόδειξη ή η κατάσταση εξόφλησης επιβεβαιώνει κάθε ποσό που εισπράχθηκε. Συνδέστε την εγγραφή πληρωμής με το αναγνωριστικό του τιμολογίου και μην δηλώνετε πλήρη εξόφληση έως ότου το υπόλοιπο και τυχόν εγκεκριμένη προσαρμογή συμφωνήσουν.
Η λογιστική αναγνώριση μπορεί να ακολουθεί τη δεδουλευμένη βάση, την ταμειακή βάση ή ειδικούς φορολογικούς κανόνες, επομένως η ημερομηνία του τιμολογίου και η ημερομηνία πληρωμής δεν έχουν την ίδια επίδραση για κάθε επιχείρηση. Φυλάξτε το εκδοθέν τιμολόγιο, τις διορθώσεις και τα αποδεικτικά πληρωμής ως ξεχωριστά, αλληλοσυνδεδεμένα αρχεία.
Ερωτήσεις για τιμολόγια και αποδείξεις
Είναι το τιμολόγιο ίδιο με την απόδειξη;
Όχι. Το τιμολόγιο καταγράφει τι χρεώνεται και συνήθως ζητά πληρωμή. Η απόδειξη επιβεβαιώνει ποσό που εισπράχθηκε. Το τιμολόγιο μπορεί να εκδοθεί πριν, κατά τη διάρκεια ή μετά την παροχή, ενώ η απόδειξη ακολουθεί τη συγκεκριμένη πληρωμή που καταγράφει. Ένα έγγραφο μπορεί να συνδυάζει και τις δύο λειτουργίες, όπου οι εφαρμοστέοι κανόνες το επιτρέπουν.
Ποιο έρχεται πρώτο, το τιμολόγιο ή η απόδειξη;
Σε μια κανονική πώληση επί πιστώσει, το τιμολόγιο συνήθως προηγείται και η απόδειξη ακολουθεί την πληρωμή. Οι προκαταβολές, οι συναλλαγές στο σημείο πώλησης και οι κανόνες φορολογικού γεγονότος μπορούν να αλλάξουν αυτή τη σειρά ή να συνδυάσουν τις λειτουργίες σε ένα εξοφλημένο έγγραφο.
Μπορεί μια απόδειξη να χρησιμοποιηθεί ως τιμολόγιο;
Μια απόδειξη πληρωμής δεν χρεώνει ένα ανεξόφλητο ποσό. Μια συνδυαστική φορολογική απόδειξη ή εξοφλημένο τιμολόγιο μπορεί να καταγράψει τόσο την πώληση όσο και την πληρωμή, εφόσον περιέχει τις απαιτούμενες πληροφορίες. Εάν παραμένει υπόλοιπο προς πληρωμή, χρησιμοποιήστε το τιμολόγιο ή άλλο παραστατικό χρέωσης που απαιτείται για τη συγκεκριμένη συναλλαγή.
Πρέπει να εκδώσω και τιμολόγιο και απόδειξη;
Όχι πάντα. Μια πώληση επί πιστώσει μπορεί να χρησιμοποιήσει τιμολόγιο συν αποδεικτικό πληρωμής ή απόδειξη, ενώ μια λιανική πώληση μπορεί να χρησιμοποιήσει μία κατάλληλη απόδειξη. Ακολουθήστε τους κανόνες που ισχύουν για τον πελάτη, τη φορολογία και την προστασία του καταναλωτή, και διατηρήστε επαρκή αποδεικτικά στοιχεία που να συνδέουν την παροχή με την πληρωμή.
Μπορώ να ανακτήσω ΦΠΑ ή φόρο με απόδειξη;
Η ανάκτηση φόρου εισροών απαιτεί συνήθως έγκυρο αποδεικτικό και επιλέξιμη αγορά. Ενδέχεται να απαιτείται πλήρες φορολογικό τιμολόγιο, ενώ ορισμένα συστήματα αποδέχονται απλοποιημένο φορολογικό τιμολόγιο ή κατάλληλη απόδειξη για ορισμένες συναλλαγές. Μια γενική απόδειξη πληρωμής δεν είναι αυτόματα επαρκής.
Τι είναι το εξοφλημένο τιμολόγιο σε σχέση με την απόδειξη;
Το εξοφλημένο τιμολόγιο είναι το τιμολόγιο με καταγεγραμμένη κατάσταση εξόφλησης· η απόδειξη αποτελεί ξεχωριστή επιβεβαίωση πληρωμής. Και τα δύο μπορούν να υποστηρίξουν το ίχνος πληρωμής αν είναι ακριβή, αλλά κανένα δεν υπερισχύει τραπεζικών αποδεικτικών, στοιχείων μερικής πληρωμής ή απαιτήσεων απόδειξης που ισχύουν σε συγκεκριμένη δικαιοδοσία.